做好學校檔案管理工作 完善學校綜合管理體制

學校管理是一項完善的科學的教育工程，一般分行政管理、教育教學管理、學生管理、教師管理、總務管理、校園管理、檔案管理等幾部分。但不少學校忽視檔案管理，不懂得檔案管理是學校管理的一個重要組 成部分，沒有檔案管理是不完善的學校管理。學校檔案是學校一切工作的綜合反映。一所學校，如果能把自 己歷年工作實績的所有資料，全面系統地劃類歸檔，建立起規范化的學校檔案，對進一步加強和改善學校管理，全面貫徹教育方針，提高教育教學質量，促進學校“發揚成績，糾正錯誤”，在揚長補短中不斷前進，有著 極其重要的意義。

一、學院檔案的內容

1.學校行政管理方面。校史及學校平面圖、建筑圖紙；上級的文件、通知及有關批復；工作計劃、總結 及大事記；各種規章制度、會議紀錄及有關決定；固定財產登記表、統計報表及財務資料；受各級各部門表彰 情況及證件；歷年學校領導班子的組成人員及基本情況等。

2.教育教學管理方面。教導處、教研組及團隊組織的工作計劃、總結；每學期教師任課情況安排表；每 學期期終考試、各類學科競賽及每學年升級、畢業考試試卷、質量分析、成績統計表、分數冊；不同版本的教 材、教參；歷年所訂主要報紙、雜志；圖書資料、教學儀器、文體器材、電教設施（含自制軟件）的登記冊； 學校和教師在各種報章雜志上發表的論文、經驗材料及他人發表的（含廣播、電視）報道本校事跡的新聞、通 訊、經驗材料；完整的義務教育檔案資料等。

3.教師管理方面。逐年逐學期教職員工的花名冊及基本情況登記表；逐月逐日教職員工的考勤原始記載；教師在校級以上（含校級）進行示范課、觀摩課、教改實驗匯報課、新教師轉正定級公開課的教案及評教記 錄、指導意見及結論；教師在縣級以上有關會議交流過但未發表過的經驗材料；每學期教師的學科教學計劃及 班主任工作計劃；教職員工的年度工作總結及考核評定材料；學歷不合格教師的文化、業務進修資料及學歷合 格教師的繼續教育資料；逐學期填寫的《教師業務檔案》等。

4.學生管理方面。每學年的分年級分班學生花名冊及基本情況登記表；學籍登記表（學籍卡或借讀卡）；轉學、休學、復學、留級的有關證件、存根及失學、死亡原因的情況登記；學生體檢登記表及體育達標成績 測查表；學生獎懲情況登記表；小學升初中的學生去向及初中畢業生花名冊、畢業證存根、畢業生合影、畢業 生去向等。

5.其他方面。學校出現的一些重大事件的記錄、一些突發事件的記錄等。

二、檔案管理的優越性

1.實行檔案管理，能增強對學校檢查評估的真實性和準確性。檔案是督查、評估和指導學校工作的可 靠依據。有的學校，平時做了許多工作并卓有成效，但督導檢查時，聽匯報成績不少，查資料證據不足，有的 已經失落，有的一時找不到，而評估“重證據，不輕信口供”，積分自然受到影響。有了檔案資料，就是真憑 實據，督查評估就能做到公平合理。

2.實行檔案管理，能調動教師的工作積極性，激勵教師的競爭意識。比如《教師業務檔案》，每學期根 據各人的工作實績填寫一次，內容和本人見面，學校領導、教研組長和本人共同簽字方能生效。由于絕大多數 教師的上進心、自尊心很強，這樣做對每個教師都是一個有力的鞭策和鼓舞，增強其事業心和責任感，對全面 貫徹教育方針，面向全體學生，全面提高教育教學質量，都有極大的促進作用。評優秀、評職稱、民辦教師轉公 辦等，就能避免憑印象、走后門、耍權力。“模范不模范，翻開檔案看”，按工作實績排隊上，這幾個過去的“老大難”，就會變成再也不難。

3.實行檔案管理，便于查找和使用有關資料，便于利用校史及有關實物（包括錄音、錄像等），對學生 進行校史教育、傳統教育、愛國主義教育等。

4.實行檔案管理，能進一步加強和完善學校的科學管理體制，使每所學校都能從本校的實際出發，摸索 經驗，按照教育教學規律辦好自己的學校。教育是一門科學，有其本身的規律，但這個規律并不是任何人隨便 都可以掌握的，只有在工作實踐中，不斷總結成功的經驗，汲取失敗的教訓，得而不驕，失而不餒，才能從中 找出規律，指導自己的工作，在曲折的道路上不斷前進。檔案資料為此提供了有利條件，使學校管理從隨意性、 經驗型向自覺型、科學型發展。

5. 實行檔案管理，可以推動學校改革、創新、發展。近幾年來，特別是進入新世紀后，我國的高等教育飛躍發展，高等院校也必須適應發展要求不斷改革和創新。管理人員不僅按管理進步的要求完善學院資料的整理歸檔工作，學院的發展離不開改革和創新，改革和創新更離不開檔案的管理和健全。在學院工作中，改革方針運用了歷年資料進行分析比較；創新思路運用了歷年資料研究篩選，學員從歷年資料中尋找經驗，從失誤中接受教訓。

三、檔案管理的具體措施

1.檔案資料要收集齊全。傳統檔案管理方法即手工操作法是當前學校檔案管理的一種主要方法，它要求檔案管理部門（人員）必須堅持實行《檔案法》等所規定的統一標準，收集學校資料要齊全，立卷次序要規范。檔案管理人員在收集整理學校檔案資料時要認真審核，按照具體審計項目的內容進行篩選歸類，如基建類，行政管理類，學生獎處類等，切忌“一鍋煮”和“打捆式”歸類。

2.審計檔案微機管理法。運用微機管理檔案不僅能減輕檔案工作人員的勞動強度，提高工作效率，節省存放空間，保護檔案原件，還有利于保密和提高檔案工作質量。并且可以將傳統的檔案經過數碼設備轉化成電子設備，這樣既可以節約占地，又可以很好地調用。

3.人工、微機相結合操作法。 學院檔案的立卷，就是要把學院工作程序中形成的有參考和保存價值的文書資料，進行收集整理、裝訂成卷，存放在指定位置。這一整套操作程序不僅手續繁雜，尤其過去手工抄寫審計檔案目錄，費時費力，有時還易出錯，出了錯更改非常困難。實行人工和微機相結合后，檔案管理人員只要將應立卷檔案資料收集攏，實踐證明，通過人工和微機相結合處理的學院檔案，案卷既整齊規范，查找時一目了然，也為利用者提供了迅速、準確、快捷的查找方式。

4.建立健全規章制度。學院檔案是保密的重要情報，是學院發展的重要資料，對于學院來說十分重要，所以檔案管理工作不能出現任何差錯。這就要求我們必須建立健全規章制度，檔案管理的每個過程做到有章可循。

（作者單位：長江大學城市建設學院）