實行會計電算化后的內(nèi)部控制

會計電算化是指應用會計軟件指揮電子計算機替代手工完成會計工作的過程。它對原手工模式下的會計工作產(chǎn)生了巨大沖擊，表現(xiàn)為：

（1）會計電算化改變了會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的處理方法，會計數(shù)據(jù)以憑證形式輸入計算機后，計算機就會按照會計軟件預置的功能自動完成登賬、匯總、結賬、編制會計報表等一系列核算和管理工作。

（2）會計數(shù)據(jù)處理實現(xiàn)電算化后，由于計算機具有強大的數(shù)據(jù)處理能力，可大大提高會計信息在相關性、可靠性、可比性、重要性、時效性等方面的質(zhì)量特征，還極大地提高了會計信息的使用價值，滿足多層次管理的需要。

（3）改變會計處理程序，使整個處理過程變?yōu)檩斎搿⑻幚怼⑤敵鋈齻€環(huán)節(jié)，從輸入憑證到輸出會計報表一氣呵成，全部處理過程由計算機自動完成。

（4）改變了會計檔案的保管形式，會計數(shù)據(jù)和信息的儲存方式由單一的紙介形式轉(zhuǎn)變?yōu)橐源沤橘|(zhì)存儲信息，它具有更改方便，不留痕跡的缺點。

（5）實行會計電算化后對財會人員的要求更高，改變了財會人員工作的職能及分工。

在會計電算化方式下影響會計質(zhì)量的因素很多，主要有：（1）系統(tǒng)硬件；（2）軟件系統(tǒng)（包括系統(tǒng)軟件、財務軟件）；（3）初始化設置；（4）工作分工控制；（5）安全控制；（6）培訓與教育（7）計算機審計等。提高計算機會計信息質(zhì)量必須從以上方面入手，制定相應的對策、措施。實行會計電算化對公司原來的手工模式下的內(nèi)部控制的影響是重大的，我們必須具有提高、加強和改善內(nèi)部控制的緊迫感。

要作好會計電算化后的內(nèi)部控制，在實際工作中，首先必須取得授權和領導認可。計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)項目一般投資金額都比較大，對企業(yè)整體管理目標的影響也比較大，往往需要對原有的管理體制進行較大的改革，是牽一發(fā)動全身的的重大舉措，必須取得授權和領導認可。而且授權和領導認可也有利于保證系統(tǒng)開發(fā)和升級的物質(zhì)和資金需要。其次必須符合標準和規(guī)范。計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)和升級項目、不論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件，都必須遵守國家、上級主管部門制定的標準和規(guī)范。

會計電算化后內(nèi)部控制的方法可分為一般控制和應用控制兩大類。

一、一般控制

一般控制是對整個電算化會計信息系統(tǒng)進行的控制，在會計電算化系統(tǒng)中，手工方式下的一些不相容職責往往都集中于計算機處理，削弱了相互間的監(jiān)督作用。為了加強內(nèi)部控制，必須建立組織控制、開發(fā)與操作控制、硬件控制、文件與維護控制等內(nèi)控制度。

1.組織控制。可以采用以下措施來達到將不相容職責分開的目的：

（1）將電算部門與用戶部門分離，即在會計電算化的情況下，電算部門除了對數(shù)據(jù)采集部門所送來的數(shù)據(jù)按一定程序進行處理外，不能負責業(yè)務的批準和執(zhí)行，也不能保管除計算機系統(tǒng)以外的資產(chǎn)。設置數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、維護管理等新的崗位，這些崗位將承擔起內(nèi)部會計控制的作用，達到保證會計數(shù)據(jù)真實可靠，提高會計工作質(zhì)量的目標。

（2）電算部門內(nèi)部的職責分離，即將系統(tǒng)分析、程序設計、操作、文檔資料管理等崗位分離，以及時發(fā)現(xiàn)各種可能出現(xiàn)的錯誤。當然，根據(jù)實際情況有些崗位是可以兼任的，但程序設計人員和操作人員一定要分開，這樣才能有效地控制可能的舞弊行為。

2.開發(fā)與操作控制。開發(fā)控制，指在系統(tǒng)設計開發(fā)前應作好可行性研究。電算化軟件在設計時就應充分考慮到外部環(huán)境的變化對軟件本身的影響，對于受客觀變動因素較大的程序應設計成獨立的模塊，減小藕合性；程序?qū)?shù)據(jù)的處理應不依賴于數(shù)據(jù)自身，而取決于其結構及控制項。如對于某個科目要進行特殊處理，在程序設計時應設計成為判斷該科目是否有特殊處理要求，即事件觸發(fā)。操作控制，是指嚴格按照操作說明要求進行數(shù)據(jù)處理。

3.硬件控制。如機房管理制度、機器設備使用控制等。

4.系統(tǒng)文件控制與維護控制。系統(tǒng)編制完成投入使用后，就應對程序編制時所形成的程序設計說明書、流程圖、數(shù)據(jù)庫結構、系統(tǒng)說明書等進行妥善保管、對系統(tǒng)文件的使用修改都必須得到主管人員的同意。

二、應用控制

會計電算化信息系統(tǒng)的應用控制，是為適應各種會計行為的特殊要求而建立的能預防、檢測和更正錯誤的控制措施，以賬務處理系統(tǒng)為例，分析其關鍵控制點及控制方法和程序。

在假設原始憑證正確的條件下，在會計電算程序設計時，應設置以下控制點，對會計憑證的正確性作出嚴密的控制。

1.數(shù)據(jù)輸入控制

（1）對憑證填制日期的控制。當月憑證日期必須在當月有效日期內(nèi)。

（2）對摘要的控制。摘要是經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容的反映，是一筆分錄存在的事實基礎，可采取兩方面控制：一是每一筆分錄都應有摘要，二是對于摘要的規(guī)范性控制。

（3）對附件的控制。附件即原始憑證，是證明記賬憑證合法性的依據(jù)，因此對附件張數(shù)也應加以控制。

（4）憑證編號的控制。憑證編號反映著經(jīng)濟業(yè)務的連續(xù)性、完整性，又是憑證數(shù)據(jù)庫與賬表數(shù)據(jù)庫相關聯(lián)的一個因素。對編號采用系統(tǒng)自動連續(xù)生成的方法，對每一張憑證賦予惟一的編號，而操作員無法更改此張憑證的編號。

（5）輔助信息的控制。對有票據(jù)往來的業(yè)務，應錄入相關的票據(jù)號碼、數(shù)據(jù)、金額等輔助信息，這些信息的錄入，可以提高錄入數(shù)據(jù)的正確性，加大憑證信息含量，方便以后計算機對這些數(shù)據(jù)與各種核算子系統(tǒng)間的相互核對。

（6）金額的控制。當錄制完一張憑證后，程序自動將借方發(fā)生額與貸方發(fā)生額比較，如不相等或為零，就發(fā)出錯誤信息提示操作者。如是銀行往來，可與對賬單中相應票據(jù)的金額核對，就能發(fā)現(xiàn)錯誤。如系統(tǒng)設有出納輔助模塊，也可與出納輔助庫中的支票收支管理數(shù)據(jù)核對，發(fā)現(xiàn)問題。如是現(xiàn)金收付，則可以打出現(xiàn)金日報表與庫存現(xiàn)金比較，就能發(fā)現(xiàn)是否有錯。如是材料物資購進發(fā)出業(yè)務，則可將金額與材料核算子系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行核對。對于往來業(yè)務，也能對一些不合理的金額給出提示，如付款數(shù)大于往來庫中相應單位欠款數(shù)等。一些數(shù)據(jù)在正常業(yè)務下，其金額往往發(fā)生在一定的范圍內(nèi)，如固定資產(chǎn)的金額就不能小于200O元等，將錄入的數(shù)據(jù)與這些標準數(shù)據(jù)進行比較，也能在一定程度上發(fā)現(xiàn)問題，減少差錯。

（7）對科目使用的控制。一是建立科目代碼庫，將科目名稱賦予惟一的編碼，在錄入時，不直接錄科目名稱，而是先錄入科目代碼，再由計算機自動轉(zhuǎn)換成科目名稱，這樣可減少錄入的差錯和減少錄入的工作量，并提高錄入速度。對于科目代碼，系統(tǒng)應提供在線服務，按某一鍵后，能將所有的科目及其代碼列出供操作者選擇，使操作者無需記憶科目代碼。二是只能對最低一級科目進行操作。會計電算化系統(tǒng)所謂的自動生成總賬、明細賬、日記賬，其關鍵就在于只能對總賬科目所屬的最低一級科目進行處理，再根據(jù)總賬科目金額是其所屬明細科目金額之和的關系，自動計算出總賬科目的發(fā)生額。

此外，建立科目對應關系參照庫。在賬務處理中，一些科目之間有一定的對應關系，將這種有對應關系的科目建立參照文件，在錄入完成一張憑證后自動進行檢測。

（8）內(nèi)部轉(zhuǎn)賬的控制。一些月末、年末固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)賬工作，如工資費用的分配，可由計算機在月末、年末自動完成。對這一部分憑證應控制其轉(zhuǎn)賬時間、分配率、相應系統(tǒng)數(shù)據(jù)結構等方面。其轉(zhuǎn)賬時間應在所有應記賬的分錄錄入完成后進行，并對分配率、計算公式進行有效的控制。

（9）憑證復核控制。當制單完成后，須經(jīng)過復核才能入賬。

2.數(shù)據(jù)處理的控制

會計電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)處理就是將憑證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為賬表數(shù)據(jù)的過程。這一部分工作多由計算機自動完成，因此對其控制在于程序設計和計算公式的控制。

（1）記賬控制。在程序設計時應作出以下判斷：一是上月末結賬.本月不能記賬；二是未復核的憑證不能記賬。

（2）結賬控制。一是如有未記賬的憑證，不能結賬；二是進行試算平衡，其目的是計算機在處理數(shù)據(jù)上的精度很高，但也不能排除偶然性的錯誤而導致借貸方不平，以防止有人繞過電算化系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進行修改。

3.數(shù)據(jù)輸出控制

（l）屏幕輸出的控制。一般包括限定數(shù)據(jù)的瀏覽權限，重要數(shù)據(jù)隱式顯示等。比如在操作者輸入口令時，以一串*號代替所輸入的密碼，以防止泄密。

（2）打印的控制應注意兩個方面：一是輸出格式要符合相應法規(guī)制度的要求；二是數(shù)據(jù)的真實性與完整性的控制，即打印出來的數(shù)據(jù)應與磁盤中實際存放的數(shù)據(jù)一致。

（3）網(wǎng)絡傳輸?shù)目刂啤Ｊ窃谟嬎銠C技術本身能達到的效率與安全性外，數(shù)據(jù)存取權限的控制，這個點與前述的權限管理相同，只是數(shù)據(jù)的存取是在機器與機器之間進行。

前述會計電算化控制體系，在原始數(shù)據(jù)本身無誤的條件下，能輸出符合法規(guī)制度，符合管理要求的數(shù)據(jù)。但其自身對原始數(shù)據(jù)的真實性不能起到有效的控制，這就需要與相關的控制系統(tǒng)，如憑證審核、物資管理、合同管理等其他控制系統(tǒng)相互支持、相互制約、共同完成對會計數(shù)據(jù)真實、正確、完整有效的控制。

電算化會計控制系統(tǒng)是否安全有效，可采用符合性測試的方法進行檢查，如觀察法、重作法、證據(jù)檢查法等進行測試。在電算系統(tǒng)中。重作法比較有效，便于了解系統(tǒng)控制是否做到科學嚴密，合理合法，經(jīng)濟有效。

縱上所述，會計電算化系統(tǒng)的產(chǎn)生和發(fā)展，極大地提高了會計的工作效率，同時，對單位內(nèi)部控制提出了新的要求。企業(yè)只有建立完善的內(nèi)部控制制度，確保內(nèi)部控制制度的有效實施，才能充分發(fā)揮會計電算化的高效和準確的性能，確保企業(yè)財產(chǎn)的安全，為全面實現(xiàn)企業(yè)制定的目標保駕護航。

（作者單位：信息產(chǎn)業(yè)電子第十一設計研究院有限公司財務部）