高校教學(xué)秘書(shū)工作的特點(diǎn)及素質(zhì)要求

近年來(lái)，隨著各高校的擴(kuò)大招生，大力引進(jìn)師資，學(xué)校對(duì)教學(xué)管理工作的要求逐漸完善，要求效率不斷提高，教學(xué)秘書(shū)要了解工作的特點(diǎn)，具有創(chuàng)新精神和求實(shí)作風(fēng)，這樣才能面對(duì)繁雜的工作游刃有余，從而提高工作的效率。

一、教學(xué)秘書(shū)工作的特點(diǎn)

1.服務(wù)性

教學(xué)秘書(shū)的宗旨是為教學(xué)服務(wù)、為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)，這是教學(xué)秘書(shū)一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。教學(xué)秘書(shū)服務(wù)的對(duì)象是有思想、有知識(shí)的人，他們的年齡、職稱(chēng)、性格、學(xué)歷、地域等均有所不同，面對(duì)成千上萬(wàn)的性格迥異、受教育程度、生活環(huán)境的不同的教師和學(xué)生，都使教學(xué)秘書(shū)的服務(wù)對(duì)象有了特殊性，服務(wù)的難度加大。由于教師和學(xué)生是學(xué)校的主體，因此，教學(xué)秘書(shū)的工作必須建立在真心誠(chéng)意服務(wù)的基礎(chǔ)上，急教師所急，解學(xué)生所難，任勞任怨，全心全意為教師和學(xué)生服務(wù)。

2.管理性

教學(xué)秘書(shū)的管理層次低，但工作細(xì)。院（系）教學(xué)管理工作是學(xué)校內(nèi)部的基礎(chǔ)工作，學(xué)校下達(dá)的任務(wù)、命令都由各院（系）來(lái)貫徹實(shí)施，其管理的對(duì)象是一個(gè)個(gè)具體的教師和學(xué)生以及各種相關(guān)的問(wèn)題，也就要求二級(jí)院工作要做得更扎實(shí)、穩(wěn)妥。

3.時(shí)效性和繁雜性

教學(xué)秘書(shū)工作的時(shí)效性主要表現(xiàn)在所有的教學(xué)準(zhǔn)備工作必須在教學(xué)活動(dòng)實(shí)施前準(zhǔn)備就緒，講究效率，不做無(wú)效勞動(dòng)，不做重復(fù)教育，爭(zhēng)取教學(xué)資源的有效配置和教學(xué)效應(yīng)的最佳發(fā)揮。教學(xué)活動(dòng)是教和學(xué)雙方的互動(dòng)過(guò)程，也是全院各部門(mén)相互作用、相互協(xié)調(diào)的過(guò)程。

教學(xué)秘書(shū)工作的繁雜性主要表現(xiàn)在工作的難度大，既有常規(guī)性的日常管理工作要做，又有一些突發(fā)性的教學(xué)情況要處理，工作重，責(zé)任大。工作的內(nèi)容范圍幾乎涉及到院（系）教學(xué)管理工作的各個(gè)方面，既繁又雜，頭緒多，工作量大，許多工作都牽涉到具體的人或物，甚至涉及教師和學(xué)生的切身利益。

4.時(shí)限性和例行性

時(shí)限性和例行性主要有每學(xué)期的教學(xué)周數(shù)、每門(mén)課程的學(xué)時(shí)安排、入學(xué)和畢業(yè)這些活動(dòng)都有嚴(yán)格的時(shí)間限制，而且任務(wù)集中，責(zé)任重大，來(lái)不得半點(diǎn)失誤和差錯(cuò)。高校教學(xué)管理以每個(gè)專(zhuān)業(yè)的不同年級(jí)、每個(gè)學(xué)期的各個(gè)階段為周期不停地運(yùn)轉(zhuǎn)，課程的安排、課時(shí)的安排、考試考查及成績(jī)登錄、學(xué)籍管理、教學(xué)檔案的建立以及專(zhuān)業(yè)教學(xué)計(jì)劃的制度，都屬于例行性和程序化的管理。

5.協(xié)調(diào)性和政策性

教學(xué)秘書(shū)必須正確、迅速地貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決定和指示，并將執(zhí)行情況及時(shí)報(bào)告和反饋。教學(xué)秘書(shū)工作是聯(lián)系教學(xué)主管部門(mén)、教師、學(xué)生三者之間，具有承上啟下、溝通信息、互通情況的作用。其協(xié)調(diào)職能貫穿于教學(xué)管理的全過(guò)程，教學(xué)秘書(shū)協(xié)調(diào)職能發(fā)揮得好壞將對(duì)院（系）的教學(xué)活動(dòng)產(chǎn)生直接影響，而發(fā)揮協(xié)調(diào)功能要堅(jiān)持原則，不能違背政策與法規(guī)，一味讓步與妥協(xié)。從秘書(shū)工作的職能來(lái)看，是貫徹執(zhí)行教育方針政策、法規(guī)、實(shí)施學(xué)校教育管理的最基層的管理人員。

6.積累性和檔案性

院系實(shí)施教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)研究、教學(xué)文件等是各院系不可缺少的重要?dú)v史記錄，極具保存價(jià)值，它是學(xué)院改革發(fā)展的見(jiàn)證，是促進(jìn)教學(xué)創(chuàng)新、提高教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)過(guò)程的信息資源，也是本科教學(xué)工作水平評(píng)估隨機(jī)檢查的基本材料，必須及時(shí)做好這些資料的整理、歸檔工作。這項(xiàng)工作不僅有時(shí)間上的限制，還有質(zhì)量上的要求，所以教學(xué)秘書(shū)要有責(zé)任心，刻苦認(rèn)真的態(tài)度來(lái)操作，以確保教學(xué)資料歸檔的時(shí)間性、正確性和完整性。

二、對(duì)教學(xué)秘書(shū)的素質(zhì)要求

1.良好的心理素質(zhì)

做好教學(xué)秘書(shū)工作，固然需要一定的思想素質(zhì)、能力素質(zhì)，但也應(yīng)具備良好的心理素質(zhì)。因?yàn)榻虒W(xué)秘書(shū)的服務(wù)職能決定了這一特殊崗位的從屬性、被動(dòng)性、輔助性等特點(diǎn)，教學(xué)秘書(shū)在工作中不可避免地產(chǎn)生一些不良心理，其后果將影響其工作的積極性和創(chuàng)造性，影響水平的發(fā)揮和效率的提高。秘書(shū)工作是一個(gè)富于挑戰(zhàn)的職業(yè)，要善于改善自己的心理素質(zhì)和思維方式，要善于自省，要學(xué)會(huì)有效地表達(dá)自己的想法，要學(xué)會(huì)開(kāi)放心靈，容納別人的想法。因此，教學(xué)秘書(shū)在不斷擴(kuò)充理論應(yīng)用知識(shí)、提高各種辦事能力的同時(shí)，必須自覺(jué)加強(qiáng)心理素質(zhì)的培養(yǎng)。

2.熟練的微機(jī)操作能力

在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，辦公現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化深刻地改變著學(xué)校的教學(xué)管理模式。教學(xué)秘書(shū)的工作方法和手段也要發(fā)生根本性轉(zhuǎn)變，要適應(yīng)新形勢(shì)、掌握新技術(shù)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)越性可以說(shuō)在目前的教務(wù)管理中發(fā)揮得淋漓盡致，大到排課系統(tǒng)、各級(jí)各類(lèi)考試報(bào)名系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)，小到日常管理、文件傳遞及各類(lèi)電子文檔等等，幾乎滲透到教學(xué)管理的方方面面。那么要想跟上時(shí)代步伐，就必須用這些現(xiàn)代化技術(shù)武裝自己，提高計(jì)算機(jī)管理操作的水平。此外，教學(xué)秘書(shū)在廣泛運(yùn)用計(jì)算機(jī)知識(shí)處理日常工作的同時(shí)，還應(yīng)發(fā)揮自己的計(jì)算機(jī)優(yōu)勢(shì)，面對(duì)大量的信息資料，結(jié)合自己的實(shí)踐，在運(yùn)用中總結(jié)提高，善于從紛繁復(fù)雜的信息中去粗取精、由表及里，創(chuàng)新和拓寬自己的思路，構(gòu)建自己工作的新門(mén)道。

3.強(qiáng)烈的事業(yè)心

教學(xué)秘書(shū)工作是高校服務(wù)管理工作的窗口，內(nèi)容多，責(zé)任大，日常事務(wù)繁多，這就要求秘書(shū)應(yīng)具有強(qiáng)烈的事業(yè)心，工作認(rèn)真，愛(ài)崗敬業(yè)，不計(jì)名利，用自己的語(yǔ)言和行動(dòng)來(lái)展示高校的優(yōu)良作風(fēng)和管理水平。

4.具有服務(wù)意識(shí)

教學(xué)秘書(shū)如果在思想上樹(shù)立了服務(wù)意識(shí)，那么就會(huì)在日常工作中全心全意埋頭苦干，又能盡力使廣大師生滿(mǎn)意。辦公室的職責(zé)就是為教學(xué)服務(wù)，上對(duì)領(lǐng)導(dǎo)，下對(duì)群眾。應(yīng)不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理理念，研究新情況，解決新問(wèn)題，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和提高服務(wù)水平。

5.具有創(chuàng)新思維能力

教學(xué)秘書(shū)在完成日常教學(xué)事務(wù)工作的同時(shí)，還要善于站在學(xué)院的角度分析問(wèn)題，提出解決問(wèn)題的正確方法，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的信息和合理化的建議。在某些工作中要有自己的新觀點(diǎn)、新看法、新建議，使領(lǐng)導(dǎo)的智慧和意圖得以延伸、擴(kuò)展和升華，從而進(jìn)一步完善領(lǐng)導(dǎo)的決策。

6.正確分析處理突發(fā)事件的能力

教學(xué)秘書(shū)在日常工作中要善于處理各種棘手的問(wèn)題，當(dāng)突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，應(yīng)該有相應(yīng)成熟的心理承受能力和迅速作出正確判斷并解決問(wèn)題的能力。對(duì)教學(xué)秘書(shū)而言，每天所經(jīng)歷的事所處理的問(wèn)題，很多不是原先預(yù)定的程序和內(nèi)容，往往有一些意外的事情出現(xiàn)，需要馬上處理，這是工作性質(zhì)所決定的。