讓會議有效——管理實務之一

編者按 日常工作中，有諸多方面需要主管們認真地關注與反省，如會議管理、時間管理、人際溝通等。為幫助主管提升管理能力，本欄目將陸續推出北京市管理科學院的系列文章，就相關問題進行探討。歡迎讀者來稿，發表自己的見解，介紹自己的經驗。

會議是管理者從事管理工作必經的媒介，管理者應該重視。要讓會議有效，就必須讓成員將專注力放在會議上，關心會議質量。要從會議的進行方式及內容著手，仔細探討在組織中為什么會造成會議無效。從人、事、時，地等因素去做思考，征詢相關人員意見，找出造成會議無效的原因。筆者在協助企業進行教育訓練時，常問學員造成會議無效的因素是什么?得到的答案可分為下列幾項。

①會議目的不清楚。會議的目的有多種，如政策宣示、訊息告知、研討、聽取報告、信息交流、項目執行追蹤等，要召開會議一定要搞清楚真正的目的。有人說如果你不知道你想得到什么，那你就什么也得不到，會議亦是如此，會議目的不清楚，那你什么也得不到。

②沒有議程。議程的設計直接影響會議目的的達成，很多會議忘了制訂議程，會議過程中各說各話無法聚焦。不管會議形態和時間長短，將議程排定能讓會議快速進入主題，而且讓參與者明白所需扮演的角色。

③不知參與的角色功能。許多人被通知參與會議，卻不知為何自己被列為出席者、要談什么事、要做什么貢獻。沒有預先被告知，所以在會議上只能當木頭人，無法響應會議的內容。另外，有些出席者因故請別人代理出席時，卻又不明確告知代理的權貴。若會議負責人不事前做提醒讓與會者知道該扮演的角色，會使會議無效。

④真主意、假商量。主事者已有定見，卻又假意要求參與者提供意見，結果大家都把時間花在無意義的討論上，因為任何意見都是無效的。雖然主事者的目的達成了，但從過程來看它仍是無效會議。

⑤意見不被尊重。主事者偏袒某些人意見，偏聽而無法兼聽，對其他人所提意見故意忽略或敷衍而不予理睬。這樣的運作方式是在浪費他人時間。

⑥議而不決。對不同的意見不做整理，不統合異見，結果將議題懸掛不處理，只是討論卻不做決議。

⑦沒有記錄及追蹤系統。對于所討論的事項及決議沒有做記錄，沒有納入追蹤系統，前次決議的事項到底執行狀況如何沒有數據可查，無從就執行的過程做回饋和修正。

對這些常見的問題，只有管理者事先偵測與了解并虛心自我檢討，正視造成會議質量不佳的問題，才能找到解決方案，讓會議產生真正的效力。不要輕視會議對團隊成員的影響力，長期處在無效會議的情境中，團隊成員就不能表達真正的意見，對管理者和組織喪失信心，處事采取被動應付的心態，這樣就很難發揮最佳的執行力。