建國前的地方志應作為檔案管理

明清及民國時期編纂刊印的省府州縣志作為中華文化典籍的重要組成部分，歷來都是國家與民間的文化機構及有識之士的重要收藏對象，而且大多是深藏閨中，秘而不宣。這些志書在圖書部門一般都由古籍特藏部專人、專庫、專柜管理，輕不示人。在我們檔案部門，上世紀八十年代以前，有作為資料管理的，有作為檔案管理的(南陽市檔案館對其曾作為“特種檔案”專柜保管)。1990年河南省檔案局頒發《河南省各級綜合檔案館資料分類表》后，全省市縣檔案館均把其作為資料管理，列入史志譜牒類。近年來，一些有條件的檔案館為落實“分級管理”原則而建立特藏庫時，一般都把建國前的地方志列入特藏管理對象而將之移入特藏庫。這些志書移入特藏庫后，從保管條件上講，雖然獲得了與館藏珍貴檔案的同等“待遇”，但在以檔案為主、資料為輔的檔案館，其“名分”仍然是資料，盡管有些地方志的“資歷”達數百年之久，已屬鎮館之寶，但卻仍然不能與檔案為伍，筆者甚覺不平故鳴之，以求同仁共正之。

1 “正名”之理由

《檔案法》第一章第二條對“檔案”的界定是：“過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”筆者認為，僅以《檔案法》對“檔案”的界定就足以為明清及民國時期編纂刊印的地方志“正名”。

首先，從形成特征看，這些地方志是“過去”的“國家機構”從事“文化”活動中形成的，是明清、民國時期國家機構的地方政權體系，即省、府、州、縣衙署的主官組建專門班子，在編纂地方志的專項活動中形成的“文字、圖表”形式的“歷史記錄”。歷史上各級地方衙署主官組織編修地方志的活動，與現在各級地方政府的地方史志辦公室編修地方志的活動一樣，都是由國家機構的基層政權體系在同一性質的活動中形成的同一形式的歷史記錄。既然現在編修的地方志在史志辦歸檔后作為“檔案”管理，將來移交進館后仍然要作為“檔案”管理，那么對那些歷經滄桑、輾轉流徙而幸存于檔案館的建國前的地方志，我們有什么理由不把它作為“檔案”管理呢?

其次，從價值特征看，建國前的地方志完全符合“對國家和社會有保存價值”的要求。建國前的地方志作為歷史上的國家機構形成的歷史記錄，從其物理形態上講，由于歷史上戰亂頻繁，許多地方志毀于兵燹，幸存于世的在“文革”中又遭浩劫，現在留存下來的極其有限，不少都是孤本。從收藏界“物以稀為貴”的基本價值取向原則看，那些現存于世、已有數百年或數十年歷史的建國前的地方志“對國家和社會有保存價值”應該是不言而喻的。從其內容上看，地方志反映一個地方自然和社會各方面的發展狀況，記載著這個地方的地理、沿革、風俗、教育、物產、人物等情況，具有重要的現實查考和歷史研究價值。時下，許多地方為彰顯本地的歷史文化底蘊，提高城市的文化品位，依據歷史上的地方志挖掘人文資源，恢復歷史上的人文景觀就是其現實查考價值的最好說明。其歷史研究價值僅就史學界的一句流行語也就足以正之，即正史、方志、譜牒是構筑中華民族歷史大廈的三大支柱。在我國歷史上，大凡太平盛世，國家編史、地方修志、民間續譜是中華民族的優良傳統之一，華夏五千年文明史的傳承與光大，其史、志、譜的作用功不可沒。

綜上所述，建國前的地方志完全符合法定“檔案”的形成特征與價值特征的要求，本著“在圖言圖，在檔言檔”的原則，現存于各級檔案館的建國前的志書，完全應該將其由“資料”正名為“檔案”。

2 怎樣“正名

在檔案部門，檔案與資料是有著本質區別的兩大館藏體系，其管理方式也截然不同。資料是以“類”和“冊”為基本管理方法，檔案是以“全宗”和“卷(件)”為基本管理方法。如果將館藏建國前的志書由“資料”正名為“檔案”， 如何將其從資料體系中納入到檔案的管理體系中呢?首先面臨的問題是全宗設立問題，筆者認為，按照河南省檔案局頒發的《河南省各級綜合檔案館業務管理規范》第四條第一款“古代(清代及其以前各朝代)檔案設聯合全宗”的規定去執行即可。按這一要求，凡存有清以前的檔案的，均設有古1號全宗。我們可將現存于資料中的清代以前的志書列入古1號全宗內，賦予其卷號，并在館藏登記中予以重新登記即可，對于個別檔案館既存有清以前的志書，又存有民國時期的志書，甚至還存有不是針對本地的志書，可以建立檔案匯集的方式，設特1號全宗，其全宗名稱可定為“XX市(縣)地方志檔案匯集”。這樣既可保持其歷史聯系，又可彰顯其鎮館之寶的特殊地位。

(摘自《檔案界》網站)