關于干部人事檔案管理的思考

1 干部人事檔案應完整、真實

一份符合要求的干部人事檔案，應該具備真實性和完整性。它的內容構成可劃分為十類，分別為：履歷，自傳材料，鑒定、考核、考察材料，學歷和評聘專業技術職務材料，政治歷史情況的審查材料，參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料，獎勵材料，處分材料，錄用、任免、聘用、轉業、工資待遇、出國、退休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料，其他可供組織參考的材料。以上材料是在組織人事工作及平常工作中形成的，記載干部個人有關真實情況，并已處理完畢，手續齊全，符合歸檔要求，具有保存價值的正式文件材料。

當然在干部人事檔案管理中也存在不完善、不確定的現象。于是就產生了干部人事檔案信息內容更正的可行性。人事檔案信息內容的更正應以個人信息為對象，兼顧社會組織或團體對個人的相關評價信息。這些信息都有可能隨著時間推移而不斷發生變化，對其進行更正不僅符合干部檔案現實性、真實性和動態性的特點，而且也要保持人事檔案作為歷史記錄的優化狀態。個人在請求人事或干部管理部門對家庭狀況、學歷、年齡、參加工作時間、健康狀況、婚姻狀況等個人信息做出變更、補充時，應對更正與更新的信息內容的真實性進行認證。對有關評價個人的信息，有關主體(組織部、紀檢、監察部門)也負有認證的責任。只有經過主管部門的認定，才能保證個人檔案材料的真實可靠。

2 認真做好干部人事檔案材料的收集管理

2．1 移交工作。應把反映干部個人主要經歷、政治思想、品德作風、業務能力與實績貢獻等結論性的材料作為收集歸檔的范圍。各單位、部門形成的人事材料一般應在處理完畢后移交檔案部門歸檔，任何組織與個人不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料，例如，通過組織、人事部門收集到的干部錄用、聘用、任免、鑒定、考察、考核、工資待遇、培訓等方面的材料，都應主動移交干部所在單位人事部門管理。

2．2 聯系和索要工作。檔案員要經常與組織、干部、人事部門保持工作聯系，確保信息反饋及時、準確：還要注意人員在跨時空、跨單位活動時所形成的檔案材料的收集：對于未能及時遞交到檔案部門的檔案材料，要及時發函或登門索要。

2．3 檢查核對工作，檔案員對所管人事檔案材料要做到心中有數，應確定半年或一年對所管人事檔案檢查核對一次，發現由于同名同姓或張冠李戴而錯裝錯收的材料要及時糾正：對因人員工作調動應轉出的檔案，要提請有關部門派專人將其完整齊全地送往新單位，不屬于人事檔案的材料，要退回原單位。發現短缺的材料，要及時到有關部門收集。近年來，一些投機鉆營者，為轉干、調資、提拔、就業提供假文憑、假證明等虛假材料，檔案員要及時與有關部門和主管領導反映，對不準確的材料不接收，要嚴把檔案材料的真實關。

2．4 登記工作。為了掌握收集工作的情況，避免檔案材料遺失、散落，應做好人事檔案材料的登記工作，一是要將收集到的人事檔案材料逐份進行登記。二是送交單位填寫移交清單，作為轉出或接收的底帳，以便檢查核對。三是對借用人事檔案的人員，進行借閱利用登記。

3 用制度規范干部人事檔案管理工作

在實際工作中，人事檔案部門要認真貫徹中央組織部重新修訂的《干部檔案工作條例》和《干部管理工作細則》，在此基礎上，還要建立健全收集歸檔、材料鑒別和整理、保管和安全保密、利用、轉送、檢查核對等制度，用制度來規范干部人事檔案管理工作。

4 充分運用現代科學技術，加快檔案管理工作信息化建設的步伐

建立干部人事檔案數據庫是干部人事檔案信息管理的基礎工作，它的前提就是對干部人事檔案十大類的內容進行整合，所以干部人事檔案管理人員要對每個干部形成的材料及時進行收集、鑒別、審核，這樣才能為人事檔案數據庫提供所需的信息。

逐級建立干部人事檔案局域網，通過局域網之間的相互鏈接，實行干部人事檔案網絡化管理。在管理上要堅持誰管理誰負責，按照管理權限由主管部門負責人事檔案的日常管理和維護：在使用上可根據用戶的不同情況，通過身份確認提供所需的檔案材料，實現檔案信息資源的共享。同時，要改變落后的管理方式和方法，提高工作效率和質量，減少因查閱紙質案卷而造成的毀壞，使紙質案卷得以長期的保存使用。

(作者單位：中共駐馬店市委黨校)