如何整理立檔單位變動中的歸檔文件材料

尊敬的編輯同志：您們好!

在今年歸檔文件整理工件中，我們遇到了一個亟待解決的問題：如何科學整理同一全宗、異地辦公單位的歸檔文件材料?

背景交待如下：

1 南陽市七中(地址在市區臥龍路)、市八中(地址在潦河鎮，距市區40里)，同屬南陽市臥龍區教委管轄。2006年，由于體制改革，市七中撤銷后合并到南陽市八中，內設高一年級九個班，教師30余名，高二、高三年級在潦河八中。今年4月份，原市七中檔案員收集了2006年市七中形成的歸檔文件材料，其中大部分是有保存價值的組織關系調動介紹信、畢業生報到通知單以及人事統計報表。

2 作為業務指導單位，我們認為同一全宗的文件材料應當統一歸檔、統一編號和編目。鑒于辦公地點的分散性，為了方便利用，雙方一致同意各自保管自己的檔案。由于意見上的分歧，以至于雙方的檔案至今未進行整理。那么，在同一全宗內，如何科學地整理異地辦公單位的檔案材料?

望翟賞遠老師賜教，甚盼!

南陽市臥龍區檔案局 王 靜

南陽市臥龍區檔案局王靜結合當地學校合并的實際，提出了如何科學整理同一全宗、異地辦公單位的歸檔文件材料的問題。這實質上是如何整理立檔單位變動中歸檔文件材料的問題。

一般來說，由幾個立檔單位合并組成新的立檔單位，合并前各立檔單位的檔案分別構成獨立全宗，合并后組建的立檔單位形成的檔案構成一個新的全宗，但其合并若以其中的一個立檔單位為中心，那么中心立檔單位合并前的檔案與合并后組建的立檔單位的檔案則應屬同一全宗，被合并的其他立檔單位合并前的檔案分別構成獨立全宗。從王靜的來信看，筆者認為南陽市七中并入市八中的合并形式是以一個單位為主、其他單位并人該校的那種合并形式。按照有關規定，應明確合并前原南陽市七中形成的檔案單列全宗，并由原七中負責對其檔案進行收集、整理、保管和清理，任何人不得私自帶走、留存、轉移和銷毀檔案：新組建的八中形成的檔案繼續使用南陽市八中全宗。這樣就理順了并校前后檔案的歸屬關系，也明確了相應的責任，使并校后的檔案工作分工清楚，協調有序，避免在并校過程中出現檔案無人管理而損壞或丟失的現象。

按照教育部“對因學校分立或合并，其檔案應本著集中保管、方便利用的原則，經協議有一校或合并后的學校檔案部門統一保存”的規定，我們應堅持對原兩校的檔案集中統一管理。這是并校后管理檔案的最佳選擇，也是今后努力的方向。但從目前的實際情況看，兩校區距離較遠，如果簡單地把檔案集中起來，會給平時的利用帶來諸多不便；而且由于并校之初，受各種條件的制約，集中保管檔案確實會存在一定困難，鑒于此，筆者建議應結合實際貫徹集中統一管理的原則，即在統一檔案管理制度的基礎上，在保存檔案的地點上可做一些靈活處理：原七中校區設立檔案分室，把它作為校檔案室的分支機構，將原七中的檔案和并校后原七中校區的檔案暫存在原七中校區檔案分室，分室每年向校檔案室報送檔案目錄，在條件具備時向校檔案室移交檔案。

由于合并前的兩校有一些差異，檔案管理的方法和標準會有所不同，合并后若不盡快地從檔案管理制度上進行統一，勢必會造成管理上的混亂。因此，制定制度、統一標準是并校后學校檔案管理的重要任務。王靜提出的“作為業務指導單位，我們認為同一全宗的文件材料應當統一歸檔、統一編號和編目”的工作思路是值得肯定的。同時，建議南陽市臥龍區檔案局依據《檔案法》、《河南省檔案管理條例》、《機關檔案工作業務建設規范》等法律法規和業務技術標準，督促學校修訂和完善檔案工作規章制度，實行統一的檔案管理制度，規范檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等各個業務環節，使整個學校檔案工作有章可循，確保檔案管理走上標準化、規范化的軌道。

筆者還提醒有關方面，凡因立檔單位變動而引發的檔案歸屬、管理爭議等問題，應當由當地檔案行政管理部門協調裁決。不能因各個單位之間有意見分歧而影響檔案工作的正常開展。

(作者單位：河南省檔案局業務指導處)