檔案管理與知識管理（之二）

雖然相較圖書情報部門而言，檔案界因觀念與體制的束縛，在接受知識管理新理念上滯后了一些，但現在業內人士也紛紛談起知識管理了。我等庸人天資愚鈍，盡管竭力要趕潮流，但往往對新事物的了解和接受總比別人要慢上個一拍半拍的，所以為了掩飾自己的愚笨與迂闊，只好用看似審慎實則多疑的眼光去打量“檔案管理”與“知識管理”，對它們之間能否發生一些實質性的關系心存疑慮。

剛開始的想法是，知識管理的內涵不僅包括對我們所熟悉的顯性知識的管理，更重要的是對更加玄乎而陌生的隱性知識的開發與管理。而這一方面的內容是檔案管理不曾涉及的，雖說可以退一步而言，目前只針對顯性知識進行管理的檔案管理，也可以說是知識管理的初級階段。但進一步分析可以發現，就算單就顯性知識而言，從嚴格意義上說，檔案部門所謂的知識管理的含金量不高，首先，并非管理的全是知識，像平常接觸最多的也是所有檔案門類中數量最多的文書檔案(或叫政務檔案)，其實更多地只是信息記錄，而非系統的知識結晶；其次，相應地，并非這些管理方法都是知識管理的方法。所以，現有檔案管理方法與理論之中，能算得上是知識管理的是少之又少的。

但后來又想到，從另一角度去看，既然作為信息記錄的原始材料(即現行文件)必須經過人們的識別和加工才能成為檔案，那么，從這個意義上說，檔案也是一種經過加工、系統化了的信息記錄，那可就是知識的源泉了。

或者按照教科書上的說法，說詳細一些就是，檔案信息必須經過人們的識別和加工才能有效地發揮作用。識別，即根據檔案信息形式或內容特征、相互聯系、不同價值等因素，以特定的方式揭示和固定下來，使無序的檔案信息達到有序化。加工，即根據特定需要對檔案信息進行整理、分析、概括、歸納、綜合、擴充和濃縮等不同形式、不同程度的處理。如此，說這些成為檔案的信息記錄是知識的結晶，似乎也不為過。

更何況，在所有的檔案門類中，占相當數量的科技檔案所記載和反映的絕大部分內容應該是科技知識。科技檔案的知識儲備功能，應該是比較突出的。相比較而言，其他門類的檔案不能說不具備但可以說不太突出。當然，若管理對象不是知識含量高的信息記錄，并不一定表明不可以運用知識管理的手段來進行管理。但至少要談知識管理，最好先從此開始，再推之其他。

這也就是說，若在檔案部門當中談知識管理(盡管只是顯性知識的管理)，似乎從科技檔案的管理人手更適合，也更容易些，畢竟，做事需講究先易后難，那么先把顯性知識的管理搞好再說，即對于檔案部門而言，顯性知識的管理可以先從對科技檔案的管理人手。當然，在打下堅實的基礎之后，就可以進一步結合科技創新、企業研發對科技人員頭腦當中的隱性知識進行管理。這正是一個由易到難的過程。

而隱性知識部分，可從企業人手，從與人力資源管理相關的員工業績檔案突破。我們知道，其實企業的員工業績檔案，就是從傳統的干部人事檔案和工人檔案演變而來的。當然，這樣的一種轉變，必然是在人事管理制度改革的大背景下才能發生。較之政府部門，企業由傳統的人事管理向人力資源的開發與管理的轉變既走在了前面，又相對地難度小一些。

值得說明的是，在企業檔案中，科技檔案是占有相當大的比例的，即不管顯性知識還是隱性知識的管理，都與企業管理、企業檔案的管理密切相關，由此可以推之。在企業管理中運用得較為普及的知識管理理論，極有可能也被檔案部門借鑒，率先在企業檔案管理領域取得突破。

但這樣的一種突破，決不可能是檔案部門單兵作戰的結果。也就是說，需要將文檔一體化、圖情檔一體化的理念與企業的知識管理理論相對接。只有實現企業信息資源的綜合管理，才有可能完成向企業知識管理的轉變。

理由很簡單，前面所提及的檔案信息的識別與加工，是建立在準確了解檔案用戶需求的基礎之上的。那么，檔案用戶的需求又是如何呢?以企業為例，由于企業的重點在于經營決策，而經營決策方案又必須建立在外部環境、內部條件和經營目標三者之間動態平衡的基礎之上，因此，用戶一般要求獲得綜合性較強的有關信息(而不僅是內部的檔案信息)，這就決定了檔案部門不能單打獨斗，而必須與企業內部的其他信息資源管理部門合作，做到內外信息的相互配合和互為補充，為決策部門提供有用的綜合性信息。這說明，在企業內部，需要對不同的信息(或知識)源進行綜合管理。

實際上，文檔一體化、圖情檔一體化的本質就是要實現信息資源的綜合管理，這一點在企業信息資源管理當中體現得尤其明顯。不過同是“一體化”，文檔一體化和圖情檔一體化的涵義是不一樣的。

(作者單位：廣西民族學院管理學院)