構建會計約束機制：中小企業貨幣資金內部控制方法

[摘 要]當前，我國不少中小企業貨幣資金內部控制存在財務人員職責劃分不清、人員素質參差不齊、貨幣資金內部控制制度缺乏等一系列問題，究其成因主要是企業對內控制度認識不到位、約束機制不完善、人員素質偏低等等。建立貨幣資金內部控制制度、加強監督制度是解決企業貨幣資金內部控制的有效措施。

[關鍵詞]會計約束機制；貨幣資金；內部控制；中小企業

[中圖分類號]F275

[文獻標識碼]A

[文章編號]1009－2234(2007)04－0107－02

一、中小企業貨幣資金內部控制常見的問題

1．家族式的經營方式使中小企業內部管理較混亂，容易出現貪污舞弊現象

在我國，中小企業的最大特點就是家族式的經營方式。這類企業在創建的初期，往往都是依靠家庭或家族成員共同經營打天下的，所以其所有權和經營權大都控制在其家庭或家族成員的手中。另一方面，出于某些方面的考慮，這類企業的所有者都會選擇自己人來管理一些重要部門，特別是作為直接掌握整個企業的貨幣資金的崗位——出納，絕大部分的老板會啟用自己的親戚。

中小企業的這種所有權與經營權的密不可分，導致企業內部管理比較混亂，報銷審批制度不嚴，容易出現貪污舞弊現象。

2.會計、出納崗位職責劃分不清，缺乏監督和牽制機制

中小企業由于規模小、業務頻繁、會計核算簡單、會計制度不健全，同時企業老板出于管理成本的考慮，往往要求財務人員“一個蘿卜幾個坑”，有的企業出納除了辦理涉及現金、銀行存款的本職業務外，同時還兼保管銀行存款全套印鑒、審核會計憑證等會計業務，而有的企業會計，偶爾也收取現金，一個人辦理有關現金業務的全過程。加上財會人員素質參差不齊，會計、出納崗位職責劃分不清，缺乏監督和牽制機制，甚至有時一人身兼數職，混崗和職能的交叉最容易引起貨幣資金的挪用和侵吞。

3.會計人員素質參差不齊，造成會計資料亂、漏的現象

中小企業所有者的“任人唯親”，導致會計人員素質普遍較低，有的會計人員“半路出家”，業務不精通，方便那些“有心人”利用各種手法貪污現金。比如：利用工作之便，少開收據，隱瞞收入；涂改原始憑證的金額，達到多支出的目的。

4．缺乏健全的貨幣資金內部控制制度

中小企業的貨幣資金管理出現混亂的根源，除了其本身經營特點之外，更重要的是在企業內部缺乏貨幣資金控制制度。一個企業的財務規章制度是否健全，貨幣資金的內部控制制度是否嚴格，直接影響到企業的貨幣資金能否健康運轉，關系到企業的財產能否安全無恙。

二、解決問題的對策

1．建立貨幣資金內部控制制度

(1)建立不相容職務崗位分離制度

不相容職務是指企業里某些相互關聯的職務，如果集中于一個人身上，就會增加發生差錯和舞弊的可能性，或者增加了發生和舞弊以后進行掩飾的可能性。這是中小企業建立相互約束機制的基礎。就會計部門來講，出納和會計這兩個職務，不能由同一人擔任，即：出納只負責貨幣資金的收付、保管各種空白收據、支票、發票等，不能兼任會計審核、會計檔案保管和登記債權、債務、收支、費用等分類帳、總賬的工作，應該根據分工原則，盡量地將涉及到現金的業務由不同的人員來完成，避免只由一個人去辦理貨幣資金業務的全過程。如果企業的確人手有限，也應保證實行錢帳分管，即管錢的不管帳，管賬的不管錢。此外，中小企業還應該注意以下幾種職務之間的分離：授權批準職務與執行業務職務；業務經辦職務與財產保管職務；財產保管職務與會計記錄職務。

(2)建立授權審批制度，各司其職，杜絕一條龍作假的現象

貨幣資金支出審批手續的規范化、制度化，既可減少某些不必要的支出，也可以防止侵吞和挪用行為發生。具體可以包括：①授權權限，即審批人應當根據批準制度的規定，在授權范圍內進行審批；②授權批準程序，企業的有關部門或個人在用款時，應當向審核人(會計主管)提交支款申請書，注明款項的金額、用途、支付方式等，并應附有關的合同或送貨清單、簽驗貨證明等。審核人應對該申請的真實性、合法性進行審核，并核實該筆業務的手續及相關單證是否齊備，金額計算是否準確，支付方式、支付單位是否妥當等，對不符合規定的支付申請，審核人應當不予辦理；接下來，審批人(企業負責人)應當對審核后的支付申請進行批復，最后交給出納人員辦理支付手續。

當然，在這一整個過程中，必須要具備一個主要的前提，那就是除了要建立不相容職務崗位分離制度以外，還應當加強企業的內外部監控。

(3)建立健全的貨幣管理制度

a.做好企業的資金收支預算；

企業的生產經營活動，主要是通過貨幣資金的流通(流入與流出)來實現的。編制資金收支預算的目的，就是要按照企業的生產經營要求，對企業的貨幣資金流入流出先做一個預先的安排，盡可能使企業保持暢通的資金渠道，從而保證生產經營的正常運作。

b.合法地辦理現金收支業務；

中小企業應該針對企業自身的特點和會計人員的設置情況，對經濟業務采取一系列措施和方法，建立一套符合實際情況的資金收支業務流程，以保證會計記錄的真實性、完整性和正確性，同時，也使貨幣資金業務的會計處理更為程序化和規范化。

收入貨幣資金的途徑，一是通過銀行，二是直接收取現金。由于通過銀行收款的業務受到銀行的直接監督，起到了外部控制的作用，客觀上能夠減少和堵住貨幣資金收入業務中的漏洞，企業只需把重點放在銀行票證的管理與銀行的及時核對上，就能有效地保護貨幣資金的安全。因此，貨幣資金收入業務的內部控制制度設計，主要是現金收入業務。

一般情況下，企業的現金收入主要靠銷售貨物取得現金和回收欠款取得現金。由銷售貨物取得現金，多數是那些零星銷售行為，凡發生這類收現金的業務應該先由出納開具收款憑證(收據或發票)，再傳遞到會計那里加蓋財務專用章，出納再根據收款憑證的顧客聯收取現金。業務發生后，收取的現金應于當日存入本企業的銀行賬戶，存單回執應由會計人員復核簽字，并附上收款憑證的入賬聯，盡量在當天進行帳務處理。回收欠款業務也可以參照這個程序來辦理，總之，就是要使開票和收款工作分離，且不論采用什麼方式收取現金，在強調原始憑證作用的同時，都必須充分利用賬簿的功能，按規定及時登記現金日記賬和現金總分類賬，并加強兩者之間的核對工作。

目前，許多企業辦理財務開支大都先由企業負責人審批后，再由會計審核記賬，我認為，企業開支的原始憑證不合法、不規范、白條入帳、貪污挪用等違法會計行為屢禁不止，一個很重要的原因就是這種“自上而下”的票據審批程序造成的。如果將這個程序的順序調整一下，先由會計人員對原始憑證的真實性、完整性、合法性進行審核，再經企業負責人審查該筆開支是否與經營業務有關，是否同意開支，變“事后監督”為“事前監督”，這樣才有利于發揮會計的監督職能，及時有效地打擊違法行為。

(4)建立票據與印章的管理制度

票據和印章的管理對一個企業來講是貨幣資金業務得以正常進行的保證，有了票據和印章，就可以支配企業的貨幣資金運動。所以，企業應當明確各種票據的購買、保管、領用、注銷等環節的職責權限和程序，并設置專門的登記簿進行記錄：購入票證時及時登記，妥善保管；詳細登記用途；領用時必須按編號順序使用；防止空白票據的遺失和被盜用。同時，還要加強對銀行預留印鑒的管理，在實際操作中，一般是由出納保管空白支票和個人私章，財務專用章由會計或其他授權人員保管。嚴禁只由一個人保管全套銀行印鑒和空白票據。

(5)加強對會計人員的法制教育，提高會計人員的業務水平

企業的經營活動離不開人這個主體，要保證貨幣資金的安全和運作暢順，就必須保證貨幣資金業務崗位人員的素質。企業的會計人員必須要有《會計從業資格證》，這是對從事會計工作人員的最起碼的要求。對貨幣資金崗位的人員進行定期換崗。并應當鼓勵會計人員多學習相關知識，定期參加后續教育，不斷提高業務水平。

2.檢查監督制度的執行力度

建立相應的內部審計制度，是檢查監督企業貨幣資金內部控制制度的一種特殊形式。它是企業內部經營活動和管理制度是否合理、合法和有效的獨立評價機構，在某種意義上講也可以稱為是對其他內部控制的再控制。中小企業出于管理成本的考慮，一般不設置專門的內部審計部門，所以中小企業的內部審計控制，可以定期聘請注冊會計師對企業的賬目進行審核，看是否存在錯誤和營私舞弊的現象。在日常的工作中，應該加強以下兩 點的控制：

(1)對現金實行突擊盤點

據了解，許多中小型企業只在年末(每年的12月31日)進行一次現金的定期盤點，由出納盤出現金的實存數額，會計復核，并與總帳的現金數額進行比較，看二者是否一致，然后填制《現金盤點表》。中小企業的老板應該重視對現金的內部控制，采取經常性的突擊盤點，并且增強會計人員的責任感，把這件事情落實到位，及時發現和處理現金收支保管中存在的問題。這樣，現金的安全才能得以保障。

(2)加強對銀行日記賬與銀行對賬單的核對，同時對未達帳項的真實性進行核查

在銀行存款業務方面，主要是由會計人員每月末對銀行日記賬和銀行對賬單進行核對，并且應該在與銀行對過賬的前提下，才出會計報表。如發現日記賬與銀行對賬單的余額不相符，應盡快查找不符原因，并編制銀行存款余額調節表。有的會計為了趕報表，不認真核對日記賬和銀行對賬單，以為兩者金額一致就沒錯了，殊不知那些“有心的”出納正利用了這點，故意少記兩筆金額相同的收支業務，來達到貪污資金的目的。所以，會計人員應對銀行存款每一筆的收支都仔細審核，弄清楚未達帳項的真實性，避免銀行存款長期未達，防止循環入賬，“拆東墻，補西墻”的情況出現。

除了以上談到的兩點以外，在日常內部控制中，中小企業的老板必須為貨幣資金的安全和完整提供一個良好的外部條件，重視內部控制制度的作用和支持它的不斷完善，使企業內部形成若干規范性的操作程序和方法，為維護企業資產的完整，保證會計信息的合理合法，實現經營目標，促進社會經濟的健康發展。

[參考文獻]

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〔3〕黃曉蘭.淺談中小企業貨幣資金的內部控制〔J〕.財經理論與實踐，2002(S2)：95-96.

〔責任編輯：佳 忠〕