試論檔案工作中的保密

[中圖分類號]G270 [文獻標識碼]A

[文章編號]1009—2234(2007)04—0202—01

檔案保密工作不僅是檔案部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案保密工作的重要保證。

一、做好檔案保管過程中的保密工作

(一)檔案庫房管理中的保密工作

檔案的庫房管理是檔案保密的重點，應按照國家有關規(guī)定單獨興建。目前有一些不具備條件的單位，一般將庫房附設在機關辦公樓內。按規(guī)定不是任何一間辦公室都可以用作庫房的。從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層。檔案庫房應指定專人管理，制定嚴格的庫房管理制度。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

(二)絕密檔案的管理和保密

絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關系到黨和國家的安全，關系到國家的政治、軍事活動和經濟發(fā)展，關系到現代化建設的進程。因此，為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。

1.絕密檔案應與非絕密檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

2.提高絕密檔案管理人員的素質。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多的特點。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任。因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是關鍵。

3.加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權擅自調閱。

(三)檔案管理人員的職責

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。

(四)檔案涉密情況的變化

檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化而變化的。基本變化是升密、降密、解密。其中升密是極少數的，也是暫時的；大多數的趨勢是降密，直至解密。其變化原因有三：一是保密范圍的變化；二是密級文件作用的變化；三是保密時限的變化。

(五)做好檔案密級的調整工作

1.要貫徹落實《保密法》以及國家保密局、國家檔案局聯合制發(fā)的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規(guī)范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。

2.要建立法制秩序。對涉密檔案的變化調整，不僅要立足于當前的實際工作，還要著眼于長遠。為了適應涉密檔案調密工作制度化、正規(guī)化的需要，應建立以下三個制度：1.建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；2.建立調密通知單制度，對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級文件，要下發(fā)通知單告知；3.建立涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規(guī)范化建設。

3.要加強涉密檔案的科學管理。在調密工作中，過去經常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴散機密的漏洞。對此，可以采取分段治理的辦法。對以前大量混訂在卷內的密級文件可以原封不動，但在今后一般查檔中只提供所查內容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷時，要采取對與所查檔案無關的涉密文件進行密封等措施。今后對密級文件特別是絕密文件應當單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題。

二、做好檔案利用過程中的保密工作

(一)做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個方面實施：

1.制度建設。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

2.隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務素質，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。

3.監(jiān)督措施。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用 要及時提醒。

(二)正確處理好檔案保密與利用的關系

保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

三、進一步做好檔案開放中的保密工作

一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍是不對的。但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。

1.做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重工作，也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)。其主要任務是科學而準確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。

2.做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。對劃密檔案進行解密工作，應當遵循《中華人民共和國保守國家秘密法》的有關規(guī)定，即：“國家秘密事項在保密期限內不需要繼續(xù)保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應當及時解密。”這也就是說，解密是由原確定密級的機關、單位或其上級機關進行。

3.做好檔案開放前的基礎工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作。(1)提高開放檔案案卷的內在質量。(2)建立健全檔號。(3)編制檢索工具。一是基礎性檢索工具，如《開放檔案目錄》；二是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》；三是文字敘述性檢索工具，如《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等。(4)準備好副本。對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，搞好檔案副本。