關于高校固定資產信息化管理的思考

［摘 要］ 本文從不同層面闡述了固定資產信息化管理的優勢，構筑了新型管理模式，強調了管理制度建設的重要性，著重在建立完備的信息化管理體系方面進行了論述，最后在借助網絡信息方面提出應如何提高高校固定資產的使用效益。

［關鍵詞］ 高校；固定資產；信息化；管理

［中圖分類號］F273.4［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2007）05-0065-03

高等學校固定資產是國有資產的重要組成部分，是高校開展教學、科研、后勤、行政管理活動的物質基礎和保障。高校所擁有的固定資產數量和價值量在一定程度上體現并代表了學校的規模以及辦學條件和水平。近年來，我國高等教育事業迅猛發展，高校占有、使用的固定資產規模急劇膨脹，管理難度越來越大，高校合并、分立、上劃、下劃、后勤社會化等系列改革也給固定資產管理提出了新的問題。為了防止資產流失和損失，避免重復購置造成不必要的浪費，節約設備采購資金，優化資源配置，做到賬務管理與實物管理不脫節，提高資產使用效率，實時掌握學校家底，使清產核資及時、明晰、準確，便于統計、分析、提供科學的決策依據，必須對學校固定資產管理工作進行系統的規劃和建設，運用現代化信息技術輔助管理，把教職工、固定資產、管理與使用人員、使用單位、科研項目、學科專業用技術檔案等公共信息資源進行統一編碼、分類維護、信息共享，借助校園網實行網絡化管理，使固定資產具有更深的管理層次、更全的管理方位，產生更多的效益，真正實現固定資產管理水平的全面提升。

一、轉變觀念——構筑新型管理模式

加強學校資產管理，保障各類資產得到合理的配置和有效使用，對提高學校辦學的社會效益與經濟效益有著決定性的作用。特別是在我國經濟體制和教育體制改革逐步深入的形勢下，要明確學校資產管理不僅僅局限于國有資產管理部門、財務部門，而是學校領導及全校師生員工都要積極參與的一項管理工作。一定要摒棄計劃經濟體制下形成的一套關于學校資產管理思想，認為學校的建設、設備的購置都是國家財政撥款，具有無償性，存有不用白不用的念頭，采取盲目地爭經費、上項目、大量重復購置，導致大量資產利用率低下，甚至閑置、積壓等情況。一定要轉變思想觀念，在學校的建設和設備購置方面，要科學規劃和多方論證，對設備的管理實行全過程的管理，即從設備購置開始，歷經設備使用、報廢或轉讓的整個周期進行管理，能實時掌握每項資產的當前狀況。

二、強化制度建設——實現固定資產信息化管理的保證

為了真正實現資產信息化管理，加速固定資產管理的現代化、規范化、科學化進程，使管理水平上臺階，為教學、科研創造條件和保障，一定要建立健全資產管理制度和明確領導管理體制和各級管理人員的職責權限，制定有關考核資產使用效益和經濟效果的制度、財務控制制度、實物資產管理制度，包括制定目錄、資產的分類標準，產權的登記、設備的采購、驗收、使用、保管、轉讓、報廢等一系列規章制度、監督審計制度、日常的內部牽制制度、稽核制度、審批制度、獎懲措施等。在一系列制度頒布后，要堅決貫徹執行，不能流于形式。特別是在執行過程中遇到新的問題，要及時將信息反饋到相關部門，若不適應教育事業發展或不合理的地方，應及時修正。

三、抓住關鍵——搭建固定資產信息化管理平臺，建立完備的資產管理體系

充分利用固定資產管理信息系統，對具體各個運行環節進行決策、計劃、組織、協調、監督管理。對資產的采購、使用、變動、轉讓、報廢處理，即整個生命周期實行實時、動態、準確的管理，徹底解決傳統管理模式帶來的差錯率高、對賬困難、信息閉塞、清理難度大、監控不力、管理效能低下、資產利用率低、資產重復購置導致資源浪費、資產大量流失等問題。

1. 利用固定資產管理信息系統編制房屋及建筑物目錄，建立房產卡片或臺賬，以便準確、及時、詳細反映房產的使用、維修及改造情況。學校在取得建筑物所有權時要及時設立并登記有關原始資料，如建筑物名稱、所處方位、占地面積、建筑面積、實際使用面積、建筑結構、建筑成本、使用日期等信息應全部輸入電腦，讓學校領導及管理者隨時了解建筑物使用、維修及改造情況，有利于保護學校房產的完整，做到賬實相符，有利于有計劃對房屋進行維修保養，確保房屋的安全使用。保證學校修繕資金的合理分配與使用，提高房屋維修管理水平，有利于實時掌握學校資產狀態，有利于及時統計教學、科研用房的使用率。

2. 對于專用設備、一般設備、文物及陳列品、圖書等具有可移動特點的資產，借助資產管理信息系統進行管理更加方便，可大大提高工作效率，減少勞動強度，如清產核資、資產清理、統計數據、大型專用儀器設備使用率分析等。更重要的是能很好地進行資源優化配置、減少重復采購而導致資產閑置浪費。有利于正確預測設備需求量，有利于保證學校教學、科研活動正常開展所需的設備數量和價值，能按照技術先進和經濟合理的原則配置各類設備。在設備的采購方面，可進行技術經濟評價，做到事前控制，尤其在配置大型專用儀器設備時，首先要在摸清家底的前提下，考慮能否進行合理的整合；同時對設備的使用時間、次數、維修經費等方面進行考察以決定是采取重新購置，還是進行融資租賃或經費租賃。借助計算機信息管理將大大縮短決策周期，有利于準確、及時、詳細地掌握設備的增減、使用、轉移、報廢、轉讓情況，有利于規范高校財務清算行為、保護國有資產的安全、完整，特別是在多渠道籌措辦學資金的情況下，高校財務部門只有搞清了學校家底，才能在學校隸屬關系發生變化時，有效維護學校的經濟利益，維護學校資產的完整，防止資產流失或損失，使設備管理更加具有科學性、規范性、實時性。

四、把握重點——借助網絡信息提高固定資產使用效益

應充分利用網絡信息技術的功能，改善固定資產利用率低，投資效益差，資產閑置、浪費和資產流失嚴重等現象。

1. 正確預測設備需要量，實行資源優化配置

學校應根據其長期發展規劃、目標和教學科研的具體任務要求，合理確定保證教學、科研活動正常開展所需的設備數量和價值。可以參考固定資產管理系統中的資產使用方向情況統計分析圖表，了解固定資產在教學、科研、教輔、行政等方面所占有的資產總量、金額和比重，準確掌握當年全校資產額度分布情況，對新增設備與現有設備的革新改造統籌分析，與學校部門預算一起進行綜合考慮，為下一年度資產配置、采購提供可靠的依據。另外，需根據學校教學、科研的實際需要，合理配置與使用設備，盡可能使設備的技術性能與具體的教學、科研任務相適應，防止出現“大機小用”、“精機粗用”等現象，對特殊專用儀器設備可以采取“集中共用，協作共用”，讓各類儀器設備充分發揮應有的效能。

2. 加強設備的綜合管理，提高設備利用率

在設備的日常管理工作過程中，資產管理部門與設備使用部門要密切配合，對于使用部門提交的設備維修申請、設備改進措施或使用過程中遇到的問題，管理部門要及時給予回復，尤其是實驗室與各教學單位之間要通過網絡及時交換信息，將各自的儀器設備使用情況及時反饋到管理部門，管理部門可以根據實際情況進行調劑，使儀器設備資源得到最大限度利用。同時，要加強設備的維護、維修工作，增加設備的使用時間和頻度，提高設備利用率。具體可從價值形態和時間角度評價資源利用率。如：年物力資源利用率、教室利用率、教學儀器設備利用率、圖書利用率等。學校也可根據本身實際情況對某一類件精密儀器進行測算。

年物力資源利用率＝固定資產折舊+年低值易耗品與材料消耗額/年在校生總人數

對于這一結果要具體分析，首先假設在學校物質資源設備按國家標準配備的情況下，若由于學校生源不足或管理不善造成的消耗額高，則表明資源利用率不高；若學校物質設備較差，理所當然消耗也會較低，但這只不過表明學校物質資源短缺，而不能說明物質資源的充分利用。

教室利用率=教室實際利用時數/教室可利用時數

教學儀器設備利用率=教學儀器設備實際利用時數/教學儀器設備可利用時數

圖書利用率=圖書年借閱冊數/現有圖書冊數

上述指標用于考核某種物質設備的利用率，計算結果的數值越大表明該種設備利用率越高。可以與前期進行比較，與同類學校進行比較，以最大限度地提高資源利用率，充分發揮現有設備的作用。

3. 便于設備的清查盤點工作，確保資產安全完整

學校可以定期對設備進行清點，至少每年進行一次，做到賬、卡、物相符，根據管理部門打印的清單進行核對，檢查資產實有數與賬面結存數是否相符，資產的保管、使用、維修、報廢及轉讓等情況是否正常。一旦發現問題，要妥善處理和解決，及時堵塞管理當中的漏洞，制訂相應的改進措施，完善管理制度，針對盤盈、盤虧的設備，學校管理部門要及時查明原因，分清責任，并按照既定的規章制度予以處理，確保資產的安全、完整。

總之，高校固定資產信息化管理，對理順固定資產管理體系，實現對固定資產的全面監控和有效利用，提高管理工作效率，發揮了十分積極的作用，表現出了強大的效能。當然，在具體實施過程中，還會遇到這樣或那樣的問題，需要在實踐過程中不斷探索并加以完善。

主要參考文獻

［1］ 陳謙余. 學校資產管理［Ｍ］． 北京：高等教育出版社，2000．

［2］ 韓云珍. 現代信息技術在高校固定資產管理中的應用與發展［J］． 理工高教研究，2006，（2）.