中小企業(yè)會計電算化信息平臺如何構(gòu)筑

［摘 要］ 隨著我國市場經(jīng)濟的進一步發(fā)展和完善，傳統(tǒng)的手工會計核算已無法滿足中小企業(yè)財務(wù)核算和管理的需要，用計算機替代手工記賬已成為一種趨勢，本文重點介紹中小企業(yè)實施會計電算化的方法和步驟。

［摘 要］ 會計電算化；財務(wù)軟件；手工賬

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2007）04-0007-03

隨著全球經(jīng)濟一體化步伐的加快，每個企業(yè)都不能獨善其身。而信息是當今企業(yè)生存和發(fā)展的一個至關(guān)重要的因素，信息的搜集、創(chuàng)建、發(fā)布已成為一個企業(yè)立足的根本。對于中小企業(yè)來說，隨著我國市場經(jīng)濟的進一步發(fā)展和完善以及企業(yè)的逐步發(fā)展，財務(wù)信息將成倍增長，如果仍然采用手工方法進行財務(wù)核算，將無法滿足各方對財務(wù)信息的需求，因此采用計算機代替手工記賬已成為一種趨勢，但在這一過程中，有許多中小企業(yè)不知道如何去做，甚至有的中小企業(yè)付出了大的代價卻沒有收到預(yù)期的效果。本文就我國中小企業(yè)如何實施會計電算化提出設(shè)想，以供同仁參考。

一、客觀分析中小企業(yè)實施會計電算化的條件是否成熟

會計電算化對于中小企業(yè)而言是一項全新的工作，它不單單是會計核算工具的改變，更深層次的是一種管理思想的轉(zhuǎn)換。因此在實施會計電算化之前，首先要分析本企業(yè)是否具備這種轉(zhuǎn)換的條件。這個條件主要是指：（１）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的觀念。只有單位的領(lǐng)導(dǎo)對會計電算化的含義、必要性有了正確的認識，才會積極主動地支持和參與這項工作，正確地領(lǐng)導(dǎo)這項工作的開展。（２）會計人員的操作能力。任何一種先進的工具都必須由掌握先進技術(shù)和技能的人去操作，實現(xiàn)會計電算化也要求會計人員和有關(guān)業(yè)務(wù)人員具備相應(yīng)的會計電算化知識和操作技能。（３）必要的資金。資金是單位開展會計電算化的物質(zhì)基礎(chǔ)，資金越雄厚，單位就越有可能盡早實現(xiàn)會計電算化。反之，如果一個單位資金緊張，則不具備實現(xiàn)會計電算化的經(jīng)濟條件。（４）成熟的管理體制。計算機能否輸出正確的會計信息，不僅取決于處理程序的正確與否，還取決于計算機錄入數(shù)據(jù)是否正確，這就要求管理部門建立健全各項規(guī)章制度，保證輸入計算機的數(shù)據(jù)真實、準確，保證數(shù)據(jù)生成和取得方式科學(xué)合理。

二、制訂詳細的實施方案

由于會計電算化是一項系統(tǒng)工程，不是一朝一夕可以完成的事情，因此當一個企業(yè)具備了開展會計電算化的基本條件后，就要著手制訂實施會計電算化的詳細方案。方案的內(nèi)容主要包括兩個方面。（1）發(fā)展規(guī)劃。制訂出本企業(yè)會計電算化整體發(fā)展規(guī)劃。如要求一年內(nèi)正常的賬務(wù)處理和報表處理都甩掉手工賬；兩年內(nèi)工資管理、成本核算、固定資產(chǎn)管理、物資采購管理、物資銷售管理、物資庫存管理等實現(xiàn)計算機管理。（2）資金預(yù)算。這一點要根據(jù)本企業(yè)資金環(huán)境、技術(shù)條件、實施的迫切性來制訂。在制訂資金預(yù)算方案時，一定要全面考慮、實事求是地拿出一個科學(xué)合理的方案。在確定資金額度時，既要考慮當前的投入，也要考慮以后正常使用的各種費用（如售后服務(wù)費用、二次開發(fā)費用、耗材費用等等）。總之，在制訂預(yù)算的時候一定要進行成本效益分析，以期花最少的錢把工作做好。

三、購置硬件

良好的硬件環(huán)境是會計電算化順利運行的基礎(chǔ)，一個企業(yè)在具體購置硬件時，要注意以下幾方面的問題：（1）盡量買品牌機。如：HP、IBM、COMPAQ、聯(lián)想等等。因為品牌機的質(zhì)量、售后服務(wù)能有所保障。（2）要注意購買光盤刻錄機和移動硬盤。隨著單位電算化的開展，數(shù)據(jù)備份的工作量比較大，如果采用軟盤備份或本機硬盤備份，其可操作性或安全性就比較差。而采用光盤或移動硬盤備份，就可以克服以上的缺陷。（3）配備UPS（不間斷電源）。財務(wù)軟件在登賬、結(jié)賬時如果突然停電，將可能導(dǎo)致內(nèi)部數(shù)據(jù)庫混亂，影響其正常使用，而配備了UPS就可以保證在停電時，能有一定的時間將數(shù)據(jù)處理完畢。（4）購置平推式的票據(jù)打印機。由于財務(wù)部門工作的特殊性（如打印票據(jù)、憑證賬簿的連續(xù)套打），在配置打印機時，最好購置平推式的票據(jù)打印機。（5）購置空調(diào)。由于計算機的運行對周圍環(huán)境（溫度、濕度、空氣中灰塵含量）要求較高，要確保計算機平穩(wěn)、長期運行，一般需要給機房安裝空調(diào)。

四、做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)

搞好會計電算化工作，其中一個重要的環(huán)節(jié)就是對在職的會計人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作包含兩方面的內(nèi)容：（1）參加普通的會計電算化培訓(xùn)。通過這種培訓(xùn)一方面可以使會計人員在較短時間內(nèi)掌握基本的計算機操作技術(shù)（如文字錄入，文章編輯排版，表格的制作、計算和分析，計算機網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，計算機病毒的防治等等）；另一方面也可以使會計人員掌握會計電算化的基本理論和財務(wù)軟件操作的基本流程。（2）組織會計人員對財務(wù)軟件進行學(xué)習、操作。企業(yè)準備購置什么財務(wù)軟件，就可請開發(fā)該財務(wù)軟件的公司的技術(shù)人員，對所購置的財務(wù)軟件的特點、使用、維護等進行詳細的介紹，并將本企業(yè)以前年度單位一個月的賬用該軟件進行處理。通過這種培訓(xùn)可增強會計人員對會計電算化這門學(xué)科的感性認識，提高他們的動手能力。

五、配置軟件

選擇適合的財務(wù)軟件是決定一個企業(yè)會計電算化工作能否順利開展的關(guān)鍵。企業(yè)在購買財務(wù)軟件時，應(yīng)考慮以下幾方面因素：（１）所選財務(wù)軟件必須通過財政部門的評審。財務(wù)軟件是一種特殊的軟件，其評審權(quán)歸口財政部門，即使自行開發(fā)的財務(wù)軟件也要通過相關(guān)財政部門的評審才能正式投入運行。（２）財務(wù)軟件供應(yīng)商在當?shù)匾欢ㄒ蟹?wù)機構(gòu)。財務(wù)軟件在使用過程中，涉及的服務(wù)工作量大，服務(wù)周期長。這就決定了企業(yè)在購買軟件時一定要買當?shù)赜蟹?wù)機構(gòu)的產(chǎn)品。（３）要購買原版財務(wù)軟件。購買原版的財務(wù)軟件既維護了軟件開發(fā)單位的知識產(chǎn)權(quán)，又有效地保護了軟件使用單位的利益。（４）要和軟件供應(yīng)商簽訂合同。在購買財務(wù)軟件時，一定要和軟件銷售商簽訂技術(shù)服務(wù)合同，在合同中必須注明服務(wù)期限、服務(wù)方式、收費標準、服務(wù)內(nèi)容等。

六、整理手工賬

當以上各項工作準備就緒后，企業(yè)財務(wù)部門就應(yīng)著手整理手工會計資料，為財務(wù)軟件的運行提供一個良好的環(huán)境，其準備工作應(yīng)從以下幾個方面準備：（1）整理所有的手工單據(jù)、憑證、卡片、賬簿、報表，并核對無誤，保證賬單相符、賬證相符、賬卡相符、賬賬相符、賬表相符、賬實相符，并保證單位內(nèi)部、本單位和外單位之間賬項核對無誤。（2）根據(jù)國家統(tǒng)一規(guī)定和本單位的具體情況，并充分考慮單位的變化和發(fā)展，建立起一套適合本企業(yè)實際情況的會計科目體系。（3)根據(jù)已生成的會計科目體系及單位核算和管理的要求，建立起規(guī)范的管理和輔助核算科目體系。（4）結(jié)合有關(guān)職能部門和內(nèi)部管理需要，建立起一套健全的會計報表體系。（5）全部數(shù)據(jù)準備完畢之后，逐筆進行正確性、合法性校驗，為將手工會計核算資料輸入計算機做好最后的準備工作。

七、人員分工

目前部分企業(yè)實現(xiàn)會計電算化后，會計人員的分工仍機械地套用原來的分工模式，這種傳統(tǒng)的分工模式不利于會計電算化工作的順利開展。根據(jù)會計電算化工作要求和中小企業(yè)的實際情況，人員的分工在把握不兼容原則后，其崗位設(shè)置有如下幾方面：（1）總會計師。負責本企業(yè)整個會計業(yè)務(wù)工作。（2）會計主管。負責管理會計日常工作。（3）數(shù)據(jù)操作錄入員。負責憑證的制作和錄入。（4）數(shù)據(jù)審核員。負責對憑證的合法性、正確性和完整性的審核。（5）出納人員。負責現(xiàn)金與銀行的收支及銀行對賬等工作。（6）系統(tǒng)管理員。負責系統(tǒng)軟、硬件的正常運行。（7）系統(tǒng)維護員。負責硬件和軟件設(shè)備的日常維護。（8）檔案管理員。負責會計檔案和磁性介質(zhì)的會計檔案的保管工作。（9）數(shù)據(jù)管理員。負責已復(fù)核數(shù)據(jù)的入賬、入賬后憑證、賬簿、報表的打印輸出工作。（10）數(shù)據(jù)管理員。負責將已復(fù)核數(shù)據(jù)入賬，入賬后憑證賬頁打印輸出，協(xié)助系統(tǒng)管理員做好數(shù)據(jù)備份、保密安全工作。（11）其他財務(wù)人員。包括出納和憑證處理人員等。以上這些崗位，根據(jù)企業(yè)會計賬務(wù)處理的規(guī)模，有些崗位可適當合并（如檔案管理和數(shù)據(jù)管理可由一人承擔），但必須符合會計崗位不相容原則，要便于實施內(nèi)部會計監(jiān)督。

八、初始化

所謂初始化，是指將原手工核算下已形成的賬務(wù)數(shù)據(jù)資料輸入到計算機中，以確保計算機記賬順利進行的過程。初始化的內(nèi)容主要包括：（1）設(shè)置人員崗位分工情況。包括操作人員姓名、權(quán)限、密碼等。（2）輸入會計核算所必需的期初數(shù)據(jù)。包括各級會計科目名稱、編號、年初數(shù)、累計發(fā)生數(shù)、初始化月份的期初余額及有關(guān)的數(shù)量指標等。（3）輸入輔助核算項目。若單位要進行部門、項目、往來核算的，則需輸入各部門、項目、往來單位的初始數(shù)據(jù)。（4）選擇會計核算方法：主要包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等。（5）輸入各類未達賬項。主要包括銀行未達賬項和往來未達賬項。（６）定義自動轉(zhuǎn)賬憑證。主要包括固定資產(chǎn)折舊計提分錄、成本歸集分錄、利潤結(jié)轉(zhuǎn)分錄、費用計費分錄等。初始化是會計電算化中一項十分重要的工作，它是整個會計電算化工作的基礎(chǔ)，這個基礎(chǔ)的好壞，將直接影響到會計電算化這座大廈的質(zhì)量和運作；同時初始化又是一項面面俱到、十分煩瑣的工作，它是以后人機并行乃至正式運行的基礎(chǔ)和必不可少的一環(huán)。在此過程中，會計人員一定要本著高度重視、高度認真、高度謹慎的原則，否則會導(dǎo)致會計電算化工作的半途夭折。為了能有效減少各類會計數(shù)據(jù)的錄入量，降低錄入差錯率，單位實際開展初始化的時間可以定在某年的1月1日。

九、人機并行

按制度規(guī)定，企業(yè)在甩掉手工賬之前，手工會計處理和計算機會計處理的并行時間至少需要3個月且兩者結(jié)果一致。所謂人機并行是指一方面進行手工會計核算，另一方面使用計算機和會計軟件進行會計核算。譬如在賬務(wù)處理過程中，用手工填制會計憑證，然后手工匯總、審核、記賬、編制報表，與此同時，也用計算機和會計軟件完成這些工作。人機并行的目的在于從實際工作出發(fā)，全面、系統(tǒng)、連續(xù)地對會計軟件、硬件、人員素質(zhì)、人員分工等可能出現(xiàn)的問題進行檢測和分析，發(fā)現(xiàn)問題并找出解決問題的方法，為正式運行積累經(jīng)驗。只有通過人機并行才能確保會計電算化資料的客觀公正、可靠有效。在人機并行過程中和人機并行結(jié)束后，必須及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷糾正各種錯誤，調(diào)整系統(tǒng)參數(shù)，逐步建立健全會計電算化內(nèi)部管理制度。

十、制訂各項管理制度

會計電算化這項工作對于大多數(shù)會計人員來說是一項陌生的工作，要能有效地做好這項工作，就必須制訂以下一些管理制度，并嚴格地加以執(zhí)行，否則，將影響會計電算化作用的發(fā)揮，并可能產(chǎn)生會計核算漏洞。

1． 會計電算化操作管理制度。包括操作人員的工作職責和權(quán)限；預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機的措施；預(yù)防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)核對而登記機內(nèi)賬簿的措施；必要的上機記錄制度。

2． 硬件、軟件管理制度。保證機房設(shè)備安全和電子計算機正常運轉(zhuǎn)的措施；防止斷電造成數(shù)據(jù)丟失的措施；會計數(shù)據(jù)和會計核算軟件安全、備份和保密的措施；修改會計核算軟件的審批和監(jiān)督制度。

3． 會計檔案管理制度。計算機打印出的各種會計資料的保管期限與手工操作形成的會計資料的保管期限要一致；當同一張磁盤存有保管期限不同的會計信息時，應(yīng)按保管期限最長的要求保管；備份的磁盤應(yīng)定期（間隔期一般為1年）重新復(fù)制，以防消磁致使會計數(shù)據(jù)丟失。

4． 會計核算方法變更內(nèi)部審批制度。本單位會計核算方法如需變更，由財務(wù)部門根據(jù)會計核算和財務(wù)軟件的實際情況，在保證數(shù)據(jù)安全可靠的基礎(chǔ)上（最好先備份），進行可行性研究，并作出可行性研究報告，然后提出書面申請，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。

5． 操作人員上崗培訓(xùn)制度。單位實現(xiàn)電算化后，基本上所有的操作和核算都在電腦上進行，為了保證會計核算的安全、完整、及時、準確，就非常有必要提高上崗操作人員的素質(zhì)，不斷提高操作人員業(yè)務(wù)水平。該制度可著重從以下兩方面強調(diào)：（1）操作人員上崗前，必須經(jīng)過有關(guān)崗位培訓(xùn)，考核合格后方可上崗工作；（2）操作人員根據(jù)會計軟件運作需要，應(yīng)積極接受各種不定期培訓(xùn)。

6． 會計資料安全保密制度。財政部門明確規(guī)定：單位實現(xiàn)電算化后，由計算機生成和輸出的各類會計資料保管要求、保管期限與手工操作形成的會計資料一致。但由于電算化后，會計資料存儲介質(zhì)是以磁性材料和光電材料為主。因此其安全保密措施要跟上，具體可以從以下幾方面考慮：（1）建立備用應(yīng)急方案；（2）進行多重備份；（3）定期更改操作口令，并將更改情況及時存檔；（4）嚴禁使用外來盤，并定期查殺病毒；（5）實行專機專用。

十一、甩 賬

為了鼓勵單位開展會計電算化，減少行政干預(yù)，目前部分省市財政部門已明文規(guī)定（如江蘇省財政廳2001年財會7號文）：財政部門不再自行組織或委托社會中介機構(gòu)對單位脫離手工賬的驗收。但這并不等于說單位可以盲目甩賬，若因甩手工賬而發(fā)生重大失誤的，法規(guī)作出了明確規(guī)定：將追究有關(guān)責任人和負責人的法律責任。因此，單位在甩手工賬之前一定要慎重考慮，在對照財政部門制定的法規(guī)，同時結(jié)合本單位的實際情況的基礎(chǔ)上再決定是否甩賬。具體應(yīng)從以下幾方面考慮：（1）所用財務(wù)軟件是否通過省級財政機關(guān)的評審；（2）操作人員有無會計電算化合格證書；（3）手工賬與計算機賬并行是否已滿3個月，并且兩者結(jié)果是否一致；（4）現(xiàn)行的人員分工體系是否滿足會計電算化工作開展的需要；(5)會計電算化管理制度是否健全，是否已得到實際運行；（6）甩賬的備查資料是否健全、詳細。

主要參考文獻

[1] 王開田. 會計電算化教學(xué)與培訓(xùn)問題研究[J]. 江蘇財會理論與實踐，2003.

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