略論Ｅｘｃｅｌ在管理信息系統開發中的應用

目前國內管理信息系統(MIS)開發研制一般采用人們熟悉的Visual Foxpro，這里將簡要介紹如何用Excel開發MIS。一般來說，一套MIS主要包括信息輸入、信息處理、信息輸出三大組成部分，用Excel處理這些部分均顯得游刃有余。Excel是Windows環境下的一種電子表格軟件，可向用戶提供史無前例的超強功能和易用性。它同時具有電子數據表、圖表和數據庫的功能，具有極強的分析性能、報表制作工具和豐富的統計圖表。下面就信息輸入、信息處理、信息輸出界面設計、代碼設計和數據保護等方面的問題談談如何使用Excel。

一、信息輸入

最常用的信息輸入方法有四種：

一是在工作表(WorkSheets)的單元格(Cells)中直接輸入文字和數據(重復數據可由填充把柄拖拉而得)。

二是采用輸入框(InputBox)輸入少量數據，并可進行函數的運算。

三是自行設計對話窗體(Forms)，即在“視圖”菜單中調出“窗體”工具欄，根據需要，將標簽框、文本框、列表框、分組框、選擇框、滾動條和命令按鈕等控件加入到表單中，然后設計其對象格式(如屬性、保護、控制項、對齊、字體和圖案等)，創建報表、對話框等。

四是根據Excel提供的強大的文件轉換功能，將Txt文件(*.txt)、dBase文件（*.dbf）、Access文件（*.mde或*.mdb）、網頁文件(*.htm或*.html)，Lotus 1-2-3文件、QuattroPro文件、MS Work文件、SYLK文件、DIF文件等直接轉換為Excel工作簿文件，這就為數據的共享、快速錄入及轉換提供了極大的方便。即在“數據“菜單中選擇“導入外部數據”命令，從而選擇要引入的外部數據文件。

當然，使用“復制”與“粘貼”命令直接將外部數據拷貝過來，則是一種更為直接簡便的方法。

二、信息處理

按行業的不同，信息處理的要求有較大的差別，常用的信息處理包括數據的修改、查詢、檢索、排序和統計匯總。在dBase中，這些工作一般需要編程設計，而在Excel中，幾乎所有的工作均可由Excel本身提供的功能輕松地完成。最常用的是右端數據菜單中的各項功能∶

1．記錄單選項提供了數據庫記錄查詢、輸入、修改或刪除的簡單方法。其方法是利用“數據”菜單中的“記錄單”命令，非常容易實現。對于有大量數據的表單，只要輸入記錄名，便輕而易舉地查詢出該記錄的數據。

2．排序選項提供了數據庫記錄同時按三個字段的排序方法，可以按行或按列、以升序或降序、考慮或不考慮大寫來進行排序，對于有多種排序要求的數據來說，具有很大的實用性。

3．篩選選項提供了隱藏除符合指定條件外的所有數據的方法，為數據庫同類記錄的查詢和重點顯示提供了方便。

4．分類匯總選項提供了同類數據的匯總及統計方法。Microsoft Excel 可自動計算列表中的分類匯總和總計值。當插入自動分類匯總時，Excel 將分級顯示列表，以便為每個分類匯總顯示和隱藏明細數據行。還可以嵌套分類匯總，將更小的分組的分類匯總插入現有的分類匯總組中。在分類匯總中，Excel提供了多個函數，如求和函數Sum()，求平均值函數Average()，計數函數Count()，最大值最小值函數，乘積函數等（）。

5．數據透視表選項可以迅速使一個復雜的表格變得容易閱讀和理解，它可以方便地概括出感興趣的字段，從不同的角度透視出求和值、計數值、平均值、最大值、最小值、乘積值、標準偏差、總體標準偏差、變異值、總體變異值。數據透視表是交互式報表，可快速合并和比較大量數據。可旋轉其行和列以看到源數據的不同匯總，而且可顯示感興趣區域的明細數據。如果要分析相關的匯總值，尤其是在要合計較大的列表并對每個數字進行多種比較時，可以使用數據透視表。運行“數據透視表和數據透視圖向導”，就可 創建數據透視表。還可使用“Office 數據連接”檢索報表的外部數據。此外，在每個工作表中可任意繪制直線、曲線、矩形、橢圓、箭頭和各種窗體控件(Controls)，并且還可插入其他Windows應用程序的圖片和對象，支持DDL和OLE。Excel的這些功能為靈活設計各種復雜的表格提供了極大的方便。

6.統計圖表是各類MIS的特色之一，能否設計出美觀易懂的圖表從一個方面反映了MIS生命力的強弱。創建數據透視圖的方法包括從數據透視表創建、從草稿創建、自定義報表等。

三、信息輸出

Excel具有所見即所得的功能，凡是在工作表上能顯示出來的內容(文字、數據、圖形、圖表)均可打印出來，超寬表格可以自動分頁打印;其打印選項十分豐富，完全不需要自己編寫另外的打印驅動代碼。

四、界面制作

為了使我們開發出的信息管理系統像一個獨立的軟件，還必須設計軟件的系統界面，在Excel中，MIS的界面既可采用對話窗體進行設計，也可在工作表上直接進行設計，窗體的各種控件可隨意放置在工作表上。Microsoft Excel 有兩種類型的控件。ActiveX 控件適用于大多數情況，與 Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) 宏和 Web 腳本一起工作。“窗體”工具欄上的控件與 Excel 5.0 以后的 Excel 早期版本都是兼容的，并且能在 XLM 宏工作表中使用。

在錄制或編寫了宏代碼后，還可根據自己的需要任意修改Excel的菜單、工具箱以及提示行顯示信息，而隱藏Excel本身的菜單系統，使MIS仿佛脫離了Excel處于單獨運行之中。

為了在進入Windows的同時就進入MIS界面，可在Windows的初始化文件WIN.INI中加入LOAD=C:＼Excel5＼Excel.EXE /E，在C:Excel5＼XLSTART子目錄中加入MIS的界面控制程序，這樣將在啟動Windows的同時直接進入Excel環境并啟動MIS的操作界面，而不顯示Excel的啟動封面;Auto-Open是含有特殊含義的子程序名稱，它可在打開工作簿的同時運行Auto-Open中的語句。

五、代碼設計

對于簡單的MIS，一般不需要進行代碼設計，用Excel本身提供的各項功能就可滿足要求。除具有通用的工作表函數外，Excel還提供了豐富的日期和時間函數、財務分析函數、統計分析函數和假設分析函數。例如在B1單元格輸入公式=AVERAGE(A1:A9)，就可直接求出從A1到A9中各單元數據的平均值。

然而對于比較復雜的MIS，則必須使用Excel的編程語言—Visual Basic for Application (VBA，也就是Excel的宏)。VBA直接嵌入Excel的工作簿中，其語法規則非常類似于Visual Basic，比較容易掌握。VBA包含豐富的各種函數、方法、對象、屬性和語句。理解并逐步掌握VBA中數量龐大的各類方法、對象和屬性是在Excel平臺上進行二次開發的關鍵技術。Excel的所有菜單操作均可通過VBA編程實現，此外VBA還可以實現Excel本身不具備的功能，如API函數的調用。利用Excel提供的錄制宏功能是初步學習VBA的簡捷方法。熟悉VBA之后，就可自己修改宏并編寫新的宏。

“Visual Basic 編輯器”是一個為初學者設計的編寫和編輯宏代碼的程序，而且提供了很多聯機幫助。不必學習如何編程或如何用 Visual Basic 語言來對宏進行簡單的修改。利用“Visual Basic 編輯器”，您可以編輯宏、在模塊間復制宏、在不同工作簿之間復制宏、重命名存儲宏的模塊或重命名宏。

六、數據保護

MIS的數據保護能力是用戶和軟件開發人員共同關心的問題。用dBase開發的MIS，往往需要為設計數據庫的保密功能而絞盡腦汁。然而在Excel中，您不必編寫任何程序代碼就可達到數據保護的目的。Excel為用戶提供了多級保護手段，可以自行選擇是否保護每個單元格或每個控件，是否保護某張工作表，是否保護每個工作簿，是否需要輸入打開工作簿的口令。一般而言，打開工作簿的口令由用戶設定，其他保護功能由程序設計人員設定，一經設置了保護功能，任何人(包括程序設計者)在不知道口令的情況下均無法越權使用。

例如，您可在“工具”菜單中選擇“保護工作表”，進而設置密碼，對使用該工作表的用戶進行操作限制。比如，只允許用戶選定單元，而不準對數據進行編輯修改。

Excel內置的強大功能以及提供的二次開發平臺，為快速、簡便地開發出具有專業水平的MIS提供了高效的手段，其眾多功能無法逐一談及，尚需讀者在使用中摸索。