北京市檔案信息化建設的現狀分析

“十一五”期間，為了能夠提出思路清晰、目標明確、方案可行的具有前瞻性、導向性、適用性的北京市檔案信息化建設規劃草案，本課題組采取實地考察與問卷調查相結合的方法，在整理2003至2006年歷次調查情況的基礎上，對北京市檔案信息化建設的現狀做出如下概要總結與分析。

一、北京市檔案信息化建設的現狀

(一)檔案信息化的組織與規劃

市檔案局已成為市信息化工作領導小組成員，并于2004年出臺了《北京市檔案信息化建設2004—2005年工作計劃》。截至2005年底，崇文等12個區縣檔案局也成為本地區信息化工作領導小組成員，石景山等16個區縣檔案信息化建設已納入本地區信息化建設整體規劃。截至2005年5月，在107個被調查的市屬單位中，有91個單位進行了檔案信息化規劃工作，其中17個單位有獨立的檔案信息化規劃，74個單位的檔案信息化建設規劃被列入本單位辦公自動化規劃之中，兩項合計占被調查單位的85％。

(二)檔案信息化規范性管理

自2003年開始，市檔案局或與有關部門相繼制定了《關于加強電子文件和電子檔案管理的意見》、《關于加強檔案信息安全工作的通知》及《北京市電子文件歸檔與管理暫行規定》等文件。截至2005年11月，朝陽等16個區縣檔案局館都根據實際工作需要，制定了電子文件歸檔和管理的有關制度。而在2006年10月對63個市屬單位的調查中，只有16個單位制定了本單位的電子文件歸檔制度，有9個單位制定了電子文件保管期限表，分別占被調查單位的25，4％和14，29％。

(三)檔案信息資源建設

本市19個國家綜合檔案館根據館藏實際和社會需求，建立了不同類型的檔案目錄數據庫，主要包括全宗、案卷、文件級檔案目錄數據庫，專題檔案目錄數據庫、開放檔案目錄數據庫等。絕大多數的國家綜合檔案館開展了檔案數字化工作。截至2005年11月，市檔案館累計完成紙質檔案數字化掃描44，6萬卷(冊)，共1693，3萬頁，數字化檔案數量約占館藏總量的29，1％。截至2005年5月，在107個被調查的市屬單位中，填有機讀檔案目錄的具體單位有60個，目錄總量合計共130，7萬條。另有46個單位開展了檔案數字化工作，其中16個單位檔案數字化的具體數量合計共6235，6萬頁。

(四)檔案管理系統開發

開發檔案管理系統是規范檔案信息資源管理的重要手段。2004年，全市18個區縣檔案館均安裝了《區縣檔案館檔案管理系統》。此外，各區縣檔案局館根據實際需要，也自行研制或委托軟件公司開發了一些檔案管理軟件。

截至2005年5月，在107個被調查的市屬單位中，有48個單位的辦公自動化系統中有檔案管理模塊，占44，9％。另有36個單位自行開發了檔案管理軟件，有40個單位購買了京通、科怡、飛狐靈通等檔案管理軟件。而在2006年10月對63個被調查的市屬單位中，只有17個單位的辦公自動化系統具備歸檔功能，僅占被調查單位的26，98％。

(五)檔案網站建設

檔案局館網站是為社會公眾提供檔案信息資源、行政規范性文件和行政管理服務的信息平臺。截至2005年底，北京市檔案局館、崇文區檔案局館等18個單位的檔案網站與政府信息網連通，其中絕大多數檔案局館可以對其網頁進行自行維護。

截至2005年底，在市檔案局館網站上可以檢索到明清檔案數據庫、民國檔案數據庫、勞模檔案數據庫、工商與稅務檔案數據庫等，共78，92萬條開放檔案目錄。同時有28萬頁檔案可在網上全文閱覽。18個區縣檔案館基本上都建有勞模、婚姻、知青、招工等檔案目錄數據庫，在區縣檔案局館網站上有110萬條(包括文件級和案卷級)開放檔案目錄可供檢索，有的網站還可以檢索到全文。

截至2005年5月，在107個被調查的市屬單位中，有78個單位的檔案部門的計算機與單位局域網和政務網連接，占被調查單位的72，9％。有76個單位建立了對社會公開的網站，但公開檔案及有關內容的只有7個單位，約占被調查單位的6，5％。

(六)檔案信息化知識與技術培訓

有針對性地開展檔案信息化知識與技術培訓，是推進檔案信息化建設的人員保障。截至2005年9月，西城等17個區縣檔案局館開展了檔案信息化知識與技術的培訓，或組織人員參加了市檔案局和區縣有關部門舉辦的信息化相關知識與技術的培訓。

在2005年5月對107個被調查的市屬單位中。有58人參加過計算機技術、信息安全、數據庫軟件和檔案管理系統等方面的培訓，約占被調查人員的54，2％。

(七)檔案信息化基礎設施建設

配備適用的計算機軟硬件及相關設施，是開展檔案信息化建設的物質保障。截至2005年底，市檔案局館有計算機263臺，服務器11臺；18個區縣檔案局館有計算機389臺，服務器32臺。其中宣武區等12個區縣檔案局館實現了工作人員人均一機，海淀區等15個區縣檔案局館購置了服務器。

截至2005年5月，在107個被調查的市屬單位中，有103個單位的檔案部門配備了計算機，約占被調查單位的96，3％。

二、北京市檔案信息化建設現狀的分析

(一)檔案信息化領導組織體系已建立，領導組織機構的履職能力需切實增強

針對市檔案信息化建設缺乏強有力的統一領導的現狀和《北京市檔案信息化建設2004—2005年工作計劃》落實不到位的情況，應盡快建立起全市檔案信息化建設領導小組，承擔對全市檔案信息化建設規劃的審定，檔案信息化重大事項的決策，檔案信息化任務分配的協調，以及檔案信息化規劃落實的監督等職責，以切實保證檔案信息化建設規劃的執行效果。為了確保規劃提出的任務能夠落實，應明確其具體的責任部門和完成時間，并納入有關單位和部門的工作計劃。

(二)檔案信息化宏觀指導性文件已制發，標準規范的研究與制定迫在眉睫

目前，本市檔案信息化規范性建設僅限于宏觀指導性文件的制定，尚缺乏對檔案信息化標準規范體系、特別是對業務和技術性規范的研究制定。“十一五”時期，市檔案局應加強對檔案信息化標準規范體系的研究，并有計劃地開展相關標準規范，如電子文件的歸檔制度與進館辦法、數碼照片檔案管理規范等制定工作。

(三)檔案管理系統的應用逐步推進，業務管理系統設計符合文件歸檔要求的研究亟待加強

目前，市檔案館已研發檔案館檔案管理系統。本市18個區縣檔案館已運行科怡公司與市檔案局合作開發的《區縣檔案館檔案管理系統》。在2005年5月被調查的107個市屬單位中，有76個單位自行開發或購買了檔案管理軟件，有48個單位運行的辦公自動化系統具備了文檔一體化管理的能力，但在42個有業務管理系統的單位中只有14個單位的業務管理系統具有電子文件歸檔功能。而在2006年10月被調查的63個市屬單位中，只有7個單位的業務系統具備電子文件的歸檔功能。可見，市檔案局亟待組織力量加強對市屬單位業務管理系統建設與運行情況的調研，并及時有針對性地監督、指導有關單位做好電子文件的歸檔與管理工作。

(四)各檔案局館開發信息資源富有成效，全市檔案信息資源的整合與共享需提上日程

為全面推進檔案信息化與“數字北京”和國家檔案信息化建設的同步協調、可持續發展，“十一五”時期。檔案信息化建設要按照統籌規劃、統一標準、需求主導、資源共享及保障安全的原則，重點抓檔案數據庫的規范建設及全市檔案信息資源整合與共享工作。建立全市檔案門戶網站，為實現全市檔案目錄數據庫、紙質檔案全文數據庫、錄音錄像檔案數據庫及行政規范性文件數據庫的整合和共享提供平臺。利用政務專網為政府有關部門提供館藏暫不開放檔案信息資源服務，為領導決策信息系統提供有針對性的檔案信息服務；利用互聯網為社會公眾提供開放檔案和行政規范性文件服務，從而形成全市多層次多類型可共享的檔案信息服務網絡。

(五)檔案信息化知識與技術的培訓剛起步，培訓的層次性與適用性需增強

據2005年5月對107個市屬單位的調查，回答參加過信息化知識與技術培訓的58人中，只有27人接受了檔案管理的系統培訓。參加過有關檔案信息化知識與技術培訓的人員，僅占被調查人員的25，2％。

在“十一五”期間，市檔案局首先應組織專家在借鑒現有檔案信息化培訓教材，并基于本市檔案信息化實際情況和發展需要的基礎上，編寫適用的系列培訓教材或課件。其次，應加強對不同層次和類型人員進行的培訓。根據檔案行政管理人員、館室業務人員及信息技術管理人員對檔案信息化戰略與規劃、基礎知識及相關技術等的需求重點不同配置培訓課程，以使不同層次和類型的人員都能在數字環境下勝任守土之責，創造性地做好檔案行政管理、檔案實體管理及信息開發利用工作。

(六)檔案信息化基礎設施基本滿足要求，檔案信息化建設的可持續發展需跟進投入

從檔案信息化基礎硬件設施配備的數量上看，大多數單位能夠滿足基本的工作要求，但從適應本地區、本單位電子政務的發展需要，方便、快捷地提供檔案信息資源為領導決策和公共管理服務的角度來講，各地區和單位還應加大對檔案信息化基礎設施建設的投入力度。市和區縣檔案局館應根據信息化建設發展規劃的要求，配備適應智能、集成及安全需要的信息基礎設施；各單位應結合電子政務及辦公自動化系統等建設情況，配備能夠滿足電子文件歸檔、電子檔案管理及移交進館需要的軟硬件設施。

(執筆：馬素萍)