高校電子文件管理與ＯＡ系統(tǒng)的有效融合

數(shù)字化教育和數(shù)字化大學(xué)建設(shè)的興起，是近年來我國(guó)高等教育面對(duì)信息化浪潮的一個(gè)重要舉措。2006年6月，北京市教委辦公室對(duì)學(xué)校校園網(wǎng)、OA系統(tǒng)(辦公自動(dòng)化系統(tǒng)簡(jiǎn)稱。下同)、電子文檔管理系統(tǒng)建設(shè)及管理狀況進(jìn)行了問卷調(diào)查。根據(jù)72所高校的反饋，100％高校已完成校園網(wǎng)建設(shè)，其中29所高校已建有OA系統(tǒng)。與校園網(wǎng)建設(shè)規(guī)模、速度相比，雖然電子校務(wù)的建設(shè)已初具規(guī)模，但由業(yè)務(wù)型向服務(wù)型轉(zhuǎn)化尚待進(jìn)一步提升；信息集中、服務(wù)集中、管理集中等功能尚未實(shí)現(xiàn)：數(shù)據(jù)共享和信息交換仍缺乏必要的支撐。在電子文件的管理方面，存在電子文件、檔案管理系統(tǒng)彼此孤立的問題；在升級(jí)或新建業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理需求中，文件、檔案管理的需求常常被忽視或者不能得到有效滿足；由于人們對(duì)新的業(yè)務(wù)系統(tǒng)缺乏認(rèn)識(shí)或管理失當(dāng)，易導(dǎo)致電子文件在系統(tǒng)中丟失，或不能完整捕捉應(yīng)有的數(shù)據(jù)等。

一、問題分析

(一)電子文件管理觀念與電子校務(wù)環(huán)境需求的適配性問題

1、多數(shù)高校未建立與電子校務(wù)相應(yīng)的電子文件管理新思維。調(diào)查顯示，北京雖然有占被調(diào)查總數(shù)29％的高校在校園網(wǎng)建設(shè)時(shí)征求了檔案部門的意見，有43％的院校將檔案管理系統(tǒng)納入到學(xué)校的數(shù)字化建設(shè)工程中，但是，多數(shù)院校的檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校OA系統(tǒng)連接方式均未建立，呈現(xiàn)出“信息割據(jù)”、“文檔斷流”局面。上述現(xiàn)象折射出北京高校現(xiàn)階段對(duì)電子文件管理觀念的理解存在偏差。即忽視了對(duì)其中蘊(yùn)含的科學(xué)發(fā)展觀——可持續(xù)發(fā)展的把握。同時(shí)表明，電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)時(shí)沒有兼顧整體集成、全程相關(guān)、安全易用等方面的關(guān)系，導(dǎo)致電子文件、檔案管理系統(tǒng)間是孤立的、相互脫節(jié)的，造成后裝配式系統(tǒng)模式——?dú)w檔環(huán)節(jié)后置，因而只能處于被動(dòng)地等待歸檔的狀態(tài)，呈現(xiàn)出電子文件管理效果與電子校務(wù)的需求和目的存在一定程度的錯(cuò)位。

2、電子文件管理尚未納入電子校務(wù)整體發(fā)展規(guī)劃。電子文件管理納入電子校務(wù)整體發(fā)展規(guī)劃是電子文件新型管理觀念與電子校務(wù)環(huán)境需求相適應(yīng)的前提保障。然而，現(xiàn)實(shí)卻不容樂觀。目前北京多數(shù)高校的電子文件管理并未全程納入電子校務(wù)總體發(fā)展規(guī)劃，在管理理念、原則、方法等方面，電子文件管理流程中出現(xiàn)的一些新問題難以破解，例如電子文件歸檔完整率、文件的保真度、文件與檔案分段管理方式造成環(huán)節(jié)重疊等問題。

與紙質(zhì)文件相比，電子文件在內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)方面發(fā)生的變化，決定了電子文件管理流程正在經(jīng)歷多方位的改變。電子文件管理流程不應(yīng)是紙質(zhì)文件管理流程的電子化復(fù)制，而應(yīng)根據(jù)電子文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律，引入文件生命周期、技術(shù)周期、文件連續(xù)體等理論，探討其多個(gè)環(huán)節(jié)的重組問題。而構(gòu)成電子文件全部管理活動(dòng)的目標(biāo)體系、程序體系和技術(shù)方法體系，其中任何一個(gè)方面的滯后都可能對(duì)電子校務(wù)的目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和管理系統(tǒng)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)帶來不良的影響，這種基于電子校務(wù)環(huán)境下的電子文件管理與電子校務(wù)發(fā)展具有互動(dòng)關(guān)系。因此，電子文件管理必須納入電子校務(wù)整體發(fā)展規(guī)劃。

(二)電子校務(wù)環(huán)境下，OA系統(tǒng)功能與電子文件管理需求同步發(fā)展問題

1、需求分析不到位導(dǎo)致管理流程難以實(shí)現(xiàn)文檔一體化重組。根據(jù)調(diào)研，北京高校OA系統(tǒng)的電子文件管理系統(tǒng)100％沒有設(shè)置歸檔功能，所以，后裝配式檔案管理系統(tǒng)成為該模式的必然產(chǎn)物。我們感覺到形成這種局面的一個(gè)重要原因就是在系統(tǒng)研發(fā)調(diào)研階段，OA系統(tǒng)功能和電子文件同步管理的需求沒有提交到位。OA系統(tǒng)因業(yè)務(wù)需求其流程要跨越多個(gè)部門協(xié)同完成，該系統(tǒng)功能設(shè)置的易用性、完備性要求相對(duì)較高。然而現(xiàn)實(shí)中，鑒于某些應(yīng)用部門可能會(huì)受自己崗位、認(rèn)識(shí)的限制，對(duì)承擔(dān)的業(yè)務(wù)內(nèi)涵缺乏全面理解，不能完全清晰地描述業(yè)務(wù)流程，很少意識(shí)到電子公文處理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)切換環(huán)節(jié)的重要性，以及這兩個(gè)系統(tǒng)與電子校務(wù)大環(huán)境的作用關(guān)系，系統(tǒng)研發(fā)部門如果單方面聽取應(yīng)用部門的描述，而不考慮關(guān)聯(lián)系統(tǒng)間動(dòng)態(tài)的相互作用力，所形成的需求分析必然造成電子文件處理系統(tǒng)功能不完善以及與檔案管理系統(tǒng)脫節(jié)，文檔一體化流程重組難以實(shí)現(xiàn)。

2、忽視了電子文件歸檔與鑒定方法的變化。北京已有近40％的高校建有電子文件歸檔制度，但多數(shù)局限于傳統(tǒng)歸檔內(nèi)容的價(jià)值判定和載體的變化，更多地關(guān)注內(nèi)容鑒定，對(duì)電子文件的鑒定方法、歸檔方法未做明確說明，電子文件歸檔范圍不完善，這表明在電子文檔管理方法實(shí)踐方面，基本遵循了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件范圍和方式收集歸檔電子文件，易造成電子文件真實(shí)性、完整性和長(zhǎng)期可讀性的缺失；而且會(huì)導(dǎo)致電子文件管理系統(tǒng)功能的不完善，并嚴(yán)重影響電子文件、檔案的質(zhì)量和利用效果。因此，應(yīng)根據(jù)電子文件的特點(diǎn)改變傳統(tǒng)的鑒定方法，并建立與之相應(yīng)的歸檔范圍，使鑒定結(jié)果在歸檔文件范圍中得到充分體現(xiàn)。

由于目前我國(guó)尚缺國(guó)家級(jí)或行業(yè)性電子文件管理戰(zhàn)略的指導(dǎo)，導(dǎo)致電子校務(wù)環(huán)境下的電子文檔管理呈現(xiàn)出自由探索狀態(tài)。調(diào)查顯示，北京已建OA系統(tǒng)的29所高校中，電子文件管理系統(tǒng)目前普遍缺失歸檔功能，其與檔案管理系統(tǒng)相互脫節(jié)、系統(tǒng)間沒有銜接的設(shè)計(jì)模式。究其原因，目前北京高校采用的電子文件管理系統(tǒng)絕大多數(shù)僅從信息技術(shù)和文件管理需求出發(fā)考慮其集成性，而忽視了從電子文件管理與產(chǎn)生文件的業(yè)務(wù)活動(dòng)方面相集成，因而沒有統(tǒng)一的信息構(gòu)架設(shè)計(jì)，系統(tǒng)接口設(shè)計(jì)缺失，造成電子文件全程管理和前端控制理念幻化為空泛的口號(hào)，檔案價(jià)值不能到有效發(fā)揮。

二、對(duì)策研究

由于電子校務(wù)環(huán)境下高校電子文件、檔案管理與服務(wù)基本上都是基于信息技術(shù)條件基礎(chǔ)之上，因此，用信息化理念審視它們，從信息化角度認(rèn)識(shí)文檔，以文檔價(jià)值角度管理文檔，才是我們實(shí)踐和破解難題的出發(fā)點(diǎn)。為此，需要以新型的文件、檔案管理理念和理論，探索文檔管理的新方式，即以文檔的價(jià)值收集、管理、存儲(chǔ)和利用為中心，而不是以載體管理為中心；進(jìn)行整體信息架構(gòu)與制度設(shè)計(jì)，而不是檔案部門的制度規(guī)劃；以信息價(jià)值為中心，選取適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)特征的文檔管理方式，建立關(guān)聯(lián)融合的、信息共享的模式，為日后組建以信息價(jià)值創(chuàng)造為核心的知識(shí)管理應(yīng)用中心奠定基礎(chǔ)。

(一)建立電子文件管理新思維

必須破除傳統(tǒng)文件管理的思維定式，建立與電子校務(wù)發(fā)展相適應(yīng)的電子文件管理新思維，引導(dǎo)高校通過運(yùn)用在電子文件(含數(shù)據(jù)庫(kù)文件、電子郵件)管理、利用、管理系統(tǒng)研發(fā)等方面應(yīng)該遵循的規(guī)范性原則，比如電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)時(shí)，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用的整體性、全程性、安全性、相關(guān)性、綜合性、自動(dòng)化原則和后續(xù)性原則，逐步建立起協(xié)同工作、全面管理、因地制宜、行之有效的新型電子文件管理策略，以努力實(shí)現(xiàn)政府對(duì)電子文件管理提出的目標(biāo)，保證電子文件的真實(shí)性、完整性、長(zhǎng)期可讀性，促進(jìn)工作效率的提高，方便查詢和利用。

(二)電子文件管理納入電子校務(wù)整體發(fā)展規(guī)劃

電子校務(wù)作為多個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的集成總匯，從全局出發(fā)，在電子校務(wù)的統(tǒng)一平臺(tái)上，使包括電子文件管理在內(nèi)的辦公自動(dòng)化(即OA系統(tǒng))等若干子系統(tǒng)，按業(yè)務(wù)的相關(guān)性、分工專業(yè)化、通過各自業(yè)務(wù)在校務(wù)大環(huán)境中分別承擔(dān)的功能來實(shí)現(xiàn)其職能；在責(zé)權(quán)統(tǒng)一、決策、執(zhí)行、監(jiān)管互相配合和制衡等方面實(shí)現(xiàn)科學(xué)、優(yōu)化的設(shè)計(jì)、梳理業(yè)務(wù)和資源整合，這就必須將電子文件管理同步納入電子校務(wù)整體發(fā)展規(guī)劃之中。只有這樣，電子文件管理的技術(shù)、方法、體制、原則、理念等各個(gè)層面之間才能與電子校務(wù)整體環(huán)境相輔相成，互相關(guān)聯(lián)、互相作用，才能更好地服務(wù)于電子校務(wù)管理的總體目標(biāo)。

(三)突破傳統(tǒng)文件管理的思維定式

應(yīng)運(yùn)用全面化、系統(tǒng)、過程化等新思維對(duì)電子文件進(jìn)行全程管理，把需要和可能實(shí)現(xiàn)的管理功能提前到電子文件形成階段。由此將對(duì)很多人所熟知的經(jīng)典管理環(huán)節(jié)帶來顛覆性變化，比如實(shí)時(shí)歸檔、計(jì)算機(jī)自動(dòng)鑒定、避免重復(fù)著錄等。此外，只有將與電子文件生成、運(yùn)行、保管、利用等管理活動(dòng)相關(guān)的要素有機(jī)融合，運(yùn)用集成管理原則，才能兼顧對(duì)文件流與業(yè)務(wù)流、其他信息流和文件流內(nèi)部管理活動(dòng)的集成。通過建立信息規(guī)范，統(tǒng)一管理方法，保證流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)順暢，減少環(huán)節(jié)重疊設(shè)置，提高運(yùn)轉(zhuǎn)效率。電子文件管理需要破除傳統(tǒng)文件管理的思維定式，代之以全程管理、前端控制、動(dòng)態(tài)集成、注重效益和法律規(guī)范的新型管理觀念，并付諸實(shí)踐。

(四)電子文件管理系統(tǒng)功能需求分析要到位

OA系統(tǒng)功能需求應(yīng)從整體角度分析電子公文處理系統(tǒng)構(gòu)成特點(diǎn)入手，即電子公文需要處理的公文種類；實(shí)現(xiàn)公文交換、收、發(fā)文辦理系統(tǒng)和文檔一體化管理系統(tǒng)，安全防范軟件系統(tǒng)和電子版式及電子印章軟件系統(tǒng)；公文處理人員和相應(yīng)的工作環(huán)節(jié)必需配置的設(shè)備，學(xué)校內(nèi)部的OA網(wǎng)和外部的傳輸網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通；建立收文、發(fā)文、交換和文檔一體化等電子公文處理規(guī)范的管理制度等方面。考慮電子文件處理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，才是梳理業(yè)務(wù)、做好電子文件各階段業(yè)務(wù)的系統(tǒng)需求分析的出發(fā)點(diǎn)。為此，學(xué)校信息化建設(shè)三方團(tuán)隊(duì)，即對(duì)電子校務(wù)和OA系統(tǒng)起著重要決策和業(yè)務(wù)處理核心作用的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)業(yè)務(wù)人員，從事信息化建設(shè)的公司、廠商以及介于二者之間起著中介作用的學(xué)校信息中心，除了要和諧共處、通力合作，更要從全局出發(fā)，找準(zhǔn)各自的定位，在規(guī)劃和建設(shè)時(shí)充分考慮到文件生命周期和文件連續(xù)體等電子文件的規(guī)律和特性，進(jìn)行整體規(guī)劃和統(tǒng)籌建設(shè)。為適應(yīng)校務(wù)管理“內(nèi)容為王”的需要，還要調(diào)整“技術(shù)崇拜”的錯(cuò)誤走向，以規(guī)避需求與技術(shù)的脫節(jié)，要運(yùn)用文檔一體化的理念，對(duì)文件處理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)資源進(jìn)行整合利用。同時(shí)，要密切關(guān)注與電子校務(wù)的其他系統(tǒng)的互聯(lián)互通，資源共享。只有這樣。OA系統(tǒng)中電子文件管理觀念才能適應(yīng)電子校務(wù)環(huán)境的需求，使電子文件歸檔管理與OA系統(tǒng)同步建設(shè)，和諧發(fā)展，為電子校務(wù)的長(zhǎng)久應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

(五)適應(yīng)電子文件歸檔與鑒定方法的變化

隨著電子文件由于數(shù)量的增長(zhǎng)、在電子文件的鑒定范圍、方法發(fā)生變化的情況下給予足夠的關(guān)注，針對(duì)電子文件易逝性、對(duì)軟硬件依賴性、信息的相關(guān)性等因素的影響，對(duì)其鑒定還應(yīng)包括鑒別、技術(shù)鑒定、處置和對(duì)電子文件鑒定過程的記錄等多項(xiàng)內(nèi)容。同時(shí)，要進(jìn)一步完善歸檔內(nèi)容，把歸檔文件的支持軟件及電子文件的基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)、其他載體形態(tài)的相關(guān)文件納入歸檔范圍，以適應(yīng)電子文件歸檔與鑒定方法的變化。

(六)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無縫銜接問題

盡快建立電子文件管理功能需求的通用性規(guī)范應(yīng)當(dāng)成為化解該問題的解決之道。對(duì)此，國(guó)外的成功做法給我們提供了很好的借鑒。歐盟制定的《電子文件管理通用需求》以及美國(guó)出臺(tái)的《電子文件管理應(yīng)用軟件設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》，在統(tǒng)一的需求框架下，通過規(guī)范電子文件管理系統(tǒng)的功能需求，凸現(xiàn)其保證電子文件證據(jù)作用的必要性，這種頂層設(shè)計(jì)做法值得借鑒。另外，針對(duì)目前高校OA普遍缺失歸檔功能設(shè)置以及與檔案管理系統(tǒng)脫節(jié)的現(xiàn)狀，通過制作OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)接口，在檔案管理系統(tǒng)中增加歸檔功能設(shè)置的后裝配模式，是現(xiàn)階段可采用的補(bǔ)救方案。

參考文獻(xiàn)：

1、《高校校園網(wǎng)與電子文件》：http：／／sub．whu．edu．cn／dag／news／news65—67／dizi2．doc

2、孫厚軍：《電子公文處理系統(tǒng)的構(gòu)成特點(diǎn)與開發(fā)應(yīng)用》，《信息化建設(shè)》2005年第11期。

3、孔繁堅(jiān)：《共享數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建設(shè)從建立業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)開始》，《信息化建設(shè)》2005年第11期。

作者單位：北京市教育委員會(huì)