人事檔案信息開發利用中的矛盾關系

人事檔案作為一種信息資源，為人事部門選拔、考察和使用人才發揮了重要的作用，得到各級組織對檔案工作的重視和支持。然而，人事檔案信息由于其自身形成發展的某些局限，以及開展服務中某些外部環境和條件的制約，其運行狀況及實際效益往往并不能令人十分滿意，其中產生的很多矛盾關系不斷引起人事檔案工作者的深思和探索。

人事檔案信息資源局限性與開發利用無限性之間的矛盾

人事檔案信息資源開發利用是實現人事檔案工作根本目的的主要途徑，是衡量人事檔案管理工作優劣的基本標尺，也是科學合理地開發人才資源的必要條件。但是，完全滿足開發利用者的所有要求有時又是不現實、不可能的，這是因為人事檔案信息的開發利用具有相對局限性。具體來講：一是內容局限。由于立卷歸檔過程中的種種原因，有些人事檔案本身就不是全面完整的(包括收集整理時非必需材料的剔除、某些材料的遺漏、歷史原因和技術原因造成的損失等等)。人事檔案具有波動性，比如體現在職務的升降方面——有的干部任職以后又免、撤、改職，后又復原職，這種情況在立卷歸檔的過程中就難免出現遺漏。二是時間局限。人事檔案信息從形成到可供開發利用，大多要經歷一段時間，開發利用者除特殊原因外，一般無法在文件形成的第一時間及時或超前進行開發利用。此外，超過保存期限或置放年代久遠的人事檔案往往被主動銷毀或被動銷毀，這些人事檔案信息自然全部或部分不能提供開發利用。三是空間局限。人事檔案部門的人事檔案信息一般主要為本部門人員所開發利用，外單位人員要想開發利用。將受到空間范圍的限制。同樣，本部門人員要想利用其他部門的人事檔案信息，也要跨越一定的空間范圍去尋找。即使將來完全實現全國各系統、各部門間的計算機聯網和相互間的信息共享，也有一定的借閱限制、保密方面的約束，開發利用者不可能完全隨心所欲。

從開發利用角度看，開發利用者對人事檔案信息的要求往往是無限的。他們不但要求開發利用本部門的人事檔案，有時還要求開發利用外單位的人事檔案：他們不但要求開發利用現有的人事檔案信息，有時還要求開發利用以前的甚至歷史久遠的人事檔案信息；他們不僅要求開發利用已經入庫的人事檔案，還要求開發利用未入庫、正在形成甚至尚未形成的人事檔案信息材料；他們不僅要求開發利用人事檔案內的信息，有時還要求提供人事檔案外的其他關聯信息和資料。這些情況反映出開發利用者通過多種渠道獲取信息的習慣，和人事檔案信息主要是通過正式渠道形成并傳遞的傳統模式之間存在一定的距離。這對于有一定歸檔要求和范圍限制并受到庫容制約的各人事部門檔案而言，顯然是難以完全滿足的。

因此，我們要認識到有限存在和無限需求只能相對得到緩解，不可能完全消除，要正確處理人事檔案信息的局限性和開發利用的無限性之間的矛盾，對過度或超前的開發利用需求應給予必要的解釋和理所當然的縮減。在人事檔案信息的開發利用過程中，一方面要想方設法、最大限度地開發利用現存的人事檔案信息，發揮人事檔案部門主渠道的作用；另一方面要加強人事檔案關聯信息和社會信息的收集，以盡量滿足開發利用者的各種需求。

人事檔案信息內涵的單一性與開發利用的多樣性之間的矛盾

人事檔案是一種專門檔案。它是組織、人事工作專門領域形成的檔案，其內容自成體系，反映人事管理方面的情況；人事檔案具有專門的形式和特定名稱種類，如關于人事方面的各種登記表格、考核材料等。其次，人事檔案是以個人為單位，按照一定的原則和方法組成的專卷或專冊，集中反映了一個人在不同時期或不同單位的經歷、政治狀況、業務狀況等原貌，因此，一卷(冊)人事檔案的來源是單一的。從開發利用角度看，由于人事檔案部門是面向本系統和人員開展服務，有時還要為關聯部門及社會服務，因而，其開發利用者是多方面的、多層次的。這就形成了人事檔案信息開發利用的多樣性。這里面既有開發利用單位和角色的不同，又有開發利用目的和要求的不同；既有開發利用層次和程度的不同，又有開發利用角度和方式的不同。

因此，這就要求我們在符合規章制度和保密原則的前提下，針對不同的開發利用者提供不同內容、不同范圍和不同程度的開發利用服務，以不變應萬變，正確處理好人事檔案信息內涵的單一性和開發利用多樣性之間的矛盾關系，拓寬人事檔案信息資源開發利用領域，充分發揮人事檔案作用，為考察、選拔、培養和使用人才提供可靠的依據。同時要倡導人事檔案可以有條件地向本人開放的觀念，打破過去公民對人事檔案的神秘感和陌生感，使公民認識到履行一定的手續可以知曉有關人事檔案的內容，并利用人事檔案解決實際問題。

人事檔案信息保護的長遠性與開發利用的短暫性之間的矛盾

凡是對黨和國家或某一地區及某一學科研究做出了貢獻的人員死亡后，他們的檔案應當由原管理單位保存若干年以后移交本機關檔案部門，隨同到期的其他檔案移交給同級檔案館保存。因此，檔案館的人事檔案保護工作基本上形成了以永久檔案為主、長期檔案為輔的格局，具有長遠性特點，這就要求我們想方設法，采取各種技術措施盡量延長人事檔案的壽命，延長人事檔案信息的使用時限。

人事檔案信息的開發利用，由于受到各種規章制度的制約及時間的限制，一般是以天為單位的，是短暫的，很少有開發利用者經年累月地長期使用人事檔案不還的情況。但其開發利用人事檔案的時間雖短，卻由于工作上的期限要求，往往頻繁地翻閱研讀人事檔案原件，用一次磨損一次，因而折損率提高，這就從客觀上縮短了人事檔案的壽命，加速了人事檔案的老化。

正確認識人事檔案信息保護長遠性和開發利用短暫性之間的矛盾關系，在工作中就必須妥善處理人事檔案信息保護的長遠性和開發利用短暫性之間的矛盾。一方面嚴格執行人事檔案信息工作的規章制度，有限度地、合理地提供人事檔案信息的開發利用服務，該提供的主動積極熱情地提供，不該提供的絕不提供，并做好耐心細致的解釋工作；另一方面，采取積極穩妥的保護措施，借出人事檔案注意及時收回并嚴格檢查，以便更好的保護人事檔案實體，為今后的長遠開發利用提供切實的保證。

人事檔案信息的機密性和開發利用的開放性之間的矛盾

人事檔案中記載了個人自然情況、職務職稱等各方面情況，其中有些涉及個人隱私、與其有關的重大事件、工作失誤等內容，在相當一段時期內是保密的，不能對外開放，以確保個人權益和國家利益不受侵犯。一般只能由組織人事部門掌握，并建立嚴格的保密制度，不得隨意公開與擴散，特別是領導干部、著名科學家、知名人士，其人事檔案內容的機密性更強。

人事檔案的生命在于利用。通過人事檔案信息資源的開發利用，能為選拔德才兼備的人才、合理使用人才提供可靠的依據，克服用人中的盲目性和隨意性，達到知人善任的目的。人事檔案有向社會開放的歷史責任，人事檔案的價值只有通過提供利用才能得到充分體現，如果大量人事檔案得不到充分利用，甚至被束之高閣，就違背了人事檔案管理的宗旨和目的，這就是人事檔案的開放性。

因此，我們要正確處理人事檔案信息的機密性和開發利用的開放性之間的矛盾關系，正確把握人事檔案信息的機密性和開發利用的“度”，在實際工作中就要做到以下幾點：

一是對人事檔案按照密級進行管理。在確定了人事檔案的密級和保管期限后，必須嚴格按照國家有關的保密法規辦事，不能隨意擴大保密范圍，對于已經確定為永久或長期保管的人事檔案，要按照國家對于人事檔案的保管要求和條件，購置設備、設施進行科學管理；但也要根據社會和形勢發展的需要，及時調整人事檔案的保密范圍，做好解密鑒定和密級變更工作，確定開放范圍，編制可供開放的解密人事檔案檢索工具，并要與未解密的人事檔案分庫房、分柜保管。

二是對查閱密件人員的身份、意圖等進行審查、把關。首先要求對方出示查閱人事檔案的介紹信，其次對利用者的工作單位、姓名、政治面貌、查閱人事檔案的目的、內容等進行審查把關，并做好查借閱登記。

三是對密件的提供利用進行動態化管理。對密件不能一查了之，不問產生的效果和社會影響如何；要與人事檔案形成單位建立聯系制度，與人事檔案查閱單位建立聯系制度，不斷了解、掌握并反饋密件的開發利用情況，這樣既能提高人事檔案的利用價值，又能對人事檔案的保密進行追蹤管理，從而更有效地搞好人事檔案的保密工作。

四是建立密件借閱室。對保密性強的人事檔案必須限制利用者在密件室查閱，與普通閱覽室隔離，既讓利用者查閱了所需要的人事檔案，又最大限度的防止了泄密。

人事檔案信息的成本性與開發利用的效益性之間的矛盾

人事檔案信息從形成到能夠開發利用，都有一定的耗費，其總的投入量與獲得信息的數量有一定的比例關系。也就是說，要形成一定的人事檔案信息，必然要耗費一定的人力、物力和時間，也就是要有成本代價。

然而，人事檔案的開發利用重點在效益上。開發利用者在一定的時間內只能開發利用自己需要的那一部分人事檔案信息，并且盡量節約時間、集中精力去完成人事檔案信息開發利用的全過程，沒有必要也不允許耗時費力地去同時開發利用庫存的所有人事檔案信息。

人事檔案信息的這種矛盾關系說明：一方面，人事檔案信息是客觀存在的，不管開發利用的程度如何，都需要耗費一定的人力、物力和時間，不能因為其日后不被開發利用或開發利用率不高，就丟棄或縮減這一部分人事檔案信息；另一方面，開發利用人事檔案信息是開發利用者主觀上的需求，他不可能全面了解人事檔案的形成代價和保管代價，這與市場經濟中產品的銷售價格必須高于生產成本不同，不能完全用等量原則來要求，因此，在開發人事檔案信息時，要正確認識以上二者的關系，采取各種方法措施去提供利用，由單一保管型向開發利用型轉變，由被動服務向主動服務轉變。努力提高人事檔案信息的開發廣度和利用深度，盡量縮小形成價值、保管價值與利用價值之間的差距，使有限的人事檔案信息盡量發揮出最大的經濟效益。

人事檔案開發利用活動中存在的這些矛盾關系是客觀的，因此，我們要在實際工作中了解和正確掌握這些情況，處理好各種矛盾之間的關系，轉變有礙于開發利用人事檔案資源的傳統觀念，利用各種開發方式，充分發揮人事檔案的作用，為考察、選拔、培養和使用人才提供可靠的依據。

參考文獻：

1、朱玉媛主編：《現代人事檔案管理》，中國檔案出版社，2002年10月。

2、胡續亮、龐秀芝、季萬華：《辯證看待檔案信息開發利用中的幾個矛盾關系》，《山東檔案》1998年第6期。

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作者單位：天津中醫藥大學綜合檔案室