ＥＲＡ的電子文件管理戰(zhàn)略

2005年8月，美國國家檔案館(以下簡稱NARA)正式宣布由美國著名的軍工企業(yè)洛克希德·馬丁計算機公司承擔開發(fā)NARA的電子文件檔案館(以下簡稱ERA)系統(tǒng)，該系統(tǒng)將耗資3，08億美元、開發(fā)時間長達6年。ERA的開發(fā)使得NARA能夠更有效地保證電子文件的真實性、可靠性和憑證性，應對電子文件所帶來的日益嚴峻的挑戰(zhàn)。

1、NARA開發(fā)“ERA”的背景

隨著人類進入數(shù)字化的知識時代，電子文件已經(jīng)滲透到政府、軍事及各個領域，這給檔案部門如何長久保存電子文件提出了新的挑戰(zhàn)。就NARA而言，它所面臨的電子文件管理的挑戰(zhàn)主要有三方面：第一、收藏的電子文件檔案數(shù)量巨大。據(jù)統(tǒng)計，NAR，A館藏中僅保存有克林頓政府時期文件管理委員會的電子郵件就達4000萬件之多，美國國會的外交電子郵件又有2500多萬件，美國國防部每年又以5400多萬份電子文件的遞增量向NARA移交電子軍人人事檔案；館藏中所保存的美國人口普查局的電子圖像文件又有8億多份。可以說，NARA面臨著海量的電子文件需要長久保存，顯然這個挑戰(zhàn)不能說不嚴峻，如不引起高度重視，這些歷史記錄都將面臨流失的危險。第二、收藏的電子文件檔案范圍廣泛。NARA所收藏的電子文件包括從里根總統(tǒng)時期至克林頓總統(tǒng)時期長達約20年左右的所有電子郵件，以及有關越南戰(zhàn)爭的電子文件和有關二戰(zhàn)時期美國軍人的電子文件。顯然，這個挑戰(zhàn)不僅十分嚴峻，而且十分緊迫，再不采取措施，后果將難以預料。第三、收藏的電子文件檔案類型繁多。NARA所收藏的電子文件檔案，不僅有與傳統(tǒng)文件相對應的電子文件類型，如字處理文件、圖像文件及電子表格，還包括了傳統(tǒng)文件所沒有的電子文件類型，如數(shù)據(jù)庫文件、地理信息系統(tǒng)文件、網(wǎng)頁文件、CAD圖形文件以及虛擬現(xiàn)實模型等類型更為復雜的電子文件。顯然，這個挑戰(zhàn)不僅十分嚴峻，十分緊迫，而且十分艱巨，沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗可供借鑒，不采取科學的方法與手段，也很難應對這個挑戰(zhàn)。

就是在這樣的背景下，NAR，A做出戰(zhàn)略性決定：建立“ERA”以長久保存類型繁多、數(shù)量巨大的電子文件，應對電子文件管理這一艱巨挑戰(zhàn)。

2、“ERA”的頂層設計——功能需求

ERA之所以能付諸實施，其關鍵和核心就是進行了充分的頂層設計，即對ERA提出了詳盡的功能需求，制定了ERA的功能需求文件，其中詳細列出了建立一個可以支持文件生命周期的電子文件管理系統(tǒng)的各種需求。它包括了ERA的九大類功能需求：電子文件管理功能需求、電子文件接收功能需求、電子文件檔案存儲功能需求、電子文件利用功能需求、電子文件安全功能需求、電子文件保護功能需求、電子文件用戶接口功能需求、電子文件系統(tǒng)管理功能需求和電子文件系統(tǒng)特殊服務功能需求，共計有856項功能需求，這些需求貫穿于電子文件的整個生命周期，十分全面。可以說，迄今為止在國際電子文件管理領域中，這份需求文件是最全面、最詳細、最完整的功能需求文件。

3、《電子文件檔案館功能需求文件》的具體內(nèi)容及依據(jù)標準

如上所述，NARA的《電子文件檔案館功能需求文件》共有九大類功能需求，其中每一類都對ERA提出了具體而明確的功能需求，現(xiàn)將其中主要類別的功能需求簡介如下：

(1)有關電子文件管理的功能需求：規(guī)定ERA必須能管理NARA館藏的所有類型的電子文件。ERA必須具有建立和管理適用于所有類型電子文件的保管期限表，必須保證ERA所接收的電子文件之間的內(nèi)在聯(lián)系。ERA應能夠捕獲證明電子文件真實性和憑證性的元數(shù)據(jù)，并對電子文件實行多級著錄，實施對電子文件著錄條目的利用和管理，確保電子文件記錄之間的鏈接。

(2)有關電子文件接收的功能需求：規(guī)定了ERA接收電子文件實體移交和電子文件內(nèi)容移交的需求。規(guī)定電子文件形成者必須能夠以ERA支持的文件格式移交電子文件，ERA在接收電子文件時必須審查每個被移交電子文件的集成性、準確性和完整性，確保移交的電子文件符合文件保管期限表。

(3)有關電子文件檔案存儲的功能需求：規(guī)定了ERA必須具備能夠保證電子文件各組成部分可靠性的功能，即保證所有存儲載體實體完整性的功能，能夠依據(jù)存儲對象的標識符找到其存儲物理位置的功能，顯示等級關系的功能，證明全宗完整性的功能；對存儲對象進行備份的功能；區(qū)分利用權(quán)限的功能。由于電子文件用途的不同和使用場合的不同，規(guī)定了ERA必須具有不同的為維護和管理數(shù)據(jù)對象副本的功能要求：即為了保證操作的連續(xù)性和保證數(shù)據(jù)恢復能力而存儲有足夠份的副本，系統(tǒng)對單個文件進行規(guī)律性備份，針對不同利用方式轉(zhuǎn)存不同存儲格式的電子文件副本。

(4)有關電子文件利用的功能需求：規(guī)定了ERA電子文件利用大類的檢索功能需求和依據(jù)電子文件的密級進行分級別利用的功能需求。在檢索功能模塊中，規(guī)定電子檔案館系統(tǒng)能夠檢索到所有類型電子文件，并且能夠準確地顯示電子文件原始信息。用戶可以以條目信息、文件內(nèi)容和文件生命周期數(shù)據(jù)為檢索路徑進行檢索。ERA必須能夠體現(xiàn)文件原始整理順序，并且對檢索返回結(jié)果進行一定的排序。此外，用戶能夠保存檢索返回結(jié)果。對電子文件的密級要進行重新核定，明確有密級的電子文件可被利用的用戶權(quán)限級別。

(5)有關電子文件安全的功能需求：規(guī)定了ERA電子文件的安全性功能需求不僅包括保護館藏不被非法利用和破壞，還包括保證授權(quán)的用戶能夠隨時利用館藏。ERA實施安全性保護的范圍包括系統(tǒng)資源、系統(tǒng)服務、用戶以及館藏等各個方面。對ERA存儲的電子文件的安全性保護包括：授權(quán)用戶必須經(jīng)過嚴格的授權(quán)審查之后，才有利用電子文件的權(quán)力；使用電子簽名技術。對ERA系統(tǒng)本身的安全性保護包括系統(tǒng)入侵監(jiān)測和系統(tǒng)入侵攔截。

這份《電子文件檔案館功能需求文件》能建立得如此詳盡，主要是其在建立需求時廣泛地吸取了國際上文件領域與檔案領域電子文件管理的最新研究成果，且其中有三項研究成果在文件領域和檔案領域是具有國際影響力的研究成果：第一項是國際標準《ISO 14721：2003空間數(shù)據(jù)與信息傳輸系統(tǒng)－開放檔案信息系統(tǒng)－參考模型》，其次是“電子系統(tǒng)中電子文件真實性永久保存的國際研究項目”(簡稱Inter PARES)的電子文件需求研究成果，以及美國國防部電子文件管理的軟件設計需求標準。這三項標準是目前國際上進行電子文件管理所必須采用的最重要的標準，而且均是最新的標準。

4、對我國電子文件檔案館建設的幾點啟示

電子文件檔案館本質(zhì)上就是數(shù)字檔案館，雖然我國數(shù)字檔案館的建設也在進行，但迄今為止，我國檔案界還沒制定出詳盡的數(shù)字檔案館功能需求。它山之石，可以攻玉，因此，美國ERA的《電子文件檔案館功能需求文件》也為我國數(shù)字檔案館的建設提供了有益的啟示：

(1)科學而明晰地提出需求是建設電子文件檔案館成敗的關鍵。目前，從國際范圍看，制約電子文件檔案館建設的“瓶頸”主要不是技術，而是需求。需求的實質(zhì)就是一種知識系統(tǒng)。這正是人類社會邁向知識社會的特征。所以，電子文件檔案館的建設應該建立科學的需求分析，其成敗也源于是否具有明確的需求分析。所以，需求是建立現(xiàn)代化電子文件檔案館的實施基礎。一份完備而詳盡的系統(tǒng)功能需求分析是電子文件檔案館系統(tǒng)的核心，沒有適合電子文件檔案館建設的需求分析，就很難建成一個科學、合理并符合檔案管理基本原則的電子文件檔案館。

(2)積極采用國際標準是建設電子文件檔案館的保證。電子文件就是信息資源，因此，建立電子文件檔案館是開發(fā)檔案信息資源的基礎設施。為了更好地提升電子文件檔案館建設的起點與科學技術的含量，應該積極采用有關電子文件管理的國際標準。國際標準是人類智慧的結(jié)晶。是先進的生產(chǎn)力，采用國際標準，不但可以減少重復勞動，還可以加快建設電子文件檔案館的進程，更好地實現(xiàn)檔案的信息化。

(3)建立電子文件管理元數(shù)據(jù)標準應是建設電子文件檔案館的戰(zhàn)略。建設電子文件檔案館應該盡快制定相關電子文件元數(shù)據(jù)標準。電子文件元數(shù)據(jù)是建設電子文件檔案館的命脈。目前，我國有關電子文件元數(shù)據(jù)標準的研究還處于起步階段，關于電子文件管理元數(shù)據(jù)的標準還幾乎是空白，這不能不影響到我國電子文件管理的真實性和有效性，進而影響到我國電子文件檔案館建設的現(xiàn)代化程度。所以，應該盡快建立我國的有關電子文件的元數(shù)據(jù)標準，以適應我國檔案信息化建設的發(fā)展。

(4)建設具有我國特色的電子文件檔案館是應緊緊把握的方向。在建設電子文件檔案館的過程中應該結(jié)合我國電子文件管理的實際情況，找到適合我國的電子文件管理的一套方法和模型，而不是照搬照抄國外的研究成果。因此，開發(fā)具有我國特色的電子文件檔案館，切實適合我國實際情況，這是我們必須牢牢把握的方向。

參考文獻：

1、王嵐：《美國耗資3億美元的國家電子文件檔案館項目正式啟動》，《中國檔案報》，2005年第10期。

2、美國國家檔案館：《電子文件檔案館功能需求》(最終版)，美國國家檔案館，2003年第12期。

作者單位：南京政治學院上海分院