自行編制檔案管理軟件以適用為宜

將計算機軟件引入檔案管理，其最終目的就是在檔案管理者和利用者之間搭建起閱讀平臺。只有建立與檔案特點和服務需求相匹配，同時兼顧計算機軟硬件環境基礎的檔案管理軟件，才能形成最有效的管理體系。任何落后或超出單位實際情況的檔案管理都會走向“形式主義”。造成檔案管理工作不到位或投入資源的浪費。為此，筆者就檔案管理軟件應用中的問題和自主開發編制管理軟件的優勢與大家進行探討。

一、如何使檔案管理軟件更適合需求

管理軟件在實際使用中既有與檔案管理相同的共性需求特點，也有本單位所特有的個性需求特點。檔案管理工作者孜孜以求的，不僅僅是改善手工操作檢索速度慢、質量差的工作環境，同時也包括對檔案管理機構各項配套服務的需求。因此，充分了解檔案特點和利用群體對軟件的需求，“量身定做”的軟件才能有效地發揮功能和方便使用。面對眾多利用者，規避檔案管理軟件在實際使用中與服務需求的不匹配現象，使我們必須轉換思路。

1、分析檔案特點，提前論證管理模式

以我會為例，中華醫學會每年除開展大量的學術活動以外。還承接了醫療事故鑒定等政府部門的委托任務和部分職能。參與學會業務的往往是在醫學科技領域中學術地位較高、社會影響較大的專家，他們在活動中產生的檔案資料，代表著該領域較高層次的學科發展狀況，匯集著我國醫學科學領域里最新和最高層次的學術思想、學術成果和相關技術的經驗交流，對我國醫學科技的發展、醫學模式轉變和醫學科學研究方向，都具有著重要的借鑒和參考價值，其學術思想的權威性在某些方面可能會影響到政府衛生行業的法律、法規和政策的制定。而醫療事故技術鑒定檔案，在處理醫療事故糾紛中具有法律層面的依據作用，對構建和諧社會也有著至關重要的意義和作用，絕不僅限于一般工作的歷史考證。因此，我們對建設什么樣的檔案管理模式，選用何種軟件這些問題。進行了提前論證。

2、尊重管理現狀

檔案管理軟件只是檔案管理工作中的一種手段，能否與管理現狀有著很好的銜接，也是檢測軟件是否適合需求的條件之一。檔案管理工作作為行政管理系統中的一個子系統，需要融入到單位整體的科學化管理中去，獨立性太強容易使人對檔案管理手段產生質疑，不一定能夠達到預期效果，這實際上是關乎一個單位檔案管理科學化、現代化健康發展的問題。

事實上只有這種差異得到尊重，才能使檔案管理軟件在實際應用中的推廣更為順暢和有效，從而使檔案更好地服務于各個工作環節。所以，片面地追求軟件的功能而忽視檔案管理基礎條件和技術條件因素是不科學的，只有尊重了管理差異和努力降低管理成本，才能收到好的實用效果。

3、管理軟件適合檔案特點和方便使用最好

檔案利用是檔案管理的一面鏡子。作為具有雙重主體特征和社會利用價值較高的特殊檔案資源，對管理軟件有著“特定”的要求。比如，我會檔案不僅為廣大醫學科技工作者查考、編研工作服務，也為社會各方提供利用服務。而無論是工作查考、編修史志或宣傳教育，利用者都以某個具體工作任務或某項具體醫學科技活動項目或醫學專業學科進行檢索，所以，保證檔案信息檢索的系統性和規律性顯得非常重要。我會軟件的功能設計總體思路，重點放在了有利于檔案管理綜合素質得到整體提高與適合各類、各層面管理和利用的基點上，順利實現了檔案資源的有效管理和利用。

4、自行編制本單位管理軟件

為實現檔案管理投入與其信息化利用價值的平衡，我們通過對現有軟硬件環境的分析，對開發適合檔案特點的管理軟件做了實踐探索，利用大眾所熟悉的office辦公軟件中的Access數據庫軟件進行二次模塊開發，編制了學會檔案信息管理系統軟件。這個Virtual BasicApplication二次開發模塊，不僅十分經濟，其操作也因軟件本身的廣泛應用而便于掌握。該軟件有針對性強、兼容性強、功能完善、操作簡單、準確性高、更新方便、節約資金等優勢。

二、自行編制軟件的優勢

1、針對性強

由于設計人熟悉單位現狀，因此對檔案利用對象的需求把握到位，等于是“量身定做”，能夠解決并正確向導滿足利用者對某些“模糊”(想要得到而又不知從何種途徑)查詢的檢索需求。我會的管理軟件，即便是第一次來查找檔案的利用者，也能在幾分鐘內熟悉檢索環境，準確、完整訪問所需的資料和資源，從客觀上避免了市場上各種檔案管理軟件功能冗余針對性不強的缺點，遺漏和差錯發生率很低。

2、兼容性強

由于工作規模不同，管理差異等諸多客觀的存在，勢必會對檔案管理軟件的普及帶來一定的影響。自行編制軟件，既兼顧原有檔案管理方式、信息承載方式不被破壞，又順利實現手工檢索識別到計算機檢索識別的銜接和過渡，比較容易在傳統與現代化管理間架起一座橋梁，解決了信息處理手段，也讓多少年來習慣手工操作、計算機知識不十分熟悉的管理者盡快適應，還能使檔案管理軟件的功能得到拓展。比如：我會利用權限和用戶控制，使利用者通過局域網在本機上就能查找所需檔案信息目錄；通過多媒體超鏈接的形式，可在檔案查詢結果的顯示窗口直接展示圖片縮略圖等。

3、操作簡便

一套符合本單位檔案特點、操作簡便的管理軟件，不僅為提高檔案管理水平搭建了平臺，也為滿足使用者的求易需求提供了通道。檔案工作人員對計算機知識的掌握以及能否及時得到培訓和更新計算機知識，會直接影響到軟件在使用中的效果。如果軟件具有清晰的自動菜單提示工作界面，有較強的人機對話功能，直觀、易學，各種檢索方法符合檔案特點，查詢結果以圖表直觀形式表現，一目了然，只需很短時間的培訓就能掌握各種功能操作的管理軟件，就會無形中拉近使用者與軟件間的距離，使得對依托管理軟件提高檔案管理水平變得更加容易。

4、節約資金

自編自制，擁有自主知識產權，可以在需要時隨時進行功能拓展和系統調整，由被動變為主動。有效地減少單位對檔案工作管理成本資金投入，既實現了運用現代技術進行檔案工作管理的服務特性，也節省了購買或定做軟件的高額費用。對于用戶來講，新技術結合了低成本，才真正具有吸引力。對資金還不是很成熟的單位，這種模式的效果會比較理想。

5、實用性強

這一點對于檔案管理軟件來說是非常重要的。以我會為例，基于Microsoft Access軟件平臺的Virtual BasicApplication進行模塊二次開發編制的中華醫學會檔案信息管理系統軟件，不僅有效解決了學會檔案管理和利用查詢的需求，也改變了學會檔案管理手段，提高了工作效率，減少了重復勞動。更重要的是，用戶自己可以利用設備進行自我服務。隨著檔案管理軟件開發利用，它使我會所有基于檔案業務管理的服務模式發生了變革，實現了檔案工作在服務層面的創新，獲得了領導和利用群體認同的雙贏。

實踐證明：檔案管理軟件，沒有哪個最好，只有適合本單位情況和需要，方便使用最好，且具有清晰的工作界面，操作方便，具有很好的擴展與接口功能最好。

參考文獻：

1、梁孟華：《面向用戶的檔案信息資源的市場服務模式》，《檔案學通訊》2006年第4期。

2、張照余：《利用技術構建全國檔案信息共享網絡的研究》，《檔案學通訊》2006年第4期。

3、方立：《網絡環境下的檔案利用工作》，《云南檔案》2005年第3期。

作者單位：中華醫學會