報(bào)表系統(tǒng)在高校二級(jí)預(yù)算管理中的應(yīng)用

[中圖分類號(hào)] F232

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

[文章編號(hào)]167320194(2006)12-0029-02

為了充分調(diào)動(dòng)高校內(nèi)部各個(gè)二級(jí)學(xué)院的辦學(xué)積極性，目前國(guó)內(nèi)各高校普遍實(shí)行了二級(jí)管理，賦予各個(gè)二級(jí)學(xué)院一定的經(jīng)費(fèi)支配權(quán)，在經(jīng)費(fèi)預(yù)算范圍內(nèi)，可以自主使用相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)。從預(yù)算管理的角度看，財(cái)務(wù)部門既要隨時(shí)掌握各部門各類經(jīng)費(fèi)的預(yù)算數(shù)、已使用數(shù)、結(jié)余數(shù)等指標(biāo)，也要隨時(shí)掌握整個(gè)學(xué)院(校)各類經(jīng)費(fèi)的預(yù)算數(shù)、已使用數(shù)和結(jié)余數(shù)等指標(biāo)，還要堅(jiān)決防止超預(yù)算情況的發(fā)生：相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人也要求財(cái)務(wù)部門提供各類經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況的信息。但是現(xiàn)行財(cái)務(wù)軟件所提供的功能并不能完全滿足工作的需要。如用友U861“財(cái)務(wù)分析”子系統(tǒng)只提供了部門預(yù)算、科目預(yù)算、項(xiàng)目預(yù)算和利潤(rùn)預(yù)算等模塊。在部門預(yù)算模塊(見圖1)中，可以輸入每個(gè)科目的預(yù)算發(fā)生額，但不能輸入每個(gè)經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目的預(yù)算發(fā)生額。如我院本年度進(jìn)行教學(xué)水平評(píng)估，學(xué)院給各系下達(dá)了評(píng)估經(jīng)費(fèi)，除評(píng)估經(jīng)費(fèi)外，下?lián)艿恼＝?jīng)費(fèi)還有人員經(jīng)費(fèi)、辦公經(jīng)費(fèi)、學(xué)生經(jīng)費(fèi)等，我們需要掌握各個(gè)二級(jí)學(xué)院不同經(jīng)費(fèi)的預(yù)算執(zhí)行情況，顯然部門預(yù)算模塊無法滿足我院經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目的管理要求。在項(xiàng)目預(yù)算模塊(見圖2)中，可以輸入每個(gè)項(xiàng)目所對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)科目的發(fā)生額，但無法確定這是哪個(gè)部門的預(yù)算數(shù)，因此這種預(yù)算管理模式仍然無法滿足高校按二級(jí)學(xué)院進(jìn)行預(yù)算管理的要求；在科目預(yù)算模塊(見圖3)中，只能輸入每個(gè)會(huì)計(jì)科目的預(yù)算發(fā)生額，但無法確定每個(gè)部門和每個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算數(shù)。因此無論是部門預(yù)算模塊、項(xiàng)目預(yù)算模塊還是科目預(yù)算模塊，在高校中的應(yīng)用還存在著許多現(xiàn)實(shí)問題，這幾種預(yù)算管理模式實(shí)際上并不能適應(yīng)高校二級(jí)管理的需要。針對(duì)這種現(xiàn)象，筆者曾在《中國(guó)會(huì)計(jì)電算化》2003年第3期《談?wù)劯咝Ｘ?cái)務(wù)中的預(yù)算控制問題》一文中提出：將經(jīng)費(fèi)作為項(xiàng)目核算，通過“待攤費(fèi)用”和“預(yù)提費(fèi)用”科目將經(jīng)費(fèi)計(jì)劃數(shù)在賬面上反映出來：通過將支出類賬戶的輔助核算設(shè)置為部門、項(xiàng)目來反映每個(gè)部門每個(gè)經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目的實(shí)際發(fā)生情況。我們單位按上述思路對(duì)各系、各部門的經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行管理，這種模式已經(jīng)運(yùn)行3年。由于目前國(guó)內(nèi)財(cái)務(wù)軟件都提供了部門、項(xiàng)目等輔助核算功能，因此這種方法簡(jiǎn)單易行，不需要專門開發(fā)軟件，投資比較小，基本滿足了我院日常經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理的需要。

但是在這3年中我們也逐漸發(fā)現(xiàn)這種方法在實(shí)際運(yùn)用中還是存在一些問題。其中最大的問題是財(cái)務(wù)人員在報(bào)銷時(shí)事先并不了解相關(guān)部門各類經(jīng)費(fèi)預(yù)算的執(zhí)行情況，因此在報(bào)銷時(shí)需要首先進(jìn)入項(xiàng)目總賬查詢其經(jīng)費(fèi)的預(yù)算金額和實(shí)際使用情況。然后回到填制憑證模塊辦理憑證的填制事宜，過程比較復(fù)雜，耗費(fèi)時(shí)間比較多，尤其是在報(bào)銷工作比較忙時(shí)暴露出來的問題就更加明顯，影響了報(bào)銷的效率，對(duì)此廣大師生意見比較多。同時(shí)各個(gè)學(xué)校校情不同，因此對(duì)經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目的預(yù)算管理思路也不完全相同。例如我院規(guī)定，大類經(jīng)費(fèi)之間不允許相互調(diào)劑，但類內(nèi)經(jīng)費(fèi)可以相互調(diào)劑，如臨時(shí)人員經(jīng)費(fèi)和外聘教師勞務(wù)費(fèi)同屬人員經(jīng)費(fèi)，就可以相互調(diào)劑，因此在預(yù)算管理活動(dòng)中我們規(guī)定只要大類經(jīng)費(fèi)沒有超支就可以報(bào)銷。在這種情況下，財(cái)務(wù)人員需要隨時(shí)掌握各個(gè)二級(jí)學(xué)院大類經(jīng)費(fèi)的使用情況。雖然在項(xiàng)目總賬中我們可以隨時(shí)查詢各個(gè)項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)使用情況，但無法直接了解大類經(jīng)費(fèi)的使用情況(見圖4)，因此我們只能通過手工加減的辦法來了解大類經(jīng)費(fèi)的使用情況，影響了我們財(cái)務(wù)報(bào)銷的效率。

為了解決上述問題，提高憑證輸入效率，減少報(bào)銷時(shí)間，我們根據(jù)用友公司UFO報(bào)表系統(tǒng)的強(qiáng)大數(shù)據(jù)處理功能，巧妙地將報(bào)表系統(tǒng)和總賬系統(tǒng)進(jìn)行了有機(jī)的銜接。較好地解決了“財(cái)務(wù)人員在報(bào)銷時(shí)事先并不了解相關(guān)部門經(jīng)費(fèi)預(yù)算的執(zhí)行情況”所產(chǎn)生的問題，提高了憑證輸入效率，同時(shí)又能夠?qū)崟r(shí)反映各部門各種經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目的預(yù)算數(shù)、已使用數(shù)等相關(guān)信息，得到了二級(jí)學(xué)院和校領(lǐng)導(dǎo)的好評(píng)。現(xiàn)將這種方法介紹如下：

1.將支出類會(huì)計(jì)科目的輔助核算定義為部門、項(xiàng)目：

2.專門設(shè)置“預(yù)算支出——總預(yù)算”和“預(yù)算支出——明細(xì)預(yù)算”科目，將“預(yù)算支出——明細(xì)預(yù)算”科目的輔助核算定義為部門、項(xiàng)目核算，每個(gè)部門可支配的經(jīng)費(fèi)預(yù)算下達(dá)后，通過編制如下分錄將預(yù)算數(shù)在賬上反映出來：

借：預(yù)算支出——總預(yù)算

貸：預(yù)算支出——明細(xì)預(yù)算(部門、項(xiàng)目)

3.專門設(shè)置能夠反映各部門預(yù)算執(zhí)行情況的報(bào)表一份，見圖5。根據(jù)筆者的了解，從用友U8，21起，用友公司在UFO報(bào)表系統(tǒng)中增加了“未記賬的數(shù)據(jù)也可以反映在UFO報(bào)表系統(tǒng)中”的功能，見圖6。在設(shè)置報(bào)表公式時(shí)，只要將圖6中的“√”勾上，就可以將未記賬的數(shù)據(jù)反映在UFO報(bào)表系統(tǒng)中。因此圖5中的“累計(jì)支出數(shù)”實(shí)際上就可以做到實(shí)時(shí)反映了。報(bào)銷時(shí)財(cái)務(wù)人員只要在計(jì)算機(jī)上的任務(wù)欄進(jìn)行屏幕切換(見圖7)，然后進(jìn)行報(bào)表重算就可以獲取最新的經(jīng)費(fèi)使用信息。如果二級(jí)學(xué)院比較多，也可以直接設(shè)置反映大類經(jīng)費(fèi)使用情況的報(bào)表(見圖8)，從而更加方便財(cái)務(wù)人員實(shí)時(shí)控制各單位的經(jīng)費(fèi)。

這種模式已經(jīng)運(yùn)行3個(gè)月，財(cái)務(wù)人員普遍反映比較好。

注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請(qǐng)以PDF格式閱讀原文。