關于電算化實務中利潤表取數方法的探析

[摘 要]本文以使用用友UFO報表系統編制利潤表為例，詳細介紹了在電算化實務中編制利潤表的各種取數方法，闡明了其使用條件并進行了利弊分析。

[關鍵詞]取數方法；使用條件；優點；弊端

[中圖分類號]F232

[文獻標識碼]A

[文章編號]1673-0194(2006)12-0033-03

利潤表是反映企業在一定期間內利潤(虧損)的實際情況的報表。利潤表應根據損益類科目的發生額分析填列，實際上就是要按利潤表各項目的發生凈額填列。這一數據就是損益類科目在期末結轉損益之前的余額。在使用會計軟件編制利潤表時，如果該軟件沒有提供直接提取這一數據的取數函數，用戶也可以運用其他取數函數來提取。在實際中會有多種取數方法。找出最佳方法是會計電算化實務中應解決的問題。為此筆者進行了一些探討，現以使用用友UFO報表系統編制利潤表為例，對各種取數方法的取數公式、使用條件及其利弊進行歸納分析，以供同行參考。

一、編制月度利潤表的取數方法

月度利潤表分為“本月數”欄和“本年累計”欄。

(一)“本月數”欄的取數方法

本月數應采用賬務函數從總賬系統取數，具體有以下幾種方法：

方法一運用發生額函數(Fs)從損益類科目的發生額中取數。

用友UFO報表系統提供的利潤表模板“本月數”欄中各項目的單元公式就是按這一方法定義的。

這一方法的使用條件是：在日常會計處理中。要控制損益類科目的方向，使收益類科目只有貸方發生額，費用支出類科目只有借方發生額。凡涉及損益類科目的沖減項，只能用紅字金額(負數)同方向沖減，而不能用藍字反方向沖減。例如，發生銷貨退回10000元，會計處理應用紅字金額貸記主營業務收入10000元。而不能用藍字金額借記主營業務收入10000元。否則，生成的利潤表就是錯誤的。

此法的優點是利潤表的生成很方便，可直接使用UFO系統提供的利潤表報表模板上的公式，不用再定義公式。其弊端是有關會計信息的提供受到一定的影響，例如支付銀行貸款利息與取得存款利息及匯兌收益是兩種不同的會計信息，本應該分別在“財務費用”科目的借方或貸方分別反映，但為了便于生成利潤表卻都反映在借方，這就給這兩種信息的查詢及提取帶來不便。

方法二運用發生凈額函數(JE)從損益類各科目發生額中取數。有關項目的取數公式如表1(其他公式類推)。

這一方法的使用條件是：必須使總賬系統保持在損益類科目余額結轉之前的記賬狀態，即在其他憑證均記賬而月末結轉損益的記賬憑證未記賬的狀態下生成利潤表。否則一經記賬，損益類科目的發生凈額就變成零，此時，生成的利潤表將無數據。因此，此法主要適用于利潤總額計算與結轉采用“表結法”的企業。

此法的優點是在日常會計處理中不必控制損益類科目的方向。其弊端是在賬結法下使用會打亂記賬一結賬一編制報表的會計處理程序，并容易出錯。

方法三運用發生額函數(FS)從本年利潤明細科目的發生額中取數。有關項目取數公式如表2(其他公式類推)。

這一方法的使用條件如下：

(1)在“313l本年利潤”科目下按各損益類科目名稱設置二級明細科目。例如設置“313101主營業務收入”、“313102主營業務成本”、“313103主營業務稅金及附加”、“313104其他業務收入”、“313105其他業務支出”等。

(2)要控制本年利潤明細科目的方向，使收益類明細科目轉入的金額在貸方，轉出的金額在借方，費用支出類明細科目轉入的金額在借方，轉出的金額在貸方。這就要求在特殊情況下，轉入金額要用紅字(負數)反映。例如“財務費用”科目正常情況下期末余額在借方，但如果出現貸方余額，在轉入本年利潤科目時應用紅字金額借記“本年利潤一財務費用”。如果用藍字貸記“本年利潤一財務費用”生成的利潤表將是錯誤的。另外12月份將全年實現的凈利潤轉入“利潤分配一未分配利潤”賬戶時，則必須按“本年利潤”各明細科目余額的反方向轉出。不能用紅字同方向沖銷，否則，發生額合計為零，使12月份的利潤表由于提取不到數據，不能正確生成。

此法的主要優點就是克服了前兩種方法的弊端，而且只要模板建好后生成利潤表也很方便。其不足之處是不僅要在本年利潤科目下增設明細科目，還要注意控制其方向，稍嫌麻煩。

(二)“本年累計”欄取數方法

“本年累計”欄數據可采用賬務函數從總賬系統取數，也可采用SELECT本表他頁取數函數從利潤表本身取數計算求得。

方法一 運用SELECT函數取上月利潤表“本年累計”欄數加上本月數計算求得。

用友UFO報表系統提供的利潤表模板中“本年累計”欄的單元公式，就是按這一方法定義的。

這一方法的使用條件是：每一年度的月度利潤表必須為同一報表文件，各月利潤表屬于本表中的不同表頁，且1～11月任一表頁都不可缺少，否則都會使以后月份的本年累計數出錯。

此法的優點是方便，可直接使用UFO系統提供的利潤表報表模板上的公式，不用再定義公式。其不足之處是只適用上述條件。

方法二 運用累計發生額函數(LFS)從損益類科目或本年利潤明細科目累計發生額中取數。有關項目取數公式如表3(其他公式類推)。

此法的優點是不要求各月利潤表為同一報表文件，比較靈活。其使用條件及不足之處可從“本月數”欄取數“方法一”和“方法三”推之，這里不再贅述。

二、編制季度、半年度、年度利潤表的取數方法

季度、半年度、年度利潤表分為“上年數”欄和“本年累計”欄。按照企業會計制度規定的填制要求，第二季度利潤表就是半年度利潤表，第四季度利潤表就是年度利潤表，因此，在實際中只需建立季度利潤表模板確定“上年數”欄和“本年累計”欄的取數方法。

方法一運用累計發生額函數(LFS)從損益類科目或本年利潤明細科目累計發生額中取數(以從本年利潤明細科目累計發生額中取數為例)，有關項目取數公式如表4。

這一方法的使用條件同“本月數”欄取數方法三。此外，還應修改關鍵字設置，應將原報表模板中的“月”取消，改設為“季”。錄入關鍵字時，“季”錄入本季度序號。例如2005年6月要生成第二季度利潤表，其關鍵字錄入如圖1。

此法的優點是每年各季度利潤表可共用一個報表文件，通過追加表面，錄入關鍵字就可輕松生成各季度利潤表。報表模板在以后年度只需修改取數公式中的會計年度便可繼續使用，基本上一勞永逸。

方法二 運用報表與報表間的計算公式從月度利潤表上取數。

例如第一季度利潤表“上年數”欄可從上年3月份利潤表的本年累計欄取數，本年累計欄可從本年度3月份利潤表的本年累計欄取數。假定所有月度利潤表是一個文件，名為“S”，上年3月份利潤表在第3頁，本年度3月份利潤表在第15頁，“主營業務收入”項目的本年累計欄的位置為D6，則第一季度利潤表中“主營業務收入”項目的上年數欄C6取數公式為：“S”→D6@3，本年累計欄D6取數公式為：“S”→D6@15，其他項目的取數公式依此類推。

這一方法很難找出優勢，但弊端有兩點：一是各季度利潤表不能共用一個報表文件，不便于報表管理；二是所建的報表模板每季度都要修改，相對麻煩。

三、結論

綜上所述，筆者認為在以上各種取數方法中，運用發生額函數(FS)和累計發生額函數(LFS)從本年利潤明細科目取數的方法最值得推薦，選擇此法，按年度分別建立月度利潤表和季度利潤表文件是編制利潤表的最佳方案。

注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內容請以PDF格式閱讀原文。