論企業內部控制信息系統建設

段開峰

【摘要】內部控制信息系統是企業內部控制得以有效實施的關鍵。文章以榮威集團為例，在設立內部控制信息系統管理小組、建立內部控制體系、確定開發模式及具體建設完善等方面進行了探討。

【關鍵詞】內部控制 信息系統？附加模式

一、成立內部控制信息系統管理小組

內部控制信息系統是指利用計算機和通信技術，對企業內部控制進行集成、轉化和提升所形成的信息化管理平臺。榮威集團在用的信息管理系統是自行開發的，與一般的商業軟件相比，該管理系統能更好與集團業務契合；同時，考慮到目前的信息管理團隊開發能力強且能更好地理解公司各業務模塊，故采用了附加模式的內部控制信息系統建立模式。

為有序、高效地進行內部控制信息系統的開發和后續維護，需成立一個內部控制信息系統管理小組，該小組的成員主要由財務部門、業務部門以及信息管理部門的人員組成，職責包括：（1）建立企業內部控制體系。（2）確定內部控制信息系統建設的基本模式和路線圖。（3）評估現有信息管理系統，提出新增或改造方案。（4）組建不同業務模塊的開發項目小組，進行內部控制信息系統的開發。（5）評估項目進度，提出改進建議，整合各模塊開發成果，形成獨立運行的內部控制信息系統。（6）根據內部控制信息系統實施效果，提出改進、完善建議并負責持續維護等。

二、內部控制體系的建立

內部控制信息系統實質上是公司內部控制體系得以有效運行的一個信息化平臺，因此，在開發內部控制信息系統之前，必須結合企業自身特點，建設一套適合自身業務特點的內部控制體系。該內部控制體系的建立由內部控制系統管理小組中的財務部門和業務部門來共同完成。具體來說，由財務部門根據企業內部控制規范指引的具體要求，結合企業特點，梳理各項業務流程，如采購、銷售、資產管理、合同管理、資金活動、研發活動、工程項目等，標識出流程中的風險點，針對性地制定相應的控制措施，并將這些內容形成公司規范性的內部控制制度及文檔。這些控制文件是進行后續內部控制信息系統建設的重要依據。另外，還要對信息管理人員進行內部控制文件的培訓，使他們充分理解如何將內部控制的具體環節轉化為計算機程序語言。

三、制定內部控制系統建設的基本模式和路線圖

根據集團內部控制管理要求，結合信息管理人員的配備和業務構成，我們確定了各相關內部控制流程的開發路線圖，具體來說：（1）之前負責不同業務信息管理模塊的開發人員負責相應的內部控制信息系統的開發。（2）根據集團對不同業務內部控制需求的輕重緩急，由內部控制信息系統管理小組綜合平衡，制定開發的先后次序。（3）為保證項目得以有序開展，針對不同業務流程的內部控制信息系統開發需求，建立一套信息系統開發任務管理系統，該任務管理系統用于業務部門提出開發需求，經管理小組相關人員評估后確定開發小組成員構成、開發完成時間等，這樣能夠及時評估項目進展情況，便于統籌調整，確保整體項目有序開展。

四、實施內部控制信息系統的建設和完善

針對非生產性物資的采購管理，榮威集團已經有了一個專門的管理系統，該系統的主要功能是滿足非生產性物資的進銷存管理，現在根據采購付款內部控制流程，需要對其嵌入與該內部控制流程有關的內部控制程序，以實現以下風險控制點：（1）采購申請及審批。（2）采購預算控制。（3）供應商的資質審批。（4）采購價格的審批。（5）入庫檢驗。（6）付款審批等。同時，對于流程中需要不同部門相關崗位人員的審批權限可以通過提取人事管理系統的數據來實現權責分離控制程序。

以下介紹如何采取嵌入或提取方式建立控制程序：

第一，采購申請及審批。在原有采購申請單模塊中添加初審人、審核人及終審人控制流程，申請采購人員在系統中添加申購單，列明申購物資種類、品名、數量等信息，提交需求部門負責人初審，完成后提交審核人（具體為采購部門負責人），最后提交公司總經理終審，然后才可以實施采購行為。

第二，采購預算控制。在原有的每張申購單上設置專用按鈕，供選擇是“預算內”還是“預算外”采購，以此來控制預算外采購行為。

第三，供應商資質審批。新設供應商資質評估模塊，凡是新進供應商均需由采購部門在該信息模塊中提出申請，列明該供應商的主要信息如營業執照號碼、法人代表、聯系人、經營范圍、付款期限等，經過采購部門負責人、公司負責人、集團總裁核準后，自動形成供應商編碼并納入集團供應商數據庫，沒有供應商編碼的供應商不具備供貨資格，無法在系統中實施采購申請功能。

第四，采購價格審批。對不同采購規模的物資采用不同的價格審批程序。（1）單次采購低于10 000元的物資，在系統中通過新增價格確認單模塊來控制，由采購部門通過電話/傳真詢價后填寫系統“價格確認單”，經采購部門負責人、公司負責人審批后自動納入物資價格數據庫，價格有效期3個月，3個月內重復采購的，無須再詢價，超過3個月，價格自動失效，需要再次詢價并填寫“價格確認單”按流程審批后實施。（2）單次采購超過10 000元的物資必須采用招標方式確定供應商和價格，在申購單中對這類采購只有在輸入招標單號后才能實施采購。實現該控制程序是新增招標流程審批模塊，對單次采購超過10 000元的物資由采購部門實施招標，并按流程經采購部門負責人、公司負責人、集團財務處處長、集團總裁核準后生效，同時形成招標單號，該招標單號碼僅供使用一次，使用過后就自動作廢。下次同樣物資單次采購超過10 000元的必須再次實施招標控制流程。

第五，入庫檢驗。入庫環節由倉庫管理人員對數量進行確認并安排系統入庫手續（形成入庫單），同時質量管理部門對質量進行檢驗，凡是沒有通過檢驗的物資系統會以灰色顯示該物資信息并無法履行領用手續。

第六，發票審核及付款審批。新增發票錄入及付款申請模塊。倉庫管理人員核對并錄入發票信息（包括供應商、入庫單號等），系統自動生成應付款信息，同時將發票及入庫單按流程進行審批，最終由財務人員在系統中鎖定發票信息（避免重復開票）。采購部門每月根據到期的應付款余額進行付款申請，由采購部門負責人、財務部門負責人批準后安排支付，同時在應付款系統中登記已付款信息。

以上非生產性物資采購付款內部控制信息系統是由非生產性物資管理系統的原開發小組開發完成的，具體思路由財務部門、采購部門、配送部門根據企業內部控制規范指引的要求分別對不同的控制點進行嵌入式的開發，將授權審批、職責分離等控制點嵌入控制程序中（通過提取人事管理系統的控制程序實現具體的控制職能），同時將在手工環境下難以實現的控制功能如付款期限的計算、價格的選擇、不同規模采購對價格確定方式的選擇等嵌入了控制程序。同樣，其他業務流程的內部控制信息系統也按照這樣的思路進行開發設計，所有的開發過程由內部控制信息系統管理小組負責全過程的跟蹤，同時對信息系統的運行和維護進行管理，確保內部控制信息系統按照規定的程序、制度和操作規范持續穩定運行。

參考文獻

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