構建網絡環境下的期刊辦公自動化

熊曉芹

隨著互聯網技術的成熟和應用的普及，傳統的信息傳播模式和人們獲取信息的方式正在發生根本的變化，學術期刊的信息化建設亦日趨成熟；有關期刊編輯工作網絡化研究和嘗試越來越受到編輯人員的關注。從E-mail投稿、期刊上網到期刊編輯部網站建設，到網絡化管理。網絡出版的實踐探索越來越多，為了促進編輯部工作的有效發展，提高期刊的工作效率和擴大影響力，在考察現有的編輯自動化系統的基礎上，結合自身的特點和需求，建設了編輯自動化系統。

本系統與編輯部網站同步建設，建立了基于互聯網平臺的期刊辦公自動化系統。系統具有作者在線投稿及查詢、專家在線審稿和編輯在線辦公三大模塊和讀者在線閱讀功能。系統能完成從接收稿件、審稿、編輯加工、發稿、組稿瀏覽大樣、稿件費用管理、稿件信息查詢、工作統計及建立索引等貫穿編輯部工作全過程的監控與管理。實現了作者、讀者、審稿專家與編輯部出版工作的一體化。系統建成后極大地提高了編輯部工作的效率

一、系統總體設計思路

系統是由作者模塊（包括作者投稿與查稿）、專家審稿模塊、編輯部網上辦公系統三大模塊與雜志社網站組成。如圖1所示：

二、主要功能模塊的實現

1、作者模塊及其功能

作者模塊是供作者在線投稿、查詢稿件審理意見及結果時使用的。作者進入雜志社的網站主頁，點擊“作者投稿”或“作者查稿”模塊可實現在線投稿和查詢審稿結果的目的。

第一次在線投稿的作者，在點擊“作者投稿”模塊時，系統會跳出作者登錄界面。要求作者在本系統注冊，申請一個賬戶并設定密碼；同時需要填報作者的姓名，單位及聯系方式等相關信息。為了保證編輯部能與作者及時聯系，一般要求作者提供真實可靠的信息。完成注冊后，作者便可按照系統的提示，逐步完成稿件上傳的任務。對于成功上傳的稿件，系統會自動給作者一個回復信息，告知作者編輯部已收到其所投稿件，并會盡快審理該稿。當編輯部完成稿件登記后，系統還會以電子郵件方式通知作者，并告知其稿件的編號，以便于作者查詢時使用。已經在系統注冊過的作者，只需輸入自己的賬號和密碼，即可進行在線投稿；作者信息變動，可自行修改相關信息。

“作者查稿”模塊主要是為了方便作者查詢稿件的審理情況而設置的。作者點擊此模塊，輸入自己的賬號和密碼就能查看到自己所投稿件的處理狀態、審稿意見及審理結果。

2、專家審稿模塊

專家審稿模塊是專為審稿專家設置的功能。編輯部收登稿件后，根據稿件的主題，在系統的專家庫中選擇相關專家，并將稿件發送給專家審讀。專家登錄雜志社主頁，點擊專家審稿欄目，輸入自己的賬號和密碼，既可進入審稿界面。在審稿專家的賬戶下，可能看到需要審讀的稿件目錄，選中要審讀的稿件后，便可開始審稿工作。審稿專家可在系統提供的審稿單內填寫審稿意見，完成后點“審稿完成”，審稿意見便自動發送到編輯部。

在審稿專家的個人賬戶下，專家除能看到待審稿件外，還能看到已審稿件和編輯部發送給專家的通知或消息。

3、編輯部模塊及功能

編輯部模塊主要由稿件管理、組版及費用管理、決策管理和信息維護等功能模塊組成。其中稿件管理包括網上來稿、稿件登記、審稿、稿件查詢等功能；組版管理由欄目設置、選定刊期、稿件選用、制作目錄及索引等功能組成；費用管理包括稿費管理、版面費管理、審稿費管理等功能；決策管理由統計數據、樣刊管理和大樣瀏覽組成；信息維護是對雜志信息、讀者、作者、審稿專家信息、編委專家以及關鍵詞庫的信息進行管理和維護的模塊。下面分別介紹它們的主要功能及特點。

（1）稿件管理

稿件管理功能主要是用于稿件登記，分配審理及查詢。它包括網上來稿、稿件登記、審稿、稿件查詢等功能。網上來稿是記錄所有未登記的在線投稿，以列表的形式出現，反應已接收，但尚未登記編號的稿件。編輯部對稿件進行查重處理后，登記稿件信息，進行編號處理后，將會通知作者稿號。

稿件查詢是通過作者姓名，稿號、作者單位、稿件處理人或稿件處理階段等20多種可選擇的檢索點進行查詢，查詢可通過單個檢索點進行檢索，也可通過多個檢索點的組合進行查詢。例如，將作者姓名和稿件處理組合成為檢索條件進行查詢。它的特點是靈活方便，便于分類，非常利于分類統計。除通過組合查詢外，還可按出版日期進行查詢。

審稿功能是稿件管理中的一個重要功能，系統設有多種可選功能。可根據編輯部業務流程特點而設置，具有較強的靈活性。一般的編輯部都實行稿件“三審制”，下面以某編輯部的工作流程為例進行介紹。

初審是審稿編輯對登記后的稿件進行初步審查，填寫初審意見，并提交復審處理。系統在設置初審的各種參數時也提供了多種可選方案，例如，本階段信息是否顯示作者信息，本階段計劃完成時間，是否允許作者遠程查看該流程信息，本階段審稿費，自動催審等。編輯部可根據自身的工作特點，對上述參數進行選設。為了增加工作流程的透明度，體現審稿工作公開、公正的特點，建議編輯部將“允許作者遠程查看該流程設置為“是”。這樣作者可通過“稿件查詢”功能查看所投稿件的審理狀態和編輯意見，利于作者隨時查看稿件的審理進程，縮短了編輯部與作者之間的心理距離，也減少了編輯部回答作者咨詢的工作量。

對于需要修改的稿件，初審編輯可直接將修改意見發送給作者。作者接到修改通知后，按照編輯所提的意見進行修改后，可通過系統回傳編輯部，編輯部便可對修改后的稿件進行后續審理。初審編輯認為合格的稿件可送復審（或外審），對于不合格的稿件進行退稿處理。

復審（或外審）是對通過初審的稿件進行審理，填寫審稿意見。系統中復審的參數設置基本與初審相似。對于需要修改的稿件，也可直接填寫修改意見，對于有異議的稿件可交其他審稿專家審理，對于需要修改的稿件也可直接給作者發送修改意見。

終審由主編對通過初審和復審的稿件進行最后審理，以確定是否刊用。通過終審的稿件，編輯部以郵件形式通知作者，并寄送版權轉讓協議。作者也可在線查詢審理結果，作者能從系統看到稿件被“錄用”或“退稿”的標識，主編審理結果一出來，系統就會顯示此標識。

（2）組版及費用管理系統

組版管理模塊主要是供責任編輯按期選擇稿件和組版所用，在此模塊中有欄目設定、選用稿件、制作目錄和制作索引文件等功能。責任編輯在設定好本期欄目后，便可按欄目從備選稿件數據庫里選擇刊用稿件和補白的內容。在完成按期組版工作后，責任編輯可用索引文件制作目錄功能。責任編輯完成目錄制作后，雜志社主頁會同步顯示出來。

費用管理模塊包括版面費、稿費和審稿費及未處理費用管理等功能。責編在按期選稿時，每選中一篇稿件時，系統會自動提示此稿是否已收取版面費；對于未收取版面費的稿件，系統會讓你選擇是否繼續選用，如果責任編輯選“是”，系統將其放入本期目錄；如果選“否”，則此稿仍保留在選稿件數據庫里。系統中稿費和審稿費的計算是按編輯部輸入的收費標準計算，收費記錄會存放在系統里以備查用，可通過篇名、作者、審稿人等檢索點查看稿件收費情況。

（3）決策管理

決策管理包括數據統計、樣刊管理和大樣瀏覽等模塊，它提供決策所需要的多種數據，方便決策者全面掌控期刊出版的各種情況。數據統計包括作者統計、編輯統計、退稿統計、稿件統計表和費用統計。投稿量和發稿量可按作者姓名、單位進行統計查詢。編輯部的工作量和退稿量等數據可按時間段進行統計。

樣刊管理模塊可以年、期作為檢索點，查詢每期稿件的題名、作者、稿號及作者的通知地址。決策者可全面了解各期的稿件主題、選題分布、作者分布情況。大樣瀏覽功能是供主編按期審閱各期大樣，便于發現問題和解決問題。

（4）信息維護

信息維護模塊包括期刊信息、作者信息、讀者信息、審稿專家以及主題詞等信息。期刊信息包括期刊通信信息，學科類別，設置的欄目等；作者信息、讀者信息包括作者的姓名單位、聯系方式、學科研究方向等；審稿專家信息基本與作者信息的內容相同，還增加了審稿速度和態度，以便雜志社評價審稿專家的工作質量；主題詞庫可通過作者投稿時所填的關鍵詞生成，也可通過編輯部根據需要添加，建成后的主題詞庫對于選題策劃分析、了解學科發展動向均有較大參考價值。

本系統可以為期刊的編者、作者、讀者建立了快速、有效的交流平臺和環境。方便了作者投稿和查稿，同時提高了編輯部的工作效率；但系統在互動性，遠程校樣傳送及與國際科技期刊網站的功能接軌上有待進一步提高，以便為期刊實現網絡出版、網絡互動交流等方面奠定更好的基礎。

（作者單位：中科院文獻情報中心編輯出版中心）