向管理控制一體化邁進

邢繼偉　張健勇

一個企業(yè)在生產和經營的過程中，每天要產生成千上萬的數(shù)據(jù)和信息，形成大量的報表和分析材料，如果企業(yè)不能有效地駕馭這些信息，何談管理與效率，企業(yè)如何能夠提高效益、壯大和發(fā)展?

黑石化領導班子通過大量的調研和考察，明確提出了用信息化帶動企業(yè)改革，優(yōu)化內部業(yè)務流程，降低生產成本，提高效益，加快對市場需求的綜合應變速度，提高企業(yè)綜合競爭實力的新思路。

該廠作為有著40余年歷史的黑龍江省內第一家煉油廠，從幾百萬元資產的老裂化廠，歷經坎坷逐步發(fā)展為目前的從原油進廠到煉油“初提”——生產“油頭”的主要產品汽油、柴油，到以油汽深加工的“化尾”——精細化工產品甲乙酮、壬基酚、丙烯等20余種產品、資產10余億元、銷售收入20．6億元、稅金6786萬元的現(xiàn)代煉化生產企業(yè)。

實踐證明，該廠信息化工程的實施，管理控制一體化運營，猶如給企業(yè)插上騰飛的翅膀，迅速有效地提升了企業(yè)的核心競爭力，實現(xiàn)了將企業(yè)作實、作強戰(zhàn)略目標。現(xiàn)在企業(yè)正著力建設50萬噸／年DCC等一批項目建設，向著既定的“十一五”規(guī)劃目標大步邁進。

一、科學規(guī)劃

該廠在2002年初，確立了信息化建設的宗旨，就是利用信息技術，幫助企業(yè)管理部門，加強對生產經營管理過程中，各項費用的管理和控制，加快消除企業(yè)發(fā)展的“瓶頸”——對大量的企業(yè)信息進行綜合處理，并且使信息采集、傳輸、加工、決策、執(zhí)行、效果反饋速度加快，求得最大的經濟效益。

經過多方調研和考察，他們的建設思路是采用省、市多位專家的建議，視信息工程為先進科學技術的集成，立足高起點，同時兼顧現(xiàn)有需求與未來發(fā)展趨勢。確定了在先進ERP管理思想及MES先進技術的指導下，通過PCS控制層建設、綜合運用現(xiàn)代化管理技術、化學工程技術、信息技術、自動化技術、系統(tǒng)工程技術，將企業(yè)資源中的物料流、信息流和資金流有機集成，實現(xiàn)決策科學化、管理高效化，控制最優(yōu)化的集成系統(tǒng)，作為實施ERP的總體目標。

到2005年7月，該廠已建成的信息系統(tǒng)包括五個層次；決策層、管理層、執(zhí)行層、過程控制層、支持層；兩個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)：關系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、實時數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)；一個網(wǎng)絡：工廠敷設整個廠內局域網(wǎng)以此為總體結構框架，進行系統(tǒng)的總體設計、分解實施、系統(tǒng)集成。整個系統(tǒng)建設完成耗時43個月，大體分為兩個工程來完成，即基礎專業(yè)工程和系統(tǒng)集成工程。

二、分步實施

2002年1月到2003年7月，該廠利用一年半的時間，完成了信息化一期工程建設，實現(xiàn)了以滿足專業(yè)管理需求的“孤島型”子系統(tǒng)建設，重點應用了物流系統(tǒng)化管理、財務系統(tǒng)、供應采購和銷售系統(tǒng)等于系統(tǒng)。從專業(yè)管理的角度，使財務管理實現(xiàn)了旬成本核算；系統(tǒng)能夠按要求編定采購計劃、生產計劃；該系統(tǒng)還支持WEB查詢，方便企業(yè)管理決策。

2003年8月至2005年7月，為該廠信息化二期工程建設階段，主要完成了工廠整體局域網(wǎng)建設、生產調度集成化管理、生產成本控制管理、辦公自動化應用以及客戶關系管理、項目建設管理、新建、擴建項目DCS系統(tǒng)建設，實現(xiàn)了整體系統(tǒng)集合運行。重點完成了生產調度微機化管理；生產成本管理和控制；完善的一整套辦公室公文處理流轉系統(tǒng)。辦公系統(tǒng)可以按文檔類別分為收文管理、發(fā)文管理、檔案管理、簽報管理、用印管理和任務督辦。使用部門可以在工作流中，進行公文的起草、流轉、編輯、簽發(fā)、登記、歸檔等操作，從而實現(xiàn)辦公無紙化、自動化。

三、運行效果

黑石化信息化應用工程最終實現(xiàn)了具有先進的ERP管理思想及MES先進技術的綜合信息應用功能，在企業(yè)的生產、經營、管理、決策等多個領域內進行了廣泛的應用。

強化了企業(yè)生產控制能力。生產調度與計量系統(tǒng)的成功應用，增強了對生產過程中的數(shù)據(jù)處理能力，現(xiàn)在操作人員、化驗人員只要在計算機旁，敲擊鍵盤就能夠把生產調度所需的數(shù)據(jù)傳給各級單位與領導，使得生產工藝狀況一目了然。能源管理與其它系統(tǒng)集成后，可以清楚的知道全廠及本單位能耗情況，而不用等到月未算賬時才知道能耗狀況，可以使車間有效控制能耗費用。對于像水處理、75噸鍋爐等裝置操作，只需坐在控制室里，輕點鼠標，瞬間就看到了數(shù)據(jù)，然后系統(tǒng)會自動分析后下發(fā)指令，不用再辛苦手工記錄，一個人可同時照看幾個甚至上百個結點，生產操作變得安全、準確、輕松自如。

提高了企業(yè)的經營管理水平。在企業(yè)實施ERP管理系統(tǒng)之前，采購、銷售、庫存管理模式都是采用手工操作來完成，年末對賬，賬本滿天飛。成功實現(xiàn)信息工程后，采購管理方面，改原來零星采購為計劃采購，有效降低了采購費用、通過“比質比價”、改變了采購成本居高不下的情況；庫存管理方面，形成了與財務統(tǒng)一的物資管理帳，作到了賬實相符，通過安全庫存等措施，減少庫存資金占用；在銷售管理方面，能夠根據(jù)市場與生產的情況，合理的制定產品價格，銷售管理更加精細。采購管理、庫存管理、銷售管理與財務管理系統(tǒng)、車間生產計劃管理等集成后，形成了完整的生產經營管理體系，各個方面緊密聯(lián)系，高效運作，使得管理水平上了一個新臺階。

提高了財務中心監(jiān)管力度，為生產經營管理決策奠定了堅實基礎。財務管理系統(tǒng)通過多個模塊進行的集成應用，使得公司財務賬務清晰，查詢方便，財務報表生成快捷、方便，提高了財務工作效率。系統(tǒng)提供的多種決策分析工具，采用多種算法進行企業(yè)效益分析預警雷達系統(tǒng)，更是能夠直觀的反應企業(yè)現(xiàn)在的財務管理狀況，企業(yè)資金預警等等。同時，對原材料進廠，銷售產品出廠的財務監(jiān)管進一步加強。另外，采用先進的成本控制方法，利用計算機系統(tǒng)進行產品成本核算，并與預算進行對比分析，及時發(fā)現(xiàn)成本上升或下降的原因，以便采取相應的措施。先進的經營管理也降低了庫存資金、在制品資金，加速企業(yè)的資金周轉。

項目管理平臺系統(tǒng)實現(xiàn)了集中控制、分層管理的管控模式。設置統(tǒng)一的項目管理平臺服務器，進行集中控制。在項目部內控上，對個體的項目來說，各個方面的控制和管理主要在項目部進行，項目部必須每個工作周期向主服務器上匯報項目數(shù)據(jù)，以實現(xiàn)工廠集中控制、集中監(jiān)管的目的。

方便了領導查詢。全面的領導查詢功能，使領導決策層能夠全方位的享有企業(yè)信息，能夠重點掌控他們所關注的信息，為生產、經營、管理決策提供了有力保障。

采用先進的DCS控制系統(tǒng)和優(yōu)化控制，提高了生產平穩(wěn)率和收率，催化裝置2002年液體收率81．1％，提高到2005年的83．25％，效益提高3000余萬元．2005年生產成本相同口徑同比降低1500萬元；采購費用同比降低870萬元；加強分銷管理，推廣網(wǎng)絡化銷售，降低銷售費用約60萬元；通過財務管理與主動成本控制，使得財務決算時間由原來的半月縮短

為兩天，使生產成本月核算當天即可完成等等，不僅提高了工作效率，重要的是實現(xiàn)了企業(yè)的物流、資金流、信息流的整合、優(yōu)化和科學應用。黑石化以大工業(yè)流程制造業(yè)信息化，帶動企業(yè)工作全面創(chuàng)新的經營理念，對信息源進行深度開發(fā)利用，強化了對企業(yè)的有效管理、程序控制、數(shù)據(jù)監(jiān)控和決策數(shù)據(jù)化，企業(yè)競爭力、經濟效益、管理水平和企業(yè)形象實現(xiàn)了跨越式提升，企業(yè)亦被黑龍江省科技廳命名為信息系統(tǒng)集成應用示范企業(yè)，并入選中國企業(yè)信息化500強。

四、如何成功實施ERP(客戶篇)

在ERP的實施過程中實施方都有一套有效的實施方法來指導項目的實施，但作為客戶只能從一些文章，案例等吸取項目管理的經驗，本文旨在講解ERP實施中客戶方應遵循的一般原則，及應該注意的問題。

ERP中客戶方的主要工作

ERP的實施主要分為項目計劃階段，制度規(guī)劃階段，上線準備階段，正式上線階段與討論優(yōu)化階段。

項目計劃階段需要公司的各個部門知道ERP是什么，具備怎樣的正確觀念才能在企業(yè)中應用成功。這個階段要配合實施方制定切實可行的計劃，便于共同構筑ERP的運行模式。

制度規(guī)劃階段一般是ERP實施中的重頭戲，包括接受ERP產品及概念的系列培訓，整理收集ERP運行的數(shù)據(jù)，制定適合企業(yè)的一整套ERP流程。

上線準備階段通常為檢查基礎數(shù)據(jù)，對ERP系統(tǒng)不能吻合的部分進行修改調整，進行ERP的仿真演練及試運行。

正式上線階段通常指ERP系統(tǒng)實際運用起來，包括在ERP中開始處理數(shù)據(jù)，運行流程。這個階段一般應每天檢討項目情況，而且項目負責人提前建立一套應急機制。

討論優(yōu)化階段通常在第一次正式月結后，對項目的應用情況進行總結，確立改進的目標及擬定采取的措施，應用狀況良好的項目即可進行項目的結案大會，標志著項目由實施階段轉入后期維護階段。

客戶方如何組建項目組織

項目一開始就要組建一個項目組織，最好由各部門抽調相應的人員組成ERP項目組，這種項目組織責任明確，對ERP的實施是強有力的保障。

項目組織建立完成之后應在項目組織內進行明確的分工。最好是企業(yè)的一把手總體負責掌控項目；項目經理是具體負責與實施方的項目經理溝通，負責在本企業(yè)內部組織資源等具體事宜。來自各個部門的骨干及項目組成員，必須熟悉本部門業(yè)務，負責本崗位的產品功能學習，本崗位數(shù)據(jù)收集，流程制定，期初數(shù)據(jù)收集等，除了本身學好產品功能外，還要擔任部門內的講師，負責將ERP應用在內部推行。信息部即計算機室的人員負責系統(tǒng)的維護，數(shù)據(jù)庫的備份等系統(tǒng)管理工作。

如何組織好數(shù)據(jù)收集

ERP的重要功能之一就是要建立一套企業(yè)的基礎數(shù)據(jù)，因此做好ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)收集工作是ERP成功的有力保障，數(shù)據(jù)的收集工作對于制造業(yè)來說通常因為基礎數(shù)據(jù)的管理不規(guī)范，基礎數(shù)據(jù)的編碼不統(tǒng)一，基礎數(shù)據(jù)的收集責任不清等影響上線的進度及效果。通常的有效方式是確立一套簡單有效的編碼體系，在數(shù)據(jù)收集時分清責任落實到人，任務的分配清晰。

如何討論ERP的業(yè)務流程

在企業(yè)實施ERP，業(yè)務流程規(guī)劃是最難的階段了，業(yè)務流程的規(guī)劃很大程度上決定了ERP應用的效率，應用的效果。這個階段是最為關鍵的階段，對用戶來說流程的討論一定要結合ERP系統(tǒng)本身的功能來討論，碰到疑難問題，不回避，積極的解決問題，未決問題及時向高層反映，給出結論性的建議后在ERP系統(tǒng)中進行調整。在流程討論階段經常碰到需要個案開發(fā)的情況，這時候就需要項目經理掌握整體進度及進行部分開發(fā)。

如何準備上線應用

做好模擬工作是上線的前提，在模擬階段一定拿真實的數(shù)據(jù)來跑流程，在模擬階段很多人才剛剛的理解了系統(tǒng)，與實際業(yè)務進行了連接，因此一定要很好的利用這次機會，達到模擬的效果。模擬完成后需要整理期初的數(shù)據(jù)，上線時間一般應以完整的賬期及以月為單位，不然在月中無法取得期初的數(shù)據(jù)，期初開賬數(shù)據(jù)含財務期初開賬數(shù)據(jù)，庫存期初開賬數(shù)據(jù)，企業(yè)內月底未完成的訂單，采購單，工單等也應依據(jù)實際狀況將未完工的部分導入系統(tǒng)，繼續(xù)執(zhí)行，在開賬前一般企業(yè)會針對本企業(yè)的庫存進行全面盤點，全面盤點一般比較費時，盤點的結果處理，如盤盈，盤虧的處理應盡快完成，正式上線階段應高度重視，項目經理及顧問有必要每天巡視項目狀況并每天召開項目會議總結問題與解決方案，做好上線過程中發(fā)現(xiàn)的問題并及時通告解決的時間與結果，另外要輸出結果，盡快完成與手工的切換。

(作者單位：黑龍江石油化工廠)