教學(xué)檔案在高校評估中的問題及對策

教學(xué)檔案既是高校檔案基礎(chǔ)，又是高校檔案的主體和核心，它是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的基礎(chǔ)和依據(jù)。教學(xué)檔案的完整與否，將直接影響到教育評估的結(jié)果。

從目前有些學(xué)校教學(xué)檔案的管理情況看，仍存在不少問題：一是教學(xué)檔案材料不齊全。教學(xué)檔案產(chǎn)生于教學(xué)、教輔單位，校、系領(lǐng)導(dǎo)只重視教學(xué)中心工作，對于在實(shí)施教學(xué)工作中形成的檔案材料缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，制度不健全，校、系(部)沒有配備專職檔案管理人員，通常由行政人員、教學(xué)秘書兼任，并且更換頻繁，沒有受過專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，對教學(xué)檔案歸檔內(nèi)容不夠了解，以至于相當(dāng)一部分教學(xué)材料散存于部門、個(gè)人手中或者沒有及時(shí)收集整理，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案材料不齊全、不完整。如：有的學(xué)校在準(zhǔn)備備查資料時(shí)，找不到完整教學(xué)改革會(huì)議材料、有關(guān)的專題材料及教學(xué)大綱、優(yōu)秀教案、自編教材、教學(xué)科研成果等材料；有些材料雖然找到了，但往往是“有頭無尾、有終無始”，如重點(diǎn)課程建設(shè)有請示報(bào)告、審批表，但缺少上級主管部門的正式批復(fù)或具體實(shí)施過程中形成的材料等等，為了迎接評估，雖然按照要求進(jìn)行了補(bǔ)充，但在人力、物力、時(shí)間上造成很大浪費(fèi)，對日常的教學(xué)工作也帶來一定的影響。二是教學(xué)檔案材料整理不規(guī)范。教學(xué)檔案的收集與整理帶有隨意性，盡管有的學(xué)校制定了歸檔制度，但歸檔范圍不明確，整理沒有具體的要求，該收集的沒有收集，不該收集的文件倒收集上來了；有的只注重“紅頭文件”的收集與整理，而不重視奉處(室)、系(部)自己產(chǎn)生的教學(xué)材料的收集；有的有正文，無發(fā)文底稿或簽批單，部分檔案材料原始記錄書寫用圓珠筆、傳真件、復(fù)印件代替，紙張大小不一，長短不齊，不符合規(guī)范等。

針對以上問題，應(yīng)在教學(xué)檔案管理上采取以下對策：

1 加大教學(xué)檔案宣傳力度，強(qiáng)化檔案意識(shí)。做好教學(xué)檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)把教學(xué)檔案工作作為學(xué)校大事來抓，納入黨委議事日程，經(jīng)常檢查指導(dǎo)檔案工作，并以教學(xué)檔案在教育評估中的作用為例教育和統(tǒng)一全校教職工的思想，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，提高人們對教學(xué)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，學(xué)校檔案部門也應(yīng)利用黑板報(bào)、櫥窗、校報(bào)、校園網(wǎng)、廣播等多種形式，加強(qiáng)對檔案工作的宣傳，讓學(xué)校更多的部門領(lǐng)導(dǎo)和系(部)、處(室)的人員了解檔案、重視檔案、支持檔案工作，充分調(diào)動(dòng)全校師生員工積累檔案、保護(hù)檔案的積極性和自覺性，形成人人關(guān)心支持檔案工作的良好氛圍。

2 建立健全教學(xué)檔案管理制度。教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要組成部分，要嚴(yán)格執(zhí)行《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類》等規(guī)范性文件的規(guī)定，使教學(xué)檔案全面實(shí)行“三納入、四同步”，即納入教學(xué)計(jì)劃、規(guī)劃；納入教學(xué)管理制度；納入各級人員崗位責(zé)任制，在布置教學(xué)任務(wù)、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收教學(xué)工作、教學(xué)質(zhì)量等各項(xiàng)工作的同時(shí)與檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作同步。進(jìn)一步明確校、系(部)各類人員的任務(wù)和職責(zé)，落實(shí)教學(xué)檔案管理的人員和所需經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題，教學(xué)單位要強(qiáng)化教學(xué)檔案管理意識(shí)，主動(dòng)接受學(xué)校檔案業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)，把教學(xué)檔案管理和建設(shè)工作落實(shí)到平時(shí)的教學(xué)管理工作之中，保證教學(xué)檔案建設(shè)和管理的質(zhì)量。

3 加強(qiáng)教學(xué)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，做好服務(wù)利用工作。教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案工作質(zhì)量的好壞，針對學(xué)校、系(部)教學(xué)檔案管理人員兼職多，人員不穩(wěn)定、業(yè)務(wù)生疏的現(xiàn)狀，一是采取請進(jìn)來、送出去等多種形式和渠道，加強(qiáng)對校、系(部)兼職檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高教學(xué)檔案管理水平；二是增強(qiáng)檔案人員為教學(xué)服務(wù)的意識(shí)，注重學(xué)習(xí)檔案管理基礎(chǔ)理論和有關(guān)政策條例，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)，掌握相關(guān)的現(xiàn)代化管理的理論、技術(shù)和方法，做好教學(xué)檔案管理工作，提高工作質(zhì)量；三是檔案人員要更新觀念，變被動(dòng)為主動(dòng)，加強(qiáng)教學(xué)檔案的編研工作，對教學(xué)檔案進(jìn)行系統(tǒng)加工整理，如：學(xué)校管理制度匯編，教師論文及科研成果匯編等，提高檔案信息資源的開發(fā)能力；四是重視計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在教學(xué)檔案中的運(yùn)用，建立完善的檔案信息庫，在校園網(wǎng)建立檔案主頁，利用微機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來貯存、檢索和傳遞教學(xué)檔案信息，形成一個(gè)能使檔案信息資源共享的網(wǎng)絡(luò)體系，提高教學(xué)檔案的利用效率；五是廣開進(jìn)人渠道，積極引進(jìn)政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、學(xué)歷層次較高、具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和技能的教學(xué)檔案專業(yè)人才，建立一支高素質(zhì)、復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍，引進(jìn)競爭激勵(lì)機(jī)制，營造良好的用人、育人、留人環(huán)境。

(作者單位：河北政法職業(yè)學(xué)院)