中小企業(yè)ＣＡＤ電子文件管理中應(yīng)把握的幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)

摘要：中小企業(yè)規(guī)模較小、產(chǎn)品種類較少、機(jī)構(gòu)設(shè)置簡單、人員流動(dòng)性較大，在CAD電子文件管理中，完全按照相關(guān)GB執(zhí)行存在困難，短時(shí)間難以做到，但只要把握好幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，同樣可以獲得事關(guān)功倍的效果。

關(guān)鍵詞：CAD 電子文件 電子文件管理

在越來越多的中小企業(yè)中，CAD(計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或計(jì)算機(jī)輔助制圖)應(yīng)用已經(jīng)相當(dāng)普遍。但由于中小企業(yè)規(guī)模較小、產(chǎn)品種類較少、管理層次少、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置簡單、人員流動(dòng)性較大，在CAD電子文件管理中，完全按照《CAD文件管理》(GWT17825．1~10-1999)、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GWT17678．1／-1999)、《CAD電子文件光盤存儲系統(tǒng)的一致性測試》(CB／17679—1999)等相關(guān)GB執(zhí)行，在短時(shí)間內(nèi)難以做到。然而，只要把握住以下的幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，就基本可以實(shí)現(xiàn)對CAD電子文件的有序管理。

1 擬定本企業(yè)有規(guī)律的命名方案

在實(shí)施CAD電子文件管理中，為CAD電子文件命名是第一個(gè)基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)。要對企業(yè)CAD電子文件實(shí)施有效管理，首先要擬定本企業(yè)CAD電子文件的命名方案。完整的命名方案應(yīng)當(dāng)包括CAD電子文件目錄、子目錄和文件的命名規(guī)則。

在CAD電子文件管理中，“文件名”和文件“題名”是兩個(gè)不同的概念。文件名只是文件的代號，可以反映文件的內(nèi)容，也可以不反映文件的內(nèi)容。而文件“題名”，則必須反映文件的內(nèi)容。所以，如果不對文件名的命名加以規(guī)范的話，設(shè)計(jì)或制圖人員可能隨機(jī)地給文件起名，非常容易導(dǎo)致文件名混亂、重復(fù)。即使是設(shè)計(jì)或制圖人員本人，時(shí)間一長，也不一定能記得住有關(guān)項(xiàng)目所有CAD文件的名稱，查找利用起來也十分不方便。有時(shí)還會(huì)因此造成文件的誤操作。所以，為便于CAD文件的管理和檢索，需要事先制定一個(gè)完整的命名方案?

為了本企業(yè)的產(chǎn)品、工程項(xiàng)目編碼與紙質(zhì)文件編碼相一致，可以借鑒產(chǎn)品、工程項(xiàng)目編碼與紙質(zhì)文件編碼管理的方法來制定文件命名的規(guī)則。可以單獨(dú)采用混合號碼制和單純號碼制對產(chǎn)品、工程項(xiàng)目或文件加以編碼，也可以同時(shí)采用混合號碼制和單純號碼制對產(chǎn)品、工程項(xiàng)目或文件加以編碼。只要編碼合理、準(zhǔn)確、唯一、對應(yīng)(與紙質(zhì)文件)、有規(guī)律可循，方便檢索就行。

比如：對定型批量生產(chǎn)的產(chǎn)品可以使用混合號碼制。即“產(chǎn)品名+型號”。GGD-2000，表示低壓配電拒2000型，或者說是2000型低壓配電柜；對多變更新快的產(chǎn)品也可使用這種方法，即“年度+型號”；對按年度實(shí)施的項(xiàng)目可以使用單純號碼制。即“年度號+項(xiàng)目序號+圖號”。“20060305．dwg”，表示2006年第三個(gè)工程項(xiàng)即(或產(chǎn)品)的第五張圖；對客戶相對穩(wěn)定、項(xiàng)目往往跨年度進(jìn)行的要使用混合號碼制。一般習(xí)慣編碼是“年度+批號”，考慮到同一客戶的文件應(yīng)保存在一處，可將編碼改變?yōu)椤翱蛻裘?年度+批號”。這樣同一客戶的相關(guān)設(shè)計(jì)文件，無論是否跨年度都會(huì)被保存在一起，十分方便查詢與利用。

2 規(guī)定本企業(yè)有序的文件編號

為了更加科學(xué)，有序地管理本企業(yè)的CAD文件，應(yīng)當(dāng)對每一份文件進(jìn)行編號，文件編號不僅體現(xiàn)了各份文件之間的區(qū)別，同時(shí)也反映了文件之間的有機(jī)聯(lián)系。有關(guān)文件編號的總體原則、基本要求、編號方法分類，在《CAD文件管珊 (CB／T17825.3—1999)中有明確詳細(xì)的闡述，本文只對編號的方法做一介紹。

CAD文件編號方法包括分類編號法、隸屬編號法兩類共三種。

分類編號法是指按CAD文件的分類編號，按對象(產(chǎn)品、零部件、工程項(xiàng)目)、功能、形狀等的相似性，采用十進(jìn)位分類法進(jìn)行編號。其代號的基本部分由分類號和特征號兩部分組成，中間以圓點(diǎn)或短橫線分開，圓點(diǎn)在下方，短橫線在中間。必要時(shí)，可以在首部加識別號，在尾部加尾注號。十進(jìn)位分類編號法是將需要編號的CAD文件等按其特征、結(jié)構(gòu)或用途分為十級(0—9)，每級分十類(o—9)，并根據(jù)需要按級、類、型、種、項(xiàng)五位數(shù)字組成特征號。

隸屬編號法是指按產(chǎn)品項(xiàng)目或工程項(xiàng)目的隸屬關(guān)系編號，隸屬編號分全隸屬編號和部分隸屬編號兩種形式。

全隸屬編號，其代號由產(chǎn)品代號或工程代號和隸屬號組成，中間可用圓點(diǎn)或短橫線隔開，必要時(shí)可加尾注號。產(chǎn)品或工程代號一般由拉丁字母和數(shù)字組成。隸屬號由數(shù)字組成，其級數(shù)與位數(shù)應(yīng)按產(chǎn)品結(jié)構(gòu)或工程項(xiàng)目的復(fù)雜程度而定。產(chǎn)品或工程項(xiàng)目改進(jìn)和設(shè)計(jì)文件種類用字母組成的尾注號表示。如改進(jìn)尾注號或設(shè)計(jì)文件尾注號同時(shí)出現(xiàn)時(shí)，兩者所用字母應(yīng)當(dāng)區(qū)別，改進(jìn)尾注號在前，設(shè)計(jì)尾注號在后，并在兩者之間空一字間隔(或加一短橫線)。

部分隸屬編號，其代號由產(chǎn)品或工程代號、隸屬號和識別號組成，其隸屬號由部件序號或?qū)I(yè)序號編到哪一級，由企業(yè)自行規(guī)定。識別號，由流水號或卷、冊號組成，編流水號時(shí)，可在首部或尾部以帶“0”或不帶“0”區(qū)別零件與部件、見圖6、圖7。

企業(yè)具體采用那一種文件編號方法應(yīng)視企業(yè)的實(shí)際情況而定，但在為CAD文件編號時(shí)，應(yīng)特別注意保證每一份文件號碼的唯一性，保證存儲在不同介質(zhì)(紙質(zhì)、磁帶、磁盤、光盤)上的同一文件編號相同。

3 設(shè)定本企業(yè)可控制的簽署與輸出方式

CAD文件無論是原始設(shè)計(jì)稿、定稿、還是更改稿，都須經(jīng)過設(shè)計(jì)人員，設(shè)計(jì)審核人員、工藝審查人員、標(biāo)準(zhǔn)化審查人員、主管人員的簽署之后才能生效。紙質(zhì)CAD文件可按照有關(guān)的規(guī)定進(jìn)行手工簽署。對于CAD電子文件，應(yīng)采用數(shù)字簽名或用光筆及數(shù)字化儀進(jìn)行簽署。但在目前情況下，中小企業(yè)由于技術(shù)條件差一些，還做不到采用數(shù)字簽名或用光筆及數(shù)字化儀進(jìn)行簽署。因此，常用的方法是在每一文件附上一份相應(yīng)的簽署單。簽署單是CAD文件簽署的憑證，必須與相應(yīng)的電子文件一起保存。

另外，還有一種簡單易行的方法，就是在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，設(shè)計(jì)人員、設(shè)計(jì)審核人員、工藝審查人員、標(biāo)準(zhǔn)化審查人員、主管人員分別依次在各自的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行簽署，再將簽署完畢的文件傳給下一環(huán)節(jié)的人。但文件的輸出與打印由企業(yè)最終負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)和技術(shù)的負(fù)責(zé)人掌控。也就是說，用于CAD出圖的繪圖儀或打印機(jī)，只與企業(yè)最終負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)和技術(shù)的負(fù)責(zé)人的計(jì)算機(jī)相聯(lián)接。這樣，沒有按程序進(jìn)行簽署的CAD文件就無法最終成為圖紙，也就無法進(jìn)入生產(chǎn)環(huán)節(jié)。這種方法對設(shè)計(jì)與技術(shù)負(fù)責(zé)人來說是麻煩一些，但卻可以保障CAD文件的簽署與輸出方式在可控制的范圍內(nèi)。

4 制定本企業(yè)有限制的共享制度

企業(yè)采用CAD技術(shù)，最大的好處就是易于共享。但是無限制的共享會(huì)給CAD電子文件的管理造成不利影響，甚至?xí)AD電子文件的完整性、成套性造成危害。設(shè)置共享權(quán)限是最常見的限制措施。但要防止由于誤操作所造成的對CAD電子文件的更改，還應(yīng)當(dāng)對用于存檔和用于共享的CAD電子文件分別保存在不同的服務(wù)器中。條件達(dá)不到的企業(yè)，至少也要將用于存檔和用于共享的CAD電子文件分別保存在不同的邏輯盤下的同名文件夾內(nèi)，并分別設(shè)置限制和共享權(quán)限。

5 確定本企業(yè)有效的存儲與備份策略

有關(guān)CAD電子文件的存儲介質(zhì)(磁盤、磁帶，光盤等)在管理上的一般要求、分類與編號以及登記、保管與使用，在《CAD文件管理》 (CB／T17825．10—1999)中有詳細(xì)的闡述，本文只談存儲格式一點(diǎn)。

在保存CAD電子文件時(shí)，選擇適當(dāng)?shù)拇鎯Ω袷剑皇欠奖惚９埽欠奖憬涣髋c共享。由于企業(yè)裝備的計(jì)算機(jī)配置不一，檔次不同，就算是只使用一種CAD軟件，也不能保證每一臺計(jì)算機(jī)都裝同一個(gè)版本。由于軟件版本不同，加上軟件的向下兼容性，如果直接采用默認(rèn)格式存儲，企業(yè)內(nèi)使用較低版本軟件的計(jì)算機(jī)，就無法打開使用較高版本軟件計(jì)算機(jī)生成的文件，造成使用與共享障礙。這樣就必須依據(jù)本企業(yè)同一種CAD軟件的情況，確定最低版本為共享存儲格式。以AutoCAD為例，如果一個(gè)企業(yè)同時(shí)在使用AutoCAD2000—AutoCAD2005多個(gè)版本，就應(yīng)當(dāng)以AutoCAD2000為共享存儲格式。其方法是，在Auto—CAD2000以上版本的[文件]菜單下，選擇[另存為]命令，在“另存為”對話框的“保存類型”下選擇2000，再單擊[保存]按鈕。

對同時(shí)使用多種以CAD軟件的企業(yè)來說，就需要選擇一種或幾種CAD軟件都能讀取的格式，作為共享存儲格式。比如，使用標(biāo)準(zhǔn)圖形文件：IGES，DXF，WMF等格式。

上述方法簡單，對中小企業(yè)來說是一種有效的存儲與備份策略。

除了上述幾個(gè)環(huán)節(jié)之外，還有一點(diǎn)十分重要。這就是對所有涉及CAD電子文件的人員進(jìn)行培訓(xùn)，并在相當(dāng)長的一段時(shí)間內(nèi)進(jìn)行強(qiáng)化訓(xùn)練，直到形成習(xí)慣為止。只要這樣做了，中小企業(yè)的CAD電子文件管理就能夠做到科學(xué)有序。

(作者單位：開封市中原儀表電器成套廠)

策劃組稿：吳雁平