業務問答

1對歸檔電子文件，檔案室（館）是否需要一件一件地與紙質原件對照檢查？由誰來檢查？如果出現不致，如何處理？

答：由于電子文件在法律憑證性、管理制度、管理方法等方面的特殊性，目前我國規定具有永久和長期保存價值的電子文件在歸檔時，應同時保存電子文件的紙質文件，即“雙套歸檔制”。同時還要求，歸檔電子文件應與相應的紙質文件在內容、相關說明及描述上保持一致。

對于歸檔電子文件，檔案室(館)是否需要一件一件地與紙質原件對照檢查，各省的規定不一，不同的教科書以及理論文章有不同的觀點。有的主張，檔案室(館)應一件一件地對照檢查歸檔電子文件與紙質原件的一致性；有的主張，檔案室(館)應對歸檔電子文件與紙質原件的一致性進行抽查。我認為，在理論上應該通過技術手段和管理制度來保證電于文件和紙質文件的一致性，檔案室(館)應對電子文件與紙質原件的一致性進行抽查。但是，鑒于我省目前電子文件和電子檔案的規范管理還處于摸索階段，各項管理制度還有待健全，對歸檔電子文件與紙質原件一致性的檢查應該堅持謹慎和從嚴的原則。在實際工作中，可分兩種情況處理：一是對應向檔案室歸檔的電子文件，檔案室(有時由檔案室和文件形成部門共同參與)應一件一件地對照檢查，看歸檔電子文件是否與紙質原件一致。檢驗不一致的，應退回形成部門，重新制作。當然，檔案室對電子文件的檢查不止這些，還包括《電子文件歸檔與管理規范》規定的其他內容。二是對文件形成單位向檔案館移交的電子文件(電子檔案)，檔案館可抽查電子文件(檔案)與紙質原件的一致性，即應對每套載體及其技術環境進行檢驗，合格率應達到100％；與紙質原件同時保存的電子檔案可以采取抽樣檢驗的方法(建議樣本數不少于總數的20％)，合格率應達到100％。檢驗不合格的，應退回形成單位，重新制作。

2 對歸檔電子文件中沒有設置只讀屬性的文件，是否可以由檔案館(室)來設置只讀屬性?

答：可以。但按照歸檔(移交)前電子文件內容的原始性由歸檔人(移交人)負責，歸檔(移交)后電于文件內容的原始性由檔案室(館)負責的原則，應注意兩點：一是在設置只讀屬性以前，檔案館(室)應對電子文件進行真實性、有效性和完整性測試，并作相應的記錄。二是將設置只讀屬性的情況進行記錄。

3 數字化的檔案如何編制歸檔號?應當遵循什么樣的原則?

答：數字化的檔案歸檔號的編制，目前還沒有統一標準。但根據有關業務建設規范的精神，建議采用以下結構編制歸檔號：立檔單位號(全宗號)+保管期限代號+載體類別號+年度代號+載體順序號+文件名。

數字化檔案歸檔號的編制應遵循唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性等原則，

4 數宇化檔案的機讀目錄如何編制?應當遵循什么樣的原則?

答：數字化檔案機讀目錄的編制，可采用以下三種方法：一是由檔案館(室)對數字化檔案進行人工著錄，輸入計算機系統，生成機讀目錄；二是檔案館(室)開發一套與本館(室)機讀目錄數據庫配套的界面簡單的編目軟件，發放給各移交或歸檔單位，供其制作機讀目錄，在移交數字化檔案時將目錄一并移交，檔案館(室)將其統一匯入目錄數據庫；三是計算機系統通過閱讀數字化的檔案文本信息(包括題名、文摘等)，自動產生出揭示檔案內容特征的主題詞，進行自動標引，生成機讀目錄。

數字化檔案機讀目錄的編制，應遵循科學性、實用性原則，嚴格按照《檔案著錄規則》的要求，規范著錄條目的內容，做到著錄條目內容清晰、簡潔，提高檢索效率。

5 數字化檔案的機讀目錄數據庫標準是什么?

答：數字化檔案機讀目錄數據庫的建立，主要包括兩個方面的設計：其一，確定檔案著錄條目信息的數據格式；其二，選擇數據庫管理系統。涉及的標準主要有：一是計算機處理使用字符、代碼標準，如《文獻書目信息處理交換用數字字符編碼字符集》(GB65—86)、《文獻類型與文獻載體代碼》(GB3469—83)、《中華人民共和國行政區劃代碼》(GB2260-86)等；二是數據的著錄、標引標準，如《檔案著錄規則》(GB3792．5-85)、《中國檔案分類表》等；三是語言標準，如《XMLSGML》(1S08879—1986)、《數據庫語言SQL》(GBl29-91)等；四是數據庫管理系統標準，如《計算機軟件開發規范》(GB8566-88)，《計算機軟件產品開發文件編制指南》(GB8567-88)等。

目前，部分省市已制定或正在制定相關標準，如浙江省檔案局制定了《浙江省綜合檔案館電子目錄數據庫結構與交換格式》，青島市檔案局正在研究制定《青島市文書檔案目錄數據庫交流標準》，深圳市檔案局正在承擔《基于XML格式電子公文歸檔管理規范》國家標準的研制等。

6 如何對企業CAD，CAM等電子文件進行指導?

答：一是督促企業對CAD、CAM等電子文件實行“三納入”、“四同步”管理。二是督促企業加強業務基礎工作，制訂CAD、CAM等電子文件形成、積累、整理、鑒定、歸檔、利用、統計、保護等內容的管理辦法，使此項工作有章可循，并在實踐中不斷補充完善這些辦法。三是引導企業執行《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB，'T17678-1999)等標準和規范。四是按照“抓兩頭，促中間”的思路，發現和培育一批CAD、CAM等電子文件管理比較好的企業，推廣其經驗；對此項工作相對滯后的企業進行定期或不定期檢查，督促其盡快提高水平，促進全省企業此項工作的協調發展。

(作者單位：河南省檔案局業務指導處)