大檔案熱的冷思考

1 有關(guān)“大檔案”、“‘大檔案’觀”的論述

有關(guān)“大檔案”、“大檔案”觀的設(shè)想，眾多學(xué)者已有過不少的淪述，其基本精神實(shí)質(zhì)大同小異，筆者在此擇其典型觀點(diǎn)而述之；何謂“大檔案”?所謂“大檔案”，指的是一個(gè)城市、一個(gè)地區(qū)的全部對國家和社會有保存價(jià)值的檔案。其相對的概念“小檔案”，是指綜合檔案館保存的檔案及按傳統(tǒng)觀念應(yīng)進(jìn)館保存的檔案。所謂“‘大檔案’觀念”，指的是以一個(gè)城市、一個(gè)地區(qū)的全部對國家和社會有保存價(jià)值的檔案為基點(diǎn)來考慮檔案館建設(shè)的觀念。也就是說，在考慮檔案館建設(shè)的時(shí)候，不能僅僅考慮現(xiàn)有檔案館檔案及按傳統(tǒng)觀念應(yīng)進(jìn)館檔案保存的需要，而要考慮將一個(gè)城市、一個(gè)地區(qū)的全部或大部分應(yīng)永久及長期保存的檔案集中到一個(gè)地方保存的需要。這對市(縣)級城市和地區(qū)而言，在考慮檔案館建設(shè)的時(shí)候，除了應(yīng)考慮現(xiàn)有檔案館檔案及按傳統(tǒng)觀念應(yīng)進(jìn)館檔案的保存外，還應(yīng)考慮將各個(gè)部門所屬的需要永久及長期保存的檔案，特別是將那些檔案數(shù)量比較多、與公眾關(guān)系比較密切的部門的需要永久及長期保存的檔案，如房管、土管等部門的檔案集中到一個(gè)地方保存。而對一個(gè)設(shè)區(qū)的(地級)城市而言，在考慮檔案館建設(shè)的時(shí)候，除了應(yīng)將上述檔案集中外，還應(yīng)考慮將市(地)、區(qū)(縣)兩級檔案館及城建檔案館的檔案也集中到同一個(gè)地方保存。

2 “大檔案”提出的時(shí)代背景

“大檔案”的提出是有其特定的時(shí)代背景的。那就是我國的檔案利用從上世紀(jì)80年代的編史修志高潮過去以后，接下來一直處在不盡如人意的狀態(tài)之中，用“門前冷落車馬稀”來形容其境況并不算過分。而與其形成鮮明對照的是，同屬信息行業(yè)的圖書情報(bào)等其他信息部門的利用工作卻開展得如火如荼，社會知名度在不斷提高，面對此情此景，檔案部門不能不看在眼里，急在心里。于是各位同仁力尋戰(zhàn)略大突圍。于是“大檔案”、“‘大檔案’思想”在學(xué)者們的筆下應(yīng)運(yùn)而生。

3 “大檔案”的現(xiàn)實(shí)思考

3．1 “欠檔案”的實(shí)質(zhì)

從有關(guān)“大檔案”的論述中，我們不難看出，所謂“大檔案”就是要將檔案做大、將檔案館做大。檔案館的收集對象不能僅僅局限于以往的機(jī)關(guān)文書檔案的小圈子，而應(yīng)該面向全社會，擴(kuò)大其收集范圍，從而使檔案館形成一個(gè)門類比較齊全，館藏比較豐富的檔案集聚地。而且，這里的檔案館不是一個(gè)泛指的概念，而是特指綜合檔案館。

3．2 “大檔案”的現(xiàn)實(shí)價(jià)值

3．2．1 體現(xiàn)了檔案人積極進(jìn)取的心態(tài)。“大檔案”體現(xiàn)了檔案人嶄新的精神風(fēng)貌，那就是不甘人后、急起直追、開拓進(jìn)取、與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代精神。而不再是以往那種只知在自己的小天地里整日埋頭苦干，不問外界變化的閉關(guān)自守，看攤守業(yè)的消極被動的工作局面了。

3．2．2 有利于豐富和優(yōu)化館藏。由于長期以來的偏見，綜合檔案館從其內(nèi)容看，反映黨政機(jī)關(guān)工作、政治運(yùn)動等的檔案所占比重過大；從館藏檔案門類看，文書檔案占絕對統(tǒng)治地位；從館藏檔案的價(jià)值看，價(jià)值含量低的檔案多，真正值得長久保存的檔案少。從而使得館藏檔案結(jié)構(gòu)單一、門類不全。一方面，不能很全面地、客觀地反映出本地區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化、民風(fēng)、民俗等各方面的全貌；另一方面，又很難反映地方特色。然而，“大檔案”的提出、“‘大檔案’觀”的形成，則有可能使這種狀況大為改觀。因?yàn)椤按髾n案”突破了原有檔案的范圍，它強(qiáng)調(diào)的是“一個(gè)城市、一個(gè)地區(qū)的全部對國家和社會有保存價(jià)值的檔案”。這其中的“全部”二字正是體現(xiàn)了所要收集的檔案的完整齊全。如果能夠長期堅(jiān)持，可以預(yù)見檔案館的館藏將會越來越豐富。

3．2．3 有利于增強(qiáng)檔案工作者的積極主動性。既然，“‘大檔案’指的是一個(gè)城市、一個(gè)地區(qū)的全部對國家和社會有保存價(jià)值的檔案。”因此檔案館要想讓館藏“大檔案”化，就必須一改過去那種“坐、等、靠”的工作局面，走出家門、融人社會，主動去尋找“大檔案”。否則，館藏檔案是不會自動“大檔案”化的。

3．2．4 有利于利用工作的開展。俗話說，“巧婦難為無米之炊”，要想把檔案利用服務(wù)工作做好，檔案館必須首先擁有豐富的館藏檔案資料，否則，檔案利用必將淪為空談。而“大檔案”強(qiáng)調(diào)的正是將一個(gè)地區(qū)的全部對國家和社會有保存價(jià)值的檔案都收歸檔案館，它必將極大地豐富館藏，將為檔案利用服務(wù)丁作打下堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

3．3 “大檔案”需注意的問題

3．3．1 謹(jǐn)防“泛檔案”現(xiàn)象的出現(xiàn)。“大檔案”反映了檔案人對歷史的一種高度的責(zé)任感和使命感，其目的之一就是讓檔案館盡可能地將社會工作、生產(chǎn)、生活中所形成的所有有價(jià)值的檔案收集齊全：這本來是好的，但要謹(jǐn)防“泛檔案”現(xiàn)象的出現(xiàn)，因?yàn)槿绻盐詹缓茫瑱n案人員的戀檔情結(jié)就有可能被異化，在檔案人員眼中，世上一切皆檔案，而不知有其他，這樣就有可能讓真正的檔案淹沒在“大檔案”之中，從而導(dǎo)致本末倒置。

3．3．2 “大檔案”之檔案必須符合法定檔案之概念。《中華人民共和國檔案法》對檔案之概念是這樣規(guī)定的：本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科枝、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。因此，“大檔案”的提出、”大檔案觀念”的形成以及“大檔案”戰(zhàn)略的實(shí)施必須在法定的檔案范圍內(nèi)進(jìn)行，而不能人為地?cái)U(kuò)大法定檔案之范圍，否則在檔案的接收征集過程中，就有可能違反各種法律制度，從而適得其反。

3．3．3 “大檔案”的某些設(shè)想并不科學(xué)。“大檔案”主張“考慮將一個(gè)城市、一個(gè)地區(qū)的全部或大部分應(yīng)永久及長期保存的檔案集中到一個(gè)地方保存。這對市(縣)級城市和地區(qū)而言，在考慮檔案館建設(shè)的時(shí)候，除了應(yīng)考慮現(xiàn)有檔案館檔案及按傳統(tǒng)觀念應(yīng)進(jìn)館檔案的保存外，還應(yīng)考慮將各個(gè)部門所屬的需要永久及長期保存的檔案，特別是將那些檔案數(shù)量比較多，與公眾關(guān)系比較密切的部門的需要永久及長期保存的檔案，如房管、土管等部門的檔案集中到一個(gè)地方保存。而對一個(gè)設(shè)區(qū)的(地級)城市而言，在考慮檔案館建設(shè)的時(shí)候，除了應(yīng)將上述檔案集中外，還應(yīng)考慮將市(地)、區(qū)(縣)兩級檔案館及城建檔案館的檔案也集中到同一個(gè)地方保存。”這種設(shè)想說明“大檔案”觀念意識到了當(dāng)今綜合性檔案館與專業(yè)檔案館在檔案資源上的爭奪性。不可否認(rèn)，綜合性檔案館與專業(yè)檔案館一直都存在著爭奪檔案資源的問題，但如果以為將兩者的檔案集中在一塊就將此問題解決了，這其實(shí)是將復(fù)雜問題簡單化了。筆者認(rèn)為，要解決這一問題，首先是要止綜合性檔案館與專業(yè)檔案館能夠站在歷史的高度認(rèn)清自己的功能、職責(zé)及使命、明確自己的服務(wù)對象、擺正自己的位置、從而理順各自的收集范圍。同時(shí)，專業(yè)檔案館與綜合性檔案館各自的服務(wù)對象與利用目的是不一樣的，將兩者糅合在一起通常會導(dǎo)致二者皆“傷”的尷尬局面。

這里特別要強(qiáng)調(diào)的是，筆者并不是說不能將專業(yè)檔案館與綜合檔案館的檔案信息整合起來，在館藏?cái)?shù)字化程度不斷提高的基礎(chǔ)卜，我們可以利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)與專業(yè)檔案館的互聯(lián)，逐漸將它們的館藏?cái)?shù)字化信息聚集起來。

4 檔案部門如何才能真正將自己做大

4．1 必須將“大檔案”觀念落到實(shí)處

“大檔案”是一個(gè)美好的設(shè)想，但不能只停留在“大檔案”的觀念卜，這樣是不能解決現(xiàn)有問題的。因?yàn)椋按髾n案”不只是體現(xiàn)在將不同門類、種類的各式各樣的檔案收歸自己的旗下，更重要的是應(yīng)體現(xiàn)在檔案部門、檔案人員的胸懷寬大、思想遠(yuǎn)大、觀念開放上，在于檔案人員能以實(shí)際行動走㈩家門，以一種開放的姿態(tài)面向社會，急民眾之所急，急檔案之所急。所謂“急民眾之所急”，要求我們時(shí)時(shí)處處能為民眾著想，意識到如果由于我們工作的怠慢而造成民眾的損失，那就是民眾的罪人；所謂“急檔案之所急”，要求我們時(shí)時(shí)處處為檔案著想，意識到檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)是有時(shí)效性的，失去了最佳利用時(shí)機(jī)，就會變成“明日黃花”，我們就是檔案的罪人。

4.2 必須樹立“親民”、“為民”的理念

檔案部門如果沒有“親民”的理念，就不可能形成“大檔案”之館藏。因?yàn)楦吒咴谏稀⒉恢鲃尤ビH近民眾，分散于社會上的檔案不會自動跑到檔案館里來：“大檔案”、“‘大檔案’觀”實(shí)質(zhì)歸位于檔案館的基礎(chǔ)丁作層面，豐富館藏這一層面上，但若檔案部門不能放下官架子，改變衙門作風(fēng)，親近民眾，沒有“為民”的理念，就不可能以一種前所未有的開放姿態(tài)主動面向社會、適應(yīng)社會變化，那么檔案利用上仍只見特權(quán)利用橫行、不見權(quán)利利用的出現(xiàn)，“大檔案”最終還是死檔案。而且收集得越多危害越大，因?yàn)闄n案資料到了檔案館就很難重見天日了，從此便失去與民眾見面的機(jī)會廠。

4．3 必須有一種以我為主、博采眾長的風(fēng)范

所謂“以我為主”，就是強(qiáng)調(diào)檔案部門必須苦練內(nèi)功。一方面，不斷更新自己的知識觀念、形成更加科學(xué)合理的工作方法、提升自我的服務(wù)意識；另一方面，不斷加快促成廣義“大檔案”局面的形成。所謂博采眾長，就是要求檔案部門能夠甘做小學(xué)生，虛心向圖書情報(bào)等信息部門學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)、借鑒他們的成功經(jīng)驗(yàn)，然后做到青出于藍(lán)而勝于藍(lán)。使檔案部門真正成為社會的信息中心和開放窗口，使檔案工作成為全社會關(guān)注的熱門話題。

4.4 必須學(xué)會巧借東風(fēng)

所謂巧借東風(fēng)，就是要求檔案部門一方面能借助外力巧妙的言傳、推介自己，例如，檔案部門可以各種巧妙的方式借助于電臺、報(bào)紙、重大活動日、紀(jì)念閂來擴(kuò)大社會影響，爭取做到以最少的代價(jià)達(dá)到最佳的效果；另一方面，就是要求檔案部門能夠借助外力及時(shí)、準(zhǔn)確、高品質(zhì)的將館藏的檔案信息資源合理有效地開發(fā)出來，以求檔案價(jià)值的最大化實(shí)現(xiàn)、以求民眾對檔案的最大化利用。這主要是針對檔案部門有時(shí)人手、資金不夠，或者智力有限的條件下，可以利用手頭所掌握的豐富的檔案信息為資本，謀求圖書情報(bào)部門、黨史部門以及公司企業(yè)參與到檔案信息資源的開發(fā)中來。

(作者單位：鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院信息科學(xué)系)