淺談我國大學城高校檔案管理工作的現代化和信息化

［摘要］大學城高校應發揮自身優勢，從確立科學指導思想和發展奮斗目標、發揮三大網絡功能、突破檔案數據錄入難關、推進計算機管理標準化建設等幾個方面入手，推進檔案管理工作的現代化和信息化。

［關鍵詞］大學城高校檔案管理現代化信息化

教育部《面向２１世紀教育振興計劃》提出之后，全國掀起了教育強省、教育興市浪潮，各省市充分利用優勢資源興建大學城，一個個以高等院校為紐帶，輻射周邊地區，集教學功能、產業功能、生活服務功能為一體的大學城區迅速崛起，北有上海大學城、東方大學城，南有廣州大學城、深圳大學城、珠海大學城，以及正在籌建中的合肥大學城、西部大學城、北京吉利大學城、福建大學城和南京江寧大學城等。就我國大學城高校檔案管理工作而言，如何抓住高等教育迅速發展這一大好歷史機遇和大學城高校優勢，適應社會和高校自身的發展需要，加速高校檔案管理工作的現代化和信息化進程，為高校自身建設和社會相關領域提供科學、準確、快速的信息服務，成為高校檔案工作“十一五”規劃的主題和中心任務。

一、我國大學城高校檔案管理工作的現狀

通過對部分大學城高校的調查了解發現，由于受到各高校辦學模式、進入方式選擇、階段推進程度以及原檔案管理水平等諸多因素影響，大學城高校檔案管理工作的現狀是不容樂觀的，是與各大學城快速發展的現代化和信息化步伐不相協調的，具體表現在以下三個方面：

１．機構過于簡化，職能過于弱化。這一現象尤以一些新機制新模式運行的（民辦）高校、非整體進駐大學城高校和一校多區型高校表現突出。這些高校，檔案管理機構有的被精簡或并入其他部門，有的干脆把原校區檔案部門作職能上的簡單延伸，人員采取兼職聘任并實行一人多崗，制度上有的也只是作為文字復制而已。機構的不完善、制度的不健全、人員工作的不規范和職能的人為弱化，使得大學城各高校的檔案管理工作從建校初期起就沒有落到實處，一大批具有較高價值的檔案材料沒有得到及時收集和歸檔，即使被臨時收集的材料也類別混雜，造成了一些不必要的損失。

２．工作相對滯后，手段相對落后。由于種種原因，大學城一些高校檔案管理工作出現了“一套人馬，奔跑幾處”的被動局面，工作上難免顧此失彼和相對滯后。同時，大學城高校多處于初創階段，學校工作重心的相對偏移和長久以來對檔案管理工作認識不夠，經驗豐富的工作人員苦于在多校區間穿梭，致使許多日常工作嚴重滯后；兼職人員又受知識水平所限，看著現代化的先進設備也不會用，仍停留在傳統方式和傳統手段的管理狀態。雖然個別高校檔案部門也已利用計算機進行檔案管理，初步實現了檔案的計算機輔助立卷、目錄檢索、統計和借閱管理等工作，但仍處于單機運行狀態，沒有結合異地辦學、多校區辦學的特點建立校內網、（校）區際網，致使高校很難從檔案部門獲得快、全、精、準的信息服務，無法實現全面的信息資源共享，無法實現數據資料、工作流程及檔案檢索三方面的信息化。

３．網絡協調統一性差，檔案標準化水平低。受不同高校隸屬關系不同等原因，大學城高校檔案管理仍處于條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自謀發展的相對封閉局面。投入現代化信息化建設的軟硬件購置和數據庫建設等也存在一定程度的重復和浪費現象，同時各高校選擇的軟硬件五花八門，標準化水平低，共享性兼容性差，一定程度上影響了大學城高校檔案管理的現代化、信息化和標準化進程。

二、加快我國大學城高校檔案管理工作現代化和信息化的優勢所在

１．辦學模式優勢和精英聚集效應。

我國的大學城普遍采用的是極具典型性和代表性的深圳模式、珠海模式、浙江模式、廊房模式、松江模式和廣州模式，初步的實踐證明，這些模式總體上較傳統模式更有利于高校辦學水平、管理水平的進一步提高。加之進駐大學城的可謂是高校中的精英，如進入深圳大學城的清華大學、北京大學、哈爾濱工業大學等；進入珠海大學城的中山大學、北京師范大學、北京理工大學等；進入東方大學城的北京工業大學、中國地質大學、北京航空航天大學等。這些２１１重點院校和產學研綜合性院校中的精英在大學城極易形成一種效果明顯、威力巨大的聚集效應，在相應辦學模式的指導下大膽創新，開拓進取，勇于卸包袱，敢于抓弱點，敢于在高校檔案管理等基礎性工作的現代化和信息化實踐中取長補短，相互激勵，探索新路子和新方法，起到先鋒示范作用。

２．資金投入優勢。

資金投入是制約高校檔案管理現代化發展進程的一個關鍵的客觀因素。長期以來，一般高校因受到歷史、經濟等條件制約，在經費上很難得到必要的充分的保證。在大學城，調查發現，這里的高校具有強勁而明顯的資金投入優勢。僅以廣東佛山大學城為例，據不完全統計，佛山市南海區政府２００１年為進駐佛山大學城的華南師范大學南海學院第一期建設（占地５１０畝）就投入資金３．７億元，加上學院自籌資金１．３億元，合計達５．０億元。在這些經費中，學校擬訂了明確的用于綜合檔案室高標準基建、現代辦公設備、網絡設備、管理軟件、人員招聘、人員培訓等各種經費的投入比例，這些經費無論從總量上還是最終到位額（率）都遠遠高于普通高校，使得大學城高校檔案管理工作的現代化和信息化有了切實的資金保證。

３．人才吸引優勢。

大學城以其優越的區位優勢、環境優勢、政策優勢和資金優勢凝聚形成其強有力的人才吸引優勢，吸引了一大批德才兼備、創新能力強、適應時代需要的高校檔案專業人才來到大學城這塊樂土開創美好事業。這對于大學城高校率先實現檔案管理工作的現代化和信息化創造了源源不斷的新鮮血源和高素質的人力資源保證。

三、推進大學城高校檔案管理現代化和信息化工作的幾點措施

１．確立科學指導思想和奮斗目標。

今年是“十一五”規劃的啟動之年，大學城高校要在檔案事業發展的宏觀性、前瞻性和針對性上下大功夫，要抓住大學城率先發展的歷史機遇，解放思想，按照檔案工作信息化、現代化和社會化建設的要求高起點、高水平、高標準、高質量地開展工作。要在實踐中發揮先鋒示范作用，抓住大學城信息化建設和全面推進電子校務的契機，充分利用先進的網絡技術、數據庫技術和多媒體技術，率先實現檔案電子化、存儲數字化、檢索自動化，實現信息資源共享；確立室藏檔案數字化、文檔處理一體化、信息傳輸網絡化、管理系統智能化，工作人員知識化、專業化和人本化的奮斗目標。

２．發揮領導網絡、隊伍網絡、校園（區）網絡三大網絡功能。

（１）領導網絡。我國大學城（園區）起步較晚，大多處于初創階段，要在檔案管理的現代化和信息化方面走得更快、更穩、更堅實，就必須從組織上給予充分的保證和重視，并形成“主管領導－黨政辦公室主任－各辦（中心、系）主任”的分級領導網絡，全面負責對檔案管理工作的領導，形成多方面、多層面對檔案管理工作的關心、過問、督促和檢查。

（２）隊伍網絡。工作水平的高低，根本上取決于工作者和工作隊伍水平的高低。堅持以人為本的科學發展觀搞好隊伍網絡建設，構建一個學歷、專業、知識、年齡、性別、層次、類型協調發展的隊伍網絡；堅持物質鼓勵與精神鼓勵相結合的激勵機制，營造一個寬松、愉快的工作和成長環境，使隊伍網絡中出現講學習、重業務、爭上游的良好氛圍，以便更好地適應新形勢、新任務和新要求，全面為檔案管理的現代化和信息化建設服務。

（３）校園（區）網絡。完善的校園網絡是大學城高校的優勢，并已成為各類信息的傳遞中心。在推進大學城高校檔案管理現代化和信息化的實踐中，關鍵是充分利用高校的各種有利條件，利用校園網絡逐步實現由傳統管理型向現代化管理型的轉化。高校檔案部門應配備齊全的現代化設備，實現檔案計算機管理，建立檔案編號系統、姓氏排列系統、科學的歸檔系統。應廣泛采用計算機開發更多更好的檔案管理軟件，達到信息交流網絡化、咨詢業務智能化、檔案管理標準化、檔案工作程序化，使檔案館能更好地為學校改革、建設和發展服務。

３．把檔案工作全面納入電子校務建設，積極推進檔案管理的現代化和信息化。

電子校務系統雖然在我國起步較晚，但是我國各大學城憑借著政府資金的支持、先進技術的引進和自身研發的成果，已經具備了較為成熟和較強安全防御能力的電子校務系統。這為大學城高校檔案管理工作的現代化和信息化提供了強有力的系統支持。把高校檔案管理納入到大學城高校的電子校務既有利于高校檔案價值的實現，又有利于高校檔案管理的網絡化和規范化。但是，在納入電子校務的建設中，要注意解決好以下幾個方面的問題：完善信息系統，使檔案管理的業務過程信息化；實行電子與紙質文檔雙軌并行的同時，盡快完善電子檔案的效力性問題；針對操作系統、硬件設備和網絡黑客等因素，攻克電子檔案模塊安全性問題；加強檔案隊伍綜合素質以適應全新環境下的檔案工作問題。

４．大力推進高校檔案計算機管理的標準化建設。

高校檔案的現代化和信息化是大勢所趨，前景廣闊，但丞待解決的問題也不少，其中較為突出的是高校檔案計算機管理的標準化問題。大學城高校要針對目前各高校所采用的檔案管理軟件類別多樣、通用性較差、數據格式不統一的現狀，看到檔案計算機管理以大型網絡取代單機（或小網）模式的必然趨勢，盡快地統一大學城各高校檔案信息的數據格式，并與圖書、情報、資料等其他門類檔案兼容并軌，真正實現圖書、情報、資料和檔案的一體化和標準化。

責任編輯鐘海連