檔案信息資源共享研究述評

摘要：信息化社會的發(fā)展趨勢，人類對信息共享狀態(tài)的需求，決定了“檔案信息資源共享”研究既具有學(xué)術(shù)理論研究的價(jià)值，又具有實(shí)踐運(yùn)用的價(jià)值。本文通過敘述“檔案信息資源共享”研究狀況，客觀地評價(jià)該專題研究的總體水平和未來研究的發(fā)展方向，以期對今后我國檔案信息資源共享理論與實(shí)踐的發(fā)展有所促進(jìn)。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源 共享 研究 述評

目前，檔案信息資源社會共享的發(fā)展趨勢已經(jīng)得到我國檔案學(xué)界的普遍認(rèn)可，共享意識在檔案學(xué)理論研究領(lǐng)域形成一定影響力，這一專題也日益成為檔案學(xué)界普遍關(guān)注和重視的研究論題。“共享”的概念最早于我國信息資源領(lǐng)域提出是在1957年，距今已將近50年，經(jīng)歷了四個(gè)發(fā)展階段：(1)起步時(shí)期；(2)停步時(shí)期；(3)發(fā)展時(shí)期；(4)活躍時(shí)期，參與研究的人員以及所取得的成果大部分集中在圖書、情報(bào)與信息管理學(xué)領(lǐng)域，與檔案學(xué)界的共享研究成果相比，理論相對成熟與完善。檔案學(xué)界關(guān)于此專題的論文與討論主要集中出現(xiàn)在上世紀(jì)90年代中期以后。這一時(shí)期，恰是我國信息資源研究領(lǐng)域關(guān)于“共享”專題研究所處的活躍階段，可以說這是一個(gè)促進(jìn)本專業(yè)對該專題展開討論的外部原因之一。

1 從文獻(xiàn)計(jì)量角度看“檔案信息資源共享”研究狀況

根據(jù)文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)的觀點(diǎn)，對論文情況的統(tǒng)計(jì)可以作為某—領(lǐng)域研究發(fā)展?fàn)顩r的一種反映。筆者通過“中國期刊全文數(shù)據(jù)庫”對收錄于“檔案學(xué)、檔案事業(yè)”這一類日下關(guān)于“檔案信息資源共享”為專題的論文數(shù)量做了粗略的統(tǒng)計(jì)，大致情況如下(單位：篇)：見下表

1．1 對比同期“圖書情報(bào)學(xué)”類目下該專題論文總數(shù)：后者總數(shù)在1380篇左右，對比比較懸殊。這一數(shù)據(jù)的對比情況，在一定程度上反映了檔案學(xué)界對這一專題的研究程度與圖書情報(bào)學(xué)相比是存在差距的。這雖然或多或少是受學(xué)科研究對象性質(zhì)的影響(共享理念似乎更容易在圖書情報(bào)領(lǐng)域得到推廣)，但從同屬于信息資源這一角度來說，檔案學(xué)的這種研究程度似乎是薄弱的。

1．2 對比同期“檔案學(xué)、檔案事業(yè)”類目下的論文總數(shù)：后者接近40000篇，平均每年3000多篇。相比之下，這一專題所占的比重很低。因此是否可以推斷，檔案學(xué)界對于這一專題的研究，投入相對較小，這一專題在本專業(yè)中未形成一定的研究規(guī)模?

除了以上關(guān)于期刊論文的統(tǒng)計(jì)情況外，偶見的研究項(xiàng)目還有，例如“我國電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源的整合與共事”和“國家信息化與檔案資源社會共享研究”。但無論是有關(guān)這一專題的專門論著，還是以此為專題的研討會，都是不多見的。在碩、博士論文選題中也是寥寥無幾，各種層次的檔案專業(yè)教育亦少有相關(guān)課程。

但是，情況并非完全不樂觀。事實(shí)上“共享”這一詞已經(jīng)普遍出現(xiàn)在檔案學(xué)界的論文中，共享意識已經(jīng)形成它在理論研究領(lǐng)域的影響力。在許多學(xué)者研究開發(fā)與利用、網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理等專題的時(shí)候，或者是將共享作為背景趨勢、或者是作為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)、或者直接作為一種措施和途徑，這些都體現(xiàn)了在檔案學(xué)研究中共享趨勢的必然性與影響力。

從以上情況的描述，我們初步形成了對“檔案信息資源共享”研究現(xiàn)狀的總體印象，同時(shí)做出一個(gè)簡單的判斷，即目前有關(guān)這一專題在我國檔案學(xué)理論研究領(lǐng)域的發(fā)展?fàn)顩r，與社會和學(xué)科理論發(fā)展的需要之間是存在矛盾的。這種矛盾表現(xiàn)在二方面：首先，它與當(dāng)前信息化社會發(fā)展趨勢之間存在矛盾。前者的研究水平滯后于信息化社會發(fā)展的程度，未能滿足我國檔案學(xué)科學(xué)研究理論發(fā)展趨勢的需求。其次，從這一論題提出至今，時(shí)間上已有將近二十年，在時(shí)間長度上，與研究的程度和取得的成果之間存在矛盾。再次，共享意識與共享專題研究之間的矛盾。檔案學(xué)理論研究中雖然已普遍體現(xiàn)共享意識，但不足之處在于，其知識系統(tǒng)還不完善，專業(yè)分析不足。從專業(yè)知識體系完善的角度來說，關(guān)于該專題的研究有待深入發(fā)展。

2 從研究內(nèi)容角度看“檔案信息資源共享”研究狀況

檔案學(xué)界將信息資源共享中的研究成果與檔案信息的特殊性相結(jié)合，發(fā)展了共享理論在檔案學(xué)中的適應(yīng)性，形成了自身的理論特色。當(dāng)前，我同“檔案信息資源共享”研究的內(nèi)容主要有以下幾個(gè)方面：

2．1 檔案信息資源共享的基礎(chǔ)：包括社會信息化的背景與發(fā)展趨勢、政務(wù)信息環(huán)境的形成與特點(diǎn)；國家的法制環(huán)境與相關(guān)法律規(guī)定；數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、傳輸方式等技術(shù)發(fā)展條件；檔案的信息資源屬性與共享原則的適應(yīng)性等等。有關(guān)這些方面的研究，多傾向于在現(xiàn)實(shí)和理論上尋找共享原則在檔案學(xué)領(lǐng)域的可行性與必然發(fā)展趨勢，提倡與鼓勵(lì)既要在理論研究中體現(xiàn)共享的思想，在現(xiàn)實(shí)工作中確立檔案信息共享的目標(biāo)。

2．2 檔案信息資源共享的制約因素：包括共享意識與共享價(jià)值觀的建立與強(qiáng)化；檔案管理體制的完善與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化的提高；對檔案信息資源的控制與監(jiān)控；檔案信息傳播的安全與保密問題的解決等。對其中某些制約因素的關(guān)注(例如監(jiān)控與保密等)，體現(xiàn)了檔案信息的特殊屬性有別于一般信息，不可任意共享。對這一問題的研究，成為解決理論與現(xiàn)實(shí)實(shí)施矛盾的關(guān)鍵。

2．3 檔案信息資源共享的方式與途徑：在這一方面學(xué)者的討論是最多的。包括更新傳統(tǒng)的管理與服務(wù)理念；檔案信息資源的整合與開發(fā)；網(wǎng)絡(luò)檢索、數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)條件的發(fā)展；目錄中心與檔案網(wǎng)站的建設(shè)；館際協(xié)調(diào)與合作的實(shí)現(xiàn)；檔案管理與服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，以及人員素質(zhì)與技術(shù)水平的提高等等。可見，學(xué)者認(rèn)識到共享應(yīng)該是一種理念，這種理念與檔案實(shí)踐的各環(huán)節(jié)都是相互聯(lián)系的，需要從各方面共同努力才能達(dá)到共享的狀態(tài)。

檔案信息的特殊性決定了自身的理論特色。除了知識產(chǎn)權(quán)、網(wǎng)絡(luò)傳輸手段、館藏優(yōu)化建設(shè)等此類與圖書、情報(bào)學(xué)共同關(guān)注的問題外，檔案學(xué)者更關(guān)注檔案信息的控制、監(jiān)控問題；檔案信息的安全保密問題；共享與檔案信息利用服務(wù)相結(jié)合等。從某種意義上說，對這些問題的重視是“檔案信息資源共事”研究的核心與關(guān)鍵。

3 分析與評價(jià)“檔案信息資源共享”研究狀況

從研究內(nèi)容的總體而言，檔案學(xué)界關(guān)于共享研究的水平還不是很高，理論研究還比較落后，尚未形成科學(xué)完善的理論體系以作為實(shí)踐的指導(dǎo)。現(xiàn)象描述較多，本質(zhì)規(guī)律探討較少；總結(jié)經(jīng)驗(yàn)較多，原理抽象較少；局部研究較多，整體研究較少。傾向于并舉幾種現(xiàn)象，而缺乏深入的理論探討。

3．1 內(nèi)容：對這一專題研究力量分布不均。關(guān)注的焦點(diǎn)長期停留在以上所敘述的“基礎(chǔ)條件”、“制約因素”及“方式途徑”上，同時(shí)缺乏突破性見解。由于各種原因，對于一些應(yīng)該解決但仍未深入研究的問題關(guān)注不夠，甚至留有空白點(diǎn)。這種狀況事實(shí)上會對該專題的研究與突破產(chǎn)生制約作用。

如在檔案特殊屬性與共事適應(yīng)性問題的研究上，大部分學(xué)者更多的是從外部環(huán)境或檔案的信息屬性角度出發(fā)，重視它與其他信息資源的共性體現(xiàn)。而單從這些角度出發(fā)，正是對檔案特殊性的忽略。檔案信息傳播在某些階段的內(nèi)向性，某些檔案信息不可共享性或難以共享性，如何具體分析不同情況下共享原則的特殊形式及例外情況，如何克服檔案個(gè)別屬性與共享的沖突等等。這些問題具有一定的研究價(jià)值，但目前受到的關(guān)注較小。又例如對于研究對象的個(gè)體差異性與特色研究不足。共享涵義的一個(gè)重要方面即在于研究對象存在多樣性與差異性。多種個(gè)體差異的共存與互補(bǔ)，決定了共享的意義與現(xiàn)實(shí)實(shí)現(xiàn)的條件。不具體了解個(gè)體差異性的表現(xiàn)與特點(diǎn)，協(xié)調(diào)差異，是難以尋找到實(shí)現(xiàn)共享的有效方式的。通過這些問題的解決，不但完善整個(gè)“檔案信息資源共享”專題的知識體系，更為其他未能解決的疑難問題提供理論支持。

3．2 觀點(diǎn)：“檔案信息資源共享”的研究成果中，存在多種觀點(diǎn)的并存與分歧現(xiàn)象。對于這些觀點(diǎn)本身的科學(xué)性與準(zhǔn)確性也是值得進(jìn)一步探討與研究的。

3．2．1 對共享涵義的認(rèn)識是本專題的前提與關(guān)鍵，決定了整個(gè)研究專題內(nèi)容的組成、結(jié)構(gòu)與發(fā)展方向。然而，在這一問題上，檔案學(xué)界與圖書情報(bào)學(xué)界似乎并未取得完全的共識。檔案學(xué)界對該問題的理解傾向于“信息資源共享是指在社會信息化的環(huán)境下．通過一定的方式，全社會乃至全世界都可以共同享用已經(jīng)公開化的信息資源。”側(cè)重于從利用者對信息的可獲取性與檔案館提供利用服務(wù)角度米進(jìn)行闡述。而圖書情報(bào)界則側(cè)重于從館際互借，互通有無，圖書情報(bào)部門之間的廣泛合作的角度，強(qiáng)調(diào)館藏資源的協(xié)作建設(shè)。雖然館際互借與協(xié)作也呈檔案學(xué)界作為解決共享問題的途徑，但它關(guān)于共享的整個(gè)理論構(gòu)建都傾向于利用服務(wù)的角度。“社會共享”的概念早期在檔案領(lǐng)域提出，即是集中論述檔案信息向社會開放利用的問題。

造成這種認(rèn)識上的差別，雖然會受個(gè)人研究角度(比如傳播學(xué)、信息論等)與主觀認(rèn)識的影響，但也說明彼此對這一問題的本質(zhì)認(rèn)識是不足的。因?yàn)楣蚕淼那疤峒戳⒆阌谛畔⒌膶傩裕也徽摍n案界還是圖書情況學(xué)界都將廣義的信息共享作為目標(biāo)。因此，信息資源共享應(yīng)該是信息領(lǐng)域共同的論題，最終應(yīng)求得共識。按檔案學(xué)界所理解的信息共享概念，容易回歸到利用服務(wù)領(lǐng)域，難以求得共享的關(guān)鍵突破，偏離該專題研究的最終目的及信息共享發(fā)展的趨勢。

3．2．2 從眾多相關(guān)的論文來看，大多數(shù)學(xué)者對“檔案信息資源共享”的研究都足以持贊同與提倡的態(tài)度為前提，從肯定的角度展開論述。而有部分學(xué)者則注意到檔案信息資源共享是有條件的，從而提出類似于“需要加強(qiáng)檔案監(jiān)控與控制”的觀點(diǎn)。從辯證的角度來分析，事物的積極與消極方面總是并存的，對消極方面避而不談本身就是不科學(xué)的。共享原則對于檔案信息資源的相關(guān)實(shí)踐活動來說，是不是就應(yīng)該全力主張，而沒有任何不利的因素或弊端在其中發(fā)揮作用?這種消極方面是否通過“加強(qiáng)檔案監(jiān)控與控制”就可以避免?在檔案管理實(shí)踐活動中是否可能存在某些不合理的共享行為?這就需要對共享的積極與消極兩方面展開對比研究，同時(shí)也要對共享的合理性問題有所涉及。

3．3 研究方法：描述現(xiàn)象與總結(jié)經(jīng)驗(yàn)是檔案學(xué)理論研究的重要方法之一，在理論研究初期可以發(fā)揮重要的作用。隨著研究的深入，為了理論的完善，是需要對現(xiàn)象進(jìn)行理論抽象和概括本質(zhì)規(guī)律的。單純使用描述現(xiàn)象與總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的方法，將難以形成對實(shí)踐有指導(dǎo)意義的理論，而且不利于理論的推廣與應(yīng)用。

在“檔案信息資源共享”研究中，對研究對象基本情況的概括缺乏統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的說明與論證，多為認(rèn)識上的邏輯推斷，對檔案資源共享中事實(shí)上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的情況及實(shí)際的條件基礎(chǔ)了解不足，甚至與現(xiàn)實(shí)之間存在誤差。對一些具體細(xì)節(jié)的問題深入不足(例如共享的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化研究等)，這一方面不利于準(zhǔn)確地把握研究對象的真實(shí)情況，既不了解個(gè)體特征與差異，又不了解宏觀整體面貌；另一方面，不利于提出切合實(shí)際而行之有效的措施，只有宏觀的抽象的指導(dǎo)思想。

另外，在研究對象的選擇上，多以整個(gè)國內(nèi)或者是某一系統(tǒng)內(nèi)的檔案資源及管理現(xiàn)狀為研究對象，雖然有部分城建檔案館、高校檔案館等進(jìn)行具體論述，然而實(shí)際上得出的結(jié)論竟然大同小異，未真正把握住各自的特色，事實(shí)上是在對全國基本情況的一種演繹論述。資源共享的一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)在于把握共享對象的差異與特色，因此檔案學(xué)界有必要加強(qiáng)對各級各類檔案館(室)群體展開個(gè)案研究，明確其特色與差異，使理論研究更具現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

4 我國“檔案信息資源共享”研究現(xiàn)狀相對滯后的原因

從上述的情況我們看到，雖然有眾多學(xué)者付出共同的努力，檔案學(xué)界“檔案信息資源共享”研究現(xiàn)狀不僅總體的水平不高，相對滯后，表現(xiàn)為落后于時(shí)代發(fā)展的需要，又落后于其他領(lǐng)域?qū)υ搶ｎ}的研究水平。

4．1 從客觀因素的角度看，有社會發(fā)展的局限性。時(shí)間上雖然圖書情報(bào)界研究該專題的時(shí)間較長，但也是在上世紀(jì)90年代中期才進(jìn)入活躍期。而此前受計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的局限，便于信息流動的網(wǎng)絡(luò)通訊環(huán)境還處于初步形成階段。這些技術(shù)條件運(yùn)用于我國檔案管理工作更是滯后。另一方面，檔案工作長期處于封閉狀態(tài)，即使是檔案的信息屬性最早也是在1979年才提出。社會實(shí)踐決定社會意識，社會環(huán)境影響了檔案學(xué)者對共享趨勢的預(yù)見，在一定程度上電影響了對它的進(jìn)一步研究。

4．2 從主觀上看，對共享涵義認(rèn)識上的差別也起到一定制約作用。檔案學(xué)界將共事專題的研究重心放在“社會共享”上，則研究的重心落在利用服務(wù)，削弱了從資源建設(shè)角度著手的力度。這一根本性問題被忽略，既不利于檔案學(xué)界對共享實(shí)質(zhì)的研究開辟一個(gè)新的領(lǐng)域，也不利于從與其他資源實(shí)現(xiàn)共通的角度展開研究。另一方面檔案學(xué)界對館際協(xié)作主要是從實(shí)體館藏互借與業(yè)務(wù)合作的角度說的，在檔案信息資源的交流協(xié)作建設(shè)上談得很少，近期才引起重視。因此整個(gè)共享專題的研究狀況既受制于利用服務(wù)研究，又受制于館際共建研究。

4．3 這種狀況還受檔案學(xué)界各種理論與實(shí)踐因素的影響。例如檔案開發(fā)，館藏建設(shè)與館際合作、資源整合等相關(guān)問題的理論研究狀況；檔案信息傳播的內(nèi)向性，長期以來檔案信息管理封閉性以及各檔案館室之間獨(dú)立性等實(shí)踐因素。前景展望

信息化社會的發(fā)展趨勢，人類對信息共享狀態(tài)的需求，決定了“檔案信息資源共享”研究既具有學(xué)術(shù)理論研究的價(jià)值，又具有實(shí)踐運(yùn)用的價(jià)值。在理論研究上，它不僅符合檔案學(xué)學(xué)科體系建設(shè)與拓展的新趨勢，有利于學(xué)科知識體現(xiàn)的完善，而且對于已有的檔案學(xué)關(guān)于檔案信息屬性、檔案開發(fā)利用、館際協(xié)作、資源整合等專題的進(jìn)一步研究有促進(jìn)作用。從實(shí)踐運(yùn)用上，它不僅為檔案信息資源的共建共事提供理論指導(dǎo)，尋求更合理有效的實(shí)現(xiàn)模式，而且有利于在更大信息資源范圍內(nèi)與其他資源類型共通的實(shí)現(xiàn)。

根據(jù)目前該專題的研究狀況，在研究的內(nèi)容與方法上需要進(jìn)一步深化和完善。在未來的研究中，首先，應(yīng)該重視拓展研究的視野，進(jìn)行內(nèi)容更全面的研究，而不局限于傳統(tǒng)的因素分析。從更廣的領(lǐng)域關(guān)注與檔案信息資源的共建共享相關(guān)的因素，例如“檔案信息資源共享”的本質(zhì)內(nèi)涵與規(guī)律性、共享的主體特征與變化、共享應(yīng)遵循的原則、共享的實(shí)施模式與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等。其次，應(yīng)該加強(qiáng)研究方法與檔案專業(yè)屬性和研究對象具體情況的適應(yīng)性，以提高力．法的科學(xué)性。根據(jù)共享的內(nèi)涵要求，需要重視研究對象的特殊性與一般性的結(jié)合，演繹法與歸納法相結(jié)合，同時(shí)辯證地展開分析。從而使該專題的研究發(fā)展為檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)提供更強(qiáng)的理論指導(dǎo)。