再談文件運動理論研究中的幾個概念

筆者在《檔案管理》2005年第1期上發表了《文們：運動理論研究中的幾個概念》一文，隨后，《檔案管理》2005年第3期上便刊出了劉東斌先生對本文觀點的一些看法，感謝劉先生的閱讀，也感謝劉先生的不吝賜教，但拜讀了劉先生的商榷文后，筆者覺得有必要對文件運動理論研究中的這幾個概念問題再作以下說明：

1 關于對概念不清引起沖突和爭論的認識觀

筆者認為，要避免同行間的學術交流出現不必要的障礙、錯位、尤謂的沖突和爭論，概念的精確釋義和清晰認識是十分重要的。它不僅適用于自然科學，也適用于社會科學。檔案學理論研究中同樣需要我們對概念進行精確釋義和清晰認識，這也是筆者撰寫《文件運動理論研究中的幾個概念》一文的出發點和宗旨。

社會科學較自然科學而言，確實具有更大的模糊性，但這并不表明，在社會科學研究中我們應放棄精確的方法；相反，我們應該堅持定性研究和定量研究相結合的方法，定量研究是精確的，定性研究同樣需要盡可能清晰準確。馬克思曾說過，一門科學只有在達到真正運用數學來處理時才算是成熟的。我的理解是馬克思告誡我們，科學研究應該朝著精確的方向努力。因此，認為社會科學本來就是模糊的，這種觀念是要不得的，舉個例子來說，經濟學是社會科學，但經濟學研究能模糊嗎?社會科學研究確實較難精確，今天的社會科學領域內，也確實存在著許多概念模糊不清、還沒有統一認識的現象，但這并不能得出社會科學本來就是模糊的結論。面對社會科學領域內存在的種種模糊現象，我們不能順其自然和聽之任之；相反，我們應該不斷努力，深入研究，力求精確釋義，盡可能取得共識。其實，我國檔案學界絕大多數的學者歷來就堅持這種學術態度，如對檔案學理論中的元概念：檔案定義的研究就一直持續不斷地在進行著，檔案定義至今在檔案界還未取得統一的認識和統一的表述，仍存在著一定的模糊性，但我們并沒有放棄對它的深入研究，我國檔案學界一直在為取得統一認識而努力著，中國檔案雜志曾經發起過對檔案定義的專門大討論，現在仍時斷時續地有學者發表相關的論文，應該說，這種研究是有益的。據有關學者的不完全統計，我國檔案定義的不同表述現有一百多種，這不正是針對模糊性而力求精確釋義的最好寫照嗎?就是劉先生本人也只是認為：“要做到對檔案學科中的概念的精確釋義至少目前是不可能的”，他也沒有絕對地說不可能或永遠不可能精確釋義，或絕對不需要精確釋義。我要說的是，目前不可能精確釋義，難道我們就不作為了嗎?須知，所謂概念的精確釋義也是相對的，我們只能也只要在一定實踐和認識的基礎之上來精確釋義，當實踐變化和認識深化時，我們再作相應的調整，這也是任何一門學科發展變化的必經過程，如果非要等到學科完全成熟了再來精確釋義，那么學科本身又如何發展成熟呢?

2 關于對文件概念的認識

筆者認為，如何科學認識文件概念，是理解、接受和研究文件運動理論的前提。在文件運動理論的研究中，我們必須樹立“廣義文件”概念。在我國檔案界竟有學者提出，文件生命周期理論只揭示和討論了文件的生命周期理論，它并未揭示和涉及檔案的生命周期理論，這是對文件生命周期理論的徹底誤解，是用狹義文件觀來審視這一理論所產生的令人啼笑皆非的結果。須知，文件生命周期理論是在廣義文件觀念指導下所形成的理論，其中的“文件”概念是指廣義文件，它本身就包含有我們所說的檔案，怎么能說它只揭示和討論了文件的生命周期理論呢?

因此，談論和交流文件運動理論是以廣義文件概念為基礎和前提的，這是無須特別說明的。筆者在《文件運動理論研究中的幾個概念》一文中的文件概念同樣是指廣義文件，筆者完全贊同“文件是機關、組織和個人在社會活動中直接形成并使用的文字、圖像、聲音及其他各種形式的信息記錄材料”這一“廣義文件”概念。筆者不解，為何劉先生會在筆者并未對文件進行專門定義時，有“他的文件概念不知是廣義文件，還是狹義文件，還是吳先生自己心目中的文件概念”這樣的疑問，既然是討論文件生命運動的全過程、談論不同的文件運動階段和文件運動狀態，以及文件生命周期和半現行、非現行文件，那么，這里的文件概念自然應是廣義的。如果是我自己心目中的文件概念，那么，這樣的原創性文件概念，筆者當然知道應在文中一開始便敘述清楚。

3 關于“文件生命”概念

筆者以為，剖析“文件生命”概念并不困難，只要明白文件因何而存在就可。筆者指出，文件因其價值的存在而存在，如果文件不能呈現任何類型的價值，則文件也便失去了存在的必要。文件生命由文件價值決定，如果文件在現在和將來的時空范圍內能夠呈現一種或多種價值類型，那么，該文件就擁有生命，或者說該文件被賦予了生命力；如果文件在現在和將來的時空范圍內不能呈現任何一種價值類型，那么，該文件已喪失生命或說沒有生命。擁有生命的文件具有保存價值，應繼續保存；喪失生命的文件已失去保存價值，則應剔除銷毀。也許“生命”一詞是那樣的易于理解和接受，因此，“文件生命”概念同“產品生命”概念一樣，很少或不需要加以專門的解釋。

我們知道，文件價值(包括檔案價值)是一種主客體關系，是主體需要對文件客體的肯定關系，或者說是文件客體屬性對主體需要的一種滿足，因此，我們可以說，文件客體屬性是一種客觀存在，而文件價值則是一種人為賦予。一份擁有特定信息內容的好的建議，如果被采納，則它將呈現出現行價值，起著推動相關社會實踐活動開展的依據作用；如果不被采納，則它充其量只能發揮參考作用，甚至可能連參考作用都不能呈現。至于劉先生認為：誰來為“將來的時空范圍內能夠呈現一種或多種價值類型”做判斷決定，對今天的人來說，沒有一個人能做出判斷，如果說能，那他肯定是先知先覺的“圣人”。對此，筆者想說的是，如此說來，我們的檔案鑒定又是指什么呢?難道檔案鑒定不就是鑒定工作者站在用戶角度上來為文件在將來時空范圍內能否呈現一種或多種價值類型做判斷決定嗎?正由于鑒定者本身不可能是“圣人”，因此，在具體開展鑒定工作時，我們常提出彈性鑒定、個人鑒定和集體鑒定相結合、從寬鑒定、分期或分階段鑒定、期滿檔案的再鑒定以及應銷毀檔案的緩期執行等等思想和措施。另外，筆者認為，文件價值從某種角度上說具有一定的相對性，并不是絕對的有價值或無價值。一份文件是否有價值首先取決于它的內容，但也并不完全取決于它的內容，還取決于這—文竹：的內容是否具有替代品，以及替代品與這一文件相比誰更重要的問題。如果一份文件是孤品，且其內容具有不可替代性、對我們未來活動的開展有意義時，我們自然應保存好這一文件；而當一份文件并非是孤品，其內容具有可替代性時，我們自然應首選重要的一份(如原件與復制件之間，我們通常總是保存原件)；但當重要的一份由于某種原因而喪失時，保存次要的一份就成了我們的唯一選擇。由于文件生命是由文件價值決定的，文件生命同樣具有這樣一種相對性，這正好從另一角度進一步說明了文件價值或文件生命是一種人為賦予。這對古代文件來說，尤其如此，由于歷史的原因，古代文件存世不多，且幾乎不存在替代品，古代許多可能被認為沒有價值而被廢棄的文件，因偶然因素被保存下來時，就會讓今人認為很有價值。

另外，筆者認為，盡管文件在其生命運動過程中所呈現的價值可以劃分為多種不同的類型和不同的形態，但只有用現行價值、憑證價值和科學的歷史研究價值這三種價值類型來進行描述文件運動才是科學合理的(具體理由筆者準備另文專門著述)。當所謂的文件呈現出情報、資料、文獻等價值時，此時的所謂文件已非文件，而是已轉化為情報、資料、文獻等，因為事物的功能與作用是事物擁有屬性的外在表征，當事物呈現的功能與作用發生變化時，我們便說該事物的屬性已經發生變化，即便它可能是身兼二職，即既是文件又是情報或資料或文獻等(此種情形是客觀存在的，且并非個別)，那也是針對不同的參照對象而言的。如：我既是老師，又是學生，當我以老師身份小現時，那是針對我的學生而言的；當我以學生身份出現時，那是針對我的老師來說的。當所謂的文件呈現出情報、資料、文獻等價值時，這些價值類型并不是文件的價值類型，充其量只能說是這一客體所擁有的信息所呈現出的非文件類的價值，此時的客體生命只能說是信息生命，這一點其實在文件生命周期理論中已展現得相當明顯。

4 關于“文件運動狀態”概念

由于當文件這一客體所擁有的信息內容呈現出情報價值、資料價值、圖書價值和文物價值時，所謂的文件事實上已轉化為情報、資料、圖書、文物，因此，劉先生的“這些作為資料而保存的文件”，“這些被作為情報、文獻而保存的文件”等的敘述是值得商榷的，因為劉先生說得非常明白，它們目前實際上呈現的是資料價值或者是情報價值和文物價值。筆者也十分贊同文件論的觀點，認為“圖書、報刊以及其他信息記錄材料形成之初，一般也經歷了作為文件的過程”，因為圖書、報刊并不是與生俱來的，也不是從天上掉下來的，它們是作者開展相關活動真實的歷史記錄，是作者勞動的智慧的結晶，尤其是其底稿明顯地呈現出真跡，因此，對作者或形成單位而言，是地地道道的正式的文件，不管是當初的現行文件，還是現在的半現行或非現行文件，但對廣人讀者而言，它們卻是作為傳播知識、新聞和信息的工具和載體，讀者從中汲取了知識、消費了信息，但它們終究不是讀者形成的，不是讀者開展活動真實的歷史記錄，也沒有在讀者開展的有關社會實踐活動中呈現出現行價值或依據作用等，因而，對廣大讀者而言就不可能是文件。圖書、報刊以及其他信息記錄材料在形成之初，確實一般也經歷廠作為文件的過程，但這并不能說圖書、報刊以及其他信息記錄材料此時就是文件，從這種角度上看，許多情報、資料等信息記錄材料在形成之初也經歷廠作為文什的過程。其實，在我國傳統檔案學理論中，早就有檔案在一定條件下可轉化為資料或情報、檔案是資料源或情報源的描述，也有學者早就指出，圖書、報刊的底稿、校樣和正本對作者和形成單位而言是文件或檔案，而對讀者而言就是圖書、報刊。至于文物部門普遍保存著的古代文件和作家手稿，它們是文物，也是檔案，因為它們明顯的既能呈現出文物價值又能呈現出檔案價值。筆者認為：文物價值與檔案價值是可以相容的，并不排斥，檔案價值在一定條件下可同時升華為文物價值，正如檔案價值有時又是一種文化價值一樣，所以，情報價值、資料價值、圖書價值等是非文件類價值類型。作為文件，它所能呈現的價值類型依然只是現行價值、憑證價值和科學的歷史研究價值這三種價值類型。按照文什運動狀態由文件實際呈現出的價值類型所決定和文件運動狀態與文件價值類型相對應的思想，文件運動狀態只有對應的三種狀態。

5 關于“文件運動”概念

由于情報價值、資料價值、文獻價值和圖書價值等是非文件類價值類型，因此，當信息記錄材料呈現出這些價值類型時，它們所展示的不是文件運動現象，而是一般的信息運動現象(關于信息運動和信息生命周期理論問題，信息資源管理專家霍頓有專門的描述)，保存它們正是因為這些信息仍然擁有生命所致，至于呈現文物價值時，由于筆者認為文物價值與檔案價值并不排斥，因此，它所展示的可以說是文件運動現象，但并不是什么新的文件運動現象，仍然是非現行文件所展示的文件運動現象。

6 關于“文件運動階段”概念

我們通常認為，檔案除了能夠呈現出憑證價值和科學的歷史研究價值之外，還能呈現出情報價值和參考價值等，但文件作為檔案保存絕不足因為這一客體呈現出的情報價值和參考價值等，而是因為它能呈現小憑證價值和科學的歷史研究價值；再說，當呈現出情報價值和參考價值時，它已非文件，而是早已轉化為了資料和情報，因此，當所謂的文件這一客體所擁有的信息內容呈現出資料價值、情報價值、圖書價值和報刊價值時，它們并不對應于文件運動的哪個階段和哪種狀態，而是對應于一般的信息運動中的特定階段和特種狀態。事實上，我們應該知道，文件形成后，隨著時傘的變化，當它呈現的價值類型發生變化時，它是可以從現行期運動至半現行期，直至跨入非現行期的，但那是針對文件的形成活動(沒定為A活動)而言的，對于形成活動之外的社會實踐活動(設定為B活動)來說，它可能成為這一活動的現行文件，在這一活動的開展中發揮出現行價值，即A活動的文件(可以是現行、半現行和非現行的文件)運動至B活動的現行文件，但也可能只成為B活動的資料或情報，因此，文件運動可以從自身的一個運動階段跨人另一運動階段，條件足它所呈現的價值類型從一種文件價值類型變為另一種文件價值類型，但也可能從—個文件運動階段跨人一個非文件運動階段，即跨人一個一般的信息運動階段，應該說，這種情形更為普遍，但前者的價值和意義顯然更大。

所以，筆者認為，文件運動理論完全能解釋檔案學中的這些現象，怎么能說與檔案學相脫離呢?在文件運動階段的問題上，筆者仍然認為，“文件運動階段”是用于描述文件持續呈現某一運動狀態或某一價值類型時間跨度的一個用語，文件運動階段、文件運動狀態與文件價值類型相互間分別一一對應，只有當文件運動狀態或文件價值類型發生變化時，文件才從一個運動階段跨人了另一個運動階段。

7 關于“文件生命周期”概念

筆者認為，文件生命周期實質是指文件縱向運動所經歷的全部過程的時間跨度，它同檔案界通常所說的：“文件從其形成到銷毀或作為檔案永久保存這一整體運動過程的時間跨度”在本質上是一致的，至于一份文件的生命周期究竟為多長，這完全取決于文件自身的具體情況，文件之間的生命周期可能會有較大差異。

筆者所舉的5％～10％左右確實是引用了英美國家保存永久文件的一種總結，據考察，目前有的國家甚至控制在只有3％左右，但這并不表明日前所有的國家在進館文件的比例上都是5％～10％左右，也不表明超過10％以上的進館文件都是濫竽充數，同時也不排斥保存在社會上和民間的那些永久保存價值的文件。筆者借用這一典型的數字只是想以此來說明能夠經歷一個完整的生命周期或者說能進入非現行期的文件是少數。當然，盡管有的國家永久保存的文件有超過10％以上的，但這些所謂永久保存的文件是否都是真正意義上的永久，值得我們思考。從理淪上說，那些進館的非現行文件應是真正意義上的需永久保存的文件，是不需要再鑒定的。如果進館控制較寬，甚至長期檔案也進館，那么，館藏檔案內必然會有許多其實并不能進入非現行期的文件，即使保管期限定為永久也未必是真正意義上的需永久保存的文件。如果是那樣，則它們終有喪失生命的期限。必須指出的是，5％～10％左右只是一個總體的比例，它并不表明任何一個活動和任何一個機構或部門形成的文件都應控制在這—比例上。

由于情報價值、資料價值、圖書價值等是非文什類價值類型．當一種信息記錄材料不能呈現出現行價值、憑證價值和歷史研究價值，而只能呈現出情報價值、資料價值、圖書價值和報刊價值等時，它們根本就不是文件，而是一般的信息記錄材料。只要它們根據需要被保存下來，那么，它們也有生命，也存在運動，但那不是文件生命和文件運動，而是一般的信息生命和信息運動，它們是信息生命周期的一部分，并不是文件生命周期的一部分。

8 關于“文件生命歷程”概念

文件生命歷程與文件生命周期的區別是筆者站在文件縱橫運動視角上得出的結論，如果不能認可文件多維運動的客觀存在，那么，文件生命歷程與文件生命周期，自然應該等同，而當我們認可了文件橫向運動或文件多維運動的客觀存在時，自然就能得小這二者的區別，文什生命周期僅是文件生命歷程的組成部分。

劉先牛從中美科技檔案工作的差異性角度出發，總結出了“文件橫向運動的正確性大打折扣”，不過我要肯定和感謝劉先生的是，他借以用來說明文件橫向運動的正確性人打折扣的現象恰恰與作者所揭示和反映的文件橫向運動現象與理論是一脈相承的，并不矛盾。作者在《文件縱橫運動論》(2002年11月，中國檔案出版社)這一專著中描述到：A科技活動的文件在一定條刊：下能轉化為A科技活動的科技檔案，這是文件的縱向運動現象；同時，A科技活動的科技檔案在一定條件下電能轉化為B科技活動的現行科技文什，這是文件的橫向運動現象。但當A科技活動的科技檔案并沒有正式地成為B科技活動開展的現實推動力時，它對B科技活動而言就既不是現行文什，也不是科技檔案，因為它目前也不是B科技活動真實的歷史記錄；此時它對B科技活動而言，只能說是一般的科技資料、科技情報或科技文獻；當A科技活動的科技檔案永遠不能成為A科技活動之外的B科技活動開展的依據時，A科技活動的科技檔案就永遠只是B科技活動一般的科技資料、科技情報或科技文獻。這就是我們的科技檔案管理學中常說的科技檔案轉化為科技資料等其他科技文獻的情形，當A科技活動的科技檔案最終正式地成為B科技活動開展的依據時，文件橫向運動便發生了，但A科技活動的科技檔案信息內容是完整無誤地用來指導B科技活動的開展，還是稍作改動(如改動某個參數等、或重新審簽等)后再用于指導B科技活動的開展，這二種情形下，文件橫向運動發生的情形是有所不同的，前者我們可以認為是A科技活動的利益檔案直接轉化成了B科技活動的現行科技文件，中間不存在其他任何運動環節；但后者明顯是A科技活動的科技檔案首先轉化為B科技活動的一般的科技資料、科技情報或科技文獻，而后再由這種科技信息材料轉化為B科技活動的現行科技文件。這就是說在文件橫向運動發生前，首先發生了一般的信息運動，也就是劉先生所言的，在文件橫向運動中，增加了科技情報、科技資料、科技文獻運動環節，這也就是目前的科技檔案管理學中所述的科技資料在一定條件下可轉化為現行科技文件，而后再進一步轉化為科技檔案的情形。

筆者在文中并未對文件多維運動與全方位運動作清晰介紹，那是因為，一方面它們較為復雜，難于用簡短的語言描述清楚；另一方面筆者認為用橫向運動就能較好地說明文件生命歷程與文件生命周期的區別與聯系。圖書、報刊、資料、情報、文獻及其他一般的信息記錄材料的運動只是一般的信息運動，它們并不是文件運動現象，因此，它們不是文件多維運動與全方位運動的一部分，“文件生命歷程”不包括這些信息的運動過程。

9 關于“文件現行性”概念

也許巴斯克斯教授對文件現行性所下的定義確實是在機關文件現行性的實踐基礎上總結出來的，但筆者認為，它在本質上適用于任何類型的文件．因為任何文件都不是憑空產生的，都有其形成的目標，文件形成后的首要任務就是去實現或完成其為之形成的目標，怎么能說它“很難解釋廣義文件中的許多現象呢?”至于筆者所說的“文件的現行性”是“文件呈現現行價值時所擁有的屬性”應該是一個既高度抽象也十分明顯的描述，因為筆者已指出，事物呈現的功能與作用是事物擁有屬性的外在表征，而文件在呈現現行價值時就是文件在體現“法律或行政的效力或力量”。由于筆者認為文件運動是豐富多彩的，許多文件除縱向運動外還有橫向運動，進一步研究發現，橫向運動的發生其實是新的縱向運動的開始，一個新的文件生命周期又開始了，因此，在文件縱橫運動中，筆者以為，把“文件的現行性”定義為“文件呈現現行價值時所擁有的屬性”更為恰當。

至于劉先生所說的有些文件并沒有現行性的問題，如果這些文件確實沒有現行性，那么。它們當然也就沒有現行期和現行價值的問題，但筆者認為，任何文件都具有現行性，只是錄音、會議記錄等文件的現行性較為特殊而已(具體參見筆者拙作：《錄音、會議記錄等文件的運動特性分析》，浙江檔案，2005年第3期)。圖書、報刊等經歷了作為文件的過程，但它們以圖書、報刊的面目出現時，是針對讀者而言的，此時它們根本就不是文件，何來文件的現行性?

10 關于“半現行文件”和“非現行文件”概念

劉先生反對將全生命運動過程中的文件劃分現行文件、半現行文件和非現行文件的做法，只同意劃分為現行文件和非現行文件，把非現行與現行對應起來，認為現行之外的應一律為非現行，但劉先生說道：“事實上這兩個概念只存在于狹義文件之中，就是在狹義文件范圍內，筆者也不同意把文件分為‘現行文件’、‘半現行文件’和‘非現行文件”’，這使我感到十分意外。筆者認為：所謂“狹義文件”特指現行文件；所謂“廣義文件”就是指我們把貫穿于從形成到銷毀或永久保存的整個過程中的全部記錄材料一律統稱為文件。我感到劉先生對廣義文件和狹義文件的理解似乎十分獨特，劉先生是否是把包括圖書、報刊等的信息記錄材料稱為廣義文件，否則就為狹義文件。筆者要再次指出的是，圖書、報刊等信息記錄材料以圖書、報刊等面目出現時已非形成之初，對讀者而言從來就不是文件，因此，是否包括圖書、報刊不能作為劃分廣義文件和狹義文件的標準。

當文件所能呈現的價值類型經歷了現行價值、憑證價值和歷史研究價值時，文件便走過了一個完整的生命周期，從現行期至半現行期，最后進入非現行期，相應的文件也就由現行文件至半現行文件，最后成為非現行文件，將全生命運動過程中的文件簡單地劃分為現行文件和非現行文件的做法是值得商榷的，把現行期后的文件一律稱為非現行文件，就是把兩個不同文件運動階段內的文件合并稱為一種類型的文件，這是不夠科學的。

筆者不清楚劉先生是如何理解憑證價值的?總之，筆者不解，在文件還未成為真實的歷史記錄前怎樣發揮憑證價值?科學歷史研究價值與憑證價值間確實可能存在一定的關聯，但它們又是不同的兩種價值類型。憑證價值是針對當事人或當事活動而言的在法律上所呈現出的查實、證明作用；科學歷史研究價值是針對廣大社會公眾來說的，出于歷史研究需要而呈現出的價值類型、因此，我們完全可以根據文件先后呈現出的憑證價值和科學歷史研究價值的不同，把文件相應地劃分“半現行文件”和“非現行文件”。

文件運動理論中概念的精確釋義和清晰認識是十分重要的，筆者在《文件運動理論研究中幾個概念》一文中對這幾個概念的描述也許仍不夠精確和不夠清晰，但至少筆者朝此方向作了努力，并愿繼續努力。