電子文件特點質疑

摘要：對《電子文件管理教程》中所謂的電子文件特點逐一進行分析，對這些提法進行質疑，提出自己的看法。

關鍵詞：電子文件 特點 質疑

惠玲主編的《電子文件管理教程》(以下簡稱《教程》)第一章第二節“電子文件的特點”中寫道：與以往各種形態的文件、檔案相比，電子文件的主要特點包括：一、信息的非人工識讀性；二、系統依賴性；三、信息與特定載體之間的可分離性；四、信息的易變性；五、信息存儲的高密度性；六、多種信息媒體的集成性；七、信息的可操作性。

據筆者所知，這些觀點，如果追根溯源，可以追溯到馮惠玲的博士論文《擁有新記憶——電子文件管理研究》(以下簡稱《研究》)。這篇博士論文的摘要之一中寫道：電子文件的特性主要有以下幾方面：一、信息的非人工識讀性；二、系統依賴性；三、信息與載體之間的可分離性；四、信息的可變性；五、信息存儲的高密度性；六、多種信息媒體的集成性；七、信息的可操作性。

通過前后對比發現：前后觀點大體一致，個別字句有些出入。

其一，先前的觀點用“特性”，后來的觀點用“特點”。特有屬性，亦稱“特性”，同“共有屬性”相對，指僅為一(類)對象所有，而為其他(類)對象所無的屬性。特點是人或事物所具有的獨特的地方，再看什么是“獨特”?獨特是獨有的、特別的意思。由此可知，在這里，“特性”與“特點”兩者含義基本相同。“與以往各種形態的文件、檔案相比，電子文件的主要特點包括……”——這一句指明了是在文件范圍內談電子文件的特點。

其二，第三、第四條有所不同。先前的觀點第三條為：“信息與載體之間的可分離性”，后來的觀點第三條為“信息與特定載體之間的可分離性”；先前的觀點第四條為“信息的可變性”，后來的觀點第四條為“信息的易變性”。從此對比我們可以清楚地看到作者后來觀點對前面觀點的繼承和揚棄。對于作者關于同一問題的前后觀點，我們應以作者后來的觀點為準，但由于前后觀點具有一定的繼承關系，筆者對其先前的觀點也有所論述。

筆者對以上所謂的電子文件的特點表示懷疑，它們果真是電子文件的特點嗎?逐一分析如下：

1 “信息的非人工識讀性”

《教程》中寫道：“從遠古的泥板、石刻、羊皮紙、甲骨、竹簡，到近代的紙質記錄，人類世世代代使用的都是人工可以識讀的記錄符號。人和文件信息關系的最大特征是直接性，不需要任何中介物。人可以在各種書寫載體上直接寫入信息，也可以直接讀出這些信息，并理解它的意思，哪怕是已經失傳的古老文字、是速記符號、是盲文，只要懂得了它的書寫、語法或編碼規則，人都可以憑借自身的器官——肉眼或手來解讀它。

作者提到了泥板、石刻、羊皮紙、甲骨、竹簡、紙質記錄，對這些載體形式的文件確實可以被人們直接識讀，但卻沒有提及以唱片、錄音磁帶、錄像片作為載體的聲像文件，對這些文件人們不可以直接識讀，需要機器對信號進行轉變后人才可以解讀，它們也具有所謂的“信息的非人工識讀性”。可見這一屬性不是電子文件所獨有的，既然不是獨有的，就不可以作為電子文件的特點(特性)。

2 “系統依賴性”

《教程》中論述道：“電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動都必須借助于計算機系統才能實現，不兼容的計算機和應用軟件生成的文件在交換使用時會遇到很大的困難。”筆者認為，論述是正確的，但最終觀點的表述不夠準確。

“系統”一詞，相當于英文中的sys－tem，含義有多種：

A．一個復雜的整體，由許多通常是各不相同的部分組成，服從于一個統一的計劃或為一個共同的目的服務。

B．一個山有規律的相互作用的或相互依賴的物體連接而成的整體或集合體；自然或人工：結合的若干單位組成的、完整的、有機的或有組織的整體；有秩序的工作整體；一個完整的統一體。

C. 相互作用來執行一種生命的基本功能的身體有關器官。

D. 一組工具或人造物，形成一個網絡或用于共同的目的。

E．在共同管理下的貨運或客運線或服務系統。

由以上可知，“系統”一詞不單指計算機系統，有各種各樣的系統，也有多種多樣的人造系統——比如：計算機系統、計算機輔助設計系統、鐵礦通風系統、地下設備層通風系統、節能空調系統、自動干油集中潤滑系統等等。

“依賴”一詞的含義為：A．依靠別的人或事物而不能自立或自給；B．指各個事物或現象互為條件而不可分離。

假如說“系統”一詞是單指計算機系統的話，可以認為：電子文件具有系統依賴性；但實際上“系統”一詞不單指計算機系統。因此我們也可以認為：以唱片、錄音磁帶、錄像片作為載體的文件，對形成或播放它們的系統也有依賴性，沒有唱片機系統、錄音機系統、錄像機系統，這些文件無法形成、使用。因此“系統依賴性”也不是電子文什的特點。這一觀點的正確表述應該是：“電子文件對電子計算機系統具有依賴性”，簡述為“計算機系統依賴性”。

3 “信息與特定載體之間的可分離性”

《研究》摘要之一中寫道：“電子文件中信息和載體失去了往日的密切。各種電子文件載體如同容器一樣，今天裝進來的東西，明天可以拿出去，騰出來的空間又可以放別的東西。而信息則像那無定居的游牧人，沒有固定的停留地，不時遷徙他處。電子文件中的信息不再具有固定的物理位置，也不再對原記錄載體‘從一而終’，它可以根據需要隨時擴展、縮小或改變其存儲空間。可以改變在硬盤上的存址，可以從硬盤拷入軟盤、磁帶或光盤，可以從一張軟盤、一盤磁帶拷入其他軟盤或磁帶之中，還可以登上‘信息高速公路’流向異地”。結論是電子文件具有“信息與載體之間的可分離性”。

筆者認為：上述的描述是對的，但結論是錯誤的。所謂的“分離”只是信息從一載體到另一載體、從一形式到另一形式。文件信息并沒有真正脫離所有載體，只是可以脫離某一特定載體。信息離不開載體，信息與載體不可以分離，但信息與特定載體可以分離。《教程》中對其已改為電子文件具有“信息與特定載體之間的可分離性”。我們應以作者后來的觀點為準。但筆者認為：即使如此，“信息與特定載體之間的可分離性”也不可作為電子文件的特點。

信息一刻也離不開載體，檔案信息從原載體(特定載體)轉移(復制)到其他載體，與其他載體結為新的一體，相對于原載體(特定載體)而言，可以說是一種“分離”，分離是一種表面現象，其實質是復制，即所謂的電子文件信息與特定載體之間的可分離性。但這并不是電子文件的特點，任何文件都可以這樣的。如果復制紙質文件，文件信息依附于新載體，復制作上的文件信息相對于原載體來說是分離了。那也可以說紙質文件信息與特定載體可以分離。推而廣之，所有文件都具有信息與特定載體之間的可分離性這一屬性。再推而廣之，文獻(記錄有知識的一切載體)也具有這一屬性，所以筆者認為，信息與特定載體之間的可“分離”性并不是電子文件的特點(或特性)，而是所有文件(甚至文獻)所具有的共性。因為信息可以被傳遞、復制、共事。同之處在于：其他類文件的復制件比較容易識別，電子文件的復制件不容易識別，“但不易辨認不等于不能辨認”。其他類文件的復制件比較容易識別，是因為一般情況下他們的復制件和原件之間從外觀看有較大差異；電子文件的復制件不容易識別，是因為電子文件的復制是無損復制。

《信息管理學基礎》中寫道：“信息表征事物的存在和運動，但信息并不是事物本身。……離開這些物質載體，信息便無法存在。這說明，信息對物質具有依附性。但信息具體由那種物質載體來表達、記錄和載荷都并不影響到信息的性質和含義，這說明信息對物質載體具有獨立性。例如‘明天是否下雨’這則氣象信息，我們可以用數字0和1來表示，也可以用電流正和負來表示，還可以用硬幣的正面和反面來表示；可以記錄在紙張上，也可以記錄在磁盤上，還可以記錄在黑板上；可以用光來傳遞，也可以用聲音來傳遞，還可以用電波來傳遞等等，他們都毫不影響該信息的性質和內容。”筆者贊同“信息對物質具有依附性”這種說法，不同意“信息對物質載體具有獨立性”這種觀點，認為應該改為“信息對物質載體具有相對獨立性”，因為“獨立性”和“依附性”是矛盾的，加上“相對”兩字就不會矛盾了。《教程》中說：電子文件信息中的信息具有相對獨立性，而據以上論述可知，信息對物質載體具有相對獨立性，非獨電子文件信息使然。

4 “信息的易變性”

《研究》一文中表述為“信息的可變性”

《教程》中寫道：“造成電子文件信息發生變化的主要原因有：第一，計算機系統中信息的相對獨立性使人們對信息的增刪更改十分方便，動態文檔中的數據不斷被自動更新或修改……。第二，電子文件載體性能的不穩定性有可能造成文件中信息的改變……。第三，電子文件遷移到新的技術環境的過程中信息的損失、變異是不可避免的……”。

筆者認為：其一，其他載體形式的文件也可以被增刪、修改，但一般情況下，增刪修改后痕跡比較明顯；電子文件信息被增刪修改后，沒有明顯痕跡，而且增刪修改特別方便。動態文檔中的數據不斷被自動更新或修改，也是由人設定的程序控制的結果。其二，紙質文件的載體比較穩定，但長時間后，也會發生變化——嚴重的載體的變化也會影響到其所承載的信息的變化，只不過電子文件的載體沒有紙質載體穩定而已。電子文件載體性能不穩定，磁盤預計壽命15年、磁光盤預計壽命30年、4mm磁帶預計壽命10年、光盤預計壽命5年，軟盤預計壽命更短，大約只有兩三年；同樣地，某些聲像文件的載體(如錄音帶、錄像帶)也相當不穩定，磁帶保存信息的時間是有限的，必須定期轉錄。磁記錄材料具有短期(10－20年)保存信息的足夠穩定性，磁記錄不能長期(10－20年以上)地保留住記錄的信息。它們的不穩定，都有可能造成文件中信息的改變。其三，對于“電子文件遷移到新的技術環境的過程中信息的損失、變異是不可避免的”這種說法，筆者有一點異議。《教程》中說：“遷移要求軟件平臺具有良好的兼容性、能夠讀取多種格式、并保證遷移文件的內容真實和使用功能。同時也應該看到遷移技術可能造成部分文件格式的丟失……”請注意這里的措辭，是“可能”，也就是說，遷移可能造成信息丟失、也可能不造成信息丟失，而不是“不可避免的”。

綜上所述，筆者認為，任何載體形式的文件的信息都可以變或被改變，“信息的可變性”不是電子文件的特點(或特性)，但總的來說，相對而言，電子文件的信息較其他類型載體的信息確實更容易改變或更容易被改變，所以“信息的易變性”可以作為電子文件的特點。

5 “信息存儲的高密度性”

《教程》中說：“電子文件的存儲密度大大高于以往各種人工可識讀的信息介質，隨著技術的進步，電子介質的存儲密度還將繼續加大。1983年IBM公司(國際商業機器公司)推出了內部裝有10MB(兆字節)硬盤的個人計算機，1995年個人計算機的硬盤容量達到了1．2GB(千兆字節)，2000年達到20GB，2001年則猛升為40GB。與此同時，軟盤、光盤的存儲容量都在以很快的速度增長著，從理論上講，一個8GB硬盤約可存儲40億個漢字，一張3．5英寸高密度軟盤(1．44MB)大約可存儲70萬漢字，一張ZIP軟盤(120MB－150MB)大約可存儲6000萬至7500萬漢字，一張5英寸光盤(650MB－700MB)約可存儲3億個———4億個漢字或A4幅面的文稿圖像數千貞，應用信息壓縮技術，光盤存儲文字、圖像文件的能力可增加數倍甚至更多，真可謂‘海量存儲’。”對于這種觀點；筆者表示贊同。以上有些只是前些年的數據，目前臺式機比較常見的硬盤容量是80GB，也有120GB，160GB的；現在已廣泛使用的DVD光盤存儲容量一般為4．7GB，也有8．5GB的。“信息存儲的高密度性”可以被認為是電子文件的特點之一。

6 “多種信息媒體的集成性”

“紙質文件主要承載文字和圖形信息，而電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式加以有機組合，這種文件稱為‘多媒體文件’”。

“多媒體是從英文單詞Multimedia翻譯而來，該單詞是由Multi(多)和me－dia(medium媒體、媒介的復數)兩部分組成，含義是多種媒體。計算機多媒體技術，簡稱多媒體，是指用計算機對文字、數字、圖形、靜態圖像、活動影像、聲音等信息進行綜合處理的一類技術。”“包含上述(文本文件、數據文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、命令文件)兩種以上信息形式的文件為‘多媒體文件’，這種文件使用多媒體技術制作，具有較復雜的結構，必須使用多媒體計算機復現。”

母類具備的特點(特性)，其子類也必然具備；而子類的特點(特性)，母類并不具備。如果說電子文件具有多種信息媒體的集成性，那么所有的電子文件都應該具備這一屬性。但實際情況是：并不是所有的電子文件都是多媒體文件，多媒體文件只是電子文件中的一類，電子文件有些是單媒體文件，比如純文本文件、圖像文件、聲音文件等，它們并不具有多種媒體集成性。所以只能說多媒體文件具有多種信息媒體的集成性，而不能說電子文件具有多媒體集成性。這種觀點的錯誤是在于把子類(下位類)的特點當成了母類(上位類)的特點。

7 “信息的可操作性”

《教程》中說：“電子文件的信息不是靜態、固態、消極的，而是動態、可變、積極的信息。數字信息的可操作性主要表現在兩個方面：第一，由于信息的易變性，可以方便地改變其存在狀態。第二，可以利用已存在的文件信息做其他事情。電子文件中的信息不僅是自身含義的表達方式，還可以多方面地加以利用”。

“電子文件的信息不是靜態、固態、消極的，而是動態、可變、積極的信息”，言下之意是否認為“紙質等載體文件的信息是靜態、固態、消極的”?

筆者談談自己的看法：

其一，《檔案信息論》中認為：“信息是可傳遞和可交流的。信息依附于物質載體而存在，隨著物質載體的運動而運動，信息在這個過程中被傳遞和交流。”

“物質的運動是絕對的，靜止是相對的，靜止是物質運動的特殊形式。運動是物質的存在形式和固有屬性，它包含宇宙中所發生的一切變化和過程，從簡單的位置變動到復雜的思維活動。運動和物質不可分離。它既不能創造，也不能消滅，只能由一種形態轉化為另外一種形態。”靜止是“物質運動的特殊形態，指事物運動到—定階段卜的質的相對穩定狀態，即處于量變階段。任何一種靜止狀態都是有條件的、暫時的、過渡的，因而是相對而言的。否認有相對靜止，否認物質的穩定性，就會走向相對主義的詭辯。如果把靜止絕對化，否認了運動是絕對的，那就是形而上學”。

信息隨物質的運動而運動，隨物質的相對靜止而相對靜止。電子文件的信息和其他類型文件的信息一樣，是絕對運動的，但又可以是相對靜止的．在相對靜止的狀態下，人去動它、移它、操作它、或通過程序控制它，它才是動態的、可變的、積極的。信息是不是靜態、固態、消極的，取決于人。

其二，“由于信息的易變性，可以方便地改變其存在狀態”，這一句話是對的，對其他類型文件信息的操作沒有對電子文件信息操作那么方便。

其三，任何文件的信息都可以被用來做其他事情，任何文件的信息都可以被多方面地加以利用，所以才有二次文獻、三次文獻等等。

“信息是可轉換和可保存的”“信息是可加工和可再生的”“信息是可共享和可擴散的”。任何文件的信息都可以被操作、被使用，“它(信息)可以被眾多的觀察者(包括人、生物以及人造的儀器設備等)共享使用，即被感知、檢測、提取、識別、存貯、傳遞、顯示和分析處理，并加以利用”，只不過對電子文件信息的操作更加方便、快捷而已，所以“信息的可操作性”不是電子文件的特點，“信息的易操作性”才是電子文件的特點。

“從邏輯上說，電子文件是‘數字信息’和‘文件’兩個概念的交集，它是具有文件特征的數字信息，又是以數字信息為特征的文件。”對這個說法筆者是贊同的。如果不限定在文件范圍內討論電子文件的特點(或特性)，而直接把數字信息的特點作為電子文件的特點(或特性)，那么就存在一個問題，就是無法區分電子文件與非電子文件；如果限定在文件范圍內談電子文件的特點，這個問題就解決了。

綜上所述，筆者認為：同其他類文件相比(即限定在文件范圍內談電子文件的特點，也就是設定論域為文件)，計算機系統依賴性、信息的易變性、信息的易操作性、信息存儲的高密度性，再加上“無損復制性”，可以認為是電子文件的特點。當然，除此之外，電子文件可能還有其他特點，本文在此不再作論述。