電子檔案的保存與維護

電子檔案的特性不同于紙質檔案，電子文件以其載體和載體與信息結合方式的特殊性對傳統檔案保護理論造成很大的沖擊。如何保存、維護電于檔案，使之安全、可靠并永久處于可準確提供利用的狀態，是檔案工作者急需解決的問題。

1 電子檔案的保存環境

電子檔案載體的保存環境，一般是指脫機存儲而言，其載體種類有磁帶、光盤、軟盤等。要保證電子檔案載體物理卜的安全，要建立一個適合于磁、光介質保存的環境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關標準的要求，防止意外碰傷、劃傷存儲載體；庫房溫度應控制在17℃～20℃之間，相對溫度應在35％～45％之間；遠離強磁場和有害氣體，載體應直立排放、并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。良好的保存環境不僅可以延緩載體自身的老化，而且還可以減慢載體上所存信息的自然衰減。

2 要保證電子檔案的可存取性

電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。這對于電子檔案而言是一個較為復雜的過程。因為，電子檔案來自各個方面，往往是在不同的電子計算機系統上形成的，且在內容的格式編排上也不盡一致，這種在技術和形式上的差異，必然導致在以后還原時所采用的技術與方法的不同。而電子檔案在形成時所依賴的技術，往往是已經過時的技術，這是科技進步所帶來的必然結果。因此，除對電子檔案本身進行很好的保存外，還必須將所有與此有關的技術及數據結構定義和所用的軟硬件平臺等加以保存，以保證電子檔案的可存取性。特別是當電子文件歸檔后形成電子檔案所依靠的技術，隨著科技進步而發生重大變革，這樣會增大電子檔案恢復與還原的難度。為此，我們可以通過以下幾種方法進行恢復：第一，當電子檔案所依靠的技術已經更新時，我們可以采用一種特定的技術，消除電子檔案對相關技術的依賴性，這是一種用于恢復電子檔案的標準技術，即在電子文件歸檔時，將屬于一般性的電子文件格式，轉換成各種平臺都能適應的文本文件格式，以不變應萬變，消除技術演變所帶來的影響；第二，對較為特殊的電子檔案的內容格式需要采用或開發對應轉換軟件，這種轉換需根據應用技術的變化而進行，使其始終保持同新技術的兼容性，以適應技術發展與設備的更新；第三，保存電子檔案相關支持軟件，使電子檔案以原始形式顯示格式恢復，這是一種稱之為“打包”的方法，即在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關的實用軟件及整個應用系統一并保存，且與電子檔案存儲在一起，當需要對電子檔案恢復時．可運用同電子檔案存儲在一起的這些軟件系統使之按本來的面目顯示。

3 要保證電子檔案原始可視性

保存電子檔案的可視性，是直接保存電子檔案原始的可視格式向用戶顯示的一種技術，這是對那些非常重要或需要長久保存的電子檔案進行有效保管所必須采用的手段。其實現的方法主要有：一是使用具有顯形功能的專用軟件；二是借助于支持顯示的標準化代碼；三是保存檔案的電子圖像；四是保存電子檔案的紙質拷貝件或制成縮微品。在上述四種方法中，前三種仍需在電子計算機軟硬件平臺的支持下進行，只是在顯示時減少了中問轉換過程，相當于直接對電子檔案進行顯示。用這種方式顯示的電子檔案，一般情況下無法進行修改，因而也保證了電子檔案的原始性，特別適用保存帶有電子印章或通過光筆進行人工批改的電子檔案。然而，就現在的技術而言，磁存儲載體和光存儲載體都不可能成為電子檔案永久保存的穩定載體。所以，對特別重要的電子文件或電子檔案，應同時保存紙質拷貝件或制成縮微品。

4 要保證電子檔案的可理解性

電子檔案的恢復與顯示對利用來說是至關重要的，保證電子檔案的可用性和可存取性，在一般情況下只能夠把那些能被正確表達和能被人理解的檔案，提供給用戶利用。然而，對一份電子檔案的內容來說，常常有不被人完全理解的情況。因此，為了使人們能夠完全理解一份電子檔案，責任者不僅須熟悉其內容，而且還必須把內容的結構同其形式和利用聯系起來，也就是必須保證電子檔案的可理解性。為使一份電子檔案的內容可被完全理解，就需要保存與檔案內容相關的信息。這些信息應包括：元數據；物理結構與邏輯結構的關系；相關的電子檔案名稱、存儲位置及相互關系；與電子檔案內容相關的背景信息等。這些信息，應在電子文件的形成或維護階段進行收集，并將這些信息組成相關文件系列加以保存，以便在利用電子檔案中查考。

5 要對電子檔案載體進行有效的檢測與維護

電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環境的影響。即便是在良好的保存環境之下，也難免不發生信息丟失或讀取錯誤的現象，這是由于載體在長期保存的過程中，材質老化及磁記錄的自然衰減所致。因此，對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性和完整性，定期檢測，應每年一次，可采用等距抽樣或隨機抽樣的方式進行，樣品數量以不少于10％為宜，以一個邏輯卷為單位。首先進行外觀檢查，確認載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有尤霉斑出現等。然后進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗。通過檢測發現有出錯的載體，須進行有效的修正或更新。應每四年拷貝一次，且原載體繼續保留的時間不少于四年。對電子檔案的檢測與維護，必須進行嚴格管理，因為任何一次誤操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補的損失。必須建立相應的維護管理檔案，對電子檔案的檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄，避免發生人為的誤操作或不必要的重復勞動。

對電子檔案的有效保存與維護，是一項極其重要而復雜的工作。因而，在對電子檔案的保存與維護過程中，應充分考慮環境、設備、技術、人員及電子檔案的特點等綜合條件，來制定技術方案和工作模式，并采取有效措施，以確保電子檔案的安全可靠，能夠永久地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。