企業ＣＡＤ電子文件歸檔管理情況調查與分析

CAD是計算機輔助設計(ComputerAided Design)和計算機輔助制圖(Computer Aided Drawing)的縮寫。隨著計算機的普及和企業信息化水平的提高，CAD已被廣泛應用于機械、建筑、電子、航天、造船、石油化工、冶金、土木工程、紡織、輕工等領域。

因此，對運用CAD產生的電子文件進行管理就成為企業管理工作的重要一環。為此，國家檔案局于1999年頒布了《cAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求》，GB/T17678．1-1999國家質量技術監督局1999-02-26批準、1999-10-01實施(以下簡稱“要求”)。那么企業中CAD電子文件的管理現狀是什么樣的?歸檔了沒有?有無人管?有無相應的保護措施?是否知道并執行了“要求”?存在什么問題?如何推動這項工作為企業生產活動服務?帶著這些問題，筆者對本市若干使用CAD的企業進行了一次調查。以下是調查的詳細情況：

1 概況

此次調查涉及23個企業，調查對象主要是企業負責技術與生產管理的總工程師、副總經理，設計與制圖部門主管，設計人員及繪圖員。

調查的內容主要以“要求”中的相關內容為依據。調查采用按事先擬定的調查提綱，與被調查者面對面個別詢問或集體座談的方式進行。

由于CAD電子文件涉及企業的一些技術與工藝方面的內容，在調查中只能對使用CAD類型產生文件的格式、大致數量、主要保存方式等不涉及企業敏感技術問題的內容進行詢問，因此相關數據的準確性不高，所以文中的數據及由這些數據得出的結論只能供大家參考。

2 調查內容

2．1 使用CAD的種類

在23個企業中，使用的CAD軟件主要有：Auto CAD系列、CAXA電子圖板、Protel DXP、CB-CAD，QrCAD、0CAD、Power PCB、Visio等。其中以Auto CAD系列居多，23個企業有21個在使用，占92％。各種軟件又有多種版本，以筆者較為熟悉的Anto CAD為例，就涉及到從R14到2005等4個版本。軟件以從市場上購買的為主，只有個別企業從廠家購買或在CAD通用平臺上自主開發。而且有16個企業同時使用2種以上的CAD軟件，占到了69％；最多的超過了4種。

2．2 使用CAD的部門及環節

在調查的23個企業中，使用CAD軟件的部門主要集中在設計與制圖部門，只是各企業對這些部門的稱謂上有所不同，如有的企業稱技術科、技術部、技術處，有的企業則稱設計中心、設計科、設計室等，只有少數規模較大的企業設有專門的CAD中心和CAD制圖室。

2．3 CAD文件的保管條件

由于多數企業沒有將CAD電子文件作為檔案文件來保管，因此，90％以上的企業沒有達到6防(防磁、防光、防潮、防高溫、防酸堿、防擠壓)的要求。半數以上的企業甚至沒有固定的保管場所與保管裝具。只有為數不多的企業(8家)設有專門的CAD文件保管裝具。而且這些裝具只是存儲介質的簡單裝載物(購買時的包裝物)，從嚴格的意義上講還不能算是真正的保護裝具。有些企業放置CAD文件(磁介質載體)的柜子是沒有經過防磁處理的普通鐵皮柜，而且屋內還有計算機、電視機等有磁設備。值得注意的是，在座談中，不少工程技術人員已經意識到本企業CAD電子文件的保管條件存在問題，只是不知道國家對CAD文件的保管條件已經有明文規定。

2．4 CAD文件的文件格式種類

從各企業保存的CAD文件的種類看以保存軟件默認格式為多數。只有很少企業的設計人員考慮到版本與軟件間的相互兼容而保存有通用或方便遷移的文件格式。僅以筆者較為熟悉的Auto CAD為例，21個企業中，有12個企業的設計與制圖人員只知道用DWG標準格式，有6個企業的設計與制圖人員知道用DWG標準格式與DWT圖形樣板格式，只有3個企業的設計與制圖人員知道用DWS、DXF格式。

2．5 CAD文件形成后的保存地

被訪23個企業的CAD文件保存地100％是“哪產生，哪保存”，即隨時保存在產生該文件的計算機當中。只有4家企業在就地保存的同時，設有專門的文件服務器，要求設計人員在保存文件的同時，向文件服務器提交一份備份文件，占17％。15個企業有CAD文件的拷貝，占65％，但完整程度不高，更沒有做到異地存放。

2．6 CAD文件的管理負責人

在被訪的企業中，大都采取“誰形成，誰負責”的保管責任形式，沒有指定或明確專門的CAD文件管理人或負責人。只有7家企業(約30％)明確了CAD文件的管理負責人，其中3家為總工程師，2家為負責生產的副經理，2家為技術科長。實際上大多數企業的CAD文件目前還是處在表面上有人負責，實際無人管理的狀況。

2．7 CAD文件的形成數量

由于企業規模不同、應用CAD的時間長短不一、產品種類的不同、使用CAD軟件的種類不同，各個企業CAD文件產生數量相差很大，以單份文件計，多的超過10000份，少的只有100多份。值得注意的是，在被調查的企業中，沒有一個企業的負責人或技術負責人能夠準確說出本企業CAD文件的年產生量，更說不出企業CAD文件的總量。

2．8 CAD文件的收集范圍

對CAD文件的收集范圍，除3家原國有大中型企業(占不到15％)在檔案部門的指導下確定與圖紙檔案相對應的收集范圍外，其他企業均沒有明確的CAD文件收集范圍，而且相當一部分被訪者不知道CAD文件應當收集，也不知道企業應當為自己產生的CAD文件確定相應的收集范圍。在已經制定有收集范圍的企業小，雖然要求與CAD系統相關的系統軟件、圖紙掃描文件、各種分析、計算、測試、設計參數文件、報表、軟件說明書等均應包括在內，實際收集時往往有缺漏。

2．9 CAD文件的完整性

由于筆者身份的限制，對被訪企業CAD文件的完整性調查存在一定困難，由于無法要求被訪企業提供成套圖紙或完整的設計文件，因而只能從CAD文件的命名方式上做一些推測。筆者在每個被訪企業隨機觀看了2－3名設計人員保存在計算機中的CAD文件，從文件夾名、子目錄名及文件名的命名看，有很大的隨意性，明顯缺乏統一要求與規范。這樣的直接結果就會影響CAD文件的完整性。

2．10 CAD文件的主要存儲介質

在調查的23個企業中，單獨使用硬盤存儲CAD文件的15家，占65％，在使用硬盤存儲的同時，使用光盤進行備份的8家，占35％，已經沒有企業用軟盤作為存儲介質。軟盤與U盤只是在CAD文件轉儲和臨時拷貝時使用。也有2個企業將移動式硬盤作為存儲介質。

2．11 CAD文件的整理與歸檔

這項：工作多數企業沒有做，少數開展這項工作的企業也沒有按“要求”的有關條款去做。主要的問題是分類粗(有些企業沒有分類)，排列無序，類屬交叉，無名稱、密級、保管期限、軟硬件平臺，標簽或標簽內容不全，無編號或編號不規范等等，

2．12 CAD文件的利用

CAD文件的利用工作，在被調查的企業當中也處于自發的和無序的狀態。說到利用，每個企業和每個工程技術人員都表示有過利用，而且利用率比較高。但卻提供不出相應的記錄與登記。筆者注意到，目前企業員工利用CAD文件存在的最大問題是，設計人員在利用已有CAD文件進行設計修改時，常常是直接調用已有CAD文件，修改完成后直接保存，在沒有備份或更名的情況下，原有文件被新文件代替，造成原文件內容更改和文件名稱的混亂。

3 總體評價與對策

從被調查的23個企業看，企業CAD電子文件的管理工作總體上處于無序、無規范，甚至無有效管理的階段。這種狀況持續下去對企業的生存與發展都將帶來消極影響。

造成這種狀況的原因大致有：

3．1 民營或其他非國有企業缺少檔案工作基礎

從檔案管理機制的層面上看，CAD電子文件的歸檔與管理，對于國有及由原國有企業轉制的企業來說，是在原有檔案管理機制基礎上進行的擴展與延伸。但對民營或新成立的其他類型企業，由于沒有基本的檔案管理機制(系統)，企業的檔案管理或沒有，或不健全。在這種狀況下，CAD電子文件沒有得到及時歸檔與有效管理也是一種必然的結果。

因此，幫助和督促各類企業，特別是新建民營或其他非國有企業，建立基本的檔案工作制度，在建立基本的檔案工作制度的基礎上，將CAD電子文件管理逐步納入企業管理工作的視線。

3．2 企業領導與技術人員對CAD電子文件管理要求不知道、不了解

“要求”雖然已經頒布近6年，但由于缺乏廣泛深入的宣傳，尤其是沒能有針對性地對企業領導與專業技術人員、特別是對工程設計人員進行宣傳，以至于企業領導、專業技術人員對“要求”不知道、不了解。由于對“要求”的具體內容一無所知，自然也談不上遵守和貫徹了。

所以，在目前與近一個時期，應該加大“要求”的宣傳力度，特別是要有針對性地不斷加大對企業領導人、工程技術人員的宣傳與教育，使企業的決策層對“要求”有了解，管理層對“要求”有詳盡的了解，技術管理人員對“要求”的內容熟悉，技術人員與CAD操作人員熟記“要求”。為貫徹“要求”，提升企業CAD電子文件管理水平打基礎。

從長遠看，應該將“要求”作為工科高校與職業技術學校涉及CAD內容的各個專業的必修內容，從對潛在使用者的基礎訓練人手，將“要求”根植于其腦海中，作為一種職業技能與素養來培養。

3．3 對CAD電子文件的價值與作用有較高的認識，但對管理的認識尚不到位

在調查中，不少企業的領導與技術人員，對CAD電子文件的價值與作用，有著較高的認識，明白CAD電子文件對于企業生存、發展，特別在產品的研發與保密方面意義重大。但對CAD電子文件應當如何管理卻知之不多，只是籠統地要求技術人員管好自己的CAD電子文件。由于缺乏必要的管理制度，人員流動造成企業CAD電子文件丟失、缺失、流失的情況時有發生。

設法組織企業的領導與技術人員，對本企業CAD電子文件管理工作進行交流，通過相互學習與借鑒，盡快建立起與各個企業特點相適合的管理制度。學術團體與行業協會是企業進行交流、學習的理想平臺。

3．4 檔案行政管理部門的有效指導與企業需求脫節

造成企業CAD電子文件目前這種現狀的另一個原因，是企業在CAD電子文件的管理上，沒有能夠得到檔案行政管理部門的有效指導。由于民營及其他類型的企業在管理模式上與國有企業不同，非生產人員很少，一般沒有設置專門的檔案管理部門，加之不少企業領導不了解、不知道企業應該建立檔案管理制度與體系。有的企業雖然想建立檔案管理制度，卻苦于不知道到哪個政府部門咨詢；有的根本就不知道可以到檔案行政管理部門尋求指導和幫助。有的企業雖然知道可以向檔案行政管理部門尋求指導，但又擔心受政府部門的管理，增加企業支出，主觀上放棄了這一渠道。

希望檔案行政管理部門在對企業的指導中，適當加大對CAD電子文件管理工作的指導，建立良好的溝通渠道，特別是建立與民營或其他非國有企業的溝通渠道。

(作者單位：開封市中原儀表電器成套設備廠)