談項目成功的關鍵因素

項目作為組織適應環境變化的普遍方式，在變革日新月異的今天，日益受到社會的關注和重視。影響項目成功的因素有很多，筆者認為，對項目經理來說最關鍵的因素有五項。

一、項目團隊、顧客和管理層對項目的目標達成共識

項目目標包括兩大類：一類是項目產出物所要達到的目標要求，包括產出物的質量、數量、新科技水平、經濟技術效果等指標。例如，對信息系統開發項目，項目目標中應包括系統功能、信息處理速度、可擴展性等度量指標。一類是有關項目工作的目標要求，包括項目工作的工期、成本、工作質量等方面的指標。

為促進項目有關各方就項目目標達成共識，顧客參與，項目經理、項目團隊、顧客之間有效溝通，正確計劃，清楚的需求描述等都是必要的。而更重要的是，在項目提案或項目建議書中所定義的項目目標必須明確、具體，要盡量用定量化的語言進行描述，使項目目標容易被溝通和理解，‘要使項目團隊成員確信項目目標是能夠達到的，并且確保每個成員能夠結合項目目標確定個人的具體目標，把責任落實到人，只有這樣才能起到很好的激勵作用。描述項目目標的原則可以概括為五項，用英語表示時，首字母合在一起為SMAR'[’(即specific具體的；measurable可測量的；achievable可實現的；relevant相關的；traceable可跟蹤的。)。

二、項目計劃完備周密

任何項目要保證實現項目目標，必須制定一系列計劃，其中包括項目進度計劃、成本計劃、人力和物力資源分配計劃、風險計劃、質量計劃及項目集成計劃等。根據這些計劃，就可以對項目的各項活動和任務的完成做出系統的安排。項目經理作為項目計劃的主要制定者和決策者，對項目計劃工作負有主要責任。

概括起來，項目計劃主要有六個方面的作用：1、確定完成項目目標所需的各項任務范圍，落實責任，制定各項任務的時間表，明確各項任務所需的人力、物力、財力；2、確定項目的工作規范，遵循的標準，作為項目實施的依據和指南3、明確項目團隊各成員及其工作責任范圍以及相應的職權，使每個成員明確自己的工作目標、工作方法、工作途徑、工作期限要求；4、保證項目進行過程中項目團隊成員和項目干系人之間的交流、溝通與協作，使得項目各項工作協調一致，增加客戶滿意度；5、為項目的跟蹤控制提供基礎6、項目計劃在項目中起到承上啟下的作用，計劃批準后應當作為項目的工作指南。制定項目計劃必須遵循四個原則：1、目的性原則，任何項目計劃的制定都應當圍繞項目目標的實現而展開。制定計劃的第一步就是分析目標，進而找出實現目標所要完成的所有任務；2、系統相關性原則，項目的各個子計劃不是孤立存在的，彼此之間相對獨立，又緊密相關，應當形成一個有機的整體。構成項目計劃的任何子計劃的變化都會影響到其它子計劃的制定和執行，進而影響到項目計劃的正常實施；3、經濟性原則，項目不僅要有較高的效率，而且要有較高的效益，因此計劃過程是對多種選擇權衡、優化的過程；4、動態性原則，由于項目環境不斷變化，經常使計劃的實施偏離項目的基準計劃，因此項目計劃要隨著環境和條件的變化不斷調整和修改，以保證項目目標的完成。項目經理和項目計劃制定人員要準確把握項目的環境條件，科學預測，在此基礎上，制定出切實可行的實施方案，并抓好貫徹執行。

項目計劃的形式和工具有多種。項目進度計劃，使我們明確不同的工作應當在什么時間開始，什么時候到達里程碑節點等等。常用的衡量進度的工具有工作分解結構(WBS)、甘特圖、計劃進度網絡(PERT／CPM)等。是否按成本計劃完成項目是衡量項目成敗的重要標準。對項目成本進行計劃和控制的工具主要有項目預算、累計費用曲線等。制定人力和物力資源計劃是為了在項目工作中有效地分配有限的資源。主要工具有資源矩陣、資源甘特圖、資源分配表和資源載荷圖等。為全面掌握項目進度、預算和資源利用情況，人們經常把反映進度的甘特圖、反映預算情況的累計費用曲線和反映資源分配的資源載荷圖畫在同一張圖紙上，利用同一個時間坐標，以便直觀地比較進度、費用和資源信息。現在，人們越來越多地利用計算機輔助進行計劃和控制，方便快捷，效果不錯。

三、項目涉及的所有人員建立穩定而有效的溝通

成功的項目離不開有效的溝通。只有項目團隊成員之間、項目利益相關者之間順暢高效地進行溝通，他們才能了解項目組織的目標和方向，才能減少誤會和矛盾，消除沖突，在項目組織計劃和工作任務等方面達成一致的看法，發揮積極性和主動性，團結一致地為實現組織的目標而努力。在項目溝通中，除了要遵守一般的溝通原則，還要符合項目管理的特殊要求。一般的溝通原則有六條，1、溝通之前應該將要溝通的內容和時間予以充分明確；2、要根據溝通目的和信息接收者的情況確定出溝通中使用的話語和言詞(編碼)；3、要選擇合適的溝通渠道、方式和環境與氛圍；4、在溝通中要認真傾聽和觀察對方，以確定溝通的效果和分辨對方提供信息的真偽；5、要充分使用反饋這一溝通技術手段，使溝通雙方能夠相互充分的理解6、要跟蹤和驗證溝通的效果。項目管理對溝通的要求有4條：1、準確性。一方面，溝通中所傳遞的信息本身必須是準確的信息，而不能是似是而非、模棱兩可的信息；另一方面，信息溝通中所使用的語言和信息傳遞方式能被接收者所理解，使對方能夠獲得準確的信息。2、完整性。溝通中的完整性原則包括兩個方面，其一是信息的完備性，即所傳遞的信息應該基本完備，不能留下很大的信息缺口，否則就會使對方難以理解，從而出現溝通障礙；其二是溝通的完全性，項目組織的主管人員要努力為組織的各成員提供他們所需的信息，盡量避免不通過其下級直接同項目團隊成員進行溝通的做法。3、及時性。任何信息都有一定的時效性和實效期，過了一定的時期，就失去了指導決策的作用，從而貽誤時機，影響工作。4、注意正確發揮非正式組織溝通渠道的作用。項目管理過程中，總有一些信息不適宜通過正式組織的溝通渠道來傳遞，此時正確利用非正式組織溝通渠道，能夠有效地促進項目目標的實現。

四、項目范圍得到有效控制

確定項目范圍就是定義項目的工作邊界，明確項目的目標和主要的項目或交付成果。確定項目范圍對項目管理來說有如下作用：一是為項目實施提供任務范圍的框架，有助于清楚地分派責任；二是便于確定進度測量和控制的基準，進而對項目的實施進行有效的控制；三是提高費用、時間和資源估算的準確性。確定項目范圍，需要編寫正式的項目范圍說明書，并以此作為將來項目決策的基礎。對項目范圍進行定義和控制的過程就是項目范圍管理，主要包含五個過程：啟動、范圍計劃、范圍定義、范圍核實及范圍變更控制。

啟動是指組織正式開始一個項目或繼續到項目的下一個階段。啟動過程的主要輸出是項目章程。項目章程將粗略地規定項目的范圍，這也是項目范圍管理后續工作的重要依據。項目章程中還將規定項目經理的權利以及項目團隊各成員的職責，還有項目其他利益相關者的職責，這也是對今后各個角色如何做好本職工作作一個明確的規定，以致后續工作可以更加有序地進行。

范圍計劃是指進一步形成各種文檔，為將來項目決策提供基礎，這些文檔中包括用以衡量一個項目或項目階段是否已經順利完成的標準等。范圍計劃過程的輸出主要有范圍說明書和范圍管理計劃。范圍說明是在項目參與人之間確認或建立一個項目范圍的共識，作為未來項目決策的文檔基準。范圍說明中至少要有項目論證、項目產品、項目可交付成果和項目目標等內容。范圍管理計劃是描述項目范圍如何進行管理，項目范圍怎樣變化才能與項目要求相一致等問題的。

范圍定義是指將項目主要的可交付成果細分成較小的、更易管理的部分。在這個過程中，項目組要建立一個工作分解結構(WBS)。制定好一個WBS的指導思想是逐層深入。先將項目成果框架確定下來，然后每層下面再把工作分解。

范圍核實是指對項目范圍的正式認定，項目主要利益相關者，如顧客和項目主辦者等要在這個過程中正式接受項目可交付成果的定義。這個過程是范圍確定之后，執行實施之前各方相關人員的承諾過程。

范圍變更控制是指對有關項目范圍的變更實施控制。主要的過程輸出是范圍變更、糾正行動與教訓總結。控制好變更必須有一套規范的變更管理過程，在發生變更時遵循規范的變更程序來管理變更。通常對發生的變更，需要識別是否在既定的項目范圍之內。如果是在項目范圍之內，那么就需要評估變更所造成的影響，以及如何應對的措施，受影響的各方都應該清楚明了自己所受的影響；如果變更是在項目范圍之外，那么就需要商務人員與顧客方進行談判，看是否增加費用，還是放棄變更。因此，項目所在的組織必須在其項目管理體系中制定一套嚴格、高效、實用的變更程序。執行好以上項目范圍管理的五個過程，就能實現對項目范圍的有效控制。

五、管理方面給予有效的支持

一般來說，一個項目經理并不具備制定決策以完成項目所要求的完全的正式的權威。他們需要依賴傳統管理模式下的管理人員來提供人員和設備、制定政策性決策和清除組織障礙。如果不能使那些傳統的管理人員支持自己的決策，項目經理就不能取得成功。

作為職能管理部門，最有效的管理支持就是使項目經理“在正確的時間獲得正確的人員”和“基于項目團隊實際情況做出及時決策”。作為項目經理，要明白職能管理部門關心項目進展的原因，并了解他們的決策將對項目產生怎樣的影響。項目主辦者，具有正式的組織權力，是項目獲得成功的首要支持力量，其主要工作是在項目規劃和實施各階段進行有效的領導、協調和監督，幫助項目團隊取得成功。在項目計劃的制定階段，他們必須建立項目的特色，也就是說，他們必須幫助項目經理明確表達項目的目標和現實情況，決定為了完成項目需要提供的支持力度。項目實施過程中，項目主辦者在一個更高層面上開展工作，他們核查進度、預算和質量中的主要信息，確保項目滿足顧客的需要和他們的期望。項目主辦者要充分信任項目經理和項目團隊，及時而有力地幫助解決項目過程中碰到的各種問題和困難，積極、主動地出謀劃策，必要時親自參與項目，并愿意承擔相關的責任。項目主辦者不能被動地觀望、指示或指責，更切忌把責任全部推給項目經理或項目團隊成員。尤其要注意杜絕和避免以下三種情況：一是過多干涉項目經理的管理，事無大小，均加以過問。碰到這種領導，項目經理首先要制定一個完整的項目計劃，讓對方明白自己所為；從組織要一道圣旨(項目授權書)，明確自己的權限；按照組織程序定期向其匯報；二是指令朝令夕改，令人無所適從。此舉必然影響工作的開展，造成工作暫停或不必要的返工。對此，項目經理要提供充分的項目信息供其決策，關鍵時刻利用組織程序簽下備忘錄。三是不充分配置或抽調項目資源，不能把本項目放在重要位置，對項目不能配備需要的人員，甚至隨意抽調人員。對此，項目經理必須加強溝通協調，爭取支持，努力使項目獲得顯著成功。否則，沒有項目主辦者的支持，項目進展將困難重重，甚至變得不可能。

總之，只要項目經理對以上五點予以足夠的重視，通過卓有成效的工作，使項目完全符合上述條件，那么這個項目就離成功不遠了。