莫因財務小事壞了資金大局

壞賬伴銷售齊飛

A公司的銷售部經理程力從會議室里退出來，焦頭爛額。他遇到了前所未有的壓力——本地一家超市突然倒閉，造成A公司30多萬元的壞賬。老板已經向他下了最后通牒，除了必須對壞賬做出解釋并提出危機解決方案外，更要求在2個月內將已經膨脹到600多萬元的應收款壓縮到合理范圍。

此前程力在銷售工作上頗有建樹，一直維持著非常好的業績增長。然而最近半年來，他一直承受著老板和財務的指責：生意突突跳，費用漫天要，賬務對不好，款項回得少，利潤不見了。

情況有多糟糕?

作為一家年銷售額2000萬元左右的耐用消費品代理商，A公司的財務報表著實不太好看：

1．公司一直以來處于高銷售、低回籠的不正常狀態中，以2005年1～5月份為例：實現銷售850萬元，回籠670萬元；

2．應收款達到600多萬元，而A公司的年銷售額僅2000萬元左右，資金年周轉3次多；

3．以C超市為例，其財務說應付A公司貨款余額為65萬元，但八公司財務的賬面卻顯示為83萬多……

其實這是許多經銷商在和超市合作中普遍存在的現象。在“以銷量換市場地位”的經營思路下，經銷商正步人資金失控的致命危機。

從財務管理角度仔細分析，資金失控的原因主要有二：一是對超市財務操作不了解，缺乏必需的財務能力；二是對超市信用評估和資金管控的管理缺失。

從企業管理角度看，由于第一點而導致的經銷商資金失控，是最不應該出現的失誤。因為這可是你自己送上門的肥肉，超市不揩汕才怪呢!因此，下文將以第一點為探討對象。

導致困境的六人財務管理漏洞

1．價格波動。

這是與超市合作中最經常出現的財務問題，原因往往是：

(1)雙方沒有明確穩定的供貨價格：很多廠家(甚至包括一些大型制造商)和經銷商供貨時，竟然從來沒有核實過超市的訂單價格與企業的出貨報價單價格是否一致，導致二者長期存在差異；

(2)超市經常性的促銷變價行為：大部分超市都對促銷變價則存在“前七后八”或“前十后四”等規定，即在活動開始前7天到活動結束后8大都是價格變動期。銷售部門沒有將這些重要的變價信息通知開票財務，從而造成價格差異。

2．折扣條款。

折扣條款主要包括無條件退傭、合同規定以固定百分比在稅前扣減的費用，如DM(店內海報費)、TG(堆頭費)。

其實這個差異是最容易規避的。但如果財務在開具增值稅票時，只是簡單地匯總送貨票據，或直接按照超市提供的付款明細(超市在明細中不會汁算折扣)來開具，就會造成虛開增值稅。

3．費用管理的嚴重疏漏。

供應商在超市頻繁促銷，會產生大量的費用，如海報、地堆、端架促銷費等。而銷售部門的通病往往是申報費用及時，費用扣除與否不關心，財務部門手上只有促銷計劃，無法確定當初批準的費用到底發生與否，或是看到了超市的付款明細中已經扣除了費用，但卻看不到費用發票。大量的費用不清和發票不全造成很大的財務差異。

采用上面第2點中提到的稅前按固定百分比扣除DM、TG費用的方法，可以避免這個問題。

4．退貨。

超市運營中一個重要的特點就足高退貨率，特別是大型促銷活動導致的大進大退。超市退貨容易出現兩大問題：

(1)許多超市沒有正規的退貨程序，實際退貨和退貨單不一致，導致企業無法認賬或凋賬；

(2)退貨后，正規的程序要求超市提供倒開發票，但很多超市都不開具，造成供應商下賬難。

5．別有用心的付款條件表述。

在超市起草的合同里，有不少“地雷”條款。其中最容易造成賬期延遲的有3種表述：

(1)計算賬期的起始日。貨到××天付款和幾結××天足超市主要的付款條件。實際上，不管是貨到還是月結，很多超市都在合同條款中規定：以增值稅票送交日作為賬期起始日。那些發票不是隨貨同行的供應商，自然在無形中被延遲了付款。

(2)巧妙利用對賬日、付款日。如超市規定當月10～15日為對賬日，供應商必須在這期間完成和超市的對賬工作；而20～30日為付款日，如果供應商未能在15日前完成對賬，或20日前提供增值稅票，付款程序自動延遲到下月。

(3)庫存周轉天數的限制。即使供應商按照超市規定的程序及時對賬，及時提供增值稅票，但若是供應商在超市中的庫存過大，仍然無法順利地結算貨款。筆者個面了解過一家業同性連鎖超市，有近30％的供應商因這種情況而被延遲付款。

6．企業財務不規范。

(1)送貨單、超市驗收單、增值稅票沒有做到一對一或一對多匹配。超市的貨款結算是一張驗收單對應一張增值稅票，或多張驗收單對應一張增值稅票，而供應商在開具發票時沒有做到對應關系，就不知道超市付的是哪筆款，哪些貨送了但沒有付款，賬務自然一塌糊涂。

(2)應收賬款管理不科學。很多供應商以發貨日作為起始門來計算賬齡，而超巾則以增值稅票提供日為始計算賬期。供應商應將貨物周轉和應收款賬期分開考核、管理。

別讓超市抓住小辮子狠K一頓

以上所述是經銷商在和超市合作過程中最容易造成資金占壓和糊涂賬的原因。由于超市主導著合同文本、財務結算規定等，為了利潤最大化和轉嫁經營成本，他們設計的很多合同條件和財務規定對經銷商形成了制約門檻，使經銷商從一開始就處于被動局而。

但正因為如此，經銷商提高自身的財務處理能力、規范業務行為，才顯得尤其重要——本來就沒地位，更不能在流程和細節上授人以柄。

1．財務處理方式要實用，可操作性強。

很多經銷商業務快速發展，財務力量配置明顯落后于企業規模，在這種情況下，規范科學的財務處理就非常重要。

經銷商一定要建立訂貨單、送貨單、驗收單、增值稅票相匹配的記賬方法，其中的關鍵在于增值稅的開具上，主要分兩步：

(1)增值稅開票申請。必須在開具增值稅票時，在申請單上詳細記錄訂貨單、送貨單明細。如果不是隨貨同行的，還應當記錄驗收入信息。可采用表1進行跟蹤。

(2)規范開具增值稅票。增值稅票提交后，超市才會開始計算賬期。可以說，增值稅票是超市付款的直接依據，也是核對賬務的重要依據。因此，開具的增值稅票上除了表現正確的數量、金額外，還必須在增值稅票的備注欄中填寫驗收單號碼、送貨單號碼等原始憑證號，以便進一步跟蹤、核對賬務。

2．要求業務員建立發票臺賬。

實際上，超市賬務核對和資金控制的有效與否，70％來自業務人員的資金管理水平。但日前大量供應商都沒有建立業務員臺賬，這是發生糊涂賬的關鍵。

建立業務員發票臺賬(見表2)，才能使業務員在做好銷售的同時，更加清楚自己所負責客戶的應收款、費用使用與核銷情況等，最大限度地管住資金。

最容易造成亂賬的費用也訂以利用業務臺賬這個工具有效控制。

3．做好業務與財務的對接工作。

作為業務人員，必須將所負責超市的任何變價行為提前通知財務，明確變動的價格和時限。財務依據變價信息核對超市的訂貨單，發現價格異常要及時交給業務人員處理，確保與超市保持價格的一致性，有效拒絕價格差異。

4．控制超市資金結算的節點。

針對超市設定的影響付款的程序(如付款日、對賬日、庫存周轉天數等)，經銷商應當非常了解每一個超市不同的結算流程，嚴格按照其要求來完成各個程序。

其實這里邊也有很多小竅門，比如有的超市計算其庫存天數，一般是固定地以每月30日當天的庫存成本除以當月銷售成本(盤點日前一個月的銷售成本)，若超過30天，則停止付款。那么，企業就應當在每個月的25日起控制對該超市發貨，甚至在最后幾天要求門店退貨，使庫存天數穩定在規定范圍內。