在學生工作中理解項目管理

一、什么是項目？

項目要求有具體的產品或結果，要求有明確的開始與結束的日期，要求有既定的預算，只有滿足了這三方面的因素，我們才能將這樣的任務看成是一個項目。簡單地說，安排一場演出、開發一種新產品、建一幢大房子就可以稱之為一個項目，在我們的學生工作中，組織一次活動可以算作是一個項目。

就拿去年我院的學生工作研討課題為例，作為院規評委的主席，我成為管理課題工作的負責人，我們要求的成果就是各個課題組能夠形成結題報告，并為大家展示課題的研究成果；我們將下發課題研討通知并把提交結題報告的時間定在2003年9月10日到11月21日之間，可以說規定了明確的開始和結束的日期；最后我們確定領導上級為學生執委會，具體操作部門為院規評委，課題執行部門為各課題申請小組，并對所需要的資金、設備、信息等向上級進行了申報，可以說有了既定的預算。由于滿足產品、開始和結束日期、資源這三個要素，我院的課題工作就可以看成是一個項目。與該工作相類似，在學生工作中，大大小小的活動都需要滿足上面三個條件，我們都可以用項目管理的思想去管理、組織它們。

二、什么是項目管理？

項目管理是為了滿足甚至超越項目涉及人員對項目的需求和期望而將理論知識、技能、工具和技巧應用到項目的活動中去，指導我們的項目從開始、執行、直至最后終止的過程。作為20世紀90年代才發展起來的新領域，項目管理已成為現代管理學的重要分支，并越來越受到各層管理者的重視。

項目管理并非一門新型的理論學科，而是從實踐中提煉出來的，它幫助我們更好的解決項目中所遇到的問題，優化所需要的資源以及人員的配置，并且針對項目本身的特點，尋求項目在范圍、時間、成本和質量，有不同需求和期望的項目涉及人員以及需求和期望之間的相對平衡。可以說，運用項目管理的知識和經驗，可以極大地提高和改善管理人員的工作效率，使花費相同的人力、物力、財力取得更優的最終效果。所以，對于我們這些該以學習為主業，學生工作為副業的學生來說，如何在學習之余處理好繁復的學生工作，運用項目管理的思想高效且有序的對活動進行組織、規劃，也是我們現在應該關注的問題。

三、如何利用項目管理

的思想解決學生工作中的問題？

根據項目管理的思想，每個項目無論大小、復雜程度，都要經歷構思、確定、開始、實施、結束這樣五個步驟。

1.構思階段：從一個想法開始

所有的項目都是從一個想法開始。或許企業的客戶需要滿足一個特定的需求，或許上級考慮要開拓一個新的市場，在一個想法形成時，項目就已經進入了構思的階段。對于一個小項目，它可能正好由一個商議和一個口頭的協定組成。在其他情況下，特別對于那些大型的項目，項目的構思需要通過正式審查和討論來確定。

在課題工作中，我們的構思來源于與上級的溝通。在構思的過程中，我必須回答兩個關鍵性的問題：應該做它嗎？能夠做它嗎？在與上級溝通中，我逐漸確立了這樣的思想，課題工作是為了增強我院學生的科研能力，提高學習的氣氛，為同學以后的科研工作打下基礎，所以這個工作是有其必要性的。那么，我有能力去做它嗎？答案是肯定的。我們具備了組織課題的能力，并且有一定的科研經費的支持。鑒于這兩個問題的回答，我們確定了開展學生工作研討課題工作的可行性。

2.確定階段：制定計劃

當我們知道自己希望完成什么，并且相信這是可能的時候，我們就需要一個詳細的計劃來描述自己和屬下的工作人員應該怎樣完成這個項目。在這份計劃中，應該包括一份項目理由的概述，一份對產生結果的詳細描述，一份要做的所有工作的清單，一份所有工作人員的任務分配及責任，一份詳細的項目計劃表，一份人員、設備、信息和資金的預算，以及在項目執行過程中可能出現的所有問題。

在我們確定了組織課題工作這個思想之后，便對課題的工作進行了詳細的計劃。我們制定了學生工作研討課題的申請書，詳細說明了課題的內容、時間、要求以及最終的結果；我將整個工作進行了規劃，對具體的工作進行了細化與分配；將預算進行了上報與申請。可以說是基本上做到了項目開始之前的確定工作，為課題的具體實施工作奠定了基礎。

3.開始階段：做好準備，預備開始

在這個階段，主要的工作就是對項目中細化的具體任務進行分配以及做好相關的溝通工作。我們需要將各項目工作分配給參與的人員，對全體工作組成員下達和說明任務，確定工作組將如何完成這些任務分配，設立必要的金融、人事和跟蹤系統，最后向組織機構進行通報。

經歷了開始階段，我們的項目工作則顯得更加的實際與具體。在課題工作開始之前，我召開了規評委全體成員的會議，在會議中確定了每個成員的工作任務，以及最終期望的目標，并將整個準備工作向上級做了匯報。這一階段的任務分配，保證了我們課題工作的更加有序化的進行。

4.實施階段：去做

這一階段可以說是項目管理中出現問題最多的階段，為了盡量減少出現的問題，除了按照計劃執行任務之外，我們還要不斷把工作情況與各項計劃進行比較，及時發現問題并且解決它們，讓所有工作組的成員了解項目的進程。在實施階段中，很可能出現由于員工沒有在一起工作過，而使他們在工作與交往方式上存在差異，在完成同樣類型的工作的時候使用不同的方法，并且由于不曾有時間增進相互的尊重和信任感，使他們在合作中產生不必要的溝通障礙，影響項目的進行。

在課題實施的過程中，我們按照計劃，對整個課題的進程進行了統一的管理。每一階段召開各課題組負責人的會議，有助于及時解決項目中遇到的問題，也讓我們能夠更好的了解課題工作的進展程度。

5.結束階段：停止

此時完成了項目的工作，但并不意味著項目真正的結束。這時我們還要做以下幾件事情：讓客戶同意最終結果，結束全部項目賬戶，幫助人們繼續進行該項目后面的任務，進行項目后的評估以確定項目的成績并討論經驗教訓。

這個最后的階段也是不容忽視的。正像我們課題的工作最終階段，我們不僅結束了所有的課題經費的報銷，而且將整個課題管理工作中各個部分以及所遇到的問題進行了整理歸納，形成了固定的模板，以供日后的課題工作的參考。

四、項目管理之于

學生工作有哪些特點？

畢竟，項目管理的思想來源于企業的發展。隨著企業規模的擴大，產品種類的增多，做項目被認為是一項非常重要并且技術復雜的事業。當管理者開始面對堆積如山的文件，處理錯綜復雜的工作的時候，他們想到需要一種新的工作理念和方法來解決這樣的問題，因而產生了我們現在的項目管理。相對于這些理不出頭緒的企業大型項目，學生工作的活動中所需要的處理數據、信息則顯得少之又少，這雖不妨礙我們運用項目管理的思想來解決身邊的實際問題，但是相對于企業的項目管理，項目管理在學生工作中的應用還是具有這樣幾個特點的：

1.活動的過程相對簡單

因為我們將項目的范圍限制在學生工作中，對于這樣一個小型的活動，我們從計劃、實施到最后結束的過程可能僅花費幾天的時間。

2.集權式的結構特征

對于一個學校來說，學生會的各個職能部門不能達到企業那樣細致的分化，所以在項目管理中大體采用了集權式的結構，雖然體現了成員間穩定的工作關系，同時限制了活動中各個部門之間的交流。

3.資源、條件的限制

在學校組織活動，我們必須要考慮到資源與條件的限制，這些條件相對于外界來說，都要苛刻得多。即使有很好的計劃，如果學校沒有條件提供給我們、或活動資金太少，都會影響活動的效果。

五、在項目管理中容易出現的問題？

在學生工作這樣的小型項目中，我們往往容易忽視項目的開始階段。很多時候，我們會這樣認為，這些活動我們已經做過很多次了，為什么還必須再為其做出計劃？即使這些活動和以前做過的活動相似，有些東西總是不同的。可能你選擇了不同的活動地點，可能你打算采取不同的活動形式等等。必須花一些時間確保你的計劃滿足當前的要求。另外，我們還很有可能忽視項目的結束部分，即忘記對整個項目執行過程的總結。這樣，你絕不會真正知道你的項目過去是怎樣成功的，不知道你過去的項目究竟失誤在哪里。項目管理指導我們從以前的項目中獲取新的信息，來接受更有挑戰性的新項目。