醫院會計電算化管理

張福海

[摘要]隨著衛生經濟的不斷發展和現代醫院管理的迫切需求，近年醫院會計電算化工作也在迅速得到發展和普及。因此，管理好應用好醫院會計電算化工作成為一項重要課題。

醫院實現會計電算化，不僅提高了會計算賬、報賬的工作質量和效率，大大減輕了會計人員的負擔而且在醫院門診收費、住院收費、藥品出入庫、醫療器械出入庫、固定資產出入庫、賬務處理等環節得到普遍應用。通過近幾年的運行可以得出，計算機處理數據的能力、速度是手工處理無法比擬的，只要硬件、軟件工作正常，輸入的數據正確，產生的結果是確信無疑的。但應用計算機處理業務因一些人為或其它因素也會出現差錯、舞弊、數據丟失等情況。因此，強化醫院會計電算化體系已是當務之急。

一、目前醫院會計電算化應用中存在的問題

(一)目前現有的會計信息系統基本上還處于手工作坊階段，只是將數據的計算、存儲、輸出交給計算機自動完成，而信息的傳送、分析、支持領導決策等對醫院管理最重要的方面仍未發揮作用。

(二)醫院對管理應用人員的素質培養不夠重視。醫院會計人員素質高低不齊，有本科學歷、大專學歷、中專學歷、還有一些以工代干不精通會計專業知識的人員。實行會計電算化對會計人員現有的知識結構提出新要求，不但要求精通會計專業知識，而且要熟悉計算機軟硬件知識。而醫院在全面提高會計管理、應用人員的計算機水平，以保證系統正常運行方面存在很大差距。

(三)目前醫院會計電算化軟件設施有待于進一步完善。醫院門診收費、住院收費、藥品及材料出入庫、固定資產出入庫、省市醫保病人收費管理等軟件均為自行開發，在幾年的運行中起到了很好的作用，但期間也間斷發生一些錯誤，比如：保健干部醫療費用統計不準確，財務部門的醫保病人數據與醫保管理部門數據不一致等。

(四)沒有充分發揮網絡計算機的作用，未真正實現數據資源共享，有重復輸入數據的情況。比如：對成本核算所需的數據不能通過網絡從藥劑科、器械科、供應室、門診、住院處等相關科室直接取數，而要重新輸入一次，造成人力、物力的浪費。

二、強化醫院會計電算化管理體系

醫院電算化會計系統的管理主要是指怎樣運行、怎樣更好地運行已建立的計算機系統和怎樣保證計算機系統的安全、正常運行。一般來說包括以下內容：電算化會計系統的人員管理、使用管理、維護管理、檔案管理、財務管理。

(一)會計電算化人員管理

1．會計電算化要求財會人員不僅應掌握扎實的會計知識和技能，還應對計算機和經濟管理知識有比較深刻的了解。只有既懂得財務會計，又懂得計算機和管理知識的復合型人才，才能促進會計電算化的發展。現階段醫院會計人員的觀念還沒有完全更新，仍停留在傳統會計管理狀態。會計電算化知識的更新也跟不上計算機更新的速度，雖然醫院的財會人員都進行了會計電算化知識培訓，取得了會計電算化證書，但大多數人只是初級培訓，沒有進行會計電算化的中級、高級培訓，掌握的電算化知識還遠遠不夠，這在很大程度上制約了會計電算化事業的發展。因此醫院組織會計人員進行電算化培訓，組織會計人員參觀學習，定期考試，從中選取優秀人才擔任各個環節的電算化系統管理員，負責審核差錯、數據備份工作，是提高醫院會計電算化管理應用水平的重要基礎和保障。

2．建立會計電算化崗位責任制，會計電算化崗位責任制包括基本崗位和電算化會計崗位，基本會計崗位包括會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位。電算化會計崗位可分為電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數據分析等崗位。目前各單位都在壓縮編制，在人員減少的情況下基本會計崗位和電算化崗位可交叉設立，做到一人多崗，一崗多能，但要明確各個工作崗位的職責范圍，切實做到事事有人管，人人有專責。

(二)會計電算化使用管理

醫院的經濟業務具有特殊性，如果因使用方法的錯誤造成軟件故障，門診、住院病人的醫療費用數據就會丟失，會給醫院帶來不可估計的經濟損失。因此醫院必須制定會計電算化操作管理制度。其主要內容為：

1．明確規定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限，對操作密碼要嚴格管理，杜絕未經授權人員操作會計軟件；

2．保證已輸入計算機的原始憑證和機內賬簿的安全；

3．規定操作人員離開機房前應執行相應命令退出會計軟件，嚴禁非法關機，以免會計數據丟失；

4．根據本單位實際情況，規定由專人保存必要的上機操作記錄，記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容。

(三)會計電算化維護管理

外部環境如室內溫度的高低、濕度的高低、磁場等是直接影響計算機能否正常運行的重要因素之一，因此醫院應設專人負責維護。具體包括以下內容：

1．醫院要在門診收費處、住院收費處、藥品出入庫處、器械出入庫處、財務科的每一站點設負責人，負責計算機的日常維護工作，做到防潮、防磁、防漏電，經常清理機房，保持室內干凈、清潔、通風，防止意外事故的發生，保證機房設備安全和計算機的正常運行；

2.確保會計數據和軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除，對磁性介質存放的數據保存雙備份，一份存在硬盤上，另一份存在光盤上；

3．對現使用的會計核算軟件進行修改、升級、更換，要有一定的審批手續，不得隨意組織人員進行變更；對確有必要所做的變更，在變更前一定要先作備份，再做調整，以保證會計數據的連續、完整；

4．對日常工作中比較常見的問題，要派人講解，反復強調，讓有關人員學會自行解決一般故障。比如我們使用的用友財務軟件，在保存會計憑證時經常發生“保存失敗”的情況，對此會計人員一方面做到經常備份；另一方面應及時采取必要的補救措施，在服務器上以系統管理員的身份注冊，點“刷新”菜單下的子菜單“清除異常任務”，使計算機恢復正常工作；

5．健全必要的防治計算機病毒的措施，定期殺除計算機病毒；如果是網絡計算機，要在每一合計算機上安裝網絡殺毒軟件。

(四)建立會計電算化檔案管理制度

醫院會計電算化檔案管理制度主要包括：

1．規定電算化會計檔案的保存形式，是以磁性介質、光盤存儲會計數據，還是以計算機打印的書面形式保存會計數據；

2．要嚴格按照財政部規定的會計檔案管理辦法，派專人負責會計檔案的整理、存放管理；

3．防止霉爛和腐變，防磁、防水、防塵，對重要的會計檔案要雙備份，存放在兩個不同地點；

4.對會計檔案要定期進行檢查，對磁性介質形式保存的會計檔案要定期復制，對打印出的會計檔案要定期查看是否因色帶質量原因造成數據的模糊；

5．對會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序也要視同會計檔案保管。

(五)建立電算化財務管理制度

要想使會計電算化在醫院內部管理中發揮其重要作用，就必須建立一套完整的電算化財務管理體系。這個體系具體包括：從基層做起，嚴把質量關，人人負責，不出差錯，層層設卡，檢查核對；加強會計人員思想素質和業務素質教育；強化會計人員使用和維護計算機安全意識；不斷完善現有的計算機軟件，建立一套完整的財務網絡體系，充分發揮計算機分析數據的作用，更好地為醫院管理者提供預算決策依據，加快醫院改革進程。

總之，建立和完善會計電算化內部管理體系，是促進醫院會計電算化向深層次發展，使財務管理工作更趨科學化、合理化的重要保障。