信息技術下企業財務流程再造路徑的探討

范　芒

[摘要]筆者認為，在IT環境下，企業必須借助信息技術，再造傳統財務流程。

隨著全球經濟一體化進程的加快、知識經濟的發展和計算機技術在財務領域的廣泛應用，傳統財務流程存在的信息孤島、重復作業、財務信息不透明與及時性差成為制約企業高速發展的桎梏。面對信息技術的巨大影響，企業從構建財務資源數據庫入手，完善信息平臺，借助信息技術對財務流程進行分析，清除無效財務流程，精簡冗余財務流程，整合業務相關財務流程，實現職能型財務向功能型財務的轉變，加強財務管理的事前預測和事中控制能力已是大勢所趨。

財務流程有廣義和狹義之分，狹義的財務流程是指財務部門內部的工作流程；廣義的財務流程則是指涉及資金運動、資源消耗和會計活動的流程。本文所指的財務流程為廣義的財務流程。一般而言，企業的流程由三個部分構成：業務流程、財務流程和管理流程。這三類流程相輔相成、相互作用，其中財務流程是企業流程的重要組成部分。財務流程從業務流程取得數據資料，一方面為管理流程提供服務；另一方面通過預算等財務管理功能直接指導業務活動。

財務流程再造則是在對財務流程進行分析的基礎上，對其進行改進或重新進行設計以獲得績效重大改善的活動。它有兩個方面的含義：一是財務流程再造全面檢查和徹底翻新原有的工作方式，把職能導向的財務流程合理地按照功能導向重新組合，在改造的過程中，不僅僅只是對原有的流程稍做修改，而是擯棄因循守舊的思想大膽改革創新；二是財務流程再造能夠降低企業成本，減少信息孤島引起的數據不一致的錯誤，給企業帶來巨大的績效的提高。隨著信息技術的發展，企業的經營管理變得迅速、及時。如果財務流程缺乏信息技術的支持，財務流程無法與業務流程保持協同步調，信息傳遞延遲，管理失誤頻繁，內部考核、管理滯后，資金占用量大，成本難以控制。

一、傳統財務流程的缺陷分析

在傳統技術條件下，從市場反饋信息到公司作出財務決策、從數據的形成錄入到審核以及財務報告的形成都需要手工進行處理，即使采用會計電算化也只是手工處理的替代，雖然減輕了會計人員登記賬簿的工作量，但沒有從根本上改變手工處理的性質，財務流程存在以下幾個方面的缺陷：

(一)財務組織不利流程順暢運行

現行財務會計流程遵循勞動分工理論，各部門依照部門工作職責處理財務信息，財務信息傳遞于各個部門之間，使得財務流程鏈條增多，形成重復作業，不僅增加了企業運營的成本，而且降低了工作效率。此外，信息在傳遞過程中形成一個個信息孤島，駐留于各個部門之間，不利于財務流程的順暢運行。

(二)財務流程無法實施實時控制

按照現行的技術基礎和財務流程，財務信息的獲得滯后于業務活動的開展。財務信息的滯后性使管理階層不能從財務信息系統中獲得所需信息，無法利用財務信息及時對業務活動進行事中控制。

(三)財務信息無法滿足管理需求

在現行財務流程中，當經濟業務發生后，業務部門把與財務相關的信息送至財務部門，其他的大量信息仍存放于業務部門，財務信息系統僅僅采集業務數據的一部分，無法滿足管理者經營決策的需要。

二、財務流程與信息技術融合的優勢分析

(一)實現財務信息的鏈接

網絡技術的發展打破了傳統財務流程無法觸及異地分支機構的空間限制，使物理距離變成鼠標距離。利用WEB技術和遠程傳輸協議，信息使用者在授權范圍內點擊網頁上的超級鏈接，通過打開的頁面提取所需的財務信息，實現財務信息的遠程傳輸。信息技術打破物理上的空間限制，降低財務信息的數據處理成本，奠定財務流程遠程延伸的基礎。

(二)加速財務信息的互動

互聯網一方面打破物理距離限制；另一方面縮短財務信息傳遞的時間，打破時間的限制，使企業財務管理的實時處理成為可能。利用共享的網絡管理控制系統、E-MAIL甚至QQ等工具相互傳遞所需財務信息以及相關指令，實現不同部門之間的信息互動。通過財務信息的互動，實時控制鑲嵌于財務流程之中，利于財務預測、決策以及控制。

(三)提高財務信息的質量

會計報表的形成需要經過以下幾個步驟：取得原始憑證→審核原始憑證→填制記賬憑證→審核記賬憑證→登賬→對賬→結賬→編制報表。在傳統的財務流程下，每一個步驟都需要手工處理，不僅浪費大量的時間，而且在處理的過程中由于人為因素的存在，造成財務信息不透明。在信息技術下，把原始信息輸入計算機后，審核流程依靠計算機鏈接共享數據庫的業務流程資料自動進行初審，審核人員再根據原始憑證進行復審，記賬和編報的流程可通過計算機自動進行。一方面加快業務處理的速度；另一方面減少業務處理過程中人為因素的影響，提高財務報表的質量。

三、企業財務流程再造的實現途徑

信息技術的飛速發展為企業帶來無限的生機，同時也給企業帶來更大的挑戰，傳統財務流程的弊端逐漸成為企業發展的桎梏，財務流程再造迫在眉睫。自哈默和錢皮(1990)提出流程再造以來，引發了企業管理一場新的革命，這場革命給很多企業帶來績效的大幅度提高，但是失敗率也很高。為了降低風險，企業應完善信息技術平臺，建立流程型財務組織，優化傳統財務流程，最終達到財務流程再造的目的。

(一)完善信息技術平臺

信息技術的發展是財務流程再造的直接推動力量，財務流程再造需要信息技術的支持。企業必須構建高速局域網，建造共享數據庫，從軟件和硬件兩個方面完善信息技術平臺，為財務流程再造提供充分的條件。

1．構建高速局域網

隨著計算機技術的廣泛應用，各部門利用計算機替代手工作業，邁出了走向信息技術的第一步。會計電算化只是簡單的模仿和照搬手工財務會計流程，雖然也利用了現代信息技術，但僅僅實現了財務會計流程自動化，只是改變了操作手段，信息使用者仍然無法通過計算機從財務部門得到所需要的信息。因此，在現有的計算機基礎上，構建高速局域網，采用瀏覽器／服務器結構，把TCP／IP協議和WEB技術規范的Internet技術應用于企業內部信息網絡，在一個網絡平臺上整合若干應用系統，通過Internet實現遠程客戶與服務器的連接，客戶端在瀏覽器界面下即可對應用系統進行異地操作，實現遠程管理。

2．建造共享數據庫

基于共享數據庫的系統提供了多層次的處理環境，一方面它包含全局一致的、細節的、當前或接近當前的數據，可以進行全局聯機事務處理；另一方面，它是一種面向主題、集成的數據環境，適用于完成日常的決策分析。目前各個部門

都有自己比較成熟的系統，將這些系統的數據抽取到共享數據庫中進行數據共享并為決策提供數據支持。

(二)建立流程型財務組織

變革傳統的財務流程后，職能型財務組織無法適應新流程的需要，必須建立流程型財務組織。與傳統的職能型組織相比，流程型財務組織模糊了傳統組織部門的界限，按照財務的流程組建流程組，流程組成員不僅包括財務人員，而且包括相關的業務人員。流程型財務組織具體包括預算、籌資、營運、投資和資金等財務流程組，其中營運流程組還可以細分為銷售與收款、購貨與付款和生產等財務流程小組。

(三)優化傳統財務流程

1．成立財務流程再造團隊

流程再造團隊由企業高層領導、各相關部門和外部工作組三個方面共同組成，相互溝通、相互協調。企業高層領導負責指揮財務流程再造，把握財務流程再造的方向，協調處理再造過程中出現的矛盾和問題；信息技術部門提供技術支持，確保財務流程的順暢與快捷；財務部門根據本企業財務活動的特性，提出現有財務流程的問題并提出希望達到的效果；企業外部工作組在調查研究的基礎上，獨立、客觀地修正現有的財務流程。

2．診斷分析現有流程

首先由財務部門提出現有財務流程清單，并對財務流程的要素進行描述，繪制財務流程圖；其次結合信息技術部門和業務部門分析財務流程，判斷在信息技術下的非增值作業和重復作業；再次在充分考慮內外部客戶的基礎上，診斷需要再造的子財務流程。

3．借助信息技術簡化集成企業財務流程

(1)清除無效財務流程

在對財務流程診斷的基礎上，清除非增值作業。非增值作業主要包括：等待時間、重復的任務、財務信息不同格式的重新調整等。消除非增值作業有以下幾個方面：首先，消除不必要的等待和傳遞時間，以付款流程為例，在采用統一數據庫情況下，采購部門只需要把訂單信息輸入數據庫，無需向財務部門報送訂單副本，驗收部門只需將驗收信息輸入統二的數據庫，也無需向財務部門報送驗貨單，財務部門根據數據庫信息和供貨商的發票向其支付貨款；其次，清除重復作業。在財務流程中，每一項業務必須經過相關主管領導的層層簽字審批，這些審批手續不僅延長財務流程的周期，而且造成審批人員的重復作業。因此，根據發生錯誤的概率來決定審批環節設置的必要性，根據控制對象金額的大小，進行分層授權審批。恰當地選擇審批人，讓確實能夠控制錯誤發生的人員進行審批，清除流程中的重復作業。

(2)精簡冗余財務流程

企業部門的劃分以職能為標準，職能相同或者相近的作業劃歸一個部門。但是業務的發生是連續的，很少存在一個部門可以完成的業務。不同的部門對業務的反映是不同的，兩個部門可能存在對同一個業務兩個側面的反映。在這樣的業務處理活動中，可以把另外一個部門的反映流程進行精簡，由一個部門完成即可。

(3)整合作業相關的財務流程

把相關的作業貫穿起來，實現作業的連續進行，連貫、流暢的作業方能保障財務流程的流暢。以集團公司為例，為了集中核算，把傳統財務流程下按照地區等建立的財務部門撤銷，統一核算。合并作業相關的財務流程，強化財務管理。