關于依托信息化實現固定資產集中管理的思考

郭　涌

[摘要]本文通過分析大型鋼鐵企業集團在信息孤島關太下固定資產管理方面存在的問題，提出如何依托信息化建設實現扁平化管理，從而提升大型鋼鐵企業集團的固定資產整體管理水平。

近年來，大型鋼鐵企業實施信息化建設的根本目的在于借助集成信息系統整合資源，信息共享，全面提升企業管理水平。信息化建設為企業管理變革帶來契機，同時信息化建設自身更需要業務流程的變革，現就企業信息化建設中固定資產管理的變革方向作一探討。

一、傳統管理手段下固定資產管理現狀及存在的問題

大型鋼鐵企業集團生產工序復雜且工藝流程長，通過設立多個法人主體或會計主體進行生產經營與財務核算，管理層次多，固定資產的實物管理通常由集團公司設備總歸口管理部門、設備專業歸口管理部門、資產使用部門共同進行。其中總歸口部門負責制定固定資產管理制度及固定資產目錄、組織清產核資、制定設備維修計劃、組織設備檢修、進行固定資產處置審批等，受專業人員限制通常需相關專業部門配合管理；資產使用單位負責資產的日常維護，各單位設備管理人員隸屬于生產單位。傳統手段方式下大型鋼鐵企業固定資產核算一般采用二級核算模式，沒有實物與業務集成的核算系統。

固定資產管理過程中通常存在以下問題：

問題一。信息孤島現象使得固定資產管理部門不能得到及時、完整的資產信息，無法充分發揮資產管理職能。當前大型鋼鐵企業強調集中一體化的管理理念，但由于生產部門多，工藝流程長、資產數量巨大，管理手段成為制約管理水平的瓶頸，固定資產實物卡片由資產使用單位建立、維護，設備歸口管理部門沒有固定資產實物賬，歸口管理部門不能發揮的資源配置功能，形成被動管理，低效管理現象。

問題二。固定資產實物多頭管理，職責不清晰。固定資產實物管理名義上是集團公司設備部門，但受專業限制，通常需要由專業歸口管理部門配合管理，而實際管理則又分散到各使用單位，形成人人負責人人不負責現象。公共資產經常會成為管理真空地帶。

根據企業內部控制制度要求，實物管理部門和財務部門對資產實物分賬記錄定期對賬，但實際情況是實物部門對財務部門固定資產卡片的依賴性很強，且卡片動態維護工作差。往往是實物部門與財務部門卡片相符，卻與資產實際狀態不符，管理漏洞大。

問題三。固定資產處置審批流程長。固定資產的處置需要由資產使用部門提出申請，設備管理部門鑒定審核，集團公司領導批準，財務部門依專業部門報批結果報總會計師批準后進行資產價值處置。長流程管理導致實物變動常常不能及時反映到財務，賬實不符現象時有發生，影響資產價值的真實性。

問題四。固定資產實物部門管理職能缺項。大型鋼鐵企業技術改造任務重，通常設置項目管理部門進行固定資產投資管理，投資立項申請一般由資產使用單位提出，設備歸口管理部門沒有足夠的信息確定是否需要投資，容易形成投資浪費。

二、信息化建設對大型鋼鐵企業固定資產管理的影響

(一)固定資產集中管理的可行性

目前企業進行信息化建設選擇的ORECAL軟件、SAP軟件都是集成性很強的企業管理套裝軟件，信息化建設為大型鋼鐵企業集團實現固定資產財務實物一體化管理提供了硬件平臺。

大型鋼鐵企業依托信息化建設成功實現固定資產集中管理的模式為鋼鐵企業固定資產集中管理提供了借鑒。如寶鋼集團梅山鋼鐵公司實施信息化后設備部統一建賬建卡實施設備集中管理；昆明鋼鐵公司信息化后固定資產集中到設備和能源部門共同管理。

(二)固定資產集中管理的必要性

固定資產集中管理是大型鋼鐵企業集團實現扁平化管理的需要。依托信息化平臺實施固定資產集中管理可最大限度地發揮設備部門資產資源整體平衡配置功能，提高資產使用效率，減少投資浪費，實現企業資產由單一分散管理向整體綜合管理的根本性轉變。

固定資產集中管理可大幅度縮短固定資產處置流程，資產使用單位無需對使用資產處置負責，設置在各生產單位的設備管理人員負責資產處置報批。

固定資產集中管理后，生產單位專職生產，投資需求由設備管理人員提出，設備管理部門將進行固定資產的全生命周期管理，提高投資效率。

大型鋼鐵企業信息化建設過程中通常實施財務一級核算，也對固定資產實物集中管理提出需求。財務一級核算是鋼鐵行業財務管理的必然趨勢，是扁平化管理的一種實現方式，信息化項目財務一級核算要求實現就源取數，即在集成的信息平臺下，通過固定資產實物管理部門的實物卡片直接向固定資產財務核算部門拋賬，實現資產信息的即時傳遞。

三、固定資產集中管理模式下的信息化建設

(一)固定資產集中管理

固定資產集中管理指資產使用單位不再對固定資產實物進行管理，資產實物由公司設備部門統一進行，財務部門對固定資產實施一級核算，數據來源為實物資產管理信息。主要內容包括：

1.固定資產實物管理人員隸屬子設備管理部門，分散在各生產單位(區域)利用一個信息平臺實施資產管理；設備管理部門負責制定公司固定資產實物管理制度及固定資產目錄；

2．固定資產卡片集中到設備部門，由各區域管理員負責建立、維護；

3.固定資產處置、維護權歸屬設備管理部門；

4．固定資產購建申請權歸屬設備部，由設備部門向項目管理部提報立項申請；

5.實行財務一級核算。

(二)信息化固定資產管理模塊藍圖設計

利用固定資產管理模塊，固定資產實物管理人員擁有完整的資產實物信息，在按規定程序獲得資產處置批準指令后，通過維護固定資產卡片實現向財務部門的直接拋賬，并自動計提折舊后向成本中心拋賬。

為確保實現企業信息化建設目標，在信息化項目建設階段就要抓住機遇以固定資產集中管理的理念實施信息化固定資產管理模塊藍圖設計，同時由信息化建設部門向企業業務流程設計部門建議依托信息化實施業務流程再造，通過信息化建設實現企業固定資產實物管理與財務管理一體化的目標。