如何選擇會議地點

會議能否成功，會址的選擇是關(guān)鍵之一。一旦會址被選定，即奠定了整個會議的基調(diào) 。

根據(jù)會議內(nèi)容選擇會址

如何根據(jù)會議內(nèi)容選擇會址，并無鐵定的規(guī)則可循。但是，在選定會址前首先要考慮的 就是會議的目的、主題和內(nèi)容。商務(wù)會議一定要滿足商務(wù)旅行者的要求；而與休閑娛樂有關(guān) 的會議要選擇旅游勝地和度假村，或者其他有多項娛樂活動的場所；專業(yè)培訓(xùn)和小型會議適 合在小型會議中心舉辦。通常被選擇用于舉辦會議的地點有會議中心、會展中心、機(jī)場飯店 、市內(nèi)酒店、遠(yuǎn)郊賓館、度假村和大專院校。

飯店

無論是在都市、在遠(yuǎn)苑區(qū)，還是在機(jī)場，或是旅游景點，大多數(shù)會議組織者首先考慮選 擇的就是飯店。飯店的環(huán)境、客房、餐飲及服務(wù)都有較高的水準(zhǔn)。然而與此相對應(yīng)的則是， 飯店的價格較高，特別是當(dāng)會議人數(shù)少于50人時，其成本就不甚經(jīng)濟(jì)了。

除飯店之外，還有許多非常理想的場所和設(shè)施適合各類會議和活動。下面即對這幾種類 型的場所和設(shè)施做詳細(xì)的介紹：

大型會展中心。大型會展中心具備舉行大型活動和會議的空間和條件。其可容納幾百至 幾千位會議代表。會展中心還特別適合于舉辦展中有會、會中有展的大型活動。由于其規(guī)模 較大、面積充足，所以，即使已有其他大型的會議或展覽同期舉行，會展中心也仍然有空間 接待你的會議。

但是，如果有其他場所同時供選擇的話，我們建議小型會議不在大型會展中心內(nèi)舉辦。 通常會展中心也不提供住宿服務(wù)，因此，食宿需另行安排。

中小型會議中心。會議中心專為從事會議服務(wù)而設(shè)計建造，其宗旨即是幫助各種團(tuán)體實 現(xiàn)他們會議的目標(biāo)。會議中心的會議廳室適用；會議設(shè)備先進(jìn)；住宿客房從經(jīng)濟(jì)到豪華俱全 。對于商務(wù)會議而言，會議中心是尚佳的選擇。

大專院校。大專院校的會議場所不僅僅價格低于其他會議中心，而且具有很濃的學(xué)習(xí)氛 圍，其實驗室和圖書館都可以加以利用，這種條件是其他會議中心所不具備的。學(xué)術(shù)會議、 專業(yè)培訓(xùn)最適合在此舉行。大專院校內(nèi)的招待所可以解決基本住宿需要。如果你認(rèn)為招待所 不夠豪華和舒適的話，校園附近都有飯店或賓館可選用。但是，大專院校的會議場所不能夠 太早的提前預(yù)定，這對于制定會議的中長期計劃帶來一定的困難。

培訓(xùn)中心。許多政府部門和大公司都有各自的培訓(xùn)中心。除餐飲外，這些培訓(xùn)中心具備 舉辦會議的所需條件，而且價格適當(dāng)。但是，這些中心不對外宣傳，也無名錄可查詢，所以 找到這類場所會有難度。

會址預(yù)定程度

一、預(yù)選會址

選擇會址前，下列因素應(yīng)考慮周到:哪種會議設(shè)施有助于幫助你實現(xiàn)會議的目標(biāo);哪類會 議設(shè)施可以提供你所需要的服務(wù)和住宿;哪個地點和設(shè)施可以在你的預(yù)算之內(nèi)。

選擇任何會址前你還應(yīng)該清楚地了解到：這個場所是否有符合你時間的排期;氣候如何 ；達(dá)到該地點的平均航空費用是多少；從各參會者的城市到達(dá)會議地點是否有足夠的航班和 車次；從機(jī)場和火車站到達(dá)會議場所的距離有多遠(yuǎn)；從機(jī)場和火車站到達(dá)會議場所是否有交 通工具?費用是多少；是否易于駕車前往；附近可否有餐廳和觀光景點供會議代表和他們的 賓客前往；會議設(shè)施內(nèi)有什么樣的娛樂活動和服務(wù)提供；同期有什么其他組織在此舉行活動 ；周圍的會議室同期將舉辦什么類型的會議或活動；需要使用的會議設(shè)備是否可以提供，如 ，錄像機(jī)、投影儀、同聲傳譯系統(tǒng)等；會議同期，該城市有什么節(jié)慶、文化、體育等活動。

選定會議設(shè)施一定要有正確的理由，因為會址將在整個會議過程中扮演重要角色。切忌 只因為費用低，就草率地敲定一個會議設(shè)施。如果該會議設(shè)施的會議室空間不合適、或服務(wù) 差、或難于到達(dá)要求等，會給嘉賓、會議代表、贊助單位帶來不好的印象，從而直接影響到 會議的成功。

二、發(fā)出尋價單

當(dāng)你確定了會議主題、內(nèi)容和達(dá)到的目標(biāo)，并列出會議日程表的大綱后，你需要什么樣 的會議設(shè)施就有了明確的輪廓。再經(jīng)過上述一系列考慮因素的篩選，會址范圍即可鎖定在那 些基本或接近滿足你需要的會議設(shè)施中。你就可以向這些通過預(yù)選的會議設(shè)施，如會議中心 或飯店等發(fā)出尋價單。

對于小型會議來說，電話尋價也許就可以解決問題了。但最佳方法仍是將你的需要落實 到文字上，要仔細(xì)、不漏掉任何一項。通過電話的口頭聯(lián)系是沒有任何文字記錄的。將尋價 以書面的形式發(fā)出(可以是傳真、信函、電子郵件)，不僅可以節(jié)省大量的時間，會議設(shè)施一 方還會更認(rèn)真地對待你的尋價，他們會指派銷售經(jīng)理與你接洽，并在你們見面商討之前，就 可以做好案頭的準(zhǔn)備工作，核查好是否有合適的會議空間和時間段。

一份尋價單可以很簡要，只列舉出大綱；也可以事無俱細(xì)。實際經(jīng)驗告訴我們，尋價越 詳細(xì)越好。會議設(shè)施一方對會議本身了解得越多，就越能給你和會議以更好的服務(wù)。

一份尋價單能夠包括許多方面，一份好的尋價單應(yīng)該分別寫明下列內(nèi)容：

★會議名稱

★會議日期，以及可有多大范圍的靈活性

★會議主題和要達(dá)到的目標(biāo)

★與會者范圍(年齡段、性別比例、從何處來、乘坐的主要交通工具)

★會議日程表，包括具體需要的會議室面積、開始和結(jié)束的時間、人數(shù)、會議室座位擺 放形式

★該會議上屆的數(shù)據(jù)，如與會者人數(shù)等

★所需要的客房數(shù)量

★優(yōu)惠的團(tuán)體客房價如何

★會議預(yù)算(如果可以公開的話)

★餐飲要求

★高科技的要求，如互聯(lián)網(wǎng)接入會議室等

會議設(shè)施一方還應(yīng)回答的問題是：

★服務(wù)費是多少，要附加多少稅、費

★有否商務(wù)中心，其辦公時間段

★能否提供機(jī)場或火車站的接送服務(wù)?費用多少?路程所需時間(高峰期、非高峰期)

★宴會菜單

★聲像設(shè)備使用價格

★哪家公司負(fù)責(zé)提供聲像設(shè)備?是否可以自帶或自行租用非指定公司的設(shè)備?如果可以， 需要交多少費用

三、實地考察

當(dāng)你接到候選會議設(shè)施的意向報價單后，你基本有了成型意見。這些預(yù)選定的會址到底 如何?是否真正合適?最好的辦法當(dāng)然是實地考察一番。通過考察，你可以直接與負(fù)責(zé)接待你 的會議的經(jīng)理面談。你可以親眼看到和親自感受到該場所和設(shè)施是否真正適合你的會議，也 就是說，它是否像銷售人員和宣傳材料里描述的那樣好?

一種形式的考察是事先與會議中心或飯店的銷售人員預(yù)約好。這樣，負(fù)責(zé)接待你的經(jīng)理 或銷售人員會有計劃、目標(biāo)明確地領(lǐng)你視察整個設(shè)施和服務(wù)，你肯定會得到貴賓待遇一般的 周到服務(wù)。

另一種形式的考察是不預(yù)先通知會議中心或飯店等會議設(shè)施的人員。自行前往，自己對 會議廳室、服務(wù)和周圍環(huán)境做摸底考察。以普通來訪者的身份，你可以了解到許多情況，并 在此處體驗一下作為一名會議代表所能得到的印象。

如果你沒有時間做一番實地考察，特別是當(dāng)該地點較遠(yuǎn)，你難于親自出馬。這種情況下 ，找到并瀏覽該中心或飯店的網(wǎng)頁，是了解情況的方法之一。雖然網(wǎng)頁宣傳的都是其最完美 的一面，但仍可以給你一個文字以外的感性認(rèn)識；方法之二，也是更好的了解情況的辦法— —電話交談。電話了解情況的關(guān)鍵是與非銷售部門的主管聯(lián)系，比如，會議服務(wù)部和餐飲部 門的經(jīng)理等。而且，交談時間應(yīng)不少于15分鐘。由于這些部門經(jīng)理的工作重點和工作興趣不 在推銷上面，因此他們可以從另外的角度給你較為全面的訊息。

無論是實地考察還是通過電話了解情況，下面列舉了非常重要的調(diào)查內(nèi)容和項目：

▲距離機(jī)場和火車站距離多少公里

▲距離機(jī)場和火車站乘車時間

▲臨近的餐廳

▲臨近的購物商店

▲會議室的條件

▲會議室總面積

▲會議室的數(shù)量和各自面積

▲會議室溫度

▲聲音系統(tǒng)

▲采光、照明狀況

▲會議室的指示牌是否明確

▲多少條電話線路

▲會議室附近有無洗手間

▲緊急情況如何處理?如火災(zāi)、醫(yī)療搶救等

▲該設(shè)施是何時建造的

▲最近一次翻修是什么時候?都做了哪些修繕

▲在我們的會議期間，是否還有裝修工程正在施工?如果在會議期間總有噪音，會給嘉 賓留下極壞的印象

▲會議室的隔音情況

▲客房數(shù)量：單人間、雙人間、套間

▲客房條件

▲餐飲的種類和名稱

▲餐廳的營業(yè)時間

四、簽訂協(xié)議書

經(jīng)過預(yù)選、電話交談、實地考察、談判協(xié)商，最后是敲定會議設(shè)施的時候了。當(dāng)你宣布 你將選定某一會議設(shè)施時，該中心或飯店將給你一份合同書或協(xié)議。無論是詳細(xì)的合同，還 是簡單的協(xié)議，你要特別留意，除基本條款外，有些條款也是必不可少的，比如：違約補(bǔ)償 ；會議的取消或推遲，其中包括主辦方或會議設(shè)施方造成的推遲和取消；設(shè)施損壞的賠償?shù)?。

最后，確實保證你作為主辦方，需要會議設(shè)施方提供的每項設(shè)施和服務(wù)等都已經(jīng)包含在 此協(xié)議中，并再次檢查確認(rèn)所有日期正確無誤，你簽訂的就是一份完整的協(xié)議書或合同了。