管好兩本賬

連鎖企業(yè)最頭痛的莫過于大量對(duì)賬，只要精細(xì)管理商品賬和對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)賬，就能做到供應(yīng)鏈條上的貨、單、票時(shí)時(shí)平衡

在連鎖經(jīng)營過程中，不管是供應(yīng)商還是連鎖企業(yè)本身，最讓人頭疼的莫過于出現(xiàn)下列問題：一是供應(yīng)商和連鎖企業(yè)存在因發(fā)貨和收貨差異、商品賬和財(cái)務(wù)賬不對(duì)等問題而形成大量對(duì)賬；二是連鎖企業(yè)本身存在總部配送中心、區(qū)域配送中心和門店之間的出庫、入庫、調(diào)撥或者銷售等賬務(wù)差異而形成的大量對(duì)賬。

如果每次對(duì)賬都能對(duì)清楚、理順暢，并能在以后盡量減少錯(cuò)誤和差異，這還不算麻煩事，苦就苦在對(duì)了這次，下次問題照出。其實(shí)這是目前連鎖企業(yè)普遍存在的問題，歸根結(jié)底是連鎖企業(yè)應(yīng)收賬、應(yīng)付賬和對(duì)應(yīng)的商品賬管理的問題，連鎖企業(yè)經(jīng)營應(yīng)管理好“兩本賬”。

增設(shè)品類管理部門，簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)關(guān)系

連鎖企業(yè)按照連鎖經(jīng)營的機(jī)構(gòu)組織劃分，通常分為三個(gè)部分：總部、配送中心和門店。連鎖企業(yè)每一個(gè)組成部分全部圍繞商品經(jīng)營展開，企業(yè)經(jīng)營規(guī)模發(fā)展越大，對(duì)商品經(jīng)營管理的要求越高；商品經(jīng)營效率越高，對(duì)現(xiàn)金管理和財(cái)務(wù)管理需求也就更高。作為商品品類管理和財(cái)務(wù)管理最直接部門的配送中心，也就要更加需要強(qiáng)化這兩項(xiàng)管理。配送中心作為整個(gè)連鎖企業(yè)的利潤中心，需要建立專門的商品品類管理部門，通過賦予該部門完善的商品管理功能和業(yè)務(wù)賬管理功能，使之發(fā)揮出配送中心的核心經(jīng)營功能。

隨著經(jīng)營規(guī)模的擴(kuò)大，連鎖企業(yè)一方面要強(qiáng)化連鎖經(jīng)營操作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，另一方面又需要各個(gè)部門運(yùn)作的精細(xì)化和專業(yè)化，通過各部門的專業(yè)化和規(guī)范化來強(qiáng)化配送中心的經(jīng)營功能。配送中心作為連鎖體系的經(jīng)營單位，需要突出經(jīng)營功能，即對(duì)商品的采購和分銷管理。

按照其經(jīng)營職能，總部分為采購中心和物流中心。前者強(qiáng)調(diào)采購商品價(jià)格低、暢銷、采購執(zhí)行效率高；后者強(qiáng)調(diào)送貨快、準(zhǔn)確、物流費(fèi)用低。總之，兩者都要做最好的執(zhí)行者，而兩者在其專業(yè)化要求下，對(duì)配送中心的經(jīng)營功能都承擔(dān)不了全部責(zé)任。

有的連鎖企業(yè)在剛建立之初，商品集中采購和分銷量還小時(shí)，往往讓兩者將配送中心的全部功能分?jǐn)偅簿褪遣少徶行募蓉?fù)責(zé)采購又負(fù)責(zé)銷售，還要負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商和門店的業(yè)務(wù)賬管理，并承擔(dān)與供應(yīng)商和門店的促銷管理。采購隊(duì)伍龐大或一人兼任多職，這樣就會(huì)存在專業(yè)不專、標(biāo)準(zhǔn)不標(biāo)的現(xiàn)象，并且因?yàn)槭聞?wù)性的雜事太多，造成大量的推諉、問題遺漏、怠慢客戶等問題。最嚴(yán)重的莫過于賬務(wù)混亂，和廠家對(duì)不清發(fā)貨賬，和門店對(duì)不清實(shí)收賬等等。

為了解決采購中心“復(fù)雜事務(wù)”的壓力和理順賬目，有的公司往往給采購中心各商品經(jīng)理配備各層次的副職和秘書，還有的公司干脆就將商品編碼工作、采購訂單微機(jī)錄入、與門店貨物溝通等一骨腦移交給了“能坐得住”的物流管理部門。這樣，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)物流專業(yè)化的物流中心也就不專業(yè)化了，再加上物流中心屬于物流執(zhí)行作業(yè)層，對(duì)市場(chǎng)的敏感性不如采購部門，為了完成工作，又大量形成了物流中心與采購中心的頻繁溝通，本該簡(jiǎn)化的工作卻變得更加復(fù)雜了。

從上面看，采購中心和物流中心承擔(dān)了配送中心全部的經(jīng)營工作。由于承擔(dān)的本來不是他們專業(yè)的工作，因此經(jīng)常出現(xiàn)工作越位，窮于應(yīng)付。由此看來，配送中心強(qiáng)大的經(jīng)營功能應(yīng)該由一個(gè)銜接整個(gè)供應(yīng)鏈的部門去承擔(dān)，這個(gè)新的部門就是商品管理中心，以商品品類管理為核心，實(shí)現(xiàn)采購決策與采購執(zhí)行相分離，配送決策和配送執(zhí)行相分離，在配送中心授權(quán)下對(duì)商品賬負(fù)責(zé)。

商品管理中心隸屬于總部配送中心，專門負(fù)責(zé)商品品類管理、配送業(yè)務(wù)經(jīng)營的部門，按照專業(yè)化分工和供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)管理模式，應(yīng)該具有三大功能，一是商品品類管理。包括商品市場(chǎng)屬性的界定，商品編碼和維護(hù)，優(yōu)勢(shì)商品、滯銷商品、新品跟蹤管理，供應(yīng)商優(yōu)化和合同管理，采購價(jià)格維護(hù)和管理，市場(chǎng)資源籌劃，更高級(jí)功能的實(shí)現(xiàn)（如制定采購計(jì)劃、下達(dá)采購訂單、督促采購中心訂單執(zhí)行）等。二是業(yè)務(wù)賬（商品賬）管理，包括商品賬登記管理，供應(yīng)商發(fā)票微機(jī)勾對(duì)和編輯，供應(yīng)商代銷商品的結(jié)算單整理，門店配送發(fā)票編輯，與財(cái)務(wù)中心進(jìn)行配送中心應(yīng)收應(yīng)付賬核對(duì)，門店信用額度控制等等。三是配送訂單管理，包括新開門店商品配置和門店商品表管理，主動(dòng)配送和門店請(qǐng)貨處理，配送價(jià)格維護(hù)和管理，缺貨反饋和督促采購，門店銷售計(jì)劃處理，配送物流管理和第三方物流結(jié)算、考核，庫存控制，銷售分析報(bào)表。

明確賬務(wù)關(guān)系，及時(shí)處理單據(jù)

商品管理中心是連鎖體系商品賬管理的最佳部門，易于實(shí)現(xiàn)整個(gè)供應(yīng)鏈管理優(yōu)化，形成各組成部分的分工和協(xié)作，這就從組織功能上解決了“兩本賬”管理的部門分工問題。

首先我們應(yīng)該明確一個(gè)概念，那就是連鎖企業(yè)經(jīng)營屬于訂單驅(qū)動(dòng)，它要求不能人為地隨意更改訂單和增加外來其他驅(qū)動(dòng)，確保每張訂單的嚴(yán)肅性。訂單通常來自于兩個(gè)方向，一個(gè)是來自于顧客，屬于需求訂單，另一個(gè)來自于供應(yīng)商，屬于供給訂單。與之相對(duì)應(yīng)，其門店的補(bǔ)貨方式分為三種：一種是純粹的門店請(qǐng)貨制，如醫(yī)藥連鎖企業(yè)都普遍采取這種補(bǔ)貨方式；大型超市多采用連鎖企業(yè)總部配送中心主動(dòng)配給補(bǔ)貨制，這種補(bǔ)貨方式易于統(tǒng)一品種管理，提高盈利率；第三種是門店請(qǐng)貨和總部配給補(bǔ)貨相結(jié)合，這種方式要求連鎖企業(yè)對(duì)商品分類更趨向于市場(chǎng)化，使商品補(bǔ)充靈活，從而大大降低門店缺貨率，家電連鎖企業(yè)多采用這種方式。清楚了連鎖經(jīng)營的補(bǔ)貨方式，便可以通過訂單、單據(jù)的流向和作用，進(jìn)行相關(guān)賬務(wù)處理流程的設(shè)計(jì)和規(guī)劃。

在進(jìn)行采購業(yè)務(wù)賬（商品賬）和應(yīng)付賬管理時(shí)，采購中心根據(jù)商品采購計(jì)劃和日常性缺貨下采購訂單，一般采取傳真和微機(jī)下單，但有的企業(yè)也采取電話訂貨，這時(shí)要注意訂單的嚴(yán)肅性，電話下單需專人負(fù)責(zé)，并保留下單記錄。

供應(yīng)商送貨到訂單指定地點(diǎn)，在指定地點(diǎn)接“三單一票”(三單即《采購訂單》、《供應(yīng)商發(fā)貨單》或叫《隨貨同行單》、《委托發(fā)運(yùn)單》，一票為供應(yīng)商開具的發(fā)票)，并按照訂單要求入庫。物流中心的驗(yàn)收人員按照操作規(guī)程仔細(xì)驗(yàn)收，根據(jù)三單清點(diǎn)實(shí)物，無誤后錄入微機(jī)，形成連鎖企業(yè)《實(shí)收單》，如果有差異，或多或少，可按照既定收貨規(guī)則（送貨量超過訂單量，可拒收超出部分；送貨量少于訂單量，根據(jù)訂單要求收貨或不收）處理。

商品管理中心根據(jù)倉庫或門店送達(dá)的三單一票，對(duì)照信息系統(tǒng)（實(shí)收貨信息已通過倉庫錄入微機(jī)）進(jìn)行《實(shí)收單》和發(fā)票勾對(duì)編輯，也就是將實(shí)收貨明細(xì)和供應(yīng)商發(fā)票明細(xì)相匹配，并將發(fā)票號(hào)和相對(duì)應(yīng)的《實(shí)收單》號(hào)進(jìn)行匹配，匹配后，商品管理中心將發(fā)票和《實(shí)收單》的另一聯(lián)交到財(cái)務(wù)中心，自己將《實(shí)收單》、《供應(yīng)商發(fā)貨單》、《采購訂單》裝訂成采購商品賬本，每月末附以“當(dāng)月采購商品賬匯總單”形式進(jìn)行裝訂。原則上當(dāng)月將采購商品實(shí)際入庫和相對(duì)應(yīng)發(fā)票全部編輯完畢，無差錯(cuò)全部送達(dá)財(cái)務(wù)中心，這樣確保本月采購商品賬和財(cái)務(wù)當(dāng)月應(yīng)付賬無誤。有的發(fā)票不能及時(shí)到達(dá)的，都以商品暫估入庫在財(cái)務(wù)中心賬上體現(xiàn)，不會(huì)影響企業(yè)財(cái)務(wù)核算，但是從供應(yīng)鏈角度看將會(huì)影響增值稅等問題，因此盡量減少當(dāng)月發(fā)票不達(dá)賬的情況。

財(cái)務(wù)中心在接到商品管理中心轉(zhuǎn)來的已編輯過的發(fā)票和《實(shí)收單》，進(jìn)行信息系統(tǒng)有關(guān)信息核對(duì)，無誤后按照財(cái)務(wù)處理規(guī)則上應(yīng)付賬科目，未達(dá)發(fā)票的，財(cái)務(wù)中心上商品暫估科目。月末財(cái)務(wù)中心裝訂《實(shí)收單》和匹配的發(fā)票，附匯總憑證。

從以上流程看，商品管理中心和財(cái)務(wù)中心都要每天按《實(shí)收單》收貨，并對(duì)應(yīng)處理采購商品賬和應(yīng)付賬，形成過程中的及時(shí)平衡，這樣就避免月末或者季度末賬務(wù)不平的問題，也避免了與供應(yīng)商因大量出現(xiàn)賬務(wù)不平而對(duì)賬。也就做到了供應(yīng)鏈條上的貨、單、票的時(shí)時(shí)平衡。

由于采用的是單據(jù)的負(fù)數(shù)來表示反向流程，因此對(duì)于采購中心退供應(yīng)商貨物，其處理和采購商品流程和單據(jù)相同，惟一不同的是連鎖企業(yè)退貨時(shí)要加開退稅證明，進(jìn)行相應(yīng)商品的退稅。為了避免辦理退稅，有的連鎖企業(yè)與供應(yīng)商通過調(diào)換貨的方式處理。這樣雖然簡(jiǎn)化了退稅手續(xù)，業(yè)務(wù)處理也較簡(jiǎn)單，但是雙方賬務(wù)處理相對(duì)較麻煩，因此建議盡量少采用這種辦法。

配送業(yè)務(wù)賬是指配送中心配送給財(cái)務(wù)獨(dú)立核算單位、自負(fù)盈虧門店的商品賬，應(yīng)收賬也是對(duì)應(yīng)這筆商品賬而言的。這就是說，連鎖企業(yè)對(duì)于加盟店的配送都是總部向連鎖店銷售；對(duì)于具有獨(dú)立財(cái)務(wù)核算單位的直營店，配送商品也視為總部向其銷售商品。

根據(jù)銷售計(jì)劃和總部的配送計(jì)劃，門店對(duì)于自己的商品補(bǔ)充，一般采取門店自動(dòng)補(bǔ)貨和總部主動(dòng)配貨兩種，前者自己開《補(bǔ)貨申請(qǐng)單》，通過電腦傳送到配送中心（區(qū)域配送中心），總部配送中心審核并開《實(shí)際發(fā)貨單》；后者是總部根據(jù)門店銷售情況和配送計(jì)劃，按照門店庫存，主動(dòng)開出重點(diǎn)商品的《實(shí)際發(fā)貨單》。

倉庫發(fā)送點(diǎn)根據(jù)商品管理中心開出的《實(shí)際發(fā)貨單》（配送單）迅速備貨，并開具《倉庫商品發(fā)運(yùn)單》，記出庫。貨物送達(dá)后，門店收貨確認(rèn)，迅速開出商品《門店實(shí)際收貨單》，簽收記賬，將《門店實(shí)際收貨單》一聯(lián)交物流中心送貨人員，捎回總部配送商品管理中心。

門店收貨確認(rèn)后，信息系統(tǒng)自動(dòng)減掉總部配送中心庫存，增加門店庫存。或者從“在途商品”轉(zhuǎn)入“門店庫存”。這時(shí)，總部配送商品管理中心便可記總部配送商品賬，然后根據(jù)實(shí)際配送商品名細(xì)開配送發(fā)票，形成應(yīng)收賬，待物流中心將確認(rèn)后的《實(shí)發(fā)單》和《門店實(shí)收單》交到本處后，和發(fā)票存根整理在一起，待月末裝訂。

此環(huán)節(jié)需要注意：門店實(shí)收商品處理必須在24小時(shí)內(nèi)進(jìn)行，也就是商品配送發(fā)出后，24小時(shí)內(nèi)必須記商品賬；有的連鎖企業(yè)到月末集中開配送發(fā)票，也未嘗不可，但發(fā)票一定要根據(jù)核對(duì)無誤的商品賬開。建議發(fā)票最好還是實(shí)發(fā)單發(fā)出后第二天開出，這樣易日清日結(jié)，保持賬務(wù)清晰；配送發(fā)票最好是配送商品管理中心開，易于做到配送業(yè)務(wù)賬（商品賬）和應(yīng)收賬及時(shí)核對(duì)和配送商品賬的完整。

財(cái)務(wù)中心根據(jù)交來的兩單一票對(duì)照信息系統(tǒng)，進(jìn)行審核無誤后入應(yīng)收賬。商品管理中心月末整理兩單一票并裝訂，附以單據(jù)裝訂憑證。

整個(gè)配送商品賬管理流程和應(yīng)收賬管理流程，都建立在單據(jù)及時(shí)傳遞和完備的信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上，出現(xiàn)差異時(shí)，建議不要在原單據(jù)上直接修改，而是通知配送商品管理中心重新開，表明差異進(jìn)行調(diào)整。

連鎖企業(yè)兩本賬的管理是一個(gè)簡(jiǎn)單而又復(fù)雜的過程，需要做好五個(gè)方面的工作：基于連鎖經(jīng)營模式上的商品賬和對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)賬管理分工、商流和信息流基礎(chǔ)上的業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)崗位職能明確界定、單據(jù)和數(shù)據(jù)的及時(shí)處理、商品賬管理的平時(shí)性和月末整理，做到日清月結(jié)。

郝登偉

中國連鎖經(jīng)營協(xié)會(huì)會(huì)員，美國西南國際大學(xué)MBA