“互聯網+”時代人事檔案管理信息化建設探究

卜曉

【摘要】“互聯網+”時代的來臨意味著信息的融合，在此環境之下，人事檔案作為信息的重要載體，則需迎合時代需求，加強信息化建設方可更好地發揮其信息記錄與信息傳遞功能。對此，本文將從人事檔案管理信息化建設的重要意義淺談其現代化建設中存在的問題，繼而提出針對性對策。

【關鍵詞】“互聯網+”時代;人事檔案管理;信息化建設

“互聯網+”概念的出現開創了新型的經濟時代，各企業需要發展則需轉變原有發展觀念，相應的，在企業管理上也需作出相應調整。人事檔案管理作為企業管理的重要組成部分，應與企業發展保持同步。然而，人事檔案管理模式的轉變需要一段適應期，無法一蹴而就。因此，為了避免人事檔案管理影響企業發展，應當加強人事檔案管理的信息化建設，從而提高人事信息的整理效率，并完善人事檔案的管理形式。除此之外，在企業之外，社會機構的人事檔案管理與公民日常生活也直接掛鉤，如有遺漏或丟失則極有可能造成不可逆損失。

一、人事檔案管理信息化建設的重要意義

“互聯網+”時代環境下，產業升級速度得以加快，與此同時，在互聯網信息技術的支撐下，企業的經濟生產力也大大提高，企業規模應迎合企業發展得以擴展，因而增加了人事檔案管理難度，因此，企業的信息化發展是“互聯網+”時代的必然趨勢。信息化建設依托于現代信息技術，能提高相關工作人員的工作效率，也能為企業轉型提高有力支撐。人事檔案的管理意義可延伸至人力資源分配。人力資源管理是企業決策者管理企業的關鍵依據，如人力資源無法得到科學化管理，則企業運營有序化建設難以取得進展。

除此之外，檔案作為工作人員自我發展中的重要文件，是其日后辦理相關手續的重要憑證，需要得到有效的管理。而且，面對龐大的社會體系，人事檔案管理亟須更高效、更科學、更符合時代進展的管理工具及管理觀念。因此，人事檔案管理應當充分利用“互聯網+”時代優勢加強信息化建設，從而促進社會穩定發展并減少居民生活中不必要的麻煩。

二、人事檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）信息化建設定位有誤。在社會發展與“互聯網+”時代雙重壓力之下，各企業以及相關社會機構對信息化定位中存在的偏差，可從兩方面進行闡述：一方面，相關企業為謀求發展，將信息化建設作為企業發展的救命稻草，從而全面開展信息化建設忽視了柔性管理。俗語有云，兵強則滅，木強則折。如將信息化建設貫徹于企業發展，則容易出現企業運行模式過于僵硬反而適得其反;另一方面，部分企業或是機構不懂居安思危，不重視信息化建設，致使人事檔案管理處于十分松散的狀態。其原因可從兩方面進行分析：其一是傳統管理觀念的影響根深蒂固難以在短時間內發生轉變，相關工作人員在對自身的管理經驗深信不疑難以發現管理方式中的不足。其二，人事檔案管理出現混亂的危害性并不明顯，從而導致工作人員不重視人事檔案管理。

（二）管理人員信息化素質難以提升。信息化建設過程中，需要管理人員對計算機技術有一定的了解，并且對于人事檔案管理具有清晰的管理思路。但就目前大部分機構現狀而言，人事檔案管理屬于企業或機構中的幕后工作，并不受重視，這在一定程度上造成了管理人員不思進取的工作狀態，如此，其信息化素質則難以得到提升。在人事檔案工作中，若沒有強有力的人員支撐，一味追求信息化建設未必能取得預期效果。除此之外，針對于信息化建設，在人事檔案管理工作中，相關人員缺乏專業性訓練也是其信息化能力難以提升的重要原因。

（三）信息化設備與信息化技術落后。面對龐大的社會體系，人事檔案管理可視為一項相當繁重且枯燥的工作，若沒有與其相匹配的信息化設備，工作人員難度增大，人事檔案管理的信息化建設則更加難以實現。就目前管理現狀而言，在人事檔案管理中，其電腦的配置及相關信息安全管理技術都難以迎合人事檔案管理現代化建設需求。

（四）信息化建設投資力度不夠。人事檔案管理對于企業運營及社會穩定發展有著十分重要的意義。目前社會上時有身份證被他人盜用從而造成損失的情況出現。在一定程度上，人事檔案管理也需承擔一定責任，其管理力度與管理體系都存在不足。而社會對人事檔案信息化建設投資力度難以滿足其建設需求是阻礙其發展的關鍵原因。資金是發展的基礎，也是發展的重要前提，而信息化建設需要強有力的科技支撐，我國人口數量較多，其檔案管理工作需要更多的發展資金才能促使其面向現代化發展。

三、人事檔案管理信息化建設措施

（一）信息化建設應當張弛有度。信息化建設能促使人事檔案管理更加高效化進行，并且更好地發揮人事檔案管理的社會職能。但人事檔案管理并不能僅依托于信息化建設，簡而言之，應當對人事檔案管理的信息化建設實行柔性化建設。就目前發展現狀而言，信息化建設在人事檔案管理中應發揮潤滑劑的作用，緩解人事檔案管理困境。如針對企業人事檔案管理人事變動問題，尤其針對于90后工作狀態不穩定現象，僅應用紙質檔案管理則會增加管理工作，因此可利用計算機技術事先進行線上存儲。但在進行人事檔案管理的信息化建設時，并不建議信息化管理全面取代紙質檔案，就目前信息化技術發展而言，其突發事件的應對能力仍有待提升，并且結合“互聯網+”時代環境，紙質檔案仍有其不可取消之處。因此，對于人事檔案信息化，其建設關鍵應放在管理之上，做到張弛有度方能最大程度發揮其積極作用。

（二）增大人事檔案管理投資力度。沒有投資便沒有回報，這是社會發展的自然規律。而無論處于何種時代環境之下，人事檔案管理的重要性都不容忽視，從古至今，檔案有古時的造名冊到如今的人事檔案，其在歷經幾千年的發展后愈發完善，證明了其于社會發展的意義。并且“互聯網+”時代為企業發展創造了良好條件也拓寬了其發展渠道，增大人事檔案管理的投資力度是具有必要性及可行性的。如面對發展中存在信息化建設設備與技術的落后，可增大開發力度，從而降低對國外先進技術的依賴性。

（三）管理人員信息化素質培養。管理人員的信息化水平決定了人事檔案管理信息化建設水平，因此在實際操作過程中，各企業以及相關社會機構應注重人員信息化水平的提升。如計算機技術以及信息化管理觀念的培養皆為管理人員信息化素質提升的重要途徑。除此之外，相關管理者應當重視人事檔案管理，從而幫助職工正確認識自身的工作價值，激發職工的工作熱情。

（四）發揮“互聯網+”時代優勢。“互聯網+”時代中必然牽涉到智能化管理。因而在人事檔案管理信息建設進程中，應當充分發揮“互聯網+”時代優勢，結合智能化管理手段優化人事檔案管理模式。以醫院人事檔案管理為例，其傳統的管理模式難免會出現物資浪費以及存檔資料不完整現象，如利用數字化技術則能便捷人事檔案管理工作，簡化操作手續，從而為檔案管理工作創造更大的發展空間。

（五）加強信息安全建設。在信息化時代，其數據安全也受到了一定威脅。相對于紙質檔案，其線上存儲的方式更容易被惡意利用。人事檔案具有私密性及法律效應，如被盜取，對于個人及社會都有一定的危害。就目前發展現狀而言，其應對信息安全問題主要包括防火墻及外網隔離方式。在利用信息化管理人事檔案時，其電腦用網應當與公司網絡分離，將其作為一個獨立模塊預防網絡截斷。除此之外，應當做好文件云端備份，避免計算機系統崩潰造成文件的丟失或損壞。

四、結語

在“互聯網+”時代，信息化建設是各大企業發展的必然趨勢，人事檔案管理作為企業發展及社會運行的重要部分，不應該成為企業管理的短板，因而其管理模式也應當與時俱進。綜上所述，“互聯網+”時代下人事檔案管理的信息化建設存在著人力與物力的缺陷，與此同時，信息化管理體系也存在不足。因此，為了信息化建設能最大限度促進人事檔案管理智能化發展，應當加大投資力度，注重人員培養。與此同時，高層管理者應當正確定位信息化建設地位，在信息化技術的利用上做到張弛有度，實現人事檔案的柔性管理。

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