淺論公司采購內控風險及采購制度優化

新冠疫情后，全球經濟整體下滑，各類企業在努力拓展經營的同時開始注重節支降本增效。做好企業采購的管理能夠穩定公司成本優化采購流程，增強公司核心競爭力，提高企業的聲譽，促進企業的可持續發展。

一、淺述采購管理對于采購成本的影響

在企業供應鏈中，生產、制造、銷售活動的起點是產品物資采購。當采購不足企業經營需求時，生產供應銜接不上，盈利能力將受到影響。反之，超出企業經營需求時，會導致產品物資占用庫存，導致企業成本較高、資金使用率降低，并且在下一經營周期中倉庫中的物資可能存在過時風險，浪費企業資源，增加不必要的經營成本。企業于年初制定采購預算，預算編制中要關注預算的完整性、合理性和充分性，包括采購的可行性分析、收集物資市場價格行情數據、分析庫存商品積壓情況等。

公司在全年執行采購預算時，要關注預算的實施情況，關注采購是否得到恰當的授權審批、產品所選擇的采購方式是否科學合理，其中重點要關注單一來源采購的理由是否合理而規避了相關人員的舞弊風險。

制定科學合理的采購預算，完善物資產品采購管理機制能夠有效控制采購成本，避免資金無效支出，在成本管控和降本增效中具有重要意義。

二、企業采購活動中存在的風險

1.采購制度相較業務模式滯后 采購制度的設計旨在規范企業采購流程、把控企業風險。在制定采購制度時應當在國家相關法律法規的基礎上，根據企業自身業務性質指導企業的采購流程。當物資產品超過一定金額時，集團化公司通常會集中統一采購，因此集團內二級單位在進行采購活動時最高設立的采購標準應當低于集團同一采購標準，避免下級單位采購制度與上級單位采購制度沖突。.隨著企業多元化業務的拓展，采購制度應當跟進業務模式，而非統一絕對化標準對流程約束。當采購的產品金額小于某個臨界點時，制度中的采購審批程序會比較簡化，除了根據采購金額判斷流程是否需要簡化之外，還應當根據所采購物資的性質把控審批流程，若所采購的產品涉及業務核心，即使金額較小，也應當設置嚴格的采購審批程序避免采購風險。

2.企業采購流程規范性欠佳 企業在年初下達預算指標時，會根據上一年采購業務的實際完成情況以及各部門本年的采購計劃進行采購預算編制。然而，在日常經營中，仍存在由于業務方向調整或者臨時環境變化所發生的預算外采購活動。當業務情況緊急時，很多臨時、突發性采購會省略部分必要的采購流程，部分突發性采購未能進行三家比價，導致采購人員徇私舞弊、濫用職權等情形，無形中增加企業采購內控風險或者增加采購成本。

另外，采購人員整體素質不高是當前企業采購流程存在風險的原因之一。很多企業采購人員不具備采購相關的專業知識技能，缺乏專業培訓，導致對采購環節存在的風險意識不足，在采購數據收集中缺乏對市場行情的洞察力，在采購談判溝通中不能為企業爭取到優惠的價格，在采購合同簽訂中無法規避部分合同條款風險。

3.采購環節缺乏監督及績效評價體系 現行公司運作下，存在企業負責人下達采購任務或者采購需求部門僅通過企業負責人審批即開展采購活動的情況，請購單并未經過恰當的批準，時常存在后補手續的情況。訂購單、驗收單和供應商提供的發票上相關價格、數量等條款未經審核，可能存在單據造假的情形。采購環節缺乏系統化的流程和有力的監督體系，采購管理中往往關注采購發生前及采購過程中的問題，采購的產品物資有時并未經過有效合規的驗收即入庫，導致存貨管理風險增加。采購后實際收到的產品物資是否符合前期采購需求，這一點往往被遺漏。

三、關于優化公司采購內控的分析討論

1.根據產品的性質制定合理的采購制度 企業要注重采購方式的創新，分析現有采購程序中的所有環節，識別出整個采購流程中重復繁瑣的環節，并定期修訂制度、加以優化。首先，根據企業采購物資的性質、金額大小制定不同的采購方式和對應的審批手續。例如，日常辦公使用的低值易耗品選擇簡易采購方式，采購合同選擇電子化流程進行合同聯審，針對小金額的規律性業務采購將單次采購前置性審批轉變成季度、年度批次前置性審批等，都可以提升企業采購的效率，減少由于環節復雜而降低采購效率。

公司有時會存在采購人員將大額采購進行拆分，避開部分采購審批環節的情形，因此不可只按照采購金額大小進行分類，還應當將全年采購的頻次計算在內劃定采購方式以及對應的采購審批環節，規避采購人員舞弊風險。

2.采購人員權責分離防止舞弊 針對采購人員專業素質與技能良莠不齊的情況，在采購流程的內部控制中應當設計相應的環節把控相關風險。大型企業的采購部門可聯合業務技術方向的人員、財務人員、法務人員等共同對企業較重要的大型采購進行把關。當企業規模較小未設立單獨的采購部門時，可從各個部門抽調一至二人成立采購小組，確保關鍵業務采購及金額較大的采購在多方面盡可能合規合理，以確保所有采購規避相應風險，最大化穩定企業經營。

不相容崗位相互分離，制約和監督也是采購流程的內部控制措施。采購與付款交易不相容崗位至少包括：采購的發起與審批采購申請、物資產品詢價與確定采購的供應商、采購合同的訂立與合同審批、采購實施與物資產品驗收、付款審批與付款執行等。例如，負責挑選貨比三家供應商的崗位人員與審核供應商相關資質、信用等信息的人員應分離為兩個崗位互相制約。考慮到采購崗位的人員若長期在同一崗位可能存在與供應商關系親密的風險，不同的采購崗位應當定期進行人員的輪崗，以便保證企業采購全流程公正透明。

在采購制度設計中，可建立崗位責任制，明晰所有采購環節中各個崗位的職責，堅持責任到崗，避免采購管理中出現責任推諉的現象。

3.完善供應商管理及履約評價機制 選擇良好信譽的供應商，能夠穩定采購物資產品質量，確保采購時效不受影響，降低物資采購周轉風險，提高企業的經濟效益，保證企業穩定經營運轉。

企業首先應當對所擬定正式長期合作的供應商建立準入制度，嚴格把控供應商的資信情況，包括供應商的民事行為能力、良好社保及納稅記錄、供應商日常經營狀況、是否與企業存在利害關系、是否有違法違紀情況等，優先考慮規模較大成立時長較久的供應商入庫。其次對所有入庫供應商建立檔案和連續編號，除了對供應商的基本信息進行錄入歸檔之外，還應當統一對供應商資質評級、對供應商交貨相關條款、期限等進行嚴格審核，并且定期進行供應商維護管理，當供應商的資信評級和社保稅收繳納情況發生變化時，動態實時更新，實現企業庫內供應商的“優勝劣汰”。當新增供應商或者原有供應商信息變更時，所有更新的信息應當經過恰當的復核認證，復核時考慮供應商變更是否得到合適的文件支持，復核后由專人進行簽字確認。

在供應商管理中需要格外注意是否存在多家供應商企業實控人為同一關聯方的情形。在采購業務活動中時有發生同一人或者存在親屬關系的關聯方掌控多家企業的情況。根據采購的多方比價原則，在同一項采購活動中選擇供應商時，應當披露企業實控人的關聯情況，避免存在同一控制人企業內部多方比價采購的情形，導致舞弊發生。

4.針對重點大額物資進行采購談判 當所需采購物資的金額較大達到一定重要性程度時，應當由采購小組成員針對采購商品與供應商進行競爭性談判，以便獲取質量最優、價格最低的物資。采購談判在保證產品質量和降低采購成本的基礎上，盡可能爭取供應商附加優惠的服務項目，例如免費送貨、延長保修期限等，最大程度地降低采購風險。

在采購談判之前需要對公司采購需求、資源市場的供求關系進行相關調查。收集供應商資信情況，對收集的資料進行真偽印證和鑒別，采購部門應當將涉及競爭性談判收集到的相關資料歸檔以備后續隨時可調出查閱。

在采購談判過程中，引導供應商對產品進行全面的介紹，從中獲取對產品物資有用的信息資料，盡量把握輕松融洽談判的氛圍，婉轉地提出不同的意見，迂回增加與賣方的情感溝通，談判時可以先就大原則方向進行協商溝通，再談細節，必要時可以做出一定的“讓步”，爭取到意想不到的效果。

5.管理采購合同規避合規風險 在針對采購市場收集數據，確定供應商后，擬定采購合同時也要注意規避合同相關風險。基于雙方合意達成的采購合同條款由雙方協商擬定，合同擬定后應當提請公司法務部門及財務部門針對合同中可能存在的法律風險及條款中涉及金額的條款進行審核，合同審核中需要特別關注執行中違約情況的處理結果。

當采購金額過小或者采購多為日常所需不涉及關鍵核心經營業務時，采購合同可以根據實際采購的產品物資，擬定簡易合同或者訂購單，但擬定時應當注意關于所采購的產品物資質量、數量、付款金額、附帶服務條款等信息不可進行簡化省略。

6.采購環節中加強信息化建設 加強產品物資的信息化管理是完善采購體系的舉措之一。通過計算機技術對采購需求進行分析，從采購申請、采購批準、采購合同聯審、采購驗收入庫等流程進行信息化控制，可以確保所有節點留下痕跡，以備日后回溯審查。加入信息化建設在采購活動中也可以根據管理層授權進行不同采購權限的設置，以確保采購崗位相關人員對在采購環節的權限具有充分適當性。

采購制度不能緊跟公司發展和業務擴張模式、采購環節存在某些漏洞和采購人員能力欠缺導致采購流程規范性不足以及采購缺乏監督評價體系是企業的通病。針對采購流程中常見的風險，企業需在采購內控中引入合理的采購制度流程，通過實施不相容崗位相互分離監督制約、定期維護供應商庫、針對重要采購進行競爭性談判、簽訂采購合同時留意合同條款所帶來的風險、加強采購活動中的信息化建設等幾項舉措，多角度全流程針對采購活動的內部控制進行優化完善，構建現代化采購管理體系推動企業高質量發展。

（作者單位：深圳報業集團財務資產部）