數字化轉型背景下煙草企業制度宣貫新模式探究

【中圖分類號】F275；F49【文獻標志碼】A

【文章編號】1673-1069（2025）08-0096-04

1引言

當前，依法治國已成為治理國家的基本方略和新常態。對于企業而言，依法治企就是貫徹落實依法治國的微觀表現，管理制度則是企業的“內法”，是企業上下需共同遵守的辦事規程或行動準則，對于確保企業運營的規范性和高效性至關重要。具體到不同行業、不同企業、不同部門、不同崗位都有其具體的做事準則，目的都是使各項工作按計劃執行達到預計目標，為企業求得最大效益。一方面，制度作為員工行為規范的模式，在管理實踐中明確了各項帶有強制性的義務，能使員工個人的活動得以規范進行；另一方面，制度中也包含了能保障員工權利的各項規定，是維護員工共同利益的一種強制手段。煙草行業作為國家專賣管理體制下的特殊行業，具有政策法規性強、業務流程復雜、管理鏈條長的特點，一套健全且有效執行的制度體系更是煙草企業穩健運行、防范風險、履行社會責任的生命線。

隨著煙草行業高質量發展戰略的提出和精益管理的深入推進，行業各級企業都在不斷完善和更新各項制度，強調用制度的強制性作用來保障精益管理得到有效實施。以s市煙草專賣局（公司）為例，2024年該局共完成制度修訂和新制度印發30余項，截至2024年末，企業有效制度達300余項。制度數量的激增和更新頻率的加快，對以線下會議和培訓為載體的傳統制度宣貫模式提出了嚴峻挑戰。在數字化轉型浪潮席卷各行各業的今天，如何利用新興技術賦能制度宣貫，提升其精準性、互動性、便捷性和有效性，已成為煙草企業提升管理效能、適應高質量發展要求的迫切課題。

2制度宣貫的重要性分析

2.1制度宣貫是實現企業規范化管理的前提

無規矩不成方圓，制度是企業管理的基礎，制度的宣貫則是促進員工了解、理解、認同企業文化的前提，是確保企業內部各項工作按照一定的規范和標準進行的關鍵步驟。有效的宣貫能為員工提供明確的工作指導和行為準則，在細化規則、理順標準的基礎上，幫助企業管理流程化、專業化和標準化，并通過監督員工在實際工作中對制度嚴格執行，來達到提高企業規范化管理程度的目的。即只有當制度得以充分宣貫并被廣泛理解和遵守時，企業才可能實現規范化管理，實現內部流程合規以及重大風險防控的目的。

2.2制度宣貫是提高企業工作效率的基礎

無制度則無程序，無程序則無從談效率。制度宣貫通過向員工明確工作職責和流程規范，減少工作中的混亂和不確定性，確保工作按照計劃有序進行，達到促進規范生產經營和提高工作效率的目的。例如，清晰的物流配送流程制度宣貫到位，能顯著減少分揀錯誤和配送延誤；明確的客戶服務規范被員工熟知，能提升服務響應速度和客戶滿意度。同時，由于制度具有指導性和約束性、鞭策性和激勵性、規范性和程序性等特點，通過宣貫能讓所有員工都了解、認同、接受、執行公司的各項管理制度，切實做到用制度管權、管事、管人，建立企業制度化運行、員工制度化工作的長效機制，從而達到企業管理效率的提高。

2.3制度宣貫是維護員工共同利益的保障

制度宣貫不僅有助于企業的高效運作，也是維護員工權益的重要手段。企業培訓、晉升、獎懲、薪酬福利等相關規定涉及面廣，員工關注度高，制度則以規范性文件的形式明確了涉及員工切身利益的各項福利待遇和職業發展機會，制度宣貫活動通過各種媒介和形式，確保員工均有機會了解制度內容，在享受各項福利待遇和職業發展機會方面，均有平等公正的機會；同時，通過制度宣貫，員工可以清晰自身晉升路徑和發展機會，激勵他們更有針對性地開展工作和提升自已，為自己規劃更為明晰的職業生涯規劃藍圖，實現員工和企業共同成長。由此，有效的制度宣貫是構建和諧勞動關系、增強員工歸屬感和獲得感的關鍵一環。

3基層煙草企業制度宣貫現狀及存在問題分析

3.1現狀分析

當前，以s市煙草專賣局（公司）為代表的基層煙草企業，其制度宣貫工作主要依賴一套相對固化的傳統模式，具體體現為制度信息的無差別、全覆蓋傳遞。

① 線下集中會議為主。通過定期或不定期召集全體員工或特定部門員工參與集中培訓或宣貫會議，由主講人以口頭或PPT形式進行制度條文的宣讀、解讀和釋疑。以s市局為例，2024年s市局共組織各類線下制度宣貫會議12場次，平均每場參與人數40余人次，單次會議時長通常達3小時。與線下會議、文本宣貫模式并存的另一現狀是紙質材料的大量使用。線下會議宣貫通常伴隨大量紙質材料的制作與分發，如制度匯編手冊、培訓講義、PPT打印稿、簽到表等，紙質材料是信息傳遞的主要載體和存檔依據。

② 內部OA平臺轉發為輔。針對非核心制度及小幅度修訂的制度文件，經流程審批后，通常不再開展專門的會議或培訓進行宣貫，僅通過內部OA系統進行全覆蓋式發布，要求員工自行登錄系統查閱學習。此種制度傳遞方式的弊端在于信息流動方向的單向性，即從文件發布者流向員工，員工被動接收信息，缺乏有效的互動提問、即時反饋及深度討論機制。

3.2存在問題分析

傳統宣貫模式在制度體系相對穩定、數量有限的時期，對普及基本制度發揮了一定基礎性作用。然而，面對當前制度體系日益龐雜、更新迭代加速、員工結構多元化、工作場景分散化等新形勢，該模式在煙草企業制度宣貫實踐中日益顯現出局限性，暴露出諸多問題。

3.2.1宣貫形式單一化，員工接受度不高

依賴于會議宣貫和文本轉發等單一載體的宣貫形式，內容呈現方式枯燥，缺乏互動性和趣味性，難以激發員工的學習興趣，易使宣貫流于“走過場”。這一問題在煙草基層企業中尤為突出：客戶專員、專賣稽查員、送貨員等一線崗位員工大多年齡偏大或文化水平有限，面對冗長復雜的制度文本和長時間的會議，容易產生畏難和抵觸情緒。根據s市局員工反饋調查顯示，參與過線下宣貫會議的基層一線員工中，僅約 32% 表示對制度有清晰理解，而有 68% 的員工表示“內容枯燥，難以集中注意力”。該結果表明，傳統模式因形式單調、適配性差，導致員工真正理解和掌握的內容有

限，整體接受度不高。

3.2.2宣貫缺乏針對性，內容與崗位脫節

在煙草企業中，機關、營銷、專賣、物流等不同線條崗位職責差異大，所需掌握的制度側重點也不同，而傳統“大水漫灌\"模式追求“全覆蓋”，忽視了不同部門、不同崗位員工的實際工作場景、核心職責和具體需求差異。宣貫內容往往是制度的全文或大段摘錄，未能進行有效的需求分析和精準提煉，導致員工淹沒在海量信息中，認知負荷過重，難以分辨哪些條款與自身崗位直接相關、是必須掌握的強制性要求，哪些僅為參考性內容，抓不住核心要點。s市局通過對參與培訓人員調研發現，高達 53% 的員工認為宣貫內容與其具體崗位職責關聯度不高，宣貫資源未能精準投放，造成學習效率低下和資源浪費。

3.2.3組織協調難度大，效率低下且成本高

一方面，傳統以線下會議或培訓召開為主要形式的宣貫模式，其組織過程本身存在諸多瓶頸：需要協調員工和講師等多方情況、安排場地；分散在不同轄區、工作時間不統一的煙草基層一線員工，常因工作沖突等原因無法集中參加宣貫，導致宣貫實際參與率低、組織難度大、協調成本高。另一方面，傳統模式高度依賴紙質材料帶來一系列效率問題：制作、分發、回收、存檔工作量大；信息更新后，紙質材料的替換繁瑣且滯后，難以滿足制度快速更新的需求；資源消耗大、制作印發成本高、缺乏環保性。

3.2.4效果評估困難，反饋機制缺失

傳統宣貫模式缺乏有效、數據化的手段來實時跟蹤和評估宣貫效果。當前多依賴簽到率、簡單的現場提問或后續抽查等方式，難以全面、客觀地掌握員工對制度的理解程度、重點條款掌握情況以及制度在實際工作中的執行效果。同時，單向傳遞的模式使得員工在宣貫過程中或宣貫結束后，提出疑問、反饋意見的渠道不夠便捷暢通，員工的改進建議難以及時收集和響應。

綜上，在數字化轉型背景下，基層煙草企業依賴的傳統制度宣貫模式，在形式吸引力、內容精準性、組織效率、覆蓋效果及評估反饋等方面均存在顯著不足，亟需探索運用數字化手段進行模式創新，以提升宣貫的精準性、互動性、便捷性和有效性。

4基于數字化轉型背景的PDCA制度宣貫模式探討

PDCA循環由美國質量管理專家沃特·阿曼德·休哈特（WalterA.Shewhart）首先提出，經戴明采納、推廣而聞名，所以又稱戴明循環。PDCA循環的含義是將質量管理分為4個階段，即Plan（計劃）Do（執行）Check（檢查）和Act（處理），將工作納入“作出計劃、計劃實施、檢查效果、改進提升\"的閉環管理模式中，形成一個螺旋上升的管理模式。這一科學方法不僅適用于質量管理，也是企業管理各項工作的普適規律。將其引入制度宣貫工作，并結合數字化轉型提供的強大工具支持，可以系統性地解決煙草企業當前面臨的問題，構建起高效、精準、可持續的宣貫新模式?；跀底只ぞ叩腜DCA制度宣貫模式如圖1所示。

圖1基于數字化工具的PDCA制度宣貫模式

4.1計劃階段（Plan）：精準畫像，按需供給，實現宣貫“有的放矢”

該階段的核心是利用數字化手段，深度分析員工需求，精準定位制度內容，制定個性化宣貫方案，改變“大水漫灌式宣貫模式。

為提高制度宣貫的針對性和有效性，首先應實現崗位與制度間的智能匹配。針對煙草企業業務領域分散的特點，可基于崗位職責和業務流程，利用企業已有的崗位說明書等數據，結合制度的主題、適用范圍、關鍵條款等元數據信息，通過規則引擎或算法模型，自動分析匹配不同部門、崗位與特定制度之間的相關性。例如，客戶服務規范類制度主要匹配營銷一線人員，專賣執法類制度主要匹配稽查人員，物流配送規范主要匹配送貨人員，實現精準投送。也可以從員工個人需要的角度出發，通過數字化平臺發放在線問卷等調研方式，收集不同員工對于制度學習的個性化需求，生成員工群體的“制度需求圖\"和個體“學習需求畫像”。

其次，通過“骨干 + 系統\"協同提煉制度核心條款。組織內訓師和業務骨干，結合煙草企業各業務線條特點，深人研讀專賣、營銷、物流、人事等關鍵領域的制度條款，在系統匹配的基礎上，進行二次篩選提煉，形成具有針對性的核心條款匯總。提煉過程應避免單一文字提煉，要緊密圍繞培訓對象具體業務流程和工作要點，實現條款與業務流程的精準對接，實現讓員工一看就懂、一學就會、拿來即用的目的。

最后，結合員工畫像和制度特點，選擇最合適的數字化宣貫載體，設計最優的宣貫組合，構建分層分類的立體宣貫矩陣，確保宣貫資源精準投放，提升學習效率和應用效果。

4.2執行階段（Do）：多元互動，沉浸體驗，激發學習“內生動力

現階段，煙草行業數字化建設如火如茶，各大數字化綜管平臺基本建成，如何依托已建成的各類平臺，利用數字化工具優勢，創新內容呈現和交互形式，提升制度學習的吸引力、便捷性和參與感是創新制度宣貫模式的關鍵點。

從宣貫形式多樣化角度，可基于現有煙草行業一體化平臺，拓展或集成制度宣貫專屬模塊，建立結構清晰、標簽完善、支持智能搜索的電子制度庫，如按業務分類建立“專賣法律法規庫”“營銷服務標準庫”“物流操作規范庫”“人事制度庫”等專題模塊，由歸口部門負責將制度原文、提煉的核心條款解讀、配套的流程圖、常見問題解答等資源及時上傳、更新和版本管理，供員工自主搜索學習；除基礎的文字性制度內容外，還可大力推廣非文本形式，將案例研究和視頻資料等多形式的資源上傳至平臺，以提高學習的吸引力。同時，可引人社交媒體元素，設立制度討論專區，整合在線討論、問答和分享的互動形式，鼓勵員工提出疑問、分享學習心得，并安排行業內專家或管理員在線答疑解惑，營造知識共享氛圍。

從宣貫對象分層分類角度，應注重數字化宣貫渠道與載體的優化組合，針對不同員工特點運用不同信息化渠道開展宣貫。例如，對于煙草基層一線員工，可以采用手機應用程序推送、H5頁面、短視頻等形式，而對于管理層或機關人員，可以使用視頻會議、PPT演示或在線論壇等方式開展，確保宣貫形式能夠滿足不同員工的實際需求，提高學習積極性和參與度。

4.3檢查階段（Check）：數據驅動，精準把脈，科學評估“宣貫成效”

區別于傳統制度宣貫模式需要人工檢查和反饋的模式，數字化工具的使用使員工學習相關數據的收集和分析變得簡單。數字化平臺能基于用戶瀏覽和反饋等基礎數據，自動收集、整合、分析包括學習人數、人員結構、瀏覽時長、學習進度、完成狀態等相關情況，通過比較分析、趨勢分析、關聯分析等多維度統計與可視化手段，生成清晰明了的員工制度學習分析圖表和報告。結合煙草企業特點，可重點監測一線員工對關鍵制度（如專賣法實施條例、客戶服務規范、安全生產規定等）的學習掌握情況，制度歸口部門和管理層則可以根據學習數據和測評結果，動態更新員工的學習能力畫像和制度掌握程度畫像，識別制度條款的普遍性理解難點，在此基礎上，通過便捷的在線反饋渠道鼓勵員工隨時對制度內容本身、宣貫形式、學習體驗提出意見和建議，確保反饋信息能快速匯集到相關部門，從而達到評估制度宣貫效果的目的，了解并改進不足、為下一階段活動的改善積累經驗。

4.4處理階段（Action）：閉環改進，長效運行，推動宣貫“螺旋上升”

該階段的關鍵是基于檢查結果，對宣貫活動本身和制度管理進行持續優化，并將宣貫效果納人管理閉環。基于以上宣貫模式，對整體宣貫運行流程進行實時跟蹤，在最后階段組織開展對各相關部門制度標準宣貫落實情況的檢查評價，重點檢查制度標準及輔助性制度分解到崗情況，崗位職責與規章制度對應情況，并對員工提出的普遍性疑問、有價值的建議或指出的制度模糊點、矛盾點，建立快速響應機制，將宣貫和檢查過程中發現的制度本身存在的問題反饋給制度制定部門，作為制度修訂和完善的重要依據，推動制度建設的良性循環。同時，建立獎勵機制，配合人事部門將制度標準宣貫落實情況與部門、員工績效考核體系有機結合，將煙草企業各線條各崗位人員的制度宣貫的參與度、學習效果以及最終的制度執行程度，科學、合理地納入部門和員工的績效考核指標體系。通過定期的制度標準監督檢查，對制度宣貫工作取得良好反饋的業務部門進行獎勵，切實保障制度標準的宣貫落地生效，促進制度宣貫方式的不斷豐富和制度管理模式的不斷完善。

5結語

基于PDCA循環的制度宣貫新模式建立在了解員工需求、精準提煉核心的基礎上，以數字化轉型為契機，充分運用多樣的數字化宣傳載體，相較于傳統的線下宣貫模式，不僅能顯著降低直接成本，更能帶來深層次的管理效益。對于煙草基層企業而言，這一新模式能夠有效解決一線員工分散、崗位差異大、制度更新快等現實問題，同時，基于多媒體的線上學習模式能有效激發員工學習積極性，有助于提高員工的制度學習意識和制度理論水平，使員工能夠更好地理解、遵守和執行制度，從而更好地維護員工共同利益和促進企業長遠發展，推進企業制度化建設水平再上新階。如此，“靠制度管人、靠制度管權、按制度辦事\"的機制就能全面融人企業的經營管理，滲透進員工的日常行為，推進煙草企業經營管理步人科學化、規范化、法制化的良性軌道上來。

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