新形勢下社會科學研究機構科研檔案管理探析

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在社會科學領域，科研檔案是學術發展歷程中至關重要的組成部分，它來源于哲學社會科學研究者在探索之路上積累的學術資料。這些檔案不僅如實記錄了研究人員在科研活動中取得的成果與成就，還是全方位反映人力、物力、財力及時間等方面投入的結晶，同時也是衡量學術機構在不同發展階段學術水平的關鍵依據和有力憑證。科學合理地管理科研檔案，其意義深遠，相當于為學術機構精心留存下一部完整的成長史，妥善珍藏各時期研究者的智慧碩果，為后續的學術探索筑牢根基，提供極具價值的參考。通過對這些檔案展開系統性的收集、匯總、分類以及整理，深入挖掘其中蘊藏的學術與科研價值，能夠讓我們從既往的研究實踐中汲取經驗、總結教訓，獲得全新的啟發，進而探索更為有效的研究方法，為哲學社會科學的蓬勃發展注入強大動力。不僅如此，對學術論文、專著以及各類科研成果展開深入整理與分析，還能充分彰顯本單位雄厚的科研實力，提升在學術界的知名度與影響力，為促進科研合作與交流搭建堅實的橋梁，打開更為廣闊的發展空間。

筆者以中國知網為文獻檢索數據庫，對本課題的相關研究成果展開研究和分析，以主題為“社會科學檔案管理”展開精確檢索，選取截止時間為2024年5月6日，經篩選剔除一些不相關的文獻后，最終檢索到與本研究課題相關的文獻共計9篇，其中學術期刊7篇、學位論文1篇、會議論文1篇，以上統計結果反映了本課題從1999年至2024年間關于社會科學院所相關的科研檔案管理研究較少。以主題為“學術檔案”展開精確檢索，選取截止時間為2024年5月6日，剔除一些不相關的文獻后，最終檢索到與本研究課題相關的文獻共計54篇，其中學術期刊49篇、學位論文2篇、會議論文1篇、年鑒2篇，通過對相關文獻的研究分析，可以將學術科研檔案的相關研究內容歸類為管理體制機制研究、業務規范研究、開發利用研究、信息化建設研究、概念及現狀研究。其中，高校學術檔案管理相關研究32篇，占相關研究約 60% ，其他社會科學研究機構僅有3篇，占比不到 1% 。

一、現狀描述及問題剖析

1.對科研檔案統一歸檔的認識有待加強

從科研檔案形成的特殊規律出發，在科研管理過程中，科研人員需及時將在研究工作中形成的具有參考價值和使用價值的科研文件材料，交由科研管理處立卷歸檔，在科研管理處保管若干年后，移交給本單位檔案部門集中統一管理。科研項目組沒有專門的檔案保管員，工作人員對應收集歸檔哪些文件認識模糊，造成文件冗余，而科研課題研究階段形成的委托書、協議書、合同書以及審批文件等科研材料卻未收集齊全，造成檔案收集的不系統、不完整。例如，科研管理處將科研檔案作為科研人員績效考核檔案來保管，注重立項、結項和成果申報等文件的歸檔，但課題鑒定組人員名單、鑒定結果以及階段性工作總結等過程性文件少歸或者不歸。科研檔案收集歸檔的主體差異導致本來具有密切關聯的兩項工作相對割裂，科研人員對應當歸檔的內容缺乏明確認知，科研管理處則側重于業務需求，未能對科研檔案的歸檔制定嚴格的標準。這些現象及認識上的偏差，共同揭示了在科研檔案規范化管理方面的迷茫。

2.科研檔案歸檔的組織管理體系和制度規范有待完善

科研檔案工作涉及綜合檔案室、科研管理處及具體科研項目人員等多方的協同，任何一個環節的銜接不暢，都將造成科研檔案歸檔標準不一、難以整合。綜合檔案室與科研管理處的交集較少，導致管理職責不明確，工作機制不暢通等問題。科研管理處缺乏切實可行的科研檔案管理制度，科研項目人員在具體的收集歸檔工作中歸檔范圍模糊、鑒定劃控等標準不一致，收集歸檔的科研檔案質量難以把控。社會科學研究機構的綜合檔案室、科研管理處及具體科研項目人員之間長期以來缺乏溝通交流，相關規章制度未能有效銜接配套，機構層面缺少具有統領性的制度，使得科研項目人員對完備規定制度的迫切需求與現有規章制度缺失的狀況形成了矛盾。

3.科研檔案管理手段落后

在社會科學研究機構的科研活動中信息管理手段落后，科研檔案以紙質形式為主，多依靠人工操作。項目申報、階段檢查以及結項等工作，大量采用紙質材料報送。在人員、項目、科研成果、學術活動、專家庫及科研檔案管理等方面的數據統計，僅停留在使用簡單的office辦公軟件層面?？蒲泄芾砣藛T常需對相同數據和工作實行重復性處理，且大多依賴人工手段。大部分項目申報、項目階段檢查、項目結項及科研項目人員的年底績效評估、成果報送以及職稱評定等工作都依賴紙質材料的報送，一遍遍反復提交紙質材料，造成科研數據統計誤差大，工作效率和質量大打折扣。一些社會科學研究機構有OA平臺、業務平臺，但存在檔案管理模塊設定缺失的情況，對科研檔案及時歸檔也未給予足夠重視。當下亟待解決的問題是如何借助大數據技術開展機構科研檔案的管理工作，依托互聯網和信息技術，推動社會科學研究機構科研管理信息化平臺的建設，進而提高社會科學研究機構科研檔案管理的水平與能力。

4.科研檔案開發利用難度大

長期以來，社會科學研究機構對科研檔案工作不夠重視，保管較為分散，有的在個人手里，有的集中在科研管理處，也有部分科研檔案作為專題檔案保管在綜合檔案室，科研檔案保存斷斷續續，不夠全面，收集、整理難度大，導致科研檔案的開發利用受到極大限制。另外，科研檔案是科研項目活動內容、過程及結論的最原始記錄，其敏感性和私密性較高，對科研檔案的開發利用存在隱私被泄露風險、學術造假隱患以及著作權侵犯等問題。若開放共享保障機制不健全，缺乏持續的資金投入和復合型人才的招募，就會限制科研檔案數字化及關聯數據的智能開發。

二、科研檔案管理的對策及方法

1.完善檔案工作架構，打造多元檔案人才庫

良好的科研檔案管理是社會科學研究機構管理規范化、科學化的重要體現，社會科學研究機構應把科研檔案管理提升到戰略高度，將推動科研檔案工作的高效管理列入機構重點工作范疇。構建各部門協同機制，共同研討并制定相關的規定與制度，以聯合發文形式強化執行效力，深人了解科研人員實際需求，從全局視角展開規劃設計，清晰界定協同管理流程，將各項職責精準落實到具體部門，全方位地提高科研檔案的管理水平。首先，綜合檔案室需全面統籌各類科研檔案的收集任務，立足宏觀層面，提供清晰明確的方向性指引，為科研檔案的收集工作錨定總體方向。科研管理處作為科研檔案歸檔工作的直接落實主體，工作重點應放在聚焦實際收集歸檔進程中出現的問題與矛盾上，基于這些現實情況，制定詳盡及切實可行的規章制度，以保障科研檔案歸檔工作順利、高效地開展。其次，綜合檔案室應明確科研檔案的歸檔范圍，制定相關規定并說明科研檔案歸檔的注意事項。最后，科研管理處應化解與具體科研項目人員存在信息不對稱的問題，要深入把握科研人員后期查閱利用的需求，建立有效的歸檔意見反饋渠道，針對歸檔工作中存在的難點、盲點提供切實可行的幫助。

專業人員是做好科研檔案管理工作的重要基礎，科研檔案部門要合理配置人員的數量規模、年齡結構以及崗位結構等，并做好多元人才的招募，其必須具備數據思維、數字素養與數字技能的實操能力，精通檔案法規標準、檔案收集鑒定、檔案保管保護、信息開發利用、信息化建設以及理論研究等領域知識，能夠擔當檔案業務語言與計算機或軟件工程語言、數據科技語言之間的橋梁。同時，社會科學研究機構應給予管理人員相關進修途徑，完善待遇機制，建立一批知識結構合理、理論與實踐緊密結合、有思想有活力的科研檔案管理團隊。

2.強化基于文件連續體理論的全流程管理

依據文件連續體理論實施全流程管理，科研檔案管理工作全面融入科研活動與科研文件的整個生命周期。從課題申報、評審、立項到中期檢查、結項，再到科研文件從生成、流轉和保管，直至銷毀或永久保存、二次利用，每一個環節都有科研檔案管理的身影，以此保障科研檔案始終處于有效管控之下。文件連續體理論倡導，從文件孕育階段（涵蓋科研檔案管理系統的前期規劃設計）到文件轉化為檔案后的保管與開發利用，全程采用連貫統一的管理模式。該理論高度關注文件管理的動態變化，重視文件在不同階段的持續價值挖掘以及文件間內在的邏輯關聯，這對于優化科研檔案全流程管理，提升檔案管理效能有著舉足輕重的作用。因而實現科研檔案的各部門協同管理，要加強科研人員的歸檔意識，強化對科研檔案收集完整性的監督，科研管理處事先制訂科研檔案收集管理計劃，擬定計劃收集材料清單，并作為項目、課題結項合格的重要評價指標，強化科研檔案的收集歸檔意識，提升科研檔案管理工作的效能。此外，引入數據化技術優化科研檔案的共享和管理流程，對科研項目、課題實行過程中形成的檔案及時上傳到檔案管理系統，并對歸檔的檔案資源內容展開深度挖掘與語義關聯，最大限度地展示科研檔案數據的價值，豐富科研檔案的檢索功能和檢索成果。

3.加強信息技術應用，建立科研檔案知識庫

科研檔案數字化不僅需要匯聚專業人才，在技術應用層面還應構建專屬的科研檔案管理系統并妥善管理相應的數據庫，以確保信息網絡的高品質與可靠性。科研檔案部門需深刻認識自身在科研檔案管理中的角色定位，積極主動作為，將課題申請、過程管理、結題驗收以及成果轉化等科研全生命周期中形成的電子文件、紙質文件的收集、管理、存儲以及利用流程嵌入電子檔案管理系統，實現數字檔案資源的自動化運作。鑒于社會科學研究機構現存大量歷年積存的紙質科研檔案，在推進科研檔案數字化時，可依據一定層級順序開展：對于獲獎的科研檔案，優先數字化獲得國家級獎勵的部分，依次是部委級、省級、廳局級的獎勵檔案。針對未獲獎科研檔案，則按照國家級、省部級以及廳局級科研項目的順序依次實施數字化處理。

4.升級科研檔案開發能力，建立科研檔案成果影響力輻射網

深入挖掘科研檔案的內容，多元化開發檔案資源，是確保學術研究成果有效輸出的關鍵因素。應用OCR識別技術，將文件材料全文數字化，重要的標簽詞匯直接標記于檔案全文里，這種文本標記方式既能避免閱讀全文的費時費力，也能通過標簽詞的標記，串起檔案間的詞匯關聯，提高檢索利用的效率。另外，在檔案數字化過程中，不僅可以對“件”展開基本要素的描述，還能根據特定的使用對象和目的去編排、描述和構建系統。這種方法能夠精確地描述并分類某一事件的主題，采用多重主題要素的做法突破了單一線性編排的局限。每一件檔案可以涉及多個不同主題，而同一事件也可以存在不同的關聯性。利用文本標記方式、精確的元數據設計，構建多重脈絡的關聯結構，結合文本挖掘與分析、知識聚類和重合、語義分析等方法，深入挖掘檔案內容的知識關聯，實現以利用需求為導向的人機互動式交流。

三、結語

作為中國特色新型智庫體系的重要組成部分，社會科學研究機構的科研檔案是支撐國家科學文化發展的關鍵戰略資源。近年來，學術界對科研成果、過程數據及管理檔案的集成共享需求愈發強烈。在數字化時代，社會科學研究機構為實現高質量發展，需緊跟時代步伐，以“業務數據化，數據業務化”為著力點，通過科研檔案數字化，重塑社會科學研究機構形象，提高社會科學研究機構的綜合貢獻力和區域影響力，平穩且健康地加作者單位：內蒙古自治區社會科學院速社會科學研究機構的高質量發展。

一方面，科研檔案知識庫能夠掌握和主導科研檔案數據資源的共享和整合，為研究提供數據支撐。另一方面，進一步促進科研成果與社會公眾、決策部門的深度對接，精準地為利用者供給全方位、多層次的個性化檔案信息，提供有力的決策支持服務。全力搭建學界與政策制定者、國家與社會公眾之間溝通交流的橋梁，推動知識轉化與社會發展。

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