電子檔案管理與傳統紙質檔案管理融合的方法研究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

紙質檔案是一種重要的信息記錄方式，歷史與文化價值很高。在現代信息技術的沖擊下，電子檔案憑借高效、易存儲和檢索快等優點逐漸被應用到檔案工作中，但傳統紙質檔案的不可替代性，意味著電子檔案無法完全取代紙質檔案，針對這一趨勢特征，提出了融合電子檔案管理和傳統紙質檔案管理的發展方案。

一、電子檔案管理與傳統紙質檔案管理的對比

1.空間與成本降低

（1）傳統紙質檔案。紙質檔案的存儲依賴物理空間，隨著檔案數量增多，辦公室等場所中可使用的物理空間將會達到上限。當空間被完全利用后，檔案管理部門需要挖掘新的存儲空間，或提出其他的存儲解決方案。在現有可利用空間被完全使用后，在通常情況下，需要租用新的空間用于存放檔案，這一舉措不僅意味著檔案管理部門承擔著龐大的紙質檔案存儲壓力，還要承擔增加的成本壓力。在物理空間中存放紙質檔案還面臨管理壓力，如濕度、溫度等環境因素會影響紙質檔案的完整性，當存儲空間濕度過高時，紙質檔案容易受潮損壞，同時還可能存在火災以及其他意外隱患。另外，傳統紙質檔案需依靠大量的人力實施管理，不僅容易出現管理冗余，還會增加人力成本。紙質檔案消耗紙張，還會增加環保壓力，與綠色發展理念相悖。

（2）電子檔案。電子檔案主要存儲在虛擬空間，計算機的虛擬空間支持海量電子數據的存儲。受云空間影響，電子檔案的存儲空間進一步擴大。即使出現所剩虛擬空間不足的問題，可采用的解決方案有很多，且性價比較高。相較于傳統紙質檔案，電子檔案的存儲壓力很小。計算機管理電子檔案降低了對人工的依賴，減少了檔案管理工作所需的人工數量，從而降低了人力成本。另外，電子檔案以代碼的形式被存儲在數據庫中，不存在過度消耗紙張的問題，具有一定的環保性。

2.搜索與查閱效率高

（1）傳統紙質檔案。文件柜、架子等是紙質檔案的主要存放設備設施。單位各部門的檔案大多分布在不同樓層，在檢索檔案時，檢索員根據索引通過查閱歸檔記錄、閱讀索引卡等確定檔案位置，檢索模式效率低。每個人擺放紙質檔案的習慣是不同的，若存在歸檔錯誤等問題，索引將會失效，也就意味著采用以往的檢索方式獲得的結果是不正確的。在更新、替換檔案等過程中，紙質檔案容易被丟失、遺漏等。此外，多人查閱同一份檔案時，利用者需要通過查閱特定的時間表確定可查閱時間。若他人在歸還檔案后，管理方登記信息更新不及時，其他利用者就無法及時查閱檔案，影響檔案的利用率。同時，頻繁借閱和查看檔案，易造成紙質檔案損壞，提升了檔案檢索的難度。

（2）電子檔案。與傳統紙質檔案相比，電子檔案搜索與查閱效率更高。當利用者符合一定條件后，通過注冊、登記等方式獲得搜索和借閱權限，便可以通過遠程登錄查閱所需檔案信息，并支持多人同時閱讀同一份檔案。通過設置程序，系統會自動更新檔案的存放狀態，也支持管理人員一鍵更換檔案內容。此外，即使高頻率地查閱電子檔案，也不會出現檔案損壞問題。

3.共享便捷與迅速

（1）紙質檔案。受紙質檔案物理特性的影響，只支持單人查閱，在出現多個查閱需求后，需按照先后順序等待，這一弊端在多人協作項目中尤為明顯。若團隊成員分布在不同地點，紙質檔案只能依靠快遞等物理傳遞方式實現共享，不僅效率低，在傳遞過程中還容易出現檔案信息被泄露、檔案丟失或破損等問題。此外，面對多人編輯需求時，很難保持版本的統一性，易出現信息混淆、錯誤等問題。

（2）電子檔案。電子檔案是以代碼的形式存儲在數據庫中，當用戶提交查閱申請后，系統會重組代碼形成一份新的檔案，可滿足多人同時查閱檔案信息的需求。電子文件支持多人編輯，編輯后的版本可作為單獨的文件被存放在系統指定位置。為保障電子檔案的安全性會采用安全技術，如數字簽名、信息認證等，可最大限度地避免電子檔案信息被泄露。

4.備份且便于追責

（1）紙質檔案。在信息技術不發達的年代，備份檔案需要人工手抄。在出現打印機后，通過復印備份紙質檔案，這種備份方式無法查詢源頭，在出現檔案被泄露等問題后，無法精準地向責任人追責。

（2）電子檔案。系統會自動記錄電子檔案的備份時間、訪問者ID等信息，若因備份的電子檔案出現問題，可通過查詢系統日志精準定位主要責任人，有利于管理層追責。此外，訪問者可根據個人習慣、系統內存等選擇備份文件的存放途徑，之后可利用形成的索引快速找到備份文件。

總的來說，傳統紙質檔案存儲所需空間較大，因場地、人工和紙張等會形成較高的成本，且存在查閱效率低、備份困難及共享性差等諸多問題。而電子檔案則不同，虛擬空間支持海量電子檔案存放，系統會自動管理和更新檔案信息，降低了對人工的依賴。此外，檢索與查閱效率有所提高，支持多人同時查閱、異地查閱等，共享更加便捷、高效。另外，電子檔案支持符合條件的訪問者隨時隨地備份，并會同步形成備份記錄，供后續追責使用。

二、電子檔案管理與傳統紙質檔案管理的融合方法

1.編制檔案歸檔制度

檔案管理部門應根據電子檔案管理與傳統紙質檔案管理融合的需求，編寫檔案歸檔制度，為檔案歸檔和管理提供制度保障。比如，編制紙質檔案與電子檔案雙歸檔制度，協同實施傳統紙質歸檔管理和電子檔案管理，整合二者優勢，提高檔案管理水平，最大限度地保障檔案的完整性、有效性等。

第一，完善政策體系。夯實電子檔案管理與紙質檔案管理協同實施的政策保障。相關部門需要根據紙質檔案與電子檔案雙歸檔管理的技術要求、規范和標準，編寫對應的政策條文，為檔案雙歸檔管理提供政策依據，以保障檔案歸檔管理行為的合規合法性。此外，組織應根據自身運營情況以及檔案管理需求，完善協同實施紙質與電子檔案歸檔的管理機制，制定簡潔、可操作的檔案歸檔流程。

第二，實行分類管理，提升檔案歸檔的有序性。檔案管理人員可根據檔案性質、形式及加密等級等劃分檔案的歸檔區域，并歸檔對應的檔案。為同一類型的檔案設置檢索索引、文件目錄等，提升檢索的便捷性。根據檔案訪問頻率等選用存儲方式，包括選擇類型合適的紙質檔案存儲設備設施及功能、性能適宜的電子存儲方式以及對應的系統，如選用分布式存儲方式。

第三，數字化處理紙質檔案。利用掃描設備等將其轉換為電子檔案格式，并存儲在系統指定的位置。以某檔案館為例，針對一般的數字化處理后的紙質檔案，以TIFF格式存儲。針對部分相對較大的檔案文件，可選擇轉換文件格式、壓縮保存等解決方案。比如，對于一般不調用且容量較大的檔案數據，采用離線存儲方式并將其存儲在磁帶、光盤中。引入信息化管理系統，滿足電子檔案的存儲、管理需求。考慮系統間的協調性，提升系統的安全性、可操作性等。

第四，執行檔案歸檔流程，繼續歸檔紙質檔案、電子檔案。完善和更新檢索機制，保障索引的有效性。針對檔案性質采用合適的保護措施，如開通實時備份功能，避免電子檔案丟失，采用防火、防潮措施避免紙質檔案損毀等。

2.構建完善的檔案管理制度

組織應優化存儲方式，滿足電子檔案的安全需求以及紙質檔案的長期保存需求。建設安全機制，綜合利用加密、區塊鏈等技術，構建保證系統信息安全的防御機制，以規避非法篡改信息等問題。針對無法數字化處理的紙質檔案，檔案管理人員應加大管理力度，特別是安全管理，做好防潮、防火措施，加強紙質檔案流轉監管，以避免紙質檔案丟失。組織需要根據電子檔案及紙質檔案融合管理需求，優化檔案檢索系統，思考如何實現電子檔案與紙質檔案的檢索效率提升。對于無法數字化處理的紙質檔案，可采用射頻識別技術建設對應的信息化管理系統，通過掃碼識別了解紙質檔案的實際情況，跟蹤和更新檔案查閱狀態。同時，發揮政府的引導作用，為組織推行電子檔案管理與傳統紙質檔案管理融合模式提供政策、資金支持，鼓勵組織間合作，以推動檔案管理事業持續發展。

3.融合電子檔案與紙質檔案的管理模式

為保障電子檔案管理與傳統紙質檔案管理融合的效果，需促進電子檔案與紙質檔案管理模式融合。通過基于二者的融合需求創建檔案管理模式，可最大限度地提升檔案管理的時效性，促進檔案管理效果的提高。

第一，在融合背景下，推動檔案管理模式創新，應先明確組織的管理需求、檔案管理目標，再制定對應的檔案雙歸檔管理策略方案。評估和分析現有檔案管理體系的優勢和不足，整合現有資源，考慮組織規模對電子檔案與紙質檔案管理的影響，從而探索切實可行的電子檔案與紙質檔案管理融合模式的路徑。根據電子檔案歸檔特征和紙質檔案歸檔特征，創建高度適用、統一的檔案歸檔體系。在日常工作中，無論是歸檔電子檔案，還是紙質檔案，均執行同一套歸檔規則，提升檔案檢索和管理的便捷度。

第二，為了延長紙質檔案的價值，降低紙質檔案的存儲壓力和管理成本，可利用掃描儀數字化處理紙質檔案，將其存儲在虛擬空間，通過添加索引等方式，提升檔案的檢索效果。

第三，不同于單一的檔案管理模式，無論是電子檔案的歸檔管理流程，還是紙質檔案的歸檔管理流程，在融合的電子檔案與紙質檔案管理模式中均不具有適用性，對此，需要檔案管理人員根據二者融合管理的基本特征，設計出切實可行的管理流程，并根據檔案管理的戰略目標、實際能力等展開調整，以保障管理模式的實用性。

4.明確檔案管理流程

（1）收集。在融合背景下，應在考慮電子檔案與紙質檔案特點的基礎上，確定檔案收集范圍以及要求，規避檔案遺漏風險。選用合適的收集方式，如根據組織內部檔案生成速度快、生成量大的特點，選用隨時收集方法，以避免因數量過多造成檔案丟失。檔案管理部門需要與其他部門建立高效的溝通機制，及時溝通，相互協作，以保障檔案收集的及時性。

（2）整理。根據不同類型檔案的特點和注意事項，選用合適的整理方式。比如，針對電子檔案，以軟件工具為主要的整理手段，實現電子檔案的高效整理；對于紙質檔案，以人工分類整理為主，軟件工具整理為輔，整理時，檢查檔案是否完整、有效，順序是否正確等。

（3）存儲。根據電子檔案存儲空間及物理存儲空間的需求，設計和優化檔案存儲流程。優化存儲空間布局，選用型號合適的存儲介質，滿足不同類型檔案的存儲需求，注重存儲介質和設備設施的運維管理，以保障其性能正常，從而維護檔案數據的安全性。

（4）歸檔。在融合背景下，電子檔案與紙質檔案采用統一的歸檔規則和管理標準。在設計和優化歸檔流程時，需先了解電子檔案和紙質檔案的歸檔范圍和要求，選用合適的歸檔方案。以某大型企業為例，為了滿足多類型檔案的歸檔需求，采用了物理 .+ 邏輯的歸檔方案，并在日常工作中高度重視歸檔后檔案的管理與維護。

5.人才隊伍建設

在電子檔案管理與傳統紙質檔案管理融合發展的背景下，應注重人才隊伍建設，增加復合型檔案管理人才數量。為了成功組建復合型檔案管理人才隊伍，需注重管理人員技能、各項能力及思想素質的培養和鍛煉，全面提高管理人員的信息技術運用能力、領導與組織協調能力以及職業素養和道德品質等。

組織應根據人才培養目標，結合現有管理人員的能力、素質情況，制訂培養計劃，包括培養內容、培養周期、活動形式以及活動次數等。建立健全人才培訓體系，根據各級別崗位的人才需求開展有針對性的培訓工作，劃分多個培養路徑。組織應保障培訓內容的全面性，既要注重基本理論，又要強調能力培養，特別是要落實法律法規教育，以有效增強員工的守法意識。依托新媒體平臺搭建面向全部受培訓人員的交流平臺，為檔案管理人員之間相互溝通、學習、分享工作經驗以及尋找解決方案提供渠道。

組織在培養檔案管理人員技能時，應以培養具備多樣化技能和綜合能力的復合型檔案管理人才為目標，明確培訓內容。比如，為了達成掌握多元化技能的培養目標，應將培訓內容重點放在檔案管理理論知識的傳授、領導能力與組織協調能力的培養等方面。同時，整合培訓資源，豐富培訓內容，創新培訓形式，以保證培訓的有效性，著力培養檔案管理人員的電子檔案管理系統的操作、維護及安全防御等能力。根據階段性培訓效果評估報告，動態調整培訓難度，創新培訓方式，以全面提高復合型檔案管理人才的業務能力，滿足檔案管理的人才需求。

三、結論

促進電子檔案管理與傳統紙質檔案管理融合，可整合各自優勢，提高檔案管理水平，在保障檔案管理質量的同時，還能夠最大限度地保障檔案的完整性、有效性、真實性，為充分發揮電子檔案管理與傳統紙質檔案管理的融合優勢，應在認識二者區別的基礎上，積極探索融合路徑并貫徹執行。

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作者單位：錦州新聞媒體集團