醫(yī)院藥品采購與庫存管理的財(cái)務(wù)審計(jì)優(yōu)化策略

DOI：10.12433/zgkjtz.20251327

醫(yī)院藥品采購與庫存管理涉及大量資金流動(dòng)和復(fù)雜的流程，若缺乏有效的監(jiān)管和審計(jì)，就可能出現(xiàn)暗箱操作、虛假采購、成本增加及醫(yī)療質(zhì)量下降等問題。隨著醫(yī)療改革的深入和患者需求的提升，醫(yī)院正在面臨提高運(yùn)營效率、保障醫(yī)療質(zhì)量和降低運(yùn)營成本的挑戰(zhàn)。

一、醫(yī)院藥品采購與庫存管理財(cái)務(wù)審計(jì)的意義

（一）提高采購?fù)该鞫?，防范廉政風(fēng)險(xiǎn)

藥品采購涉及大量資金流動(dòng)，采購流程復(fù)雜，如果沒有有效的監(jiān)管和審計(jì)，就會(huì)滋生暗箱操作、虛假采購、回扣、貪腐等不正當(dāng)行為，損害醫(yī)院經(jīng)濟(jì)和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。嚴(yán)格的財(cái)務(wù)審計(jì)可以確保采購流程的透明化，做到各個(gè)采購環(huán)節(jié)有跡可循，確保采購決策合理合法，明確采購環(huán)節(jié)中各個(gè)崗位的職責(zé)，落實(shí)責(zé)任追究機(jī)制，防止采購人員以無人負(fù)責(zé)或流程混亂為借口推卸責(zé)任，避免采購人員利用職權(quán)謀取私利，形成公開、公平、公正的采購環(huán)境，增強(qiáng)醫(yī)院的社會(huì)公信力。

（二）優(yōu)化成本控制，提高醫(yī)院財(cái)務(wù)管理效率

藥品采購成本是醫(yī)院運(yùn)營成本的重要組成部分，如果醫(yī)院采購流程不透明，缺乏市場調(diào)研，就會(huì)采購價(jià)格過高的藥品，增加醫(yī)院的運(yùn)營成本，同時(shí)增加患者的醫(yī)療負(fù)擔(dān)。審計(jì)的存在則可以通過比對(duì)市場價(jià)格評(píng)估醫(yī)院采購的合理性，確保醫(yī)院在保證藥品質(zhì)量的前提下以最優(yōu)的價(jià)格進(jìn)行采購，優(yōu)化供應(yīng)商選擇和采購策略，通過集中采購、招投標(biāo)來避免因供應(yīng)商過少或單一來源采購導(dǎo)致價(jià)格壟斷[。通過對(duì)庫存數(shù)據(jù)的分析，審計(jì)還可以發(fā)現(xiàn)是否某些藥品采購量過大導(dǎo)致庫存積壓和藥品過期報(bào)廢，避免盲目采購增加醫(yī)院經(jīng)營成本。

（三）保障醫(yī)療質(zhì)量和患者安全

醫(yī)院藥品采購和庫存管理的財(cái)務(wù)審計(jì)不僅涉及資金管理，還直接關(guān)系到醫(yī)療質(zhì)量和患者安全，如果采購了質(zhì)量不合格的藥品，或關(guān)鍵藥品短缺，都可能影響醫(yī)院的正常運(yùn)作，甚至危及患者的生命安全。而財(cái)務(wù)審計(jì)的存在可以幫助醫(yī)院建立嚴(yán)格的質(zhì)量控制機(jī)制，嚴(yán)格審核采購藥品的供應(yīng)商資質(zhì)、藥品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、生產(chǎn)批次、存儲(chǔ)條件，幫助醫(yī)院發(fā)現(xiàn)某些藥品可能因市場供給波動(dòng)而價(jià)格大幅上漲，或者某些供應(yīng)商因經(jīng)營問題可能無法穩(wěn)定供貨，從而避免潛在風(fēng)險(xiǎn)影響醫(yī)院的正常運(yùn)營。在庫存管理方面，審計(jì)還可以實(shí)時(shí)監(jiān)測藥品庫存狀況，及時(shí)補(bǔ)充短缺藥品，避免因藥品短缺影響治療。

（四）提高醫(yī)院整體運(yùn)營效率，促進(jìn)長期可持續(xù)發(fā)展

醫(yī)院的日常運(yùn)營需要穩(wěn)定的資金流和科學(xué)的資源配置，通過財(cái)務(wù)審計(jì)，醫(yī)院可以發(fā)現(xiàn)采購流程中審批流程過于繁瑣、重復(fù)審批或低效管理等問題，從而優(yōu)化采購流程，實(shí)現(xiàn)采購、庫存、財(cái)務(wù)等環(huán)節(jié)的信息共享，提高數(shù)據(jù)分析能力，提升管理效能。通過對(duì)藥品采購和庫存管理的審計(jì)，醫(yī)院管理層也可以更準(zhǔn)確地了解資金流向，從而更加合理地規(guī)劃科研經(jīng)費(fèi)、人才培養(yǎng)資金，使有限的資金發(fā)揮出最大的效益，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

二、醫(yī)院藥品采購與庫存管理流程與特點(diǎn)

（一）醫(yī)院藥品采購的流程和特點(diǎn)

醫(yī)院藥品采購的流程主要包括需求確定、招標(biāo)/詢價(jià)、評(píng)審、簽訂合同、交付驗(yàn)收和結(jié)算等環(huán)節(jié)，在各環(huán)節(jié)中都要確保藥品的質(zhì)量、安全性和供應(yīng)的穩(wěn)定性。在確定需求時(shí)，醫(yī)院會(huì)根據(jù)臨床科室的需求、歷史使用情況以及庫存狀況確定所需藥品的種類、規(guī)格和數(shù)量，采購部門需綜合考慮疾病譜、季節(jié)變化和突發(fā)公共衛(wèi)生事件等因素可能產(chǎn)生的影響制定藥品采購計(jì)劃。在確定采購需求后，醫(yī)院會(huì)采用招標(biāo)或詢價(jià)方式選擇供應(yīng)商，若采購量較大，醫(yī)院會(huì)向供應(yīng)商發(fā)布采購公告，邀請(qǐng)符合資質(zhì)的供應(yīng)商參與競標(biāo)，醫(yī)院會(huì)依據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、藥品質(zhì)量、供貨能力、信譽(yù)以及售后服務(wù)綜合選擇最符合醫(yī)院需求的供應(yīng)商。若供應(yīng)量較小，則會(huì)通過詢價(jià)的方式。醫(yī)院在與選定的供應(yīng)商簽訂購貨合同后，供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間和地點(diǎn)將藥品送至醫(yī)院，醫(yī)院對(duì)到貨藥品進(jìn)行驗(yàn)收入庫結(jié)算。

醫(yī)院藥品采購具有以下四個(gè)顯著特點(diǎn)：一是專業(yè)性強(qiáng)。藥品采購不僅涉及經(jīng)濟(jì)因素，還涉及臨床治療效果、安全性等，需要專業(yè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行評(píng)估和管理。二是質(zhì)量要求高。藥品的質(zhì)量直接關(guān)系到患者的生命安全，醫(yī)院需要嚴(yán)格審查藥品的來源、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并進(jìn)行嚴(yán)格的驗(yàn)收。三是采購管理具有復(fù)雜性。醫(yī)院采購的藥品種類繁多，涉及不同的供應(yīng)商、品牌、規(guī)格，采購計(jì)劃需結(jié)合臨床需求、庫存狀況和市場供需情況制定。四是安全管理要求嚴(yán)格。藥品采購不僅要防止假藥、劣藥進(jìn)入醫(yī)院，還要確保采購流程的透明度，防止采購過程中的腐敗行為。因此，醫(yī)院通常需要建立嚴(yán)格的采購制度，并借助信息化管理系統(tǒng)提升采購效率和透明度。

（二）醫(yī)院藥品庫存管理的流程和特點(diǎn)

醫(yī)院藥品庫存管理通常包括進(jìn)貨、驗(yàn)收、入庫、存儲(chǔ)、出庫、盤點(diǎn)和過期藥品處理等多個(gè)環(huán)節(jié)，其核心目標(biāo)是確保藥品供應(yīng)的穩(wěn)定性，保證藥品質(zhì)量和庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，同時(shí)降低庫存管理成本。在庫存管理全流程中，醫(yī)院首先根據(jù)采購合同從供應(yīng)商處接收藥品，藥品管理部門需要查驗(yàn)到貨藥品是否符合采購合同和醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)，通過驗(yàn)收的藥品方可入庫，入庫后需要按照藥品的儲(chǔ)存要求進(jìn)行低溫、防潮、防光存放，并使用庫存管理系統(tǒng)記錄藥品的數(shù)量、批次、有效期等信息，對(duì)藥品進(jìn)行定期盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符，并對(duì)即將過期的藥品進(jìn)行預(yù)警處理，以減少損失和醫(yī)療安全隱患。藥房和庫房的管理人員需要嚴(yán)格按照出庫登記制度，確保藥品流向可追溯，并對(duì)藥品的使用情況進(jìn)行監(jiān)控，分析不同藥品的使用頻率，以便優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)。

醫(yī)院藥品庫存管理的特點(diǎn)主要包括以下四點(diǎn)：一是具有復(fù)雜性，由于藥品種類多、數(shù)量龐大，庫存管理需要高度精細(xì)化，避免庫存積壓或短缺影響醫(yī)療服務(wù)。二是質(zhì)量控制嚴(yán)格，醫(yī)院必須確保所有庫存藥品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，避免使用過期或劣質(zhì)藥品。三是信息化需求高，傳統(tǒng)的人工管理模式容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、管理混亂，因此越來越多的醫(yī)院開始采用信息化庫存管理系統(tǒng)，以提高庫存管理的效率和準(zhǔn)確性。四是供應(yīng)鏈管理的挑戰(zhàn)，醫(yī)院的藥品供應(yīng)依賴于供應(yīng)商，如果供應(yīng)鏈出現(xiàn)問題，如生產(chǎn)廠家停產(chǎn)、物流延誤等，就可能導(dǎo)致醫(yī)院藥品短缺，因此醫(yī)院需要建立合理的庫存預(yù)警和應(yīng)急供應(yīng)機(jī)制。

三、醫(yī)院藥品采購財(cái)務(wù)審計(jì)的優(yōu)化策略

（一）強(qiáng)化采購前可行性審計(jì)，提升采購科學(xué)性和合理性

在醫(yī)院藥品采購的前期階段，審計(jì)人員進(jìn)行需求分析、供應(yīng)商評(píng)估、成本效益分析，從源頭上優(yōu)化醫(yī)院的藥品采購管理，確保采購活動(dòng)的合規(guī)性和合理性。醫(yī)院藥品采購必須基于臨床需求，所以審計(jì)人員需要加強(qiáng)與臨床科室溝通，明確實(shí)際藥品需求。供應(yīng)商的選擇會(huì)直接影響醫(yī)院藥品的質(zhì)量和供貨穩(wěn)定性，所以審計(jì)人員應(yīng)制定供應(yīng)商評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，綜合考察供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、交貨能力、售后服務(wù)水平，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)文件、生產(chǎn)許可、經(jīng)營資質(zhì)等進(jìn)行嚴(yán)格審核，優(yōu)先選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，對(duì)存在質(zhì)量問題或供貨不穩(wěn)定的供應(yīng)商采取限制措施，確保采購安全。當(dāng)然，醫(yī)院藥品采購不僅要關(guān)注質(zhì)量，還需考慮采購成本，對(duì)此可以建立藥品價(jià)格比對(duì)機(jī)制，定期收集市場藥品價(jià)格信息，對(duì)不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行對(duì)比分析，并引入競爭性采購機(jī)制，通過公開招標(biāo)、競價(jià)談判等方式獲取最優(yōu)采購價(jià)格，防止超預(yù)算采購導(dǎo)致財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）完善采購過程監(jiān)督機(jī)制，確保采購活動(dòng)公開透明

醫(yī)院藥品采購過程的公正性和透明度直接影響采購的合規(guī)性和財(cái)務(wù)安全，所以要通過加強(qiáng)采購過程的監(jiān)督和管理，降低采購中的廉政風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)漏洞。合同條款的不嚴(yán)謹(jǐn)可能導(dǎo)致醫(yī)院在采購過程中遭受經(jīng)濟(jì)損失，因此審計(jì)人員需要詳細(xì)審查合同條款的完整性、合規(guī)性以及合同變更的合理性，確保合同履約情況可監(jiān)控并建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未按合同履行義務(wù)的情況，并采取相應(yīng)措施保障醫(yī)院權(quán)益。為提高采購監(jiān)督效率，醫(yī)院也可以引入信息化管理手段，建立電子采購管理系統(tǒng)，將采購審計(jì)信息與財(cái)務(wù)、庫存管理等系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)采購流程的全程留痕，確保采購活動(dòng)透明、可追溯，同時(shí)提高審計(jì)效率。

（三）加強(qiáng)采購后支付與結(jié)算審計(jì)，確保資金安全與采購合規(guī)性

為了防止虛假采購、資金挪用等財(cái)務(wù)問題，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購支付的審核，核對(duì)采購價(jià)格與合同約定是否一致，檢查藥品入庫信息是否與采購記錄匹配，確保所有折扣和優(yōu)惠政策在財(cái)務(wù)賬目中得到合理體現(xiàn)，在確認(rèn)采購流程全部合規(guī)后才可以進(jìn)行結(jié)算。

四、醫(yī)院庫存管理財(cái)務(wù)審計(jì)的優(yōu)化策略

（一）完善內(nèi)部控制體系，強(qiáng)化采購與庫存管理審計(jì)

采購環(huán)節(jié)是醫(yī)院藥品管理的起點(diǎn)，涉及資金流向、供應(yīng)商管理、采購計(jì)劃執(zhí)行情況等多個(gè)方面，因此醫(yī)院需要建立嚴(yán)格的授權(quán)管理制度，明確采購權(quán)限，確保所有采購活動(dòng)均經(jīng)過授權(quán)審批，并嚴(yán)格執(zhí)行招投標(biāo)程序，避免“人情采購”“盲目采購”現(xiàn)象，將采購藥品的付款方式、送貨方式、送貨地點(diǎn)納入審計(jì)范圍，確保采購行為符合醫(yī)院財(cái)務(wù)管理制度。在庫存管理方面，審計(jì)人員應(yīng)重點(diǎn)審計(jì)藥品的入庫、存儲(chǔ)和領(lǐng)用情況，核查入庫單、驗(yàn)收單及出庫單是否齊全，檢查賬、卡、物是否相符，確保所有藥品出入庫數(shù)據(jù)均由不同人員分別錄入和審核，并關(guān)注庫存明細(xì)賬、日?qǐng)?bào)表和月報(bào)表的建立情況。此外，醫(yī)院應(yīng)對(duì)藥品儲(chǔ)備情況進(jìn)行合理評(píng)估，可以通過計(jì)算存貨周轉(zhuǎn)率、分析庫存余額變動(dòng)情況，識(shí)別是否存在藥品積壓或短缺的問題，若某種藥品長期存放未被使用，則可能存在采購計(jì)劃不合理或需求預(yù)測不準(zhǔn)確的情況，需要調(diào)整采購頻率或數(shù)量，而對(duì)于緊缺藥品，則應(yīng)審查采購計(jì)劃是否存在疏漏，確保醫(yī)院藥品供應(yīng)的連續(xù)性和穩(wěn)定性。

（二）優(yōu)化信息化管理，提高庫存盤點(diǎn)與財(cái)務(wù)核算的精準(zhǔn)度

審計(jì)人員需結(jié)合醫(yī)院的具體管理模式，統(tǒng)籌安排監(jiān)盤時(shí)間、人員和區(qū)域，核對(duì)賬面數(shù)據(jù)與實(shí)際庫存數(shù)量的一致性，重點(diǎn)關(guān)注藥品進(jìn)出量大的門診藥房，還需關(guān)注藥品有效期管理，防止過期藥品被計(jì)入庫存或流入市場。在傳統(tǒng)的人工管理系統(tǒng)下，部門之間缺乏有效的約束機(jī)制可能導(dǎo)致賬實(shí)不符、數(shù)據(jù)登記滯后、管理流程混亂等問題，藥房、藥庫的盤點(diǎn)結(jié)果不能及時(shí)移交財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門也難以根據(jù)盤點(diǎn)數(shù)據(jù)及時(shí)調(diào)整賬目，導(dǎo)致庫存數(shù)據(jù)失真。因此，醫(yī)院庫存管理的財(cái)務(wù)審計(jì)還需依托信息化管理來提高庫存盤點(diǎn)的精準(zhǔn)度，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)核算與實(shí)物盤點(diǎn)的同步管理，確保賬賬、賬卡、賬表一致，避免因信息不對(duì)稱而導(dǎo)致的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。審計(jì)人員應(yīng)重點(diǎn)檢查醫(yī)院信息管理系統(tǒng)各模塊間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性，確保藥庫子系統(tǒng)、藥房子系統(tǒng)、門診收費(fèi)子系統(tǒng)、住院管理子系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)等數(shù)據(jù)一致，可以定期抽查醫(yī)生處方、藥房發(fā)藥數(shù)量、金額是否與ERP系統(tǒng)、門診和住院系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)相匹配，防正虛假記錄或信息系統(tǒng)漏洞導(dǎo)致的舞弊行為，也可以通過患者人數(shù)統(tǒng)計(jì)表、藥房銷售日?qǐng)?bào)表、醫(yī)生處方等數(shù)據(jù)進(jìn)行交叉核對(duì)來確保銷售數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

（三）健全責(zé)任追蹤機(jī)制，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控與違規(guī)處理

藥品庫存管理任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤或違規(guī)操作都可能影響財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和藥品供應(yīng)的安全性，因此醫(yī)院應(yīng)優(yōu)化崗位職責(zé)分工，建立嚴(yán)格的內(nèi)部牽制制度，在藥品入庫環(huán)節(jié)，采購員、檢驗(yàn)員、保管員、藥劑科負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)人員均需簽字確認(rèn)。在藥品出庫環(huán)節(jié)，保管員、經(jīng)領(lǐng)人、會(huì)計(jì)等需共同審核。在特殊業(yè)務(wù)方面，應(yīng)加強(qiáng)退藥、調(diào)藥、調(diào)價(jià)等特殊業(yè)務(wù)的管理，確保所有變動(dòng)均按照規(guī)定程序執(zhí)行，并抽查系統(tǒng)日志，檢查是否存在未授權(quán)操作或系統(tǒng)異常變更，確保異常數(shù)據(jù)能得到及時(shí)、準(zhǔn)確的糾正。

（四）推行藥品庫存ABC分類，建立智能預(yù)警與動(dòng)態(tài)審計(jì)機(jī)制

大型綜合類醫(yī)院中科室眾多，藥品種類繁多，不同藥品的價(jià)格之間也存在著明顯的差異，若庫存管理仍然沿用傳統(tǒng)的統(tǒng)一管理模式，則庫存財(cái)務(wù)審計(jì)過程中容易出現(xiàn)資源分配不均勻、審計(jì)工作缺乏針對(duì)性的問題，無法保障醫(yī)院的審計(jì)工作質(zhì)量。因此，醫(yī)院可以在藥品庫存管理中引入ABC分類管理方法。其中，A類指的是高價(jià)值高使用頻率的藥物，一般來說，A類藥物金額占比較大，數(shù)量較少，具有較高的管理風(fēng)險(xiǎn)，在庫存管理和財(cái)務(wù)審計(jì)中應(yīng)作為管理點(diǎn)進(jìn)行高頻次高標(biāo)準(zhǔn)的審計(jì)管理。B類指的是中等價(jià)值或中等使用頻率的藥物，在庫存管理和財(cái)務(wù)審計(jì)中，只需根據(jù)實(shí)際使用情況進(jìn)行定期審計(jì)和抽調(diào)檢查，在保障藥品正常使用管理的基礎(chǔ)上，降低審計(jì)資源的消耗。C類是指低價(jià)值低使用頻率的藥物，在對(duì)系列藥品進(jìn)行庫存管理和財(cái)務(wù)審計(jì)時(shí)，可以采用比A類和B類審計(jì)頻率更低的模式進(jìn)行抽查核對(duì)。ABC庫存分類法還可以配合智能預(yù)警與動(dòng)態(tài)審計(jì)機(jī)制共同使用，醫(yī)院可以在現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)或藥品庫存管理平臺(tái)中設(shè)定庫存管理指標(biāo)，在藥品庫存出現(xiàn)異常波動(dòng)或某項(xiàng)藥品采購金額異常時(shí)，自動(dòng)生成預(yù)警信息，審計(jì)部門則根據(jù)預(yù)警提示進(jìn)行有針對(duì)性的審計(jì)，以此來提高ABC分類法在庫存管理和財(cái)務(wù)審計(jì)中的應(yīng)用效果。

五、結(jié)束語

嚴(yán)格的財(cái)務(wù)審計(jì)對(duì)于提升醫(yī)院運(yùn)營效率、保障醫(yī)療質(zhì)量和患者安全具有重要意義。醫(yī)院應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)務(wù)審計(jì)在藥品采購與庫存管理中的應(yīng)用，不斷優(yōu)化審計(jì)流程和方法，提升數(shù)據(jù)共享和分析能力，為財(cái)務(wù)審計(jì)提供更加全面、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，提高審計(jì)效率和準(zhǔn)確性。

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（作者單位：鄭州大學(xué)第一附屬醫(yī)院）