數字技術賦能檔案管理工作研究

2025-09-11 00:00:00王劍

參花(上) 2025年9期

一、引言

在數字時代，各行各業的檔案資料數量都在以驚人的速度增長，傳統的紙質檔案管理模式已經不適應時代發展要求。為了確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，同時為了提升檔案資源的開發和利用效率，檔案管理工作迫切需要向數字化管理模式轉型。然而，檔案管理的數字化轉型并非一蹴而就，而是一個逐步推進的過程。在這個過程中，我們面臨著許多挑戰，這不僅影響了檔案資料價值的有效發揮，也制約了檔案管理工作的順利進行，進而導致檔案服務無法有效地滿足公眾的需求。鑒于此，深入研究數字技術在檔案管理中的創新應用，對推動檔案工作的數字化轉型具有重要的現實意義?；诖?，本文首先分析數字技術賦能檔案管理工作的現實意義，進而針對檔案管理數字化轉型過程中面臨的挑戰提出針對性策略，以期為更好地開展檔案管理數字化工作提供理論參考。

二、數字技術賦能檔案管理工作的現實意義

隨著數字技術的飛速進步，檔案管理工作迎來了重要的發展機遇，開始向數字化管理模式過渡。這種轉變不僅提高了檔案管理的效率，還增強了數據的安全性和可訪問性，使檔案的存儲、檢索和共享變得更加便捷高效。

（一）提供技術支撐

在過去，檔案管理的主要對象是紙質檔案，圍繞這些實體檔案構建了一套完整的業務體系。然而，隨著數字技術的飛速發展，現代檔案管理體系已經擴展到包括數字采集、智能存儲、知識挖掘以及價值利用等多個方面。在檔案的采集環節，利用先進的光學字符識別（OCR）技術以及便攜的移動采集設備，能夠高效地將紙質檔案轉換成數字形式，從而便于保存和處理。在檔案存儲環節，現代信息技術如分布式存儲和區塊鏈技術的應用，確保了檔案數據的真實性和長期保存的穩定性。在檔案的利用環節，基于內容理解的智能檢索技術已經突破了傳統目錄檢索的局限，使檔案的檢索和分析不再局限于單一模式，而是能夠實現跨模態的關聯分析，極大地提高了檔案信息的利用效率。

（二）助力業務創新

數字技術推動檔案管理在服務拓展、管理模式創新與資源共享等層面實現革新。其一，云計算、大數據和人工智能等現代信息技術與檔案管理有機融合，構建起智能化的檔案管理平臺，促進檔案服務與政務服務等實現跨界融合，形成 “檔案+” 的創新服務模式，既支持檔案資源的在線查閱，又通過結合檔案資源開發文旅路線來促進文旅產業的發展。其二，數字技術推動檔案管理模式從經驗導向型轉向數據驅動型，通過建立數據質量評估機制、用戶行為分析模型和服務效能監測體系，顯著提升管理決策的科學性。其三，數字技術還推動了檔案資源的開放共享，通過對接各類業務系統，實現了跨部門、跨系統的數據互通與協同利用。

（三）實現服務升級

數字技術推動檔案服務模式實現從“粗放供給”到“精準供給”的轉變，具體體現在服務內容、服務方式、服務場景和服務優化四個層面。在服務內容層面，依托數據挖掘技術深入挖掘檔案價值，通過知識抽取和關聯分析將海量檔案轉化為結構化知識庫和定制化決策報告；在服務方式層面，基于用戶畫像構建智能推薦模型，通過分析用戶行為軌跡、興趣偏好和使用場景實現檔案資源的精準匹配與主動推送，完成服務模式由被動響應到主動服務的升級；在服務場景層面，通過API接口實現與業務系統的無縫對接，使檔案服務深度嵌入用戶實際工作流程；在服務優化方面，借助數字技術建立實時反饋機制，檔案管理部門可以動態優化服務策略，持續提升檔案資源的利用效率。

三、數字技術應用于檔案管理工作的三重阻力

在數字技術應用于檔案管理工作的過程中，主要面臨以下三個方面的阻力：工作觀念滯后；軟硬件設施與技術落后；管理體系不健全。

（一）認知阻力

傳統檔案管理工作“重藏輕用”的檔案管理理念嚴重阻礙了檔案工作數字化轉型進程。其一，一些單位將數字技術應用片面理解為階段性工作而非系統性變革，僅僅購入了掃描儀等基礎設備，缺乏對檔案管理服務流程再造的長遠規劃。其二，守舊思維導致部分工作人員對新技術持排斥態度，過度依賴紙質檔案管理模式，對電子檔案的真實性驗證和完整性保障機制認識不足。其三，一些單位因過度擔憂數據安全而采取封閉式管理策略，將電子檔案使用范圍嚴格限制在局域網內，嚴重影響了檔案的共享流通和價值實現。這些滯后的工作理念不僅使檔案服務模式難以突破被動查詢的局限，也制約了檔案資源價值的深度開發和知識服務體系的優化升級。

（二）設施與技術阻力

檔案管理數字化轉型面臨的主要技術障礙集中體現在以下三個方面：在硬件設施上，部分單位的數字化設備陳舊落后，網絡帶寬受限，難以滿足大規模檔案數據的處理與存儲需求。在軟件系統方面，仍有部分單位沿用功能單一的單機版管理系統，導致跨部門數據共享受阻，“數據孤島”問題突出；歷史形成的檔案格式標準不統一，表現為數字化掃描分辨率差異明顯、OCR識別準確率不穩定以及電子檔案元數據標準缺失，嚴重影響了系統間的數據交互與整合效率。在數據安全方面，一些單位缺少專業技術維護團隊，數據加密和訪問控制等基礎防護措施不完善，致使網絡安全防護薄弱，存在較高的信息泄露風險。這些技術缺陷造成檔案管理領域的技術更新需求與實際應用水平之間存在顯著差距，嚴重阻礙了數字化轉型的整體推進速度。

（三）管理阻力

檔案管理數字化轉型在組織管理方面存在以下制約因素：在管理機制方面，傳統的管理規范主要針對紙質檔案設計，在電子檔案采集流程、價值鑒定和長期保存等環節均缺乏明確的操作規范；在部門協作方面，數字化轉型過程中各部門協作機制存在缺陷，主要表現為檔案數字化項目經常因財務審核、審計評估等跨部門流程而延誤進度。

四、數字技術賦能檔案管理工作的實踐路徑

（一）認知提升：促進觀念轉變

傳統檔案管理中“重藏輕用”理念對檔案管理數字化轉型產生了阻礙，其一，應構建全面的數字化轉型規劃。通過制定中長期發展規劃，實現資源配置的結構性優化，確保資源更合理地分配到各部門和項目中。在此過程中，加強檔案部門與技術部門、業務部門之間的協同合作至關重要，唯有如此，才能確保數字化轉型的順利進行。其二，應針對檔案管理人員開展數字素養提升計劃，重點加強電子檔案管理規范、真實性驗證技術等專業培訓，提升檔案管理人員的專業技能和對新技術的適應能力，使其深刻認識到數字化轉型的重要性。其三，應設立數字化轉型激勵機制，通過績效考核引導工作人員主動適應新型管理模式，激發他們的積極性。其四，應向部分過度擔憂數據安全而采取保守管理策略的人員進行技術說明，向其展示先進的安全技術，完善基于風險管控的檔案開放共享機制，打消其安全疑慮。從而在確保數據安全的前提下，構建分級分類的檔案開放體系，采用區塊鏈等先進技術強化電子檔案的可信認證；還可通過建立跨部門數據共享協議，打破“信息孤島”，實現檔案資源價值最大化，讓檔案資源更好地服務社會公眾。

（二）技術賦能：更新基礎設施

針對檔案管理設施與技術層面所面臨的挑戰，其一，應積極開展基礎設施的升級改造工作。應購入新型設備并構建分布式存儲架構和云計算平臺，以應對日益增長的大量檔案數據的存儲與處理需求；升級網絡帶寬并部署邊緣計算節點，以提高數據傳輸的效率和速度。在具體實施過程中，建議制訂分階段的設備更新計劃，優先確保核心業務系統的硬件資源配置，以保障關鍵業務的連續性和穩定性。其二，應推動系統集成與標準化建設?？砷_發基于微服務架構的新一代檔案管理系統，實現跨平臺的數據交互和資源共享；建立統一的數字化加工標準體系，規范掃描分辨率、OCR技術參數及元數據格式，以確保數據的一致性和準確性；利用中間件技術解決異構系統的兼容性問題，實現不同系統間的數據無縫對接。其三，應完善多層次的安全防護體系。采用區塊鏈技術以確保數字檔案的真實性和完整性，防止數據篡改和非法訪問；實施嚴格的訪問控制機制，確保只有經過驗證的用戶才能訪問特定資源；建立專業化的技術運維團隊，定期進行安全審計等工作，及時發現并修復安全漏洞；制定符合等級保護要求的數據災備方案，確保在災難發生時能夠迅速恢復數據，以減少損失；通過“技術引進+自主創新”相結合的雙軌模式，逐步提升檔案管理系統的安全性，提升檔案管理的整體效能。

（三）管理革新：優化管理體系

為有效應對管理層面的阻力，其一，可設立數字化轉型專項工作小組，由檔案部門牽頭組建并擔任執行主體，具體負責編制數字化轉型頂層設計方案，統籌制定階段性實施方案與操作規范，并監督各項任務的具體落實。其二，要完善檔案數字化管理體系，制定電子文件全生命周期管理的規范，明確在采集、鑒定、保存等關鍵環節的技術標準；建立電子檔案元數據的標準以及質量評估體系；開發適應混合檔案管理的雙軌制操作規程。其三，應建立跨部門的協同機制，以協調財務、審計等部門，優化項目審批流程；構建項目管理信息系統，實現項目進度的可視化監控；建立關鍵績效指標（KPI）的聯合考核機制。

（四）人才培養：建設人才隊伍

應制訂人才發展計劃，創建“檔案+數字技術”的雙導師培養模式；設立專業技術崗位，引進數據分析、系統運維等專業人才；制訂分層分類的培訓計劃，重點加強中老年員工的數字技能培訓；與高校合作建立實習基地，儲備復合型人才。

五、結語

綜上所述，在檔案管理工作中引入數字技術，必須以完善的基礎設施為基礎，同時加強單位各部門協同合作，合理調配資源，并更新陳舊觀念。這些策略的有效實施，將有助于突破傳統工作觀念的限制，消除技術壁壘，以及更合理地利用各項資源。展望未來，檔案管理數字化轉型將持續進行多維度融合發展。一方面，隨著人工智能、區塊鏈等新興技術的深度應用，檔案數據治理將實現從數字化到智能化的跨越式發展；另一方面，跨部門、跨領域的協同機制將進一步推動形成開放共享的檔案資源利用新格局。總之，通過構建智慧化檔案管理體系，能夠提升檔案服務效能，充分發揮檔案資源在知識創新和社會治理中的作用，為數字中國建設提供堅實的保障。

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