數智化背景下高校檔案管理策略研究

2025-09-11 00:00:00黃艷梅陳湫麗

參花(上) 2025年9期

檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分，通過科學管理檔案，可以為社會選拔人才提供參考依據，也可以讓檔案更好地服務社會，實現檔案價值。在數智化背景下，高校檔案管理工作應向數智化轉型，有效提高檔案管理的效率，更好地發揮檔案的作用。基于此，本文從數智化背景下高校檔案管理總體思路入手，分析數智化背景下檔案管理轉型的意義，并根據高校檔案管理現狀提出有針對性的管理策略，以期為高校檔案管理提供有益的參考。

一、數智化背景下高校檔案管理總體思路

數智化背景下，高校檔案管理要圍繞“為學生服務”的服務宗旨，構建“規范管理、智能管理、協同管理”的高校檔案管理體系，著力構建與高等教育數智化轉型相適配的現代檔案管理體系。圍繞“規范管理”（如材料采集規范、分類歸檔規范、利用服務規范等）、“智慧管理”（如學生檔案歸檔智能化、檔案校驗自動化、檔案分析數據化等）、“協同運用”（如貫通教務系統、學工系統、就業系統等數據接口）等方面搭建數字檔案數據庫和電子檔案資料庫，推動檔案從傳統紙質載體的“靜態保管”向數智化管理的“動態賦能”轉型。

二、數智化背景下檔案管理轉型的意義

（一）提升檔案管理效率和質量

傳統紙質檔案管理模式多依賴人工操作，檔案的整理、分類、檢索等過程復雜且易出錯。而引入數智化技術能夠極大地提高檔案管理的效率和質量。首先，檔案管理數智化建設通過信息化技術實現紙質檔案的數字化，能夠減少檔案管理的時間和人力成本，并且數字化后的檔案可以通過智能管理系統進行高效管理，大大提高了檔案的管理效率。其次，數智化技術的應用使檔案管理更加系統化和標準化。通過自動化工具和智能算法，檔案的分類、檢索和歸檔等工作能夠更加準確和高效。這不僅能減少人為失誤，還能進一步提升檔案管理的整體質量。

（二）推動數據共享

傳統檔案分散在高校各個二級學院和部門，用戶獲取檔案信息時需要輾轉多個部門，耗時耗力。數智化背景下，通過建立統一的智能檔案管理平臺，不僅可以實現檔案信息的集中存儲和統一管理，還可以在不同學院和部門之間共享檔案信息，為用戶提供更加便捷的檔案服務。

三、高校檔案管理現狀

（一）取得的進展

在信息化技術迅猛發展的今天，各行各業紛紛加快數智化轉型的步伐，高校檔案部門也不例外。一些高校已著手進行檔案管理數智化管理的初步探索，配置了先進的掃描儀、存儲設備、圖像處理軟件、數據庫等軟硬件設備，將紙質檔案掃描成電子檔案，總體上實現了檔案的電子化采集和目錄檢索，既節省了空間又能夠長期保存檔案信息，還提高了檢索速度；有的高校充分利用數智化技術搭建智能管理平臺，實現檔案資源的在線查詢、遠程訪問和智能分析利用，還通過開放API接口與其他系統對接，拓寬了檔案服務渠道，提高了檔案服務的效率與質量。

（二）存在的問題

盡管部分高校檔案管理數智化建設進展迅速，但大多數高校仍處在檔案管理數智化建設的起步階段，僅完成了部分重要紙質檔案的數字化處理，在數智化建設方面還存在許多問題。

1.檔案信息不完整

高校檔案管理工作中材料缺失、內容不全、格式不統一等是常見問題，不利于發揮檔案的作用。首先，各部門之間檔案數據未實現有效對接而導致材料收集“碎片化”。教學部門的成績記錄、學工部門的獎懲材料、就業部門的實踐證明等材料容易出現漏交漏審情況，尤其是專升本、輔修專業等學生群體跨學院、跨部門交接材料時容易發生此類問題。其次，部分學生檔案意識薄弱，易忽視檔案重要性，不及時提交各類檔案材料，相關負責人也沒有盡到提醒和核查義務，導致檔案信息不完整。最后，部分檔案材料因掃描錄入標準不統一、不規范而導致數據不兼容，在錄入時數據丟失或損壞，使檔案信息不完整。

2.檔案分類體系不夠系統科學

當前，高校檔案分類體系標準比較模糊，缺乏統一分類標準，導致檔案查找與利用不便。一方面，部分高校檔案整理和歸檔一直采用“經驗分類法”，在具體分類過程中缺乏明確的標準，檔案分類和分級缺乏明確規范；另一方面，部分高校在管理電子檔案資料時延續傳統紙質檔案的“粗放式分類”方法，沒有建立各類電子檔案材料的分類框架，導致“新數據無類可歸、舊材料歸類失準”。

3.檔案利用不充分

目前，高校檔案的利用多停留在“事務性服務”層面，檔案的利用局限于作為畢業生升學、就業的憑證性材料，而檔案中的課程成績、實習實踐、獲獎情況等可用于學情分析、教學評估、優化培養方案等方面的信息，往往因跨系統關聯不足沒有得到充分利用。一方面，傳統檔案管理“重保管，輕利用”，多數高校的工作重心在材料收集與安全管理上，忽視了檔案的多元利用；另一方面，檔案管理涉及教務、學工、就業等多個部門，各個部門檔案材料格式不統一、接口不兼容，未在管理平臺上實現檔案信息共享，在調取檔案時，常常需要經過層層審批才能獲取權限，其利用過程依然比較復雜，且檔案管理系統多缺乏智能查詢、智能數據分析等功能，用戶只能花費大量時間查找檔案材料，加大了檔案利用的難度。

4.檔案安全工作落實不到位

檔案管理工作中產生的一些含有敏感信息的檔案，存在因安全管理工作不到位導致信息泄露的風險。首先，傳統紙質檔案在借閱審批流程、存放場所監控覆蓋等方面存在不足，如檔案室門禁管理不嚴格，借閱登記制度執行不到位，檔案存放區域監控設備老化或缺失，都給檔案帶來安全風險。其次，隨著檔案數字化工作的推進，電子檔案的安全問題也日益凸顯。部分高校在檔案數字化過程中，忽視了數據加密、訪問控制等安全技術的應用，使檔案易于被非法訪問和篡改。最后，檔案管理人員安全意識薄弱，缺乏必要的信息安全培訓，也是導致檔案安全事件頻發的重要原因。因此，加強檔案安全管理工作，不僅是保護個人隱私和高校權益的必要舉措，也是推動高校檔案管理數智化轉型的重要一環。

四、數智化背景下高校檔案管理體系構建策略

（一）構建智能檔案管理系統

在當前數智化技術飛速發展的背景下，高校檔案管理的數智化轉型已成為提升管理效率的必由之路。構建數智化檔案管理系統，要借助云計算與大數據等信息化技術，對學生成績、學籍、社會實踐等檔案數據進行高效采集、科學分類與快速檢索；通過多源數據接口整合教務、學工、就業、學院等部門的檔案系統，實現數據的實時交互，打破“信息孤島”，確保檔案數據的完整性和一致性；運用大數據與人工智能技術，進行數據挖掘與分析，為學生綜合素質評價及人才培養規劃提供決策支持；依托區塊鏈技術構建安全防護體系，確保檔案數據的不可篡改，切實維護檔案信息的真實性和安全性，最終建成集數據采集、存儲、共享于一體的智能化檔案管理系統，為高校檔案管理的數智化轉型提供有力支撐。

（二）優化檔案管理流程

首先，建立標準化的檔案管理流程，明確各環節的責任人，確保檔案的收集、整理、歸檔、利用等各個環節有序進行。其次，應簡化檔案利用審批流程，提升檔案的使用效率，例如，高校可以積極推動學籍變動、檔案調取等業務的線上審批機制建設，打破傳統線下審批的時空限制，讓審批簡便快捷。最后，還要定期對檔案管理流程進行評估和優化，根據實際操作中的問題和反饋不斷調整和完善流程，以適應檔案管理數智化轉型的需求。

（三）強化數據安全與隱私保護

1.建立安全管理機制

高校檔案部門要制定檔案信息的使用規范，確定各方的責任和義務，確保檔案信息在合法合規的前提下得到充分利用。另外，要制定應急預案，對可能發生的數據泄露、系統癱瘓等突發事件進行預案演練，提高應對突發事件的能力。

2.引入先進的安全技術和設備

高校檔案部門可以采取一系列先進的安全防護措施，引進技術和設備，以確保檔案數據的安全性。例如，部署防火墻，以防止未經授權的訪問和網絡攻擊；安裝入侵檢測系統，實時監控和識別潛在的惡意行為，從而及時采取應對措施；使用安全存儲設備，確保數據在物理層面上的安全，防止數據丟失或損壞；采用數據加密技術，對敏感信息進行加密處理，確保數據在傳輸和存儲過程中的安全。通過這些多層次、全方位的安全防護措施，高校檔案部門能夠有效地保障檔案數據的安全，防止數據泄露、篡改或丟失，從而維護高校檔案的完整性和可靠性。

3.定期更新和維護系統

隨著技術的快速發展，新的安全隱患不斷出現。為了確保數智化檔案管理的穩定和安全，應定期更新和維護平臺系統，如通過定期檢查系統漏洞、安裝安全補丁、優化系統性能等來確保系統的安全穩定運行。

（四）創新檔案服務模式

為提高檔案管理服務質量，應建立智能化檔案服務體系，為全校師生及家長提供各類檔案信息的“一站式”優質服務。針對傳統檔案管理中存在的線下辦理流程復雜、線上系統功能單一、無縫對接不到位等問題，高校應構建“線上+線下”協同服務體系，優化師生服務體驗。

具體而言，線上申請與線下辦結要相互結合，一方面，要搭建線上服務平臺，開發集檔案查詢、材料提交、業務申請（如檔案轉遞、補辦、證明開具）等功能于一體的智能系統，支持用戶在不同終端（如PC端、手機端）上實現遠程辦理；另一方面，要優化線下服務，設立專門的檔案服務窗口，配備自助查詢機等設施，為師生提供現場咨詢、查驗、調閱實體檔案服務。

（五）加強人才隊伍建設

加強人才隊伍建設是實現高校檔案管理數智化轉型的重要措施。檔案管理工作人員不僅要具備扎實的檔案管理知識和技能，還要掌握一定的信息化技術。因此，要定期對工作人員提供檔案業務培訓，內容包括檔案分類標準、信息化技術應用、信息系統操作等，以提升實操能力；要建立崗位考核與激勵機制，如將檔案準確率、服務滿意度納入績效，增強檔案管理人員責任意識，促進檔案管理隊伍從“事務型”向“專業型”轉變，最終推動高校檔案管理數智化建設的發展。

（六）明確檔案分類、分級標準

高校檔案部門應制定明確的檔案分類、分級標準，破解檔案“重管理、輕利用”的困境。一方面，應根據檔案具體情況進行編制，明確檔案類目設置、檔號模式、標識符號等；另一方面，還應設置檔案類目級別，如一級類目為工程，二級類目為機械工程、電氣工程、土木工程等，避免“經驗分類法”的主觀性。

五、結語

綜上所述，數智化背景下，高校檔案管理工作還有著很大的優化空間。高校檔案部門應通過構建智能檔案管理系統、優化檔案管理流程、強化數據安全與隱私保護、創新檔案服務模式、加強人才隊伍建設等方式提升檔案管理效率與水平，使高校檔案管理工作的質效得到提升。

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