鐵路建設項目檔案管理難點分析與優化對策

[中圖分類號]F27 文獻標志碼：A

隨著我國基礎設施建設的快速發展，鐵路作為國家交通網絡的重要組成部分，其建設規模和速度均達到了前所未有的水平。在這樣的背景下，鐵路建設項目檔案管理的重要性日益凸顯。檔案管理不僅關系到項目信息的完整保存，還直接影響到項目質量、安全、成本控制以及后期運營維護[1]。然而，由于鐵路項目的特點，檔案管理工作面臨著一系列挑戰。

1鐵路建設項目檔案管理現狀

1.1管理體系發展滯后

從中華人民共和國成立至20世紀90年代末期，鐵路系統內的檔案管理事務大體聚焦于行政機關的文書檔案及財務會計檔案領域，而針對鐵路工程項目檔案的管理系統則起步較晚。進入21世紀，伴隨著鐵路建設事業的蓬勃興盛，檔案管理逐步向制度化、規范化的方向邁進，但受種種因素影響，鐵路建設項目檔案管理工作未能及時跟上步伐，加之鐵路建設項目高速發展階段所伴隨的管理機構變動等復雜因素，檔案管理全面優化實施面臨挑戰，一定程度上制約了其充分滿足鐵路建設，尤其是高速鐵路迅猛發展需求的能力。

1.2文件過程管理不到位

鐵路建設工程項目，鑒于其廣泛分布的站點與綿延的線路、戶外施工作業環境及緊張的工期與繁重的任務量，常面臨文件管理流程難以有效執行的挑戰。盡管國家與行業對此類項目設定了詳盡的過程文檔管理及歸檔規范，實踐操作中卻常見這些規定被淡化處理，代之以事后的集中匆忙梳理，此現象嚴重妨礙了歸檔材料的全面性、完整度及精確性，進而影響了檔案專項驗收的時效性進展。

1.3歸檔標準滯后

在鐵路建設技藝的持續精進與設備升級背景下，尤其是高速鐵路項目的大踏步前進，當前的文檔歸檔標準在歸檔范疇、執行準則及分類編碼策略上未能實現適時更新，造成了歸檔工作中對于源自創新技術、新穎工藝及先進設備的文件資料缺乏具體指引，進而影響了歸檔材料的全面性、完整性及總體品質[2] 。

1.4管理意識與投入不足

部分鐵路企業在檔案管理工作上的關注度不足，資金投入有限，致使檔案硬件設施的更新進程遲緩，難以適應檔案信息化管理的發展需求。同時，檔案管理人員的專業素養存在差異，普遍缺乏系統性的檔案管理專業知識和技能訓練，面對復雜多變的檔案管理工作挑戰時，處理能力顯得捉襟見肘。

2難點分析

2.1多單位協調難度大

鐵路建設工程項目中，跨單位協作構成了一項繁復且核心的職責。該類項目囊括設計、施工、監理等多個參與方，彼此間在檔案管理的協同合作上面臨著顯著挑戰。協調難點主要反映在信息交流不暢順、職責界定模糊及作業流程缺乏標準化上，這些問題容易引發檔案資料收集遺漏、整理失范等情況。例如，設計部門可能未及時遞交全部的設計變動文檔，施工單位或未能精確記載施工環節的關鍵數據，而監理機構在項目質量監控的監督與記錄上可能效用不足。這些疏忽不僅有損檔案資料的完整性，亦為日后的工程審計及保養工作增設了障礙。

2.2檔案管理人員素質有待提高

在檔案管理從業人員層面，一個突出的問題在于欠缺專業檔案管理知識及技能的系統培訓。這致使從業人員在應對日益增長的檔案管理復雜性時顯得力不從心，特別在處理海量電子檔案與多類型檔案資料時更為明顯。另外，檔案管理崗位人員的高頻變動對工作的連貫性和穩定性構成了挑戰。新到任的管理人員需經歷一定的適應期以熟悉業務，而在此過渡階段，檔案管理的效能與品質往往難以維系，存在檔案遺漏或受損的風險[3]。

2.3信息化管理水平不高

鐵路建設項目檔案管理領域遭遇的另一重大難題在于其信息化管理水平的不足。當前，傳統的檔案管理模式，諸如依賴紙質文件存儲和手工登記，已難以適應鐵路建設現代化進程中對于檔案管理高效性、精確度及安全性日益增長的需求。然而，提升信息化管理水平的道路并非坦途，它受到了多方面因素的掣肘，涵蓋了硬件設備的配置、軟件系統的建設以及從業人員專業技能等層面。具體而言，硬件設施的滯后阻礙了檔案資料數字化的進程，而軟件系統的不健全則直接影響到檔案信息的查詢、保存與共享效能。再者，檔案管理人員對于信息化工具運用的不熟練也是制約信息化管理效能發揮的一大瓶頸。鑒于此，鐵路建設項自亟須在強化硬件設施、優化軟件平臺及加強人員教育培訓等方面作出全面而系統的投資，以此推動檔案管理整體信息化水平的躍升。

3優化對策

3.1建立健全檔案管理制度體系

鑒于鐵路建設項目檔案管理的繁復性和關鍵作用，建立周全細致的檔案管理體系顯得尤為重要。

首先，依據鐵路建設項目本身的獨特性，制定一套針對性的檔案管理制度，這一制度需跨越項目啟動直至竣工驗收的全流程。其中應對檔案的搜集、整理、歸檔、保存、利用及移交等每個步驟的操作程序與質量標準作出詳盡規定。

其次，界定各參與建設單位在檔案管理方面的責任及標準。具體而言，勘察設計單位必須提交齊全的設計文檔與圖紙；監理單位則承擔著記錄并歸納施工環節中的監理日記及檢驗報告的任務；而施工單位需妥善保存施工日記、材料檢測報告及質量驗收記錄等資料。這些具體要求需細化至個人層面，以確保在每一階段均有清晰的責任主體。

再次，為確保檔案管理工作遵循既定標準并發揮實效，需將其整合進建設項目合同管理體系。合同條款需詳盡列明各參與方的檔案歸檔范圍、備份份數，以及檔案提交的具體時限，以確保存在共識，明晰每一參與單位的責任與義務。構建相應的激勵與懲處機制，對如期履行檔案管理職責的單位給予正面激勵，而對違規操作或導致檔案遺失、損毀的單位執行相應懲罰措施，以此手段強化檔案管理責任制的實際執行力度[4] 。

最后，應定期組織檔案管理人員進行專業培訓，以增強其業務技能和管理效能。同時，采納現代信息技術手段，諸如電子檔案管理平臺，來增進檔案管理的效能與安全系數。通過這些舉措，可以確保鐵路建設項目的檔案資料達到完整性、精確性與安全性的要求，為鐵路的長期運維工作奠定堅實的信息基礎。

3.2加強檔案人員隊伍建設

為了實現檔案管理工作高效且專業的目標，強化檔案管理人員的教育培訓成為關鍵舉措。

首先，需要對基礎理論的全面學習到最新實踐的深入探索，包括但不限于先進的檔案管理技術引入、數字化處理策略的掌握，以及信息安全防護體系的認識。通過規劃周期性的內部教育課程、專題研討會與實操工作坊，可有效促使檔案管理人員緊跟領域前沿，及時充實新知，緊密接軌行業發展趨勢。

其次，推動檔案管理人員積極參與外部的檔案管理工作坊與交流，諸如行業研討會、專業座談會及學術互動，能有效開闊其視野，增進與其他組織的協作溝通，繼而提升檔案管理的整體效能。經歷這些互動平臺，檔案管理人員有機會吸取新穎的管理理念，參考同行的成功實踐，并且有望探索到未曾觸及的檔案管理方法與技術手段。

最后，為了確保檔案管理團隊的穩定性并減輕人事變動對檔案管理工作帶來的不利影響，構建一套完善的激勵體系和保障措施顯得尤為關鍵。這涵蓋了設定有吸引力的薪酬福利方案、明確的職業晉升路徑以及優化工作環境等方面。

3.3推進檔案信息化建設

信息技術領域的迅猛進步，成為推動檔案管理信息化轉型、提升檔案工作效能與質量的關鍵路徑。面對這一迫切需求，加大硬件設施建設的投資力度顯得尤為重要。

首先，配置高端的檔案管理器材，諸如高速文檔掃描儀、大容量儲存解決方案及安全服務器體系，這些設施為檔案數字化的高效進程和信息安全存儲提供了堅實保障。

其次，引入性能卓越的檔案管理系統亦不可或缺，該系統需擁有直觀易用的用戶界面、強大的數據分析處理能力及靈活多級的權限管理機制，以便靈活適應多元化的用戶需求場景。

再次，針對傳統的紙質文檔管理體系，應當采取主動策略推進其數字化轉型。這不僅僅涵蓋將實體文檔通過掃描轉化為電子形式，還涉及對文檔資料進行詳細的元數據標記，以便后續的查找與維護工作更加高效。構建電子文檔數據庫是達成檔案信息現代化的核心環節，為實現檔案資料的迅速檢索與廣泛共享奠定了堅實的基石。通過部署數據庫管理系統，實現了檔案的歸類、索引編制、查詢服務及綜合統計分析功能，極大增強了檔案資料的可獲取度與利用效能。

最后，借助現代信息技術如大數據、云計算的運用，能有效提升檔案管理的智慧化與自動化程度。例如，通過大數據分析手段，能夠對檔案利用模式加以預判，進而指導檔案資源配置與管理策略的優化。至于云計算技術，則為檔案管理系統提供了可彈性調配的計算資源，確保系統在面臨高并發訪問情境時，既能維持穩定性又能快速響應，同時支持系統的擴展能力「5] 。

3.4強化檔案過程管理

首先，在項目初始階段，及時引入檔案管理工作顯得尤為重要。為了保障項目文檔的全面性和連續性，要與參與建設的各單位建立緊密的合作關系，共同制定一個翔實的文檔管理系統。該系統不僅界定了歸檔的范疇，還具體闡述了文檔的搜集、分類、保存及利用的流程與規范。該策略可確保文檔管理活動與建設項目各階段的進展同步，有效預防因文檔遺漏或無序可能引發的后期管理困境。

其次，為深化檔案管理效能與提升其質量，需采用“三同步”的管理模式。具體而言，在分配建設任務之際，要同步部署竣工文檔的管理工作，確保從工程項目啟動起，竣工文檔管理即融入整體工程管理體系之中，從而保障竣工文檔的即刻匯總與有序整理。

再次，為確保竣工文檔的生成、積累及編制流程與工程建設項目進展保持同步，可實施周期性的審查與督導機制，敦促各參與建設單位在項目各階段都能夠及時記載并歸納相關資料，從而保障峻工文檔的連貫性和整體性。

最后，在工程完畢且順利通過驗收之際，要將工程交接與竣工文檔的驗收及轉交工作并行開展。完成此工程后，特設團隊將對所有竣工資料實施終極復審與編排，力保其完全滿足檔案保存標準。唯有在竣工文件歷經嚴密核驗，確認無任何差池之后，再正式接管并將之整合進文檔管理系統中。

3.5加強檔案業務指導和監督

在建設項目的進程中，檔案管理部門扮演著不可或缺的角色，其功能已超越了單純的信息匯集、整理及存檔，還涵蓋了確保這些文檔的完備無缺及可追溯性的重任。為了達成此目標，檔案管理機構必須積極地踐行其業務引導和監管的職能，采取主動姿態。

首先，檔案管理部門應當制度化地對所有參與建設單位的檔案管理實踐進行監察與引導。此過程涵蓋審視檔案搜集的完整性、分類的精確性、保管的安全性及檢索的便利性。通過這類監察行動，管理部門能夠及時發現檔案管理流程中存在的瑕疵與缺陷，諸如資料遺失、記載不規范或數據更新滯后等問題。面對查出的問題，管理部門須即刻敦促相關單位進行整改，以保障檔案管理的品質與效率。

其次，檔案管理部門應當考慮將檔案管理實踐整合進項目評估體系之內，意味著檔案管理的效能將成為衡量參與建設單位總體工作成就的一個核心考量因素。實施定期的評估與考核流程，旨在促進檔案管理工作的不斷精進與優化。考核方法應多樣，涵蓋自我審視、同行評議及獨立第三方審核等，以此增強評估的公正性與全面覆蓋性。

最后，依據評估結果，檔案管理部門應對各機構實行相應的獎賞與懲戒。對檔案管理工作表現出色的機構，可施以表揚、獎勵等形式的正向激勵，旨在激勵其維持高水平的檔案管理標準。反之，針對那些未達到檔案管理標準的機構，應采取諸如通報批評、經濟制裁或是限制其參與后續項目的機會等負向措施，以此作為警示并推動其改進工作。

4結語

總而言之，鐵路建設項目檔案管理工作是建設項目不可或缺的一部分，它對于確保項自順利進行、后期運營維護以及歷史資料的查詢具有重要意義。通過實施上述措施，能夠確保檔案管理工作的專業性、系統性和高效性，從而為項目的成功奠定堅實基礎。

參考文獻

[1]王小偉.新時期鐵路建設項目檔案管理實踐［J].中國檔案，2023（10）：44-45.

[2]楊輝.論鐵路建設項目檔案工作與建設管理的融入[J].四川檔案，2022（6）：25-26.

[3]何艷寧.鐵路投融資體制改革下的建設項目檔案管理探討[J].鐵道經濟研究，2022（6）：24-28.

[4]狄強軍.鐵路建設項目檔案規范化管理探析［J].辦公室業務，2022（12）：142-143.

[5]侯佩杰.關于新形勢下鐵路建設項目檔案管理的探討[J]山東檔案，2021，（4）：56-57.